Ir al contenido

Generalidades - Novedades Generales - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 10/08/2021
Equipo Responsable: A S - LH
Revisión y Aprobación: SC - CO
Código de Revisión: 3.2


Fecha: 10/08/2021 TUTORIAL Responsables: A S - LH

Vo.Bo.: SC - CO (Novedades Generales) Rev.3.2 Versión 9 y Superiores Aprender a registrar todo tipo de novedades, especialmente aquellas que intervienen en Objetivo varios periodos de liquidación de Nómina y en la generación de la planilla PILA, según los rubros predefinidos y que son de tipo novedad. Ruta de Acceso Menú «N ómina» , Opción «G eneralidades»

Las novedades de la nómina en una empresa hacen referencia a valores adicionales devengados o deducidos, los cuales aplican a una o varias liquidaciones, como por ejemplo, bonificaciones, auxilios, comisiones, libranzas, embargos o préstamos. Por otro lado, en Mekano también se clasifica como novedad los ausentismos laborales que corresponden a la cantidad de días no laborados en un rango de fecha específico. Con el fin de simplificar el registro de inicio y finalización de una novedad, Mekano cuenta con esta importante rutina llamada «G eneralidades» ; estas son novedades que denominamos como generales, afectan varias nóminas y el usuario podrá ejecutar un proceso para insertarlas automáticamente, es decir, permite predefinir novedades y según el rango de fecha asignado a cada una, va a afectar varias liquidaciones de nóminas, en ese orden de ideas, Mekano permite al usuario registrar por una sola vez sus novedades para todos aquellos rubros que se deben calcular en un rango de fecha “desde-hasta”. Vale la pena resaltar que desde la ventana «P renóminas» el usuario responsable de la nómina a la hora de liquidar cada planilla podrá insertar automáticamente los valores respectivos, a su vez, según la fecha de ingreso y de retiro de cada empleado, el usuario podrá fácilmente identificar aquellas novedades que están fuera de ese rango y efectuar previamente las respectivas correcciones, de esta forma Mekano ofrece la ventaja de evitar errores humanos en la liquidación y pago de la nómina. Es importante aclarar que esta ventana «G eneralidades» cuenta con dos ventajas adicionales, una, que el usuario responsable de la nómina en cualquier momento podrá registrar novedades a una sola planilla de nómina, esto evitará olvidos el día en que vaya a realizar su liquidación y pago; por otro lado, para aquellas empresas que generan la PILA desde Mekano, allí serán reportadas automáticamente sus novedades, sin requerir de procesos manuales, adicionales o desgastantes. Pág. 1 / 13

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «N ómina» opción «G eneralidades» , asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, contar con los permisos atribuidos previamente por el Supervisor (Para ampliar información Ver « P erfiles» ). Gracias a que Mekano es un so�ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida: Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [I ns] [F 3] [F 2] [S upr] [S hi� +F3] PRE-REQUISITOS Para el funcionamiento de las novedades que se ingresan desde «G eneralidades» se deben tener presente la siguiente configuración previa:

  • El rubro que se inserta en « G eneralidades» debe tener marcado el atributo «N ovedad» .
  • Si el usuario requiere reportar la fecha en que inicia y finaliza la novedad en el archivo PILA, tal como lo establece la Normatividad vigente, se deben tener configurados los campos «C olumna Inicio» y «C olumna Fin» en los respectivos rubros.
  • Los rubros en los que se calculan los días del periodo que se está procesando, deben estar marcados con el atributo «D ías Nómina» para que inserte el valor correspondiente.
  • Es indispensable definir el campo «D ías Liquidados» desde el menú «N ómina» , opción «N óminas» (V er siguiente imagen) ; este dato corresponde a la cantidad de días que se calculan en el periodo de pago en cada nómina. Pág. 2 / 13

