Contabilizacion Automatica De La Nomina - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 27/11/2022
Equipo Responsable: DM TUTORIAL
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 27/11/2022 Responsables: DM TUTORIAL Vo.Bo.: EG CONTABILIZACIÓN NÓMINA Rev.2.1 Versión 9 y Superiores

Objetivo Aprender a configurar las cuentas contables para la contabilización automática de la nómina según sus Esquemas y Liquidaciones, así el usuario podrá generar sus reportes contables.

Ruta de Acceso Menú «Configuración» Opción «Cuentas» Menú «Configuración» Opción «Esquema Nóminas» Pestaña «Esquema» Menú «Nómina», Opción «Nóminas», pestaña «Contabilidad».

Descripción

Es importante resaltar que Mekano permite trabajar el módulo de nómina de forma independiente, pero a su vez gracias a que es un ERP integrado a nivel estructural, su mayor ventaja consiste en que permite la integración de todos sus módulos, lo que hace posible que el cliente pueda mantener actualizada la información administrativa y contable sin necesidad de ejecutar procesos adicionales, logrando en su empresa optimización de tiempos y mayor productividad.

De esta manera si una empresa tiene instalados los módulos Contable y Nómina, puede contabilizar de forma automática todos los rubros calculados en las liquidaciones de nómina y demás liquidaciones, alimentando simultáneamente los saldos de las cuentas para obtener al instante sus estados financieros.

Configuración Previa

Para obtener la contabilización automática de las liquidaciones de Nómina, se debe tener en cuenta:

Crear las Cuentas donde serán registradas los registros contables generados desde la nómina (Ver aquí tutorial «Plan de Cuentas»).

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Además de los atributos básicos que se asignan a las cuentas auxiliares, es indispensable que tengan activados los atributos: «Terceros» y «Empleados». En caso de que la empresa ya tenga creada la respectiva cuenta auxiliar y ésta ya contenga movimiento, como el sistema NO permite modificar sus atributos, se recomienda crear una nueva con los atributos correctos para seguirla utilizando.

Recuerde que si tiene varios grupos de gasto (51 - 52), debe independizarlos a través de los Esquemas, así mismo las cuentas de aportes a seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales.

Crear los Respectivos Esquemas que facilitan los cálculos en las liquidaciones de Nómina (Ver aquí tutorial «Esquemas de Nómina»).

Asignar Cuentas A Los Esquemas

Después de crear las cuentas, estas se deben asignar a los Esquemas ingresando desde el Menú «Configuración», opción «Esquema Nómina», pestaña «Esquema».

Después de elegir el Esquema de Nómina requerido, el usuario podrá asignar a cada rubro las cuentas que corresponda en las columnas «Débito» o «Crédito», basta con elegir el Esquema y activar su región detalle, bien sea oprimiendo la tecla [Flecha Derecha] dos veces y luego [Flecha Abajo] o la otra manera es con el puntero del mouse dando clic en el botón de despliegue [+] ubicado al lado izquierdo del campo «Código».

Detalle Del Esquema

Despliegue el nodo detalle de cada esquema, [+] ubicado en el parte superior izquierda, antes del código y agregue los rubros que se calcularán con su respectiva liquidación y las respectivas cuentas débito y crédito, a través de los siguientes campos:

Campo Descripción

Esquema Campo automático que indica el código del esquema seleccionado previamente.

Rubro Digite el código del rubro asociado al Esquema y que se calculará en la nómina.

Nombre Rubro Campo informativo que muestra el nombre completo del Rubro, según el código seleccionado previamente.

Liquidación Digite el código de la Liquidación en que se calculará el rubro asignado previamente.

Cuenta Débito Digite el código de la cuenta auxiliar de naturaleza Débito, donde se registrará la contabilización de la nómina, según el rubro seleccionado.

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Nombre Cuenta Débito Corresponde a la descripción clara de la cuenta débito asignada en el campo anterior, este campo es informativo.

