Prenominas - Pestaña Novedades - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 02/07/2021
Equipo Responsable: AS-CO
Código de Revisión: 3

Fecha: 02/07/2021

Tutorial

Responsables: AS-CO Vo.Bo.: LH PESTAÑA NOVEDADES Rev.3 Versión 9 y Superiores Aprender a insertar novedades Generales a una planilla de nómina de manera automática Objetivo según las novedades predefinidas en la ventana «G eneralidades» y así mismo, aprender a insertar las novedades adicionales de forma individual. Ruta de Acceso Menú «N ómina» , Opción «P reNóminas» , Pestaña «N ovedades»

Descripción

Las Novedades de la nómina de una empresa hace referencia a las modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que afectan directamente la liquidación y pago de esta. De acuerdo a las Resoluciones 2388 y 5858 de 2016, expedidas por el Ministerio de Protección Social, actualmente se deben conservar un registro de todas las novedades de Nómina, pues cada una debe reportarse dentro del periodo de tiempo en el que se generó, a su vez se deberá especificar la fecha precisa de su inicio y fin, el número de horas laboradas y las licencias remuneradas; cabe resaltar que según la Resolución No. 000013 para Nómina Electrónica se requieren además reportar las Horas Extras y Recargos indicando e l inicio y el fin de la novedad. Con el fin de facilitar la labor operativa, desde esta pestaña «N ovedades» Mekano permite que el usuario responsable de liquidar la nómina pueda elegir la planilla y con tan solo un clic, insertar automáticamente sus novedades, todas aquellas que fueron predefinidas desde la ventana «G eneralidades» ; sólo si se requiere, en esta ventana también se podrán registrar de forma manual aquellas novedades adicionales, es decir, todas las adiciones o deducciones que de manera especial solo aplican a dicha planilla de nómina.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «N ómina» , la opción «P renominas» , pestaña «N ovedades» , asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver « P erfiles» ). Pág. 1 / 7

Gracias a que Mekano es un so�ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida: Adicionar [I ns] Grabar [F 3] Editar [F 2] Borrar [S upr] Refrescar [S hi� +F3] Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: : Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco) Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Adicionar Novedades

Para adicionar una novedad tenga en cuenta que antes debe estar creada la «P renómina» respectiva, con los datos del encabezado de ésta (ver Tutorial «P renóminas» ), por lo tanto luego de elegir la prenómina, el usuario puede pasar a esta ventana, donde podrá añadir de forma manual y/o automática sus novedades, tal como se explica a continuación:

NOVEDADES AUTOMÁTICAS Mediante el botón «I nsertar Generalidades» que se encuentra en la parte superior de esta ventana, el usuario responsable de la nómina podrá insertar de manera automática todas las novedades predefinidas en la ventana «G eneralidades» (Ver aquí tutorial «G eneralidades» ). Vale la pena resaltar que durante el proceso de liquidación de la planilla este botón se puede ejecutar varias veces, cada que el usuario responsable necesite corregir o insertar alguna novedad; esto siempre y cuando se haga antes de calcular la nómina, de lo contrario para poderla visualizar, el usuario responsable de la Nómina deberá primero desbloquearla usando para ello la clave de desbloqueo (Ver aquí tutorial «D igitación Nóminas» ) PARA TENER EN CUENTA: La empresa debe designar una sola persona para que realice la labor de insertar automáticamente las Novedades Generales, esto es por organización y control, evitando errores humanos de duplicidad y facilitando la labor de verificación de novedades; según lo anterior, si otro usuario posteriormente va a ejecutar esta rutina, aparecerá el siguiente mensaje: Pág. 2 / 7
NOVEDADES MIGRADAS Mekano cuenta con varias rutinas para migrar las Novedades automáticamente, bien sea desde un archivo de texto, un archivo de Excel, desde otra Base de Datos, entre otros; tenga en cuenta que el archivo que se vaya a migrar debe ser compatible con los campos que hacen parte de esta ventana. Si su empresa requiere automatizar este proceso, podrá comunicarse con su ejecutivo de cuenta con el fin de analizar su requerimiento y cotizarle a la medida.
NOVEDADES MANUALES Son aquellas novedades particulares que se presentan de manera eventual con cada funcionario y que solamente afectan una planilla; cualquier usuario que tenga acceso a esta ventana podrá adicionar novedades de forma manual a dicha planilla. A partir de la versión 9.1 existen dos nuevos campos que son requeridos para nómina electrónica, donde el usuario debe registrar de manera detallada las Horas Extras y Recargos indicando la fecha exacta y el horario en que inicia y finaliza cada novedad. Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [I nsert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Digite en este campo la fecha en que se presentó la novedad. Utilice la tecla [F 4] si Día requiere activar el calendario para hacer la respectiva selección. Corresponde al número de identificación o cédula respectiva del empleado Empleado relacionado con la novedad. Recuerde que puede buscar este dato digitando parte del nombre y con la tecla [E nter] se activa la ventana de búsqueda. Campo de sólo lectura que indica el nombre del empleado, seleccionado en el campo Nombre del Empleado anterior. En este campo se debe seleccionar el código del Centro de Costos en el que se presentó la novedad. Recuerde que puede buscar este dato digitando parte del Centro nombre y con la tecla [E nter] se activa la ventana de búsqueda. Si no maneja Centros de Costos, podrá dejar este campo en blanco. En este campo se debe seleccionar aquellos rubros que son de tipo «N ovedad» y que se requiere incluir en la Planilla que actualmente se está liquidando. Recuerde que Rubro puede buscar este dato digitando parte del nombre y con la tecla [E nter] se activa la ventana de búsqueda. Campo de sólo lectura que indica el nombre del Rubro seleccionado en el campo Descripción del Rubro anterior. Es el valor que tomará la novedad digitada, por ejemplo, si estamos hablando de días de incapacidad o días de vacaciones, se registra el número de días. Si corresponde a Valor horas extras, recargos, entre otros, se debe asignar la cantidad de horas. Si son préstamos, descuentos o libranzas se digita el valor monetario y así sucesivamente, depende de la naturaleza de la novedad. Pág. 3 / 7