Para insertar una novedad general (Generalidad), ingrese en el menú «N ómina» , opción «G eneralidades» e inserte un nuevo registro con la tecla [I nsert] o con el botón (+ ) de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo numérico generado automáticamente por Mekano de forma consecutiva al Item agregar una nueva generalidad. Es importante resaltar que este dato es único por cada renglón, es decir, no se puede repetir. Es un campo tipo fecha (dd/mm/aaaa) donde se establece la fecha de inicio de cada novedad. Tenga en cuenta que si su empresa reporta Nómina Electrónica y PILA, este dato será incluido en la posición que tenga previamente configurado el rubro tipo novedad en el campo «C olumna Inicio» , según la resolución vigente. Inicio En caso que esta fecha sea anterior a la nómina que se está procesando; pero la fecha de finalización si abarca el periodo, será relacionada como inicio para Nómina Electrónica y para el plano de PILA al principio del mes que se está reportando en seguridad social ó a la DIAN respectivamente. Es un campo tipo fecha (dd/mm/aaaa) donde se establece la fecha de terminación de cada novedad. Tenga en cuenta que si su empresa reporta Nómina Electrónica y PILA, este dato será incluido en la posición que tenga previamente configurado el rubro tipo novedad en el campo «C olumna Fin» , según la resolución vigente. Si una novedad se prolonga, Mekano permite modificar esta fecha con la tecla [F 2] y cambiar el día de finalización, pero se sugiere agregar un nuevo registro con el rango de fecha correspondiente a dicha novedad, esto es con el fin de conservar la historia de lo sucedido y evitar inconsistencias en liquidación de planillas anteriores. Fin Si por el contrario, el empleado se retira de la empresa y la fecha fin de sus novedades es posterior a la fecha de retiro, es obligatorio que se modifique este campo con la tecla [F 2] y cambiar el día hasta la última fecha de la nómina calculada para dicho empleado. Si no modifica esta fecha, al momento de validar las novedades cuando se va a liquidar la nómina dichos registros serán excluidos Para las novedades que se reportan en archivo plano de PILA o Nómina Electrónica, cuando la fecha de finalización es posterior al mes que se está procesando en seguridad social o en la DIAN, esta fecha se reportará como la última del mes que se está calculando. Pág. 3 / 13

Es un campo numérico, no puede tener caracteres especiales ni símbolos y su valor depende del tipo de novedad: Si el rubro que actualmente se está configurando corresponde a una novedad monetaria (auxilios, bonificaciones, prestamos o libranzas), en esta casilla se debe diligenciar el valor exacto de la novedad que se va a incluir en el cálculo de la planilla para cada periodo de liquidación, por ejemplo, si un empleado tiene una libranza por un año por valor total de $1.200.000 y mensualmente se debe descontar un valor de $100.000, en este campo debe quedar registrado $50.000 si la liquidación de su nómina es quincenal y $100.000 si la liquidación de su nómina es mensual. Si por el contrario, el rubro que se está configurando corresponde a una novedad tipo días (ausentismos, incapacidades, suspensiones, vacaciones, entre otros), este campo siempre debe ir en cero (0) porque a la hora de liquidar la nómina, Mekano internamente restará la Valor fecha desde y la fecha hasta correspondiente al periodo que se está pagando y calculará correctamente los días para dicha novedad. Como requisito, para que el cálculo de los rubros correspondientes a días sea realizado automáticamente por Mekano, estos rubros deben estar configurados previamente con el atributo «D ías Nómina» en la ventana «R ubros» (Ver «R ubros» ). Nota: El valor que insertará estas novedades a la respectiva planilla, se podrá validar o verificar desde la opción «S imulador» . Campo útil para ingresar el texto que será reportado en la planilla asistida PILA. En la configuración del Rubro se debe tener diligenciado el campo «C olumna Texto» según resolución vigente, por ejemplo, para la novedad “Licencia Remunerada” en el texto se Texto Pila deberá marcar con ‘L’ a fin de ser reportado en el campo 27; en estos rubros también se pueden indicar los números de autorizaciones de las incapacidades para reportar en las columnas C_57 y la C_59, como lo indica la norma. Esta columna se utiliza para complementar la información de las novedades, por ejemplo, para relacionar el código de una libranza, el número de la póliza del seguro de vida u otro dato complementario a esta información. Para mayor ilustración puede observar la siguiente imagen: Nota En este campo se debe seleccionar aquellos rubros que son de tipo «N ovedad» y que se requiere incluir en la Planilla que actualmente se está liquidando, como por ejemplo, Rubro incapacidad, licencia o descuento. Recuerde que puede buscar este dato digitando parte del nombre y con la tecla [E nter] se activa la ventana de búsqueda. (Para ampliar información Ver «R ubros» ). Pág. 4 / 13