Cuenta Crédito Digite el código de la cuenta de naturaleza crédito donde se registrará la contabilización de la nómina según el rubro seleccionado

Nombre Cuenta Crédito Corresponde a la descripción clara de la cuenta crédito, este campo es informativo.

Grabar: Luego de terminar el proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

IMPORTANTE: Se deben tener presente los siguientes aspectos al momento de asignar las cuentas débito y crédito.

Colocar cuenta débito y crédito al mismo rubro: Cuando es necesario realizar la causación del gasto y generar allí mismo la contabilización en la cuenta contrapartida (pasivo), por ejemplo: Las provisiones de prima, cesantías, vacaciones, intereses de cesantías.
Colocar solamente la cuenta débito: En aquellos rubros que son adiciones o suman como conceptos salariales por ejemplo: El salario, el auxilio de transporte, el valor de las horas extras y recargos, bonificaciones y otros conceptos que sumen a lo devengado por el empleado solo se le configura la cuenta débito respectiva.
Colocar solamente la cuenta crédito: En aquellos rubros que son deducciones o restan a lo devengado por ejemplo: descuento de salud, descuento de pensión, libranzas, embargos, entre otros conceptos que reste a lo devengado por el empleado solo se le configura la cuenta crédito respectiva.

Notas:

Mekano válida que en el esquema no se asignen dos Rubros con la misma liquidación, por esta razón si se digita un rubro que ya existe con el mismo código de liquidación, se genera el siguiente mensaje de advertencia.
Recuerde que si no aparecen algunos campos en la ventana, puede adicionarlos dando clic en el selector de campos ( * ), ubicado antes de la columna Código.

Con el propósito de facilitar aún más la configuración de cuentas contables en una empresa con Nómina NATIVA, presentamos 3 conceptos básicos que ayudan a identificar la función del rubro y por consiguiente, poder asociarlo correctamente a la cuenta contable:

NÓMINA COTIDIANA: Corresponde a los rubros que son impresos en la planilla y/o en el desprendible de nómina, los cuales se describen a continuación según las 2 primeras letras de su código, así:

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Grupo DI y HE: Los Rubros que inician con el código DI son los días laborados y los ausentismos, cuyo valor es informativo e indica la cantidad en días, lógicamente NO llevan cuentas contables porque tan solo están reportando la cantidad de días. Lo mismo sucede con los rubros que inician por el código HE, que corresponden a horas Extra y Recargos.
Grupo SA: Los rubros que inician con este código, son los salarios que se calculan automáticamente para cada empleado, si deben llevar la cuenta débito según el gasto respectivo.
Grupo DV: Los rubros que inician con este código corresponde a valores que suman dentro de la nómina, donde se encuentra el auxilio de transporte, auxilio de conectividad, otros conceptos salariables o no salariables, si deben llevar la cuenta débito según el gasto respectivo.
Grupo DT: Todo valor que disminuya dentro de la nómina, como descuento de salud, descuento de pensión, descuento por embargos, libranzas u otros descuentos configurados en estos rubros que inicia por el código DT, si deben llevar la cuenta crédito según el pasivo correspondiente. Para los casos en los cuales se necesite contabilizar a una cuenta por pagar diferente, que no afecte la cédula del empleado, si no el NIT de la entidad, el usuario debe también configurar el Tipo Aporte y asociarlo a cada empleado en la ventana Personal.
Grupo TP: Finalmente, teniendo los valores que suman (cuenta débito configurada) y los valores que restan (cuenta crédito configurada) en la nómina, pasamos a igualar la contrapartida con el rubro que inicia por el código TP, es decir, el rubro Total a Pagar, asignando la respectiva cuenta débito de la causación de la nómina o la obligación de los salarios por pagar, que será la que finalmente se cruce al momento de efectuar el pago, bien sea por el módulo Contable o por el módulo de Gestión.

