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Manuales Apolosoft

Resumen Pasos Para Liquidar La Nomina - Mekano Nómina

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 28/02/2018
Equipo Responsable: AS TUTORIAL
Código de Revisión: 2.0

Fecha: 28/02/2018 Responsables: AS TUTORIAL Vo.Bo.: PG - LH RESUMEN NÓMINA Rev.2.0 Versión 8

Objetivo Sintetizar los aspectos necesarios para el cálculo de la nómina en Mekano.

Ruta de Acceso Menú «Configuración», Opción «Esquema Nómina». Menú «Nómina», Opción «Nóminas».

Descripción

Sección titulada «Descripción»

El módulo de Nómina en Mekano es una solución diseñada para optimizar los procesos de las personas que registran y controlan todos los aspectos relacionados con el pago que cada empresa realiza a sus empleados, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores.

A continuación se realiza un breve resumen o paso a paso para generar la Nómina de una forma práctica y sencilla sintetizando cada uno de los aspectos necesarios para su cálculo; es importante aclarar que los tutoriales relacionados con la Parametrización y generación de Movimiento de Nómina deben ser estudiados previamente por el usuario.

Recuerde que al instalar el módulo de Nómina se incluye una estructura básica prediseñada que permite agilizar y facilitar el proceso de parametrización y puesta en marcha.

Ambiente De Trabajo

Sección titulada «Ambiente De Trabajo»

Para que un usuario pueda configurar y generar cálculos de Nómina, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración» opción «Esquema Nómina», asimismo, el menú «Nómina» opción «Nóminas», y según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

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Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: :

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Paso A Paso Para El Cálculo De Nómina

Sección titulada «Paso A Paso Para El Cálculo De Nómina»

PASO 1 PARAMETRIZACIONES GENERALES

  • Plan de Cuentas : Establecer en el «Plan de Cuentas», aquellas cuentas auxiliares que apoyarán el cálculo de la nómina, recuerde que debe manejar el atributo tercero y empleado.

  • Centros de Costos: Si maneja Centros de Costos debe crearlos para ligarlos al personal y a las Novedades digitadas.

  • Generales: Con el fin de ser asignados a los empleados se deben crear: las Identidades, Municipios, Países y Cargos, desde la ventana «Generales». Recuerde que Mekano trae una estructura básica prediseñada que incluye estos datos.

  • Tesorería: En esta ventana se configuran los Bancos con el número de la cuenta bancaria en el campo “Cuenta Banco” para asignarla a Terceros y para seleccionarlo al momento de realizar el pago.

  • Terceros: Crear en la opción «Terceros» todos los fondos EPS, AFP, ARL, CCF, ICBF y SENA que son Terceros a los cuales la empresa les debe realizar sus respectivos aportes parafiscales.

PASO 2 CONFIGURACIÓN ESQUEMAS DE NÓMINA

  • Constantes: Crear las «Constantes» con sus respectivos valores. Menú «Configuración» Opción «Esquema Nómina» Pestaña «Constantes»

  • Rubros: Configurar y formular los «Rubros» que son los pagos ó descuentos constituidos o no como salario. Menú «Configuración», Opción «Esquema Nómina», Pestaña «Rubros» y en cada uno de estos asignar los códigos de las Cuentas Contables para contabilización automática.

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  • Liquidaciones: Crear las diversas Liquidaciones, períodos ó rangos donde se van a calcular los rubros. Menú «Configuración», Opción «Esquema Nomina», Pestaña «Liquidación».

  • Esquemas de Nómina: Crear los «Esquemas de Nómina» para asociarlos a uno o varios empleados; además agrupar en cada uno los Rubros con su respectivo período ó liquidación. Menú «Configuración», Opción «Esquema Nómina», Pestaña «Esquema»

  • Esquemas de Turnos: Si su empresa maneja producción, cree los «Esquemas de Turnos». Menú «Configuración» Opción «Esquema Nómina» Pestaña «Turnos».