Nombre Rubro Campo de sólo lectura que indica el nombre del Rubro seleccionado en el campo anterior. Corresponde al número de identificación o cédula respectiva del empleado relacionado Empleado con la novedad. Recuerde que puede buscar este dato digitando parte del nombre y con la tecla [E nter] se activa la ventana de búsqueda. (Para ampliar información Ver «P ersonal» ). Campo de sólo lectura que indica el nombre del empleado, seleccionado en el campo Nombre Empleado anterior. En este campo se debe seleccionar el código del Centro de Costos en el que se presentó la novedad. Mekano por defecto sugiere el centro de costos según el código predefinido en la ventana Personal, en caso contrario, el usuario puede tan solo asignar el respectivo código Centro o digitar parte del nombre y con la tecla [E nter] activar la ventana de búsqueda. Si no maneja Centros de Costos, podrá dejar este campo en blanco. (Para ampliar información Ver «C entros de Costos» ). Nombre Centro Campo de sólo lectura que indica el nombre del centro seleccionado en el campo anterior. Campo de sólo lectura que corresponde al código del usuario que está generando las novedades, esta información es insertada automáticamente por Mekano, ya que cada Autor usuario es responsable de los registros que ingresa, por ende no es posible modificar generalidades que hayan sido insertadas por otro usuario. Nota: Al momento de insertar un nuevo registro en esta ventana, Mekano cuenta con la funcionalidad de conservar los datos del último registro ingresado, permitiendo al usuario digitar de forma ágil más novedades de la misma característica, basta tan solo con modificar los datos requeridos. Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F 3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [F lecha Arriba] .

Editar: La forma de modificar una Novedad General es muy simple, basta con usar la tecla [F 2] o el botón Editar de la barra de funciones; para finalizar recuerde usar la tecla [F 3] para grabar. Requisitos: P ara editar una Novedad General que ya hace parte de una nómina, tenga en cuenta que:

  1. Solo el usuario que generó la Novedad General podrá editarla, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje de advertencia.
  2. Por seguridad este cambio no afectará ninguna nómina ya calculada, pero si el usuario requiere corregir la nómina actual, deberá efectuar el proceso completo para calcularla de nuevo. ADVERTENCIA: Por temas de control y auditoría es muy importante que los datos históricos que aparezcan en esta ventana, coincidan siempre con las nóminas ya calculadas, por lo mismo, evite realizar cambios en sus registros, porque a futuro esto puede ocasionar confusiones o inconsistencias, si por algún motivo se requiere volver a calcular una nómina de meses anteriores. Pág. 5 / 13

Eliminar: La forma de borrar una Novedad General es muy sencilla, basta con usar la tecla [S upr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «B orrar» en su Perfil. Requisito: P ara eliminar una Novedad General que ya fue relacionada con una nómina, tenga en cuenta que

  1. Solo el usuario que generó la Novedad General podrá borrarla, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje de advertencia.
  2. Si este código ya fue incluido en alguna planilla de Nómina, por seguridad Mekano no permitirá que sea eliminado y genera el mensaje ‘R egistro restaurado por tener Dependencia’

Mekano también cuenta con una herramienta muy útil llamada «S imulador» , la cual se encuentra ubicada en la parte superior de la ventana «Generalidades» ; esta opción permite, como su nombre lo indica, conocer de antemano las novedades que corresponden al rango de fecha seleccionado, basta tan solo con asignar una fecha «D esde» y una fecha «H asta» para identificar el valor que será calculado, por ejemplo, para un descuento de libranza, adiciones por bonificación, comisión o auxilio en un determinado periodo de liquidación. Luego de definir el campo «D esde» y el campo «H asta» y dar click en el botón «S imular» , Mekano genera la siguiente información de solo consulta: Pág. 6 / 13

