Constantes - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 07/07/2021
Equipo Responsable: DM-CO
Revisión y Aprobación: LH CONSTANTES GENERALES
Código de Revisión: 3

Fecha: 07/07/2021

Tutorial

Responsables: DM-CO Vo.Bo.: LH CONSTANTES GENERALES Rev.3 Versión 9 y Superiores Conocer y aprender a configurar las constantes o conceptos fijos para un período Objetivo determinado que se incluyen en el cálculo de la Nómina de manera global y/o personalizada como son Salarios, Horas Extras, Libranzas, etc. Ruta de Acceso Menú «C onfiguración» , Opción «E squema Nómina» , Pestaña «C onstantes»

Descripción

La estructura básica prediseñada de Mekano incluye los múltiples conceptos que se pueden dar al momento de calcular la nómina, tales como: Salarios, Auxilio de Transporte, Factor Hora Extra Diurna, Aportes, Descuentos, Bonificaciones, etc. Estos conceptos en Mekano se denominan «C onstantes» y se configuran anualmente con el fin de determinar un valor aplicable (fijo para cada año) a los empleados de manera global o particular, como por ejemplo un descuento específico por libranza, una bonificación, entre otras. Estas constantes van a ser utilizadas en los «R ubros» que hacen parte de las liquidaciones de Nómina (Ver «R ubros» ); a su vez, son configuradas para generar información requerida por la empresa para generar de manera automática el archivo PILA y para realizar correctamente el envío de la Nómina Electrónica. Los valores que tienen cambios durante el periodo como por ejemplo horas extras o bonificaciones, no se configuran como constantes sino como novedades. Por otro lado, las constantes cuyo valor cambia para algún empleado o que se aplican de manera particular, se configuran directamente en la pestaña «C onstantes» ubicada en el Menú «P arámetros» , opción «P ersonal» . (Ver «C onstantes Personal» ). Pág. 1 / 8

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «C onfiguración» Opción «E squemas de Nómina» , pestaña «C onstantes» , asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (Ver « P erfiles» ). Gracias a que Mekano es un so�ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida: Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [I ns] [F 3] [F 2] [S upr] [S hi� +F3] Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: : Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco) Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Crear Una Constante

Como se dijo inicialmente, Mekano incluye múltiples constantes por defecto que se pueden configurar de acuerdo a las políticas y necesidades de cada empresa, sin embargo, si lo requiere podrá crear nuevas constantes. Adicionar: Para agregar una constante, oprima la tecla [I nsert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Campo alfanumérico que identifica la constante y que servirá como referencia para usar dentro de una fórmula o cuando se configura la constante a un empleado en Código particular. Para evitar inconsistencias en el cálculo de los rubros, este código siempre debe ir acompañado de letras. Pág. 2 / 8

Descripción detallada y clara de la constante, que permita su fácil identificación para Nombre agilizar su uso y/o búsqueda. Campo de tipo selección; en esta columna podrá elegir desde la C_00 hasta la C_99 y desde la B_00 hasta la B_99, para mayor claridad se explican ambos grupos a continuación: C_##: Útil para que el valor de dicha constante sea incluido automáticamente al momento de generar el archivo PILA. B_##: Útil para realizar en Mekano cálculos adicionales requeridos en algún tipo de Rubro o para diseñar reportes e informes personalizados solicitados por nuestros clientes. Columna Valor (PILA) Recordemos que el valor a reportar por cada empleado depende si la constante es tomada de esta ventana o de la ventana «P ersonal» . Según el valor registrado en la Constante para el año actual, para el archivo PILA se tomará el dato indicado en el campo «V alor» , siempre y cuando dicha constante tenga parametrizado el campo «C olumna Valor (PILA)» . Para mayor claridad, el valor a reportar para cada año se registra al desplegar la región «D etalle» de cada Constante. Campo de tipo selección; en esta columna podrá elegir desde la C_00 hasta la C_99, útil para que el texto de dicha constante sea incluido automáticamente al momento de generar el archivo PILA. Recordemos que el texto a reportar por cada empleado depende si la constante es general, dato tomado desde esta misma ventana o particular, dato tomado desde la Columna Texto (PILA) ventana «P ersonal» (Ver aquí tutorial «C onstantes Personal» ). Según el valor registrado en la Constante para el año actual, para el archivo PILA se tomará el dato indicado en el campo «T exto» , siempre y cuando dicha constante tenga parametrizado el campo «C olumna Texto (PILA)» . Para mayor claridad, el texto a reportar para cada año se registra al desplegar la región «D etalle» de cada Constante. Campo donde se asigna el concepto a reportar para Nómina Electrónica; según la normatividad vigente, existen alrededor de 80 conceptos diferentes, los cuales ya vienen predefinidos en Mekano, por ejemplo, para la constante Horas Extras Diurna existe el grupo [H ED] , para la constante Factor Recargo Dominical el grupo es [H RDDF] . Para más claridad, ver siguiente ilustración: Grupo Nómina Electrónica Pág. 3 / 8