  • Prorrateo: Si necesita prorratear la contabilización de su Nómina, configure las cuentas según corresponda. Menú «Configuración», Opción «Esquemas de Nómina», Pestaña «Prorrateos»

PASO 3 PARÁMETROS GENERALES PERSONAL

Configurados los Esquemas de Nómina se procede a crear los Parámetros Generales del Personal

  • Personal: Cree el «Personal» con sus datos básicos; no olvide ligar en los campos de integridad la información creada previamente (Generales), en especial el “Esquema de Nómina” al cual pertenece.

  • Terceros: Crear el personal también en la ventana de «Terceros».

  • Tipo Aportes: Con los Rubros y los Terceros ó Fondos ya creados se especifican los «Tipo Aportes» que maneja la empresa con cada uno de las diferentes entidades prestadoras de servicios, ligando los Rubros que calculan los descuentos a empleados y los respectivos aportes de la empresa.

PASO 4 PERSONALIZACIÓN DE CADA EMPLEADO

Al tener creado todo el Personal de la empresa con sus datos básicos, se puede realizar la “Personalización de cada Empleado” a través de las pestañas “Salarios”, “Constantes” y “Aportes” ubicadas en la parte inferior de la ventana:

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  • Salarios: Se configuran los diversos salarios que pueda tener el empleado a lo largo de su vida laboral dentro de la empresa; donde el que esté activo lo tomará para el cálculo de los Rubros asignándole su valor a la palabra reservada “Básico”.

  • Constantes Personal: A través de esta opción se personalizan los valores de las constantes creadas en los “Esquemas de Nómina” que necesiten tomar un valor diferente a las constantes Genéricas.

  • Aportes Empleados: En esta opción se asocia a cada personal los diversos Fondos de Pensiones, EPS, ARL, etc., a los cuales pertenece.

PASO 5 DIGITAR MOVIMIENTO

Finalmente como todo ya esta configurado se puede empezar a digitar el Movimiento Nómina para calcularla.

  1. Ingrese a la opción de «Nóminas» y agregue el encabezado de la nómina.

  2. Ingrese por «Prenominas» e inserte una prenómina ligada a la nómina que se esta calculando.

  3. Luego inserte las «Novedades» presentadas y/o digite los turnos en «Producción» que se generaron para esa nómina.

  4. Regrese a la opción «Nóminas» y para realizar el cálculo oprima la tecla [F8], con contra click la opción Calcular o desde el botón “Comandos”, de esta forma el sistema calcula automáticamente la nómina y le activa el campo “Procesado”.

  5. Luego para contabilizar la nómina previamente calculada, oprima simultáneamente las teclas [Ctrl] +[F8], active la opción con contra click o active el botón “Comandos” y seleccione la opción Contabilizar, de esta forma el sistema contabiliza automáticamente la nómina y le activa el campo “Contabilizado”

  6. Verifique que la información ingresada en “Prenómina” se encuentre registrada en las pestañas «Extras” y «Pre Nóminas».

  7. Lo calculado en Planilla puede ser verificado e impreso, basta con ubicarse en el panel lateral izquierdo y dar clic en la opción “Planilla” de esta forma se visualiza en pantalla el resumen de la nomina discriminando los cálculos realizados para cada empleado y para realizar la impresión oprima la tecla [F7] o con contra clic activando la opción “Imprime Planilla Uno”, si lo desea puede ejecutar la impresión desde el botón “Comandos”.

  8. Si desea visualizar los desprendibles de pago de cada empleado basta con ubicarse en el panel lateral izquierdo y dar clic en la opción “Planilla” de esta forma se visualiza en pantalla el resumen de la nomina discriminando los cálculos realizados para cada empleado y para realizar la impresión de los desprendibles oprima las teclas [Ctrl] + [F7], con contra clic activando la opción “Imprime Planilla Dos”, si lo desea puede ejecutar la impresión desde el botón “Comandos”.