En este campo se visualiza el valor que se obtiene al restar las fechas de inicio y fin de la novedad, si estas fechas están por fuera del rango Días consultado, se tomará como inicio y fin el primer y último día del mes. Este campo muestra los valores que se insertará en las novedades; para el caso de las novedades de tipo días, el campo «D ías» y el campo «V alor» traerán la misma información y Valor para las novedades monetarias, por ejemplo libranzas, descuentos o auxilios, en esta casilla Mekano asignará el valor exacto de la novedad que se va a incluir en el cálculo de la planilla según el rango de fecha indicado en la parte superior. Texto Texto que será reportado en la planilla asistida PILA, insertado desde generalidades. Nota Nota complementaria de la información de las novedades, insertada desde generalidades. Centro Código del centro de costos en el que se presentó la novedad, insertado desde generalidades. Código del rubro que es de tipo «N ovedad» y que se requiere incluir en la Planilla que Rubro actualmente se está liquidando, insertado desde generalidades. Número de identificación o cédula respectiva del empleado relacionado con la novedad, Empleado insertado desde generalidades. Inicio Fecha establecida en el campo «D esde» indicada en la parte superior de la ventana. Fin Fecha establecida en el campo «H asta» indicada en la parte superior de la ventana. Si el rubro será reportado en la planilla asistida PILA, en este Columna Inicio campo se mostrará la columna donde se reportará la fecha cuando inicia esta novedad. Si el rubro será reportado en la planilla asistida PILA, en este campo se Columna Fin mostrará la columna donde se reportará la fecha cuando finaliza esta novedad. Si en el rubro está configurado previamente la «C olumna Texto» , esta columna mostrará en Columna Texto qué campo de la planilla asistida PILA será reportada dicha información. Este campo está activado para aquellos rubros en los que en el archivo plano PILA se reporta el Días Pensión número de días cotizados a pensión. Este campo está activado para aquellos rubros en los que en el archivo plano PILA se reporta el Días Salud número de días cotizados a salud. Este campo está activado para aquellos rubros en los que en el archivo plano PILA se reporta el Días ARL número de días cotizados a riesgos profesionales. Pág. 7 / 13

Este campo está activado para aquellos rubros en los que en el archivo plano PILA se reporta el Días CCF número de días cotizados a caja de compensación familiar. Este campo queda activado automáticamente para aquellos rubros que tiene parametrizado el Días Nómina campo «D ías Nómina» .

Este botón permite conservar los cambios que haya predefinido en cada campo y los ajustes que a su gusto, haya realizado a las columnas. ❖ Predefinir Campos: Al desplegar el selector utilizando el botón asterisco [* ] ubicado en el punto donde inician las columnas, puede elegir los campos que desea visualizar, basta tan solo con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [F lecha Arriba] o [F lecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la [B arra Espaciadora] activar e inactivar cada campo. ❖ Ajuste de columnas: Podrá fácilmente ajustar el tamaño de las columnas utilizando el mouse. Una vez elegidos los campos con el selector de columnas [* ] , luego de ordenar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano dando clic en el botón «M oldear» . Pág. 8 / 13

El botón de «Vista Previa» le permite al usuario visualizar la información de los campos de la ventana en la que esté ubicado y además podrá imprimir y realizar todas las funcionalidades que tiene dicha opción.

❖ Banda Buscar: Con esta funcionalidad podrá buscar por cualquier información del cuadro, bien sea la cédula, la nota, texto o el código del rubro. Si digita las palabras o números separados por espacios, Mekano le mostrará todas las coincidencias. Para visualizar nuevamente toda la información, oprima el botón «T odo» . ❖ Búsqueda Incremental: En cualquier campo digite los primeros caracteres, hasta encontrar la coincidencia completa. ❖ Filtro Columna: En el nombre de cada columna, existe un filtro para moldear o buscar la información que necesite , para ejecutar este filtro basta con mover el mouse hasta el título de la columna y una vez se haga visible el respectivo botón, de clic para desplegar y seleccionar los registros que desea consultar personalizando la búsqueda y generando un propio filtro. Para inactivar el filtro o retornar a la ventana inicial, bastará con dar clic en la equis [X ] ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla. (Para ampliar información ver «B úsquedas y Filtros» ). Pág. 9 / 13

Después de digitadas las novedades en generalidades, debe crear desde el menú «N ómina» el registro de la nómina por el periodo a calcular y finalmente ingresar en la opción «P renómina» para insertar un nuevo registro y luego en la pestaña «N ovedades» utilizar la opción «I nsertar Generalidades» que se encuentra en la parte superior de la ventana; al ser oprimida, inserta todas aquellas novedades que se digitaron previamente desde la ventana «G eneralidades» según el tipo de liquidación que se está calculando. Una vez insertadas todas las novedades respectivas, se podrá observar que la columna denominada «G eneralidad» se activa para aquellos registros que fueron insertados automáticamente; si se vuelve a oprimir el botón insertar, serán borrados todos aquellos que tienen este atributo marcado y serán calculados e insertados nuevamente. En algunas ocasiones las novedades son migradas o incorporadas en forma masiva por base de datos, incluyendo empleados que no son propios para dicho cálculo de nómina porque no pertenecen a dicha liquidación o por que ya están retirados; por eso desde la opción «P renómina» , en la pestaña «N ovedades» se sugiere utilizar la opción «V alidar» que se encuentra en la parte superior de la ventana. Al oprimir este botón, Mekano marcará el último campo en novedades llamado «I ncluir» para las novedades que sí son válidas, y para los empleados que ya son retirados o no pertenecen a dicha nómina no les marcará este campo con el fin de que el usuario responsable de la Nómina pueda verificar dicha novedad y proceda a efectuar la respectiva corrección. Pág. 10 / 13

Para procesar la nómina, es indispensable que los registros excluidos sean eliminados de las novedades, si no se han eliminado el sistema genera un mensaje de advertencia, que indica la cantidad de registros excluidos que deben ser eliminados de novedades.

  • Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [A lt] +[N ] +[Y 2] , pestaña «G eneralidades» , combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.

  • Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «A mbiente de Trabajo» ).

  • Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector de camposo utilizando el botón asterisco [* ] , ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [F lecha Arriba] o [F lecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [E spacio] activar e inactivar cada campo.

  • Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector de columnas o asterisco [* ] , luego de ordenar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en la opción «M oldear» o use las teclas de función [S hi�] +[F 2] .

  • Banda Buscar: Con esta funcionalidad podrá buscar por cualquier información del cuadro, bien sea la cédula, el nombre, la nota o el nombre de la novedad. Si digita las palabras o números separados por espacios, el sistema le mostrará todas las coincidencias. Para visualizar nuevamente toda la información, oprima el botón «T odo» .

  • Búsqueda Incremental: En cualquier campo digite sus primeros caracteres, hasta encontrar la coincidencia.

  • Filtro: En el nombre de cada columna, existe un filtro para moldear o buscar la información que necesite, personalizando la búsqueda y generando un propio filtro. Para volver a la presentación inicial elimine los filtros con la (X ) de la parte inferior.

  • Modo Ficha Personalizado: Luego de elegir los campos que desea visualizar, utilizando el botón selector de columnas [* ] ubicado al lado izquierdo del primer campo, podrá trabajar la información en modo Ficha Personalizado, basta con oprimir las teclas [C trl] +[E spacio] , para entrar en modo edición (insertar, modificar o eliminar datos) capturando sólo los campos habilitados previamente; para regresar, desde la (X ) cierre la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana llamada «F icha Generalidades» o tan sólo oprima las teclas [A lt] +[F 4] .

  • Inspector de Campo: Para obtener la información detallada de un campo (configuración y atributos), basta tan solo con oprimir las teclas [S hif] +[F 4] . Pág. 11 / 13

  • Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F 1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «C onexión» y hacer clic en «A yuda» . Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [F 1] Menú de ayuda en Línea [I nsert] Insertar registro [F 2] Editar registro actual [S hi�] +[F 3] Refrescar cambios [F 3] Guardar registro [S upr] Eliminar registro actual NOTA: Si desea más información V er aquí imagen teclado completo o V er aquí video teclado

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema. Pág. 12 / 13

Para crear una Generalidad:

  1. Ingrese al Menú «N ómina» Opción «G eneralidades» pestaña «G eneralidades» e inserte un nuevo registro a través de la tecla [I nsert] o el botón (+ ) de la barra de funciones.
  2. Configure los campos «I nicio» , «F in» , «V alor» , «T exto» , «N ota» , «C entro» , «R ubro» y «E mpleado» .
  3. Guarde el registro con la tecla [F 3] o el botón A ceptar de la barra de funciones.
  4. Visualizar la Nómina para verificar los datos antes de su Generación a través del botón «S imulador» .
  5. Finalmente Inserte y valide las generalidades desde el Menú «N ómina» , Opción «P renominas» , pestaña «N ovedades» .
  • La opción «G eneralidades» de M ekano, permite: a. Automatizar el inicio de una novedad y su correcta finalización. b. Definir por una sola vez cada novedad general para ser calculada en un rango de fecha “desde-hasta” c. Reportar automáticamente las novedades requeridas en el archivo PILA d. Todas las anteriores
  • Cuál de los siguientes requisitos NO es indispensable para el funcionamiento de las Novedades Generales: a. El rubro que se inserta en generalidades, debe tener activado el atributo “Novedad”. b. El rubro para calcular los días del periodo a procesar, debe tener activado el atributo “Días Nómina”. c. El rubro tenga configurar los campos Columnas Inicio (PILA) y Columna Fin (PILA). d. El rubro debe tener en el campo « F órmula» tan solo la palabra “Valor”. Pág. 13 / 13

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com


Documento elaborado por el equipo de documentación de Apolosoft. Todos los derechos reservados © Apolosoft.