Campo activo para aquellas constantes pertenecientes a la estructura de la nómina en Mekano, que traen todas las configuraciones predeterminadas para el archivo PILA y la Nómina Electrónica. Si este campo está marcado en [S ] , significa que es Nativo de Mekano y no permite modificar ninguno de sus campos excepto el nombre y los valores internos. La gran Nativo ventaja de las Constantes Nativas es que si en algún momento, según la norma, se llega a necesitar efectuar un cambio en su configuración, el área de Ingenieria de Apoloso� podrá hacerlo de forma masiva, gracias al proceso de actualización automática en línea de M ekano. Si este campo está desmarcado, en [N ] , significa que es una constante creada por el usuario y éste podrá realizar en cualquier momento los cambios que requiera. Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea, también puede oprimir la tecla [F lecha Arriba] . Después de guardar los datos de la constante, configure sus valores para cada año, dando clic en el botón de despliegue ubicado al lado izquierdo del código y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Constante Campo de sólo lectura que indica el código de la constante seleccionada. Año Campo donde se asigna el año correspondiente, generalmente es el año actual. Corresponde al valor de la constante seleccionada para ese año en particular. En los casos donde no se requiere generar el cálculo, se asignará el valor cero. Después de Valor que el usuario ejecute la rutina de «A ctualizar Histórico Constantes» , deberá validar que este dato si corresponda con el valor requerido para el año actual. Esta columna se utiliza para complementar la información de las constantes, por ejemplo, para relacionar el código de una libranza, el número de la póliza del seguro de vida u otro dato complementario a esta información. Texto También se puede utilizar para reportar cierta información en la rutina de PILA, por ejemplo, para la constante de los aportes a riesgos laborales en la Columna Texto C_78 según la resolución 2388 del 2016, la cual indica que se deben reportar las clases de riesgo. Pág. 4 / 8

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F 3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea, también puede oprimir la tecla [F lecha Arriba] .

Actualizar Históricos Constantes

En la parte superior de la ventana se observa el botón «C omandos» , al dar clic en el botón de despliegue se activa la opción “A ctualizar Histórico Constantes” , con su ejecución permite para el año actual crear de forma automática los registros según los datos del año inmediatamente anterior, asignando por defecto el año y el valor. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que Mekano toma siempre como base el último registro digitado.

Editar Una Constante

Editar: La forma de modificar una Constante es muy simple basta con usar la tecla [F 2] o el botón Editar de la barra de funciones y efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F 3] para Grabar. Advertencia: Si el usuario cambia el valor de una constante que se esté utilizando en los rubros del año en curso, al momento de calcular nuevamente la Nómina, su valor variará de acuerdo al cambio realizado.

