Rutina Visor (Exportar A Pdf, Html, Xml, Txt) - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 02/05/2022
Equipo Responsable: LP- EG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: LH
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 02/05/2022 Responsables: LP- EG TUTORIAL Vo.Bo.: LH Versión 9.3 y Superiores Rev. 1.0 RUTINA VISOR

Conocer la herramienta «Visor» de Mekano útil para exportar Informes, Reportes, Cubos, Objetivo Gráficos y en general cualquier ventana que el cliente requiera exportar a diversos formatos.

Descripción

El menú flotante «Visor», es una herramienta de Mekano disponible a partir de su Versión 9.3, creada especialmente para realizar rutinas de exportación de Informes, Reportes y Cubos, en diferentes formatos como: Excel, XML, HTML, PDF y Vista previa, su función está disponible en cualquier módulo adquirido y en todo tipo de conexión del programa ya sea Local o Web (Modalidad Nube).

Enseñaremos a nuestros usuarios la manera adecuada de utilizar esta herramienta para que aprovechen todas sus ventajas, ampliaremos toda la información como pasos a seguir de manera informativa e ilustrativa para que sea de su gran utilidad para un ahorro de tiempo y de agilidad al momento de realizar todas sus actividades.

Lo primero que deben conocer nuestros clientes, es que esta herramienta siempre estará visible y disponible en cualquiera de las ventanas de Mekano donde el usuario se encuentre ubicado, con el fin de que sea una herramienta de fácil acceso y de esta forma nuestros clientes puedan aprovecharla en instante, teniendo presente que:

La herramienta «Visor» se puede Reubicar fácilmente con el cursor de su mouse, solo es necesario seleccionarla, dejar presionado el mouse y ubicarla donde sea más cómodo para el usuario dependiendo su interés.
Nuestros clientes tendrán la libertad de ocultar o hacer visible esta herramienta, teniendo en cuenta que por recomendación de nuestra Empresa Apolosoft lo mejor será siempre tener esta herramienta a disposición.

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Ambiente De Trabajo

El menú flotante «Visor» estará siempre habilitado, la manera de desactivarlo es seleccionando el Menú «Conexión» opción «Visor», una vez el usuario seleccione esta opción la herramienta inmediatamente se ocultara, y para visualizarlo nuevamente en el programa solamente es necesario que ejecute la misma operación.

Parametrización Inicial

Para nuestra Empresa Apolosoft es muy importante que el usuario «Supervisor» parametrice los permisos de los empleados que hacen uso del programa, ya que de su correcta parametrización depende que su información tenga un óptimo funcionamiento, orden y desempeño del aplicativo.

Por esta razón entraremos en detalle de la correcta parametrización y las funcionalidades que se deben tener activas o inactivas para cada usuario en el menú «Parámetros» opción «Seguridad».

Ubicados en el panel izquierdo de la ventana «Perfiles», estarán habilitados todos usuarios que cada empresa tenga a disposición, con los perfiles correspondientes que el usuario Supervisor debe parametrizar previamente para cada uno, dependiendo las necesidades laborales de cada empleado y seguridad de su información.

Para un correcto uso de la herramienta «Visor» el usuario «Supervisor» debe activar o desactivar los opciones respectivas, teniendo en cuenta los siguientes atributos: «Exportar»,«Vista previa» y opciones adicionales como «Moldear», «Desmoldar» e «Imprimir» así el usuario encargado puede también visualizar la información necesaria a exportar, solo basta con presionar la tecla [F2] activar o desactivar las funcionalidades y guardar con la tecla [F3]

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift]+[F3]

Para finalizar la parametrización de los permisos en la herramienta «Visor» el usuario «Supervisor» finalmente se ubicará en la parte inferior en el botón «Menú y Opciones», seleccionando esta opción se parametrizan permisos adicionales.

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Al ingresar a esta opción el programa nos enseñará diferentes clases de permisos a otorgar a los diferentes usuarios y sus funcionalidades en el manejo del programa, en esta ocasión para la herramienta «Visor» será necesario tener presente los siguientes atributos para que el supervisor de la empresa active o desactive según las funciones de los usuarios, en este caso en la herramienta Visor serán los siguientes: Cubo a Excel, Cubo a HTML, Cubo a XML, Informe a XML, Informe a HTML, Informe a Excel,, Visor, Vista Previa PDF, Vista Previa.

En este caso , solamente el usuario «Supervisor» debe activar los recuadros con las funciones mencionadas, seleccionando el botón «Guardar» de la parte inferior, el sistema configura los cambios y modifica los permisos.

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Nota: Si el usuario al que se le está modificando los permisos en este momento está trabajando en el programa, bastará con que salga e ingrese de nuevo a su conexión, para que apliquen los nuevos atributos asignados.

