Pila -Planilla Integrada De Liquidacion De Aportes - Mekano Nómina

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 09/10/2017
Equipo Responsable: AS - LH
Revisión y Aprobación: PILA
Código de Revisión: 1

Fecha: 09/10/2017 TUTORIAL Responsables: AS - LH Vo.Bo.: PILA Rev.1 Versión 8

Objetivo Descubrir y aprovechar la forma como Mekano le puede ayudar a automatizar su proceso operativo con la generación automática del archivo plano para el pago de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) y así evitar errores humanos en transcripción de datos. Ruta de Acceso Menú «Nómina», Opción «PILA»

Descripción

Una vez liquidadas todas las nómina del período, Mekano permite generar con un solo clic el archivo plano requerido para el pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, donde se consolida la información de liquidación de aportes a Seguridad Social, es decir, EPS, ARL, AFP, y Parafiscales, con el fin de realizar un solo pago, tal y como lo exige la norma. Esta nueva rutina ofrece a los usuarios el ingreso de información de una manera sencilla y proporciona agilidad para el pago de los respectivos aportes y sus parafiscales.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Nómina» y la opción «PILA», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»). Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro :

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Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

PASO 1 - COMPONENTES

Después del cálculo de las nóminas del mes e inserción de las novedades desde Generalidades, con sus respectivas fechas de inicio y fin, debe ingresar al Menú «Nómina», opción «PILA», en la primera pestaña «Componentes» se encuentran predefinidos los diferentes tipos de registros que conforman el archivo plano según la resolución desde su encabezado, el movimiento o novedades por los empleados y los respectivos totales de cada aporte. Los campos que se encuentran allí son:

Columna Utilidad

Codigo Codificación estándar del 01 al 11 correspondiente al tipo de registro reportado. Están especificados directamente en la resolución. Nombre El nombre o descripción del tipo de registro.

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Activo Columna de tipo ON - OFF que se marca para todos los registros que se van a calcular y reportar en la resolución vigente, se desmarcan para registros que ya no tienen vigencia o no serán reportados; por ejemplo los totales se pueden excluir si el operador de pago tiene la opción de calcularlos.

Una vez configurados los componentes e ingresado cada tipo de registro en la parte inferior de cada uno se visualiza un campo memo que describe la consulta SQL que se realiza para obtener los datos respectivos que serán reportados en el archivo plano.

Estas instrucciones están configuradas por defecto y se pueden ajustar o modificar por parte de nuestra empresa para adaptarse a los cambios de la resolución o en su defecto personalizar algún manejo especial que tenga la empresa. Según el registro señalado en la parte superior se puede visualizar la información en el campo de la parte inferior.

PASO 2 - REDONDEOS MÍNIMO

La segunda pestaña que se encuentra en esta opción es «Redondeos Mínimos», es la información configurada para la resolución anterior 1747, que indicaba el valor del aporte para los empleados que ganaban un salario mínimo legal vigente según los días laborados.

Esta información se conserva por compatibilidad con las versiones anteriores del archivo plano, allí encontrará los campos de periodo como el año, días trabajados por el empleado, el ingreso base redondeado y los respectivos aportes según los días.

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PASO 3 - PILA

La tercera opción que se encuentra es «PILA», desde allí se inicia la generación del archivo plano que se sube al operador de pagos con las novedades y demás requerimientos solicitados. Los pasos que se deben realizar son los siguientes:

Establecer el mes en el que se va a generar el archivo, dar clic directamente en la parte inferior en el botón «Generar Tablas» .
Inmediatamente se abre una ventana con el «Rango Fechas para PILA» seleccione entonces el inicio del mes Desde y la finalización del mes en Hasta que está generando el archivo. Debe dar clic en adicionar y esperar que el sistema procese la información, para realizar la consulta de todos los componentes parametrizados y mostrar el resultado.
Una vez procesada la información se llenarán inmediatamente en la parte inferior todos los resultados en las pestañas TIPO 01 hasta 11.

En cada una de las pestañas «TIPO» se encuentra el resultado de la sentencia SQL parametrizada desde la pestaña componentes, por ejemplo en TIPO 01 contiene la información general del aportante y consta de un único registro, con los datos básicos que identifican al aportante que está remitiendo los datos de autoliquidación de aportes:

En la pestaña TIPO 02 se visualizan los registros del archivo de liquidación detallada de aportes, que consta de uno o más registros por cada uno de los cotizantes incluidos en el formulario único.

En este tipo de registro se reportan las novedades y la liquidación de aportes para los diferentes subsistemas del Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, de cada uno de los cotizantes, los días para cada aporte, los IBC, la tarifa asociada, el valor del aporte y los respectivos fondos donde se encuentran afiliados.

En este registro se pueden evidenciar varios grupos de acuerdo con la naturaleza de los datos:

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Datos de identificación.
Variables de novedades generales.
Fechas en que se presentaron las novedades generales.
Variables de autoliquidación Sistema General de Pensiones.

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Variables de autoliquidación Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Variables de autoliquidación Sistema General de Riesgos Laborales.
Variables de autoliquidación de Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF).

Una vez validada la información que nos genera el registro TIPO 02 con las novedades presentadas en la empresa y lo indicado en la resolución 2388 del 2016 acerca de la información a reportar, se procede a generar el archivo, en la parte inferior el botón «Generar PILA» el sistema agrupará todos los registros desde el TIPO 01 hasta el 11 y genera un sólo archivo plano.

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Cuando se genera la PILA, se crea un archivo plano en la ruta donde se encuentra instalado el Mekano Remoto en la carpeta «PILA» donde es nombrado con la palabra PILA seguido del año, dia, mes, hora, minuto y segundo en que se generó, por ejemplo: PILA_2017_2_8_16_54_34

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com