PROVISIONES: Para el caso de las provisiones como prima, cesantías, intereses a las cesantías, entre otras, las cuales son calculadas de una vez con la nómina a través de los rubros que inician por el código PR, se debe asignar la cuenta débito que corresponda a cada gasto y según el criterio del asesor contable de la empresa, al frente podrá asignar la cuenta crédito del pasivo denominado provisión (grupo 26) o directamente afectar la respectiva obligación (grupo 25).
SEGURIDAD SOCIAL: Cuando se realiza la nómina, también se calculan los aportes a la Seguridad Social por parte del empleador, los cuales deben llevar en el campo débito la cuenta del gasto y en el campo crédito el pasivo correspondiente. Recordemos que para que esta transacción afecta automáticamente el NIT del Tercero según el Fondo, debe estar creado en Tipo Aportes asociado a este rubro y adicionado a cada empleado. El usuario también debe ubicarse en la ventana Personal y configurar el Tipo Aporte, desde allí asociarlo a este rubro y a cada empleado.

OTROS ESQUEMAS: Cuando la empresa requiere más de un grupo de cuentas para contabilizar la nómina, deberá configurar más de un esquema, es decir, en Mekano se deben configurar tantos esquemas como grupos contables existan. Por ejemplo, si existen empleados pertenecientes al área administrativa, se debe configurar un Esquema con las cuentas del gasto para el grupo 51 y asignar dicho esquema a los empleados administrativos; lo mismo ocurre cuando la empresa tiene fuerza de ventas, se configuran las cuentas del gasto para el grupo 52; a su vez, las cuentas 61, 72, 73 se pueden asignar a los empleados del área de producción.

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ESQUEMA LIQUIDACIONES NORMALES ESQUEMA LIQUIDACIONES DEFINITIVAS

EADM1: Esquema Administrativo (Grupo 51) ● EADM2: Esquema Administrativo (Grupo 51)
EVEN1: Esquema de Ventas (Grupo 52) ● EVEN2: Esquema de Ventas (Grupo 52)
EPRO1: Esquema de Producción (Grupo 72) ● EPRO2: Esquema de Producción (Grupo 72)

Contabilizar Una Nómina

Una vez la nómina esté calculada y tengamos las cuentas configuradas en los esquemas bastará con solo dar clic derecho contabilizar o la opción Control+F8, para que se incluya la contabilización en todos los reportes contables, estados financieros, auxiliares y demás consultas que involucren estas cuentas. Al realizar este proceso se marcará el atributo contabilizado e inmediatamente colocará la fecha y hora en que acabamos de realizar este proceso.

Verificar Contabilización De Nómina

A continuación y luego de realizar los procesos relacionados con el cálculo y contabilización de la Nómina (Ver Digitación de Nóminas) podrá verificar la contabilización de esta, Ingresando al menú «Nómina» opción «Nóminas», seleccionar la nómina y dar clic en la pestaña «Contabilidad», allí aparecen en pantalla varios registros donde se discrimina la afectación de las cuentas según su configuración (débito y crédito). (ver Pestaña contabilidad)

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Nota: Esta verificación solo se podrá realizar desde el Menú «Nómina», debido a que el Módulo Contable es un módulo de resultados y al momento de contabilizar las nóminas sólo se trasladan los valores a las respectivas cuentas auxiliares, lo que permite la consulta de los saldos de estas y la generación de los estados financieros.

Tenga en cuenta: Cuando el usuario se encuentra ubicado en la ventana «Contabilidad», es posible visualizar e imprimir el comprobante de la contabilización y además extraer la información por medio de un reporte, basta con seleccionar en el menú «Comandos», ubicado en la parte superior izquierda de la ventana o activar el menú emergente dando clic derecho y seleccionar «Imprimir comprobante», cuyas teclas rápidas son [Shift] + [F7]

En la primera página aparece el resumen por cuentas contables, con sus respectivos valores:

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En la segunda página aparece el detallado por cada empleado, con sus cuentas y valores:

NOTA: Sólo cuando Mekano detecta que existen faltantes en la configuración, aparecerá en la primera página, indicando el valor y el empleado que se debe corregir.