Una vez realizada la parametrización, y si es el caso de activación de los permisos el usuario podrá disponer de la herramienta «Visor» libremente, para que pueda aprovechar su funcionalidad y tener más agilidad en su labor diaria (Ver aquí tutorial «Perfiles»).

EXPORTAR DATOS A «EXCEL» «HTML» «XML»

El menú flotante «Visor» es una herramienta que permitirá a todos nuestros usuarios hacer la exportación de información del programa en diferentes formatos, en esta ocasión enseñaremos a nuestros usuarios cómo se realizará la exportación a archivos como: Excel, HTML, XML y Cubos, según sea el interés de nuestros clientes. Para entrar en detalle, se realizará una exportación de un informe en base a una relación de ventas y recaudos, Ingresando al menú «Consultas» opción «Informes».

Se seleccionará el informe anteriormente mencionado y se ejecutará según el interés presionando la tecla [Enter].

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Acorde al informe o reporte que se desea exportar, el sistema solicitará los datos para extraer la información que necesita con exactitud, para este caso el filtro que solicitara es el siguiente:

Cuando el programa extrae el «Informe» el usuario podrá ver la tabla con toda la información correspondiente, donde será posible para nuestros clientes acomodar la información de manera libre para «Exportar». Seleccionando las columnas que desea que aparezcan en el informe a través del símbolo [*] de la parte izquierda de la tabla.

Cuando el usuario tenga la información que desea «Exportar» debe ubicarse en el menú flotante «Visor», seleccionar la opción «Exportar» para este caso seleccionamos la opción «informe a HTML».

Para que Mekano realice la exportación correctamente, se solicitará asignarle un nombre a este informe de mínimo de 10 caracteres y máximo 100 y finalizar con el botón «Enviar».

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REPOSITORIO - HISTORIAL DE EXPORTACIÓN

Mekano al momento de exportar el informe, cubo, reporte, gráfico o catálogo, almacenará la información exportada internamente y quedará la ruta de acceso en el Menú «Consultas» opción «Repositorio», teniendo en cuenta que las rutas de almacenamiento serán las siguientes:

«Drive Local»:

Se podrán encontrar todos los documentos exportados por medio de conexión local y estos se descargan al ordenador teniendo en cuenta que solo se podrán ver en el mismo ordenador en el que se realizó la exportación.

De no ser así el sistema inmediatamente arroja el siguiente mensaje:

¨El documento está en otro computador¨

«Drive apolosoft»:

Exclusivamente para usuarios que están alojados en ¨Mekano nube¨ Allí quedarán guardados todos los informes y reportes que han sido exportados mediante la conexión web, estos documentos exportados son habilitados para todos los usuarios, solamente se debe presionar la tecla [Enter] sobre la «Ruta» del informe que se desea visualizar.

Cuando se realiza la gestión a través de la conexión web o se desea abrir el informe por medio del «Repositorio» inmediatamente se emitirá el siguiente aviso.

Solamente será necesario abrir el navegador y en la barra de URL seleccionar la opción pegar o utilizar las teclas [Ctrl]+[V] de manera inmediata el sistema enseñara ese informe y de esta manera todos los usuarios autorizados podrán tener acceso desde cualquier dispositivo y enviarlo por diferentes aplicaciones como: Whatsapp, e-mail, SMS, entre otros.

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«Refrescar»:

Actualiza la información que se exportó en instantes, de esta manera el sistema registrará informes acabados de exportar.

Finalmente, para ver el informe se debe presionar la tecla [Enter] o ubicarlo en el ordenador del usuario con la ruta que el programa enseña:

Nota: No se debe cambiar el nombre del archivo, de esta manera no se perderá el ordenamiento y la ruta exacta del informe.

Si el usuario realiza la exportación del informe siguiendo los pasos anteriormente descritos, por medio de conexión Local o web, debe dirigirse al menú «Repositorio» y el sistema enseñara datos específicos para disponer del informe que se deben tener en cuenta, como:

«Fecha»: Fecha y hora del momento en el que se realiza la exportación.

«Descripción» Nombre que se asigna al documento cuando se va a Exportar.

«Autor» Nombre del usuario quien realizó esta gestión.

«Ruta» La ubicación exacta del archivo en el ordenador o URL para visualizarlo por la web.

EXPORTAR CUBOS A «EXCEL» «HTML» «XML»

Como lo hemos mencionado, el menú «Visor» tiene muchas herramientas de utilidad para todos nuestros usuarios, para este caso enseñaremos la forma de exportar información existente en Mekano mediante la opción «Cubos», ya que el proceso es similar y sencillo solo basta con seguir los pasos anteriormente mencionados para exportar Informes.

Lo enseñaremos por medio de un ejemplo para que todos nuestros clientes tengan un manejo claro de esta herramienta. Menú «Consultas» opción «Cubos»

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Como se ha mencionado anteriormente, el usuario debe buscar el informe gráfico de su interés a exportar, seleccionar [Enter] y asignar los datos que solicita el sistema para extraer la información.