Nota Una nota aclaratoria de la novedad que se está insertando. Campo informativo que indica que el registro fue insertado desde la ventana «G eneralidades» ; en otras palabras este campo aparece marcado cuando dicha Generalidad novedad fue insertada automáticamente, de lo contrario, si aparece inactivo significa que la novedad fue migrada o adicionada de forma manual. Este campo queda marcado automáticamente después de ejecutar el botón «V alidar» explicado a continuación. Es importante que el usuario responsable de liquidar la Incluir nómina verifique que este campo aparezca activado para todas las novedades, de lo contrario, dichas novedades no serán incluidas en la nómina. En este campo se debe relacionar la fecha y la hora exacta de inicio de las novedades Desde de Horas Extras y Recargos. Este campo solo será visible para los rubros que tengan el atributo «C ontrol de Tiempo» . En este campo se debe relacionar la fecha y la hora exacta de finalización de las Hasta novedades de Horas Extras y Recargos. Este campo solo será visible para los rubros que tengan el atributo «C ontrol de Tiempo» . Control Tiempo Campo informativo para identificar los rubro que manejan «C ontrol de Tiempo» IMPORTANTE: A l crear una novedad, Mekano conserva automáticamente los datos digitados en el último registro. Grabar: Luego de terminar el proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [F lecha Arriba] .

Validar Novedades

Para finalizar el proceso en esta pestaña, se sugiere que el usuario responsable de la Nómina utilice la ayuda que ofrece Mekano para verificar y corregir los rubros que serán excluidos de la nómina, basta con ejecutar el botón «V alidar» ubicado en la parte superior. En caso de que todas las novedades sean incluidas en la liquidación, el campo «I ncluir» quedará activado y aparecerá el siguiente mensaje confirmando que el proceso se realizó exitosamente. En caso que haya un registro excluido, el usuario debe verificar la fecha de salario y contratación asignada al empleado desde el menú «P arámetros» , opción «P ersonal» , ésta debe ser incluyente referente a las fechas del registro de la nómina, o si es el caso, corregir las fechas de liquidación de la nómina . Pág. 4 / 7

Editar Una Novedad

Editar: La forma de modificar una Novedad es muy simple, basta con usar la tecla [F 2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; finalmente guarde con la tecla [F 3] . Requisitos Para editar una novedad que ya fue relacionada con una nómina, tenga en cuenta que:

La nómina debe estar desbloqueada, de esta forma será posible visualizar la prenómina y seleccionar la novedad.
Solo el usuario que generó la novedad podrá editarla, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje de advertencia. .

Eliminar Una Novedad

Eliminar: La forma de borrar una Novedad es muy sencilla, basta con usar la tecla [S upr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «B orrar» en su Perfil. Requisitos Para borrar una novedad que ya fue relacionada con una nómina, tenga en cuenta que: 3. La nómina debe estar desbloqueada, de esta forma será posible visualizar la prenómina y seleccionar la novedad. 4. Solo el usuario que generó la novedad podrá borrarla, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje de advertencia. . Pág. 5 / 7

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [A lt] +[E ] +[N ] , pestaña «C onstantes» , combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo (Ver aquí tutorial «A mbiente de Trabajo» ).
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [* ] , ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [F lecha Arriba] o [F lecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [E spacio] activar e inactivar cada campo.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F 1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «C onexión» y hacer clic en «A yuda» . Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Rubros www.apoloso�.com/documentos/mekano/T034.pdf
Digitación Prenominas www.apoloso�.com/documentos/mekano/T046.pdf
Digitación de Nóminas www.apoloso�.com/documentos/mekano/T055.pdf
Ambiente de Trabajo www.apoloso�.com/documentos/mekano/T226.pdf

Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [F 1] Menú de ayuda en Línea [I nsert] Insertar registro [F 2] Editar registro actual [S hi�] +[F 3] Refrescar cambios [F 3] Guardar registro [S upr] Eliminar registro actual NOTA: Si desea más información V er aquí imagen teclado completo o V er aquí video teclado Pág. 6 / 7

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Pasos Para La Creación De Constantes

Para crear una Novedad:

Ingrese al Menú «N ómina» Opción «P renominas» , pestaña «P re Nóminas» y cree el encabezado de las Novedades.
Luego de clic en la pestaña «N ovedades» y adicione un nuevo registro con la tecla [I nsert] o el botón (+)de la barra de funciones.
Configure los campos Dia, Empleado, Centro Rubro, Valor y Nota.
Guarde el registro con la tecla [F 3] o el botón A ceptar de la barra de funciones.

Cuestionario

Para adicionar una novedad debe estar creado primero su encabezado y este se configura en la pestaña: a. Prenómina b. Novedades c. Producción d. Nóminas
En este campo se digita el Monto o Cantidad (según el caso) de la Novedad a reportar: a. Día b. Rubro c. Valor d. Nota
Para editar o eliminar una novedad que pertenece a una nómina generada, se debe primero: a. Usar la tecla [F 2] o el botón Editar de la barra de funciones b. Desbloquear la Pre nómina c. Oprimir la tecla [I nsert] o el botón A dicionar de la barra de funciones d. Desbloquear la Nómina Pág. 7 / 7

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com