  9. Ajustes o Modificaciones: Si necesita realizar ajustes ó modificaciones debe desbloquear la nómina oprimiendo simultáneamente las teclas [Ctrl] + [F3], con contra click y seleccionando la opción “Desbloquear” o activando el botón “Comandos”. Realice las modificaciones y ejecute desde el proceso a partir del paso cuatro.

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Trucos De Manejo

Sección titulada «Trucos De Manejo»

  • Acceso Rápido: También puede ingresar a la ventana “Esquema Nómina” oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[N], a la ventana “Nóminas” con las teclas [Alt]+[N]+[N], combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.

  • Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).

  • Pago Automático: El pago automático es un proceso que se configura desde la casa matriz (Apolosoft) según las parametrizaciones realizadas a su nómina, este proceso disminuirá el tiempo de digitación que usted realiza al generar el pago, para hacer uso de este comuniquese con nosotros.

  • Otras Planillas: Consulte otras planillas de Nómina ingresando al Menú «Consultas», opción «Reportes» Módulo «Nómina», Grupo «Planillas Adicionales».

  • Selector de Columnas: Si requiere personalizar las ventanas ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.

  • Modo Ficha Personalizado: Luego de elegir los campos que desea utilizar, podrá trabajar la información en modo Ficha Personalizado, basta con oprimir las teclas [Ctrl]+[Espacio], para entrar en modo edición (insertar, modificar o eliminar datos) capturando sólo los campos habilitados previamente; para regresar, desde la (X) cierre la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana (llamada «Ficha Documentos») o tan sólo oprima las teclas [Alt]+[F4].

  • Contabilización Nómina: Al tener la Nómina calculada y si tiene el Módulo Contable de Mekano, podrá realizar la contabilización de la nómina de manera automática afectando todas las cuentas que en ella intervienen, alimentando los estados financieros. (Ver Contabilización Nómina).

  • Pago de Nomina: Desde el Menú Contable también podrá realizar el pago automático de la nómina afectando la cuenta de salarios por pagar y la caja o banco de donde sale el dinero. (Ver pago Nómina).

  • Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Tutoriales Relacionados

Sección titulada «Tutoriales Relacionados»

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

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Teclas De Función

Sección titulada «Teclas De Función»

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en el cálculo de la nómina:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl] +[F8] Contabilizar

[F8] Calcular [F7] Imprime planilla Uno (Planilla Total)

[Ctrl]+[F3] Desbloquear [Shift]+[F7] Imprime Comprobante Contable

[Ctrl]+[F7] Imprime planilla Dos (Desprendible) [Shift]+[Ctrl]+ [F7] Imprime Extras

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

Sección titulada «Barra De Funciones»

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Cuestionario

Sección titulada «Cuestionario»
  • Las parametrizaciones Generales para calcular la Nómina incluyen:

a. Plan de Cuentas, Esquema de Impuestos, y Terceros b. Plan de Cuentas, Centros de Costos, Generales, Tesorería y Terceros c. Centros de Costos, Rubros, Generales, Tesorería y Terceros d. Constantes, Rubros, Liquidaciones y Esquemas de Nómina

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  • La creación del Personal, Terceros y Tipo Aportes corresponden a:

a. Paso 1 Parametrizaciones Generales b. Paso 2 Configuración Esquemas Nómina c. Paso 3 Parámetros Generales Personal d. Paso 4 Personalización de cada empleado.

  • La personalización de la Nómina para cada empleado requiere que se configuren las ventanas:

a. Nóminas, Prenominas y Novedades b. Constantes, Rubros, Liquidaciones y Esquemas de Nómina c. Plan de Cuentas, Esquema de Impuestos, y Terceros d. Salarios, Constantes personal y Aportes Empleados

  • Las Constantes, Rubros, Liquidaciones y Esquemas de Nómina se configuran en la siguiente ruta:

a. Menú Configuración» Opción «Esquema Nómina» b. Menú Configuración» Opción «Esquema Contable» c. Menú Configuración» Opción «Histórico de Esquemas» d. Menú «Nómina» Opción «Nóminas»

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Información De Soporte

Sección titulada «Información De Soporte»

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