Enviar Por Correo Desprendibles De Nomina - Mekano Nómina

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 14/06/2018
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 14/06/2018 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: ENVÍO DE INFORMACIÓN POR Rev.1.0 Versión 8.1 CORREO MÓDULO DE NÓMINA

Objetivo Dar a conocer la configuración y manejo de la rutina para enviar información por correo electrónico desde el Módulo de Nómina de Mekano de forma masiva y agrupada.

Ruta de Acceso Menú «Nómina», Opción «Nóminas», Botón «Comandos»Pestaña «Enviar Correos»

Descripción

Una de las grandes ventajas del Módulo de Nómina de Mekano, es permitir el envío de información de dicho módulo por correo electrónico a todos los empleados, así mismo, la posibilidad de realizar envíos por grupos predefinidos, optimizando el proceso del pago de nómina y brindando información oportuna a sus empleados.

Configuración

Esta como las demás rutinas del programa requiere una previa configuración, la cual se realiza una sola vez y se ejecuta a través de un sencillo paso a paso.

Configurar el correo remitente a través de los campos “EMAIL”, “SMTP Server” y “PUERTO” para el usuario que va a realizar la labor de envío automático, proceso que debe ejecutar el supervisor del sistema desde la opción «Seguridad», pestaña «Usuarios». Esta configuración dependerá del proveedor que use para su correo (gmail, hotmail, yahoo). Ver Correos Electrónicos.

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Desde la opción «Configuración», «Esquemas de Nómina», pestaña «Liquidaciones», asignar el formato que se requiere utilizar.
Desde la ventana Personal asignar a cada empleado su correo electrónico correctamente (sin errores de sintaxis), además activar el campo “Enviar Email”.
Cada que lo requiera, desde la opción Nómina, Nóminas, ubicarse en el registro respectivo y ejecutar el envío, desde el menú emergente (clic derecho) o desde la opción Comandos.

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Importante: En el campo detalle podrá diligenciar tres variables “Nombre del Empleado”, “Código” y “Código de la nómina” con el fin de dar una mejor presentación al correo que se envía. Cuando se termina el envío la ventana se cierra automáticamente.

Se debe tener especial cuidado cuando se realiza envio masivo de correos, pues la cuenta origen podrá ser suspendida debido a las políticas de regulación de envío de correos que garantizan la seguridad.

Filtro Email

Al ingresar a la ventana «Personal», se observan los nuevos campos “Filtro Email” y “Enviar Email”, que permiten realizar el envío de información por correo electrónico de forma masiva y agrupada.

El campo “Enviar Email” es de tipo On/Oﬀy al estar activado, permite incluir al empleado en el envío automático de información vía email.

El campo “Filtro Email” es de tipo selección, útil para establecer grupos o paquetes al momento de realizar el envío de información. Si requiere generar envíos de forma masiva, es necesario que este campo se encuentre en blanco.

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Validar Correos Electrónicos

Esta herramienta permite validar si los correos asignados desde las ventanas «Terceros», «Personal» «Usuarios» y «Contactos» son correctos. Para ello ingrese al Menú «Herramientas» opción «Valida Correos»; al activar la ventana encontrará las siguientes opciones y botones:

Campo Descripción

IP DNS Server Es la dirección ip del servidor DNS. Generalmente en Colombia corresponde al código 10.122.55.1.

Correo de donde se valida Digite en este campo un correo electrónico existente desde donde se realizará la respectiva validación.

Método Campo de tipo selección que corresponde a los diferentes Análisis que permite realizar el sistema, al dar clic en el botón de despliegue del campo, encontrará las distintas validaciones en orden de Jerarquía:

Lista Negra: Valida que el correo no esté en una lista negra.
Sintaxis: Verifica la escritura correcta del correo.
Dominio: Valida la existencia del dominio al que pertenece el correo.
Mailbox: Valida que el correo exista dentro del dominio.
Smtp: Es el análisis más estricto porque valida que todo esté en orden realizando una verificación que incluye el análisis de todas las opciones anteriores.

Tabla Campo de tipo selección que permite elegir la validación según las tablas donde se asignan los correos electrónicos en Mekano, es decir si son los correos asignados en la tabla Terceros, Personal, Usuarios o Contactos.

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Botones Validar y Actualizar

Botón que permite ejecutar el proceso de análisis y verificación de los correos electrónicos según el Método y la tabla seleccionada.

Campo que permite marcar de forma automática todos los correos validados y que se encuentran en óptimas condiciones.

Trucos De Manejo

Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Copia de Correos Enviados: En la carpeta “Remoto”, Subcarpeta “Correos” queda copia en PDF de la información enviada.
Histórico de envíos: Desde el Menú «Consultas» podrá generar el “Informe” que permite visualizar el histórico de correos enviados por todos los usuarios y por el usuario actual.

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Tutoriales Relacionados

Usuarios www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T049.pdf
Liquidaciones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T042.pdf
Personal www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T005.pdf
Correos Electrónicos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T189.pdf
Principales consultas de Nómina (Informes) www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T079.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Ctrl]+[F] Activar Motor de Búsqueda

[F3] Guardar registro [Alt]+[X]+[S] Salir del programa

[F6] Vista Previa [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Paso A Paso Envio Información Por Correo

Configurar en la ventana «Usuarios» la cuenta origen, SMTP y el puerto.
Asignar el formato en la ventana «Liquidaciones», campo Formato email
Asignar el email a cada empleado y activar el campo enviar email
Reporte Variables - Nomina y Empleado

Cuestionario

Campos que se deben configurar en el usuario que va a realizar la labor de envío de información por email:

a. Email y SMTP Server b. SMTP Server y Puerto c. Email, SMTP Server y Puerto d. Intervalo, Desde y Hasta

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Desde esta ventana se asigna a cada empleado su correo electrónico, se activa el campo “Enviar Email” y se establecen los filtros para el envío de manera agrupada.

a. Personal b. Seguridad c. Liquidaciones d. Nómina

Ruta para validar si los correos asignados son correctos.

a. Menú «Herramientas» opción «Auditoría». b. Menú «Consultas» opción «Informes». c. Menú «Herramientas» opción «Valida Correos» d. Menú «Gerencial» opción «Valida Correos»

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com