Como Iniciar Nomina Electronica (Modulo Nomina Automatica) - Mekano Nómina

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I N S T R U C T I V O

Pasos Nómina Electrónica

Es motivo de orgullo para nuestra Casa de Software informar a todos nuestros clientes que a partir de la versión 9.3 en Apolo Soft ya tenemos la solución lista e integrada con nuestro PTA aliado, ya contamos con múltiples casos de éxito, empresas Grupos 1, 2, 3 y 4, por lo tanto, los requisitos para iniciar con la Facturación Electrónica en su empresa, son:

-> PAQUETE DOCUMENTOS: Ante el PTA cada empresa debe contar con un paquete de documentos para llevar a cabo su envío Electrónico, si aún no lo ha adquirido o si ya le quedan pocos disponibles, podrá comunicarse con nuestro departamento comercial (ver aquí datos de contacto).

-> USO FIRMA DIGITAL: Toda Factura Electrónica enviada a la DIAN llevará por defecto la firma digital de nuestro PTA y gracias a nuestro convenio actual su uso es GRATIS (ver aquí texto para carta autorización). Dicha carta el cliente de Mekano la podrá imprimir directamente desde el programa, Menú Consultas, opción Reportes, buscar por la palabra FIRMA, bastará con firmarla y publicarla en su portal de documentos. Si por el contrario, su empresa ya adquirió su propia firma digital, deberá informar por escrito a Apolo Soft para que reciba las respectivas instrucciones. Este requisito NO aplica para las empresas que ya tienen Mekano con Facturación Electrónica.

-> ANEXAR RUT: Publicar en el portal de Documentos el RUT actualizado, así nosotros poder tramitar su habilitación en la plataforma del respectivo PTA. Todo archivo en pdf nos debe llegar sin claves de acceso con el fin de agilizar el trámite. Además, es importante que a la hora de tramitar el Test ID, el usuario tenga acceso al correo electrónico registrado ante la DIAN, en su defecto, solicitar al propietario que rápidamente efectúe su reenvío.

-> MEKANO VERSIÓN 9.4: Con el fin de cumplir con todas las últimas exigencias por la DIAN, el cliente debe tener una versión igual o superior a la 9.3; si aun no la tiene, el mismo podrá ejecutar el proceso de actualización en línea, basta con seguir las instrucciones indicadas en el siguiente video, según el horario fijado por Apolo Soft para la activación del proceso automático (ver aquí video). Si Mekano está en una versión inferior a la 9.0, este servicio de actualización debe ser solicitado mediante un ticket.

-> EMPRESA EN PRODUCCIÓN: Toda empresa con su respectivo NIT debe aparecer en modo Producción, en el portal de la DIAN y del PTA, para ello el cliente debe contratar con Apolo Soft ese servicio, posterior a ello el asesor comercial deberá crear un ticket clasificado así: Servicio: IMPLEMENTACIÓN / Categoría: MODULO NOMINA / Tema: Habilitar Empresa para Transmitir Nómina ELECTRÓNICA por Mekano CONECTOR.

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PASO 1

Configurar Sistema Mekano

El usuario debe conocer el manejo operativo del programa y/o tener implementado el módulo de Nómina, lo ideal es que la primera nómina a transmitir haya sido liquidada en la versión 9.3 o superior. Todos los cálculos deben aparecer en el módulo de Nómina, es decir, si el usuario ha realizado ajustes o liquidaciones manualmente en el módulo Contable, esos valores no serán incluidos en el proceso electrónico. Los requisitos relacionados con la configuración que el usuario debe efectuar son los siguientes:

DOCUMENTO NE:

En la ventana documentos debe existir el código NE y en el campo de facturación electrónica debe estar configurado con el atributo “Factura”. Previamente verificar que este código de documento no haya sido utilizado en dicha empresa para registrar movimiento, en caso tal, se debe reemplazar y dejar el código NE como nativo, es decir, disponible tan solo para la rutina de Nómina Electrónica.

NOTA: En dicha ventana también se puede asignar el logotipo de la empresa, el cual debe ir configurado en el documento tipo NOM, de esta manera aparecerá en el encabezado de las planillas y desprendibles de nómina.

DATOS DEL PERSONAL:

Uno de los principales requisitos exigidos por la DIAN para recibir Nómina Electrónica es que los datos de sus empleados estén actualizados y que cumplan con las condiciones preestablecidas para evitar rechazos. Por ejemplo los campos: Naturaleza, Dirección, Email, Tipo de Sociedad, Tipo de Identidad, País, Municipio; en otras palabras:

Código: Es importante validar que el número de identificación (cédula o tarjeta de identidad) no tenga errores de sintaxis, porque en tal caso, sería delicado porque se estaría reportando ante la DIAN un empleado incorrecto.
Dirección: verificar que los empleados asociados a la nómina a reportar tengan en el campo dirección este dato diligenciado.