Una vez generada la información como cada usuario la requiere, solo es necesario realizar el mismo procedimiento, seleccionar el menú flotante «Visor» la opción que requiera «Excel»,«HTML»,«XML», por ejemplo, en esta ocasión explicaremos la opción «Cubo a HTML»

Así, instantáneamente el sistema exportará el informe de la misma manera, recordando que este quedará guardado en la opción «Repositorio» y también en el ordenador de cada usuario quien realizó la gestión y desde el lugar donde lo generó.

EXPORTAR A ARCHIVO «PDF»

Mekano cuenta con herramientas variables, de esta manera nuestros clientes podrá disponer de diferentes alternativas para su comodidad a la hora de querer enviar, analizar o exportar sus informes de interés de una forma sencilla, en esta ocasión enseñaremos a nuestros usuarios como manejar la herramienta «Vista previa» para exportar sus archivos en «PDF»

Como ejemplo, elegiremos un «Libro Mayor y Balances» por medio del menú «Consultas» opción «Estados Financieros»

Se debe «Ejecutar» el informe y luego organizar los datos según la necesidad (Ordenar, filtrar, agrupar, totalizar, ocultar o reubicar columnas, entre otros) para ajustar el informe que desea exportar, de esta manera el sistema extraerá la información reflejándose de inmediato.

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En esta ventana, se debe seleccionar la opción «Vista previa», el sistema nos habilitará la herramienta donde podremos hacer otro tipo de adaptación especial al reporte para modificarlo acorde a las necesidades de cada cliente, respecto a: título, orientación de la página, ajuste del tamaño de la página y configuraciones adicionales disponibles. Una vez realizado el ordenamiento, el programa guardará esta información y estará listo para ser exportado.

Se debe «Cerrar Vista previa», y luego seleccionar el menú flotante «Visor» opción «Vista previa a PDF», el programa solicita otorgar un nombre, una vez asignado, seleccionar el botón «Enviar».

Por último, Mekano permitirá al usuario exportar el informe a «PDF» y dependiendo de su conexión Web o Local se almacenará en el «Repositorio» donde encontrará la ruta de la ubicación del informe.

EXPORTAR DATOS A ARCHIVO «Plano»

Los usuarios de Mekano cuentan también con la posibilidad de exportar sus datos o cualquier «Informe a Plano» a través del menú flotante «Visor». Para el ejemplo, nos vamos a ubicar en el Menú «Consultas» opción «Informes».

Se solicitara al programa el informe de interés, para este caso tomaremos un informe de «Análisis cartera por cobrar», ubicado en el «Módulo:Gestión».

Se debe digitar los filtros de interés: ¨Ciudad¨, ¨Vendedor¨ y ¨Zona tercero¨, una vez asignados seleccionar el botón «Ejecutar».

Es muy importante tener en cuenta que el programa extrae toda la información y cada usuario estará a la disposición de realizar filtros, activando o desactivando las columnas de la tabla para manejar la información, de manera que al momento de generar el informe extraiga solamente la información necesaria.

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Para hacer el filtro, solo es necesario seleccionar el símbolo [*] que se ve en la parte superior izquierda de la tabla, teniendo en cuenta que como se visualice la información, de esta manera se extraerá en el informe.

A continuación se podrá realizar la exportación de una forma sencilla, se abrirá el menú flotante «Visor» y se selecciona la opción «Informe a Plano»

Por último, cabe recordar que se le asignará un nombre a este Informe y seleccionando el botón «Aceptar» el programa emite el siguiente mensaje.

¨La ruta fue copiada en el portapapeles.También puede verla en el Repositorio¨

Esto quiere decir que, el informe en el formato «Archivo Plano» se ha exportado con éxito, y dependiendo de la conexión que se haya manejado para realizar esta operación, se podrá tan solo pegar la ruta o tomarla del «Repositorio».

Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [F1] Menú de ayuda en Línea [Enter] Capturar la ruta al portapapeles.

[F2] Editar registro actual [Ctrl]+[F] Activar Motor de Búsqueda.

[F3] Guardar registro [Supr] Eliminar registro actual

[Alt]+[X]+[S] Salir del programa [Ctrl]+[F4] Cerrar Ventana Actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Cuestionario

¿ En qué opción del programa Mekano quedan guardados los informes o Reportes que se exportaron? a. En el menú «Herramientas» opción «Procesos» b. En el menú «Parámetros» opción «Documentos» c. En el menú «Consultas»opción «Repositorio»
¿ En qué formatos se puede Exportar los informes o Reportes por medio del Visor? a. Solo a PDF b. Excel, HTML, XML, Plano y PDF c. solo Informes a Plano y PDF
¿En qué ventanas del programa se encuentra habilitado el Visor? a. En todas las ventanas. b. Solo en Consultas Reportes. c. Solo en Consultas, Informes.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com