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PRORRATEOS PARA CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA

Si en la contabilización de la nómina se hace necesario distribuir el valor calculado entre varias cuentas, se debe realizar la configuración de los prorrateos desde el Menú «Configuración» Opción «Esquema Nómina» pestaña «Prorrateos», allí se identifican la Cuenta a Prorratear desde donde se van a realizar otros cálculos, es decir aquellas que deseo prorratear como: aportes a salud, pensión o provisiones y luego se define la Cuenta Fuente donde se calculan las bases de aquellas cuentas que se prorratean; por ejemplo las cuentas de salarios, horas extras, entre otras. Ver Prorrateo Contabilización Nómina.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[N]+[N], pestaña «Contabilidad», combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Cambios en la contabilización: Si cambia alguna cuenta y contabiliza nuevamente una nómina esto afectaría los totales se recomienda verificar el informe de contabilización.
Contabilización Nómina: No se puede contabilizar una nómina si no está calculada o procesada.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector de columnas [*], luego de ordenar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en la opción «Moldear» o use las teclas de función [Shift]+[F2].
Modo Ficha Personalizado: Luego de elegir los campos que desea utilizar, podrá trabajar la información en modo Ficha Personalizado, basta con oprimir las teclas [Ctrl]+[Espacio], para entrar en modo edición (insertar, modificar o eliminar datos) capturando sólo los campos habilitados previamente; para regresar, desde la (X) cierre la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana llamada «Ficha Nóminas» o tan sólo oprima las teclas [Alt]+[F4].
Planillas de Nómina: Para visualizar otras planillas de Nómina, ingrese al Menú «Consultas», opción «Reportes», Módulo «Nómina» Grupo «Planillas Adicionales».

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Imprime Comprobante Contable: Estando ubicado en la ventana Contabilidad de la Nómina, podrá generar impresión del comprobante utilizando las teclas [Shift] + [F7] o active los comandos con contra click y seleccione allí la opción “Imprime Comprobante”, también puede hacerlo dando clic directamente en el botón “Comandos” ubicado en la parte superior izquierda de la ventana.
Log de Cambios Nómina: Con el fin de visualizar las modificaciones que fueron realizadas a las nóminas, se incorpora en el Menú «Herramientas» la opción «Log Cambios» botón «Nóminas».

Tutoriales Relacionados

Plan de Cuentas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T001.pdf
Configuración Esquemas de Nomina www.apolosoft.com/documentos/mekano/T043.pdf
Digitación de Nóminas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T055.pdf
Prorrateo Contabilización Nómina www.apolosoft.com/documentos/mekano/T045.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf

Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en la configuración de esta rutina:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl] +[F8] Contabilizar

[Ctrl]+[F3] Desbloquear [Shift]+[F7] Imprime Comprobante Contable

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Cuestionario

Antes de realizar la configuración inicial para la contabilización de la nómina, es necesario:

a. Crear las cuentas y los Esquemas de Nómina b. Crear los Esquemas de Impuestos y Retenciones c. Crear las cuentas y Sociedades Tributarias d. Crear los empleados y los Esquemas de Nómina

Estos atributos son indispensables al momento de configurar las cuentas de Nómina:

a. Centro y Nivel b. Tercero y Empleado c. Tercero y Base d. Empleado y Activos

Ruta para verificar la contabilización de las nóminas

a. Menú «Configuración» opción «Esquema Nómina» pestaña «Esquema» b. Menú «Configuración» opción «Esquema Nómina» pestaña «Prorrateos» c. Menú «Nómina» opción «Pre Nóminas» pestaña «Novedades» d. Menú «Nómina» opción «Nóminas» pestaña «Contabilidad»

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com