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Email: Verificar que todos los empleados que van a ser incluidos en la nómina a reportar tengan su respectivo correo electrónico, es decir, que el campo email no esté en blanco y no pueden existir errores de sintaxis. Se sugiere utilizar la rutina valida correos, existente en el menú Herramientas, basta con asignar el correo electrónico del usuario y elegir la tabla PERSONAL, así podrá evidenciar gran parte de los errores y por ende, agilizar su corrección.
Tipo Cotizante: Verificar que los empleados asociados a la nómina a reportar tengan asignado el Tipo de Cotizante, ningún empleado puede quedar sin este dato.
Tipo Sub Cotizantes: Verificar que los empleados asociados a la nómina a reportar tengan asignado el Tipo de Sub Cotizante, ningún empleado puede quedar sin este dato.
Tipo de Periodo: el menú , verificar que los empleados asociados a la nómina a reportar tengan asignado el Tipo de Periodo de Cálculo de Nómina
Cuenta Bancaria: Verificar que el empleado tenga una cuenta Bancaria asignada, además los campos tipo cuenta y código del banco no pueden estar en blanco. Sólo si la empresa viene de versiones anteriores de Mekano y ya tenía configuradas las cuentas bancarias con la nomenclatura anterior (ejemplo: A5600078#5982222360) puedes ejecutar la rutina para separarlas automáticamente, desde el menú Herramientas, opción Procesos, elegir el código P91100.

NOTA: Para mayor claridad sobre el diligenciamiento de todos los campos, el usuario podrá ubicarse en la ventana ‘Personal’ y activar el material de ayuda en línea mediante la tecla [F1]. (ver aquí video) y/o (ver aquí tutorial pág.2).

Validaciones Automáticas Del Personal

Cada que se adiciona o se modifica el registro de un empleado, Mekano a partir de la versión 9.3 te ayuda con la respectiva validación, es decir, genera una alerta al momento de GUARDAR el registro, justo cuando detecta que alguno de los campos requeridos falta por asignar o va a quedar con alguna inconsistencia.

Por el contrario, cuando se trata de Empleados que ya estaban creados previamente, dichas inconsistencias el usuario las podrá consultar en el informe con código NOMVAL01, para ello basta con ingresar desde el menú ‘Consultas’ opción Informes, en el módulo NÓMINA, dar clic en el grupo PERSONAL NÓMINA y luego ubicado en el registro VALIDA DATOS PARA NÓMINA ELECTRÓNICA, ejecutarlo e indicar la fecha desde y hasta que corresponde al mes de la Nómina que requiere transmitir por electrónica.

A partir de la versión 9.4, Mekano ya tiene una rutina que permite realizar la Validación de Personal, la cual aparece en la ventana donde se va a liquidar la nómina, luego de ubicarse en la respectiva nómina, basta con elegir la pestaña Validación que aparece en el panel lateral izquierdo de la ventana.

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CONTRATACIONES:

Verificar que los empleados que se van a incluir en la nómina, tengan asignado su tipo de contrato laboral y su fecha de inicio, basta con ubicarse en el menú <Parámetros>, opción , elegir el empleado y en la parte inferior de la ventana, en la pestaña contrataciones realizar dicha asignación, dejando el campo Activo marcado.

SALARIOS:

Verificar que los empleados que se van a incluir en la nómina, tengan asignado no solo su salario, si no también cada uno debe tener configurada su fecha de ingreso a la empresa. El campo “Fecha Desde Corresponde A” también debe quedar asignado.

ESQUEMAS DE NÓMINA:

Es importante tener presente que la configuración de Esquemas sólo aplica para el Módulo de Nómina Automática, porque permiten agrupar rubros en liquidaciones y permite su contabilización, en otras palabras, para la rutina de Nómina Simple tan solo requiere configurar la pestaña de Grupos NE. Todos ellos se explican a continuación:

Constantes: Verificar que las constantes tengan asignados, en el campo GRUPO NÓMINA ELECTRÓNICA los conceptos respectivos. A su vez verificar que estas constantes tengan los valores correspondientes para el año en curso, en especial cuando se trata de una empresa que fue creada en versiones anteriores de Mekano.
Rubros NE: Verificar que todos los Rubros que se deben reportar a la DIAN tengan los grupos de nómina electrónica ya configurados, es decir, el campo denominado GRUPO NÓMINA ELECTRÓNICA debe estar asignado. Por ejemplo:
Otros Conceptos No Salariales: Todos los rubros con código DV100 en adelante, debe tener asignado este campo, por lo tanto, ninguno puede quedar sin clasificación. Si al momento de realizar esta configuración no encuentra un grupo que se ajuste al nombre del rubro, deberá llevarlo al grupo genérico, es decir, elegir el código ODNS (OTROS CONCEPTOS NO SALARIALES. PAGOS FIJOS O VARIABLES EN DINERO O EN ESPECIE).
Otros Conceptos Salariales: Todos los rubros con código DV200 en adelante, debe tener asignado este campo, por lo tanto, ninguno puede quedar sin clasificación. Si al momento de realizar esta configuración no encuentra un grupo que se ajuste al nombre del rubro, deberá llevarlo al grupo genérico, es decir, elegir el código ODSA (OTROS CONCEPTOS SALARIALES. PAGOS FIJOS O VARIABLES EN DINERO O EN