Eliminar Una Constante

Eliminar: La forma de borrar una Constante es muy sencilla, basta con eliminar inicialmente los registros que esta contiene, para visualizarlos de clic en el botón de despliegue (+ ) ubicado al lado izquierdo del código de la constante, luego seleccione cada uno de los registros y use la tecla [S upr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación; finalmente ubicado en la constante oprima nuevamente Pág. 5 / 8

la tecla [S upr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme nuevamente la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «B orrar» en su Perfil. Advertencia: Si la constante fue asignada o utilizada en otra opción del programa, Mekano generará el mensaje “Registro Restaurado por tener dependencia” e vitando por seguridad su eliminación.

Buscar Una Constante

Para buscar una constante puede hacer uso de la Búsqueda incremental, basta con ubicarse en el campo «C ódigo» o «N ombre» , según el caso y digitar los primeros caracteres hasta llegar a encontrar la coincidencia completa.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [A lt] +[E ] +[N ] , pestaña «C onstantes» , combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (Ver «A mbiente de Trabajo» ).
Estructura Básica Prediseñada: Las empresas que adquieren el módulo de Nómina, encontrarán que este incluye una constantes genéricas con tarifas vigentes, que permiten agilizar el proceso de parametrización y puesta en marcha del aplicativo.
Uso de las Constantes: Las constantes que se crean se pueden usar dentro de la fórmula de los Rubros cuando necesita operar con el valor asignado en el detalle de la constante. (Ver «R ubros» ). Pág. 6 / 8
Personalizar las Constantes: Crear la constante y el valor asignado servirá en forma general para todos los empleados, pero si es para un empleado en particular donde el valor cambia, a dicho empleado se le puede personalizar la constante para que ésta tome un valor diferente al general.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F 1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «C onexión» y hacer clic en «A yuda» . Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Constantes Personal www.apoloso�.com/documentos/mekano/T101.pdf
Rubros www.apoloso�.com/documentos/mekano/T034.pdf
PILA www.apoloso�.com/documentos/mekano/T260.pdf
Ambiente de Trabajo www.apoloso�.com/documentos/mekano/T226.pdf

Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [F 1] Menú de ayuda en Línea [I nsert] Insertar registro [F 2] Editar registro actual [S hi�] +[F 3] Refrescar cambios [F 3] Guardar registro [S upr] Eliminar registro actual NOTA: Si desea más información ver aquí i magen teclado completo o ver aquí v ideo teclado.

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema. Pág. 7 / 8

Pasos Para La Creación De Constantes

Para crear una Constante:

Ingrese al Menú «C onfiguración» Opción «E squema Nómina» , pestaña «C onstantes» .
Adicione un nuevo registro con la tecla I nsert o e l botón (+ ) de la barra de funciones.
Configure los campos «C ódigo» y «N ombre» y si su empresa maneja PILA, también los campos «C olumna Valor PILA» , «C olumnas Texto PILA» , y columna «G rupo Nómina Electrónica» .
Guarde el registro con la tecla [F 3] o el botón A ceptar de la barra de funciones.
Con el botón de despliegue (+) y configure los valores para el año actual en los campos «C onstante», «A ño», «V alor» y «Texto».
Para finalizar, guarde el registro con la tecla [F 3] o el botón A ceptar de la barra de funciones.

Cuestionario

Cual es la ruta para ingresar a « Constantes» a. Menú «Parámetros», Opción «Personal», Pestaña «Constantes» b. Menú«Esquemas», Opción «Histórico de Esquemas», Pestaña «Constantes» c. M enú «Configuración», Opción «Esquema Nómina», Pestaña «Constantes» d. Menú «Configuración, Opción «Esquemas de Retención » y «Constantes»
Las constantes en Mekano son utilizadas para: a. Configurar el estado de una cuenta b. Calcular una nómina c. Determinar un valor global a todos los empleados o un valor particular a uno de ellos d. Ninguna de las anteriores Pág. 8 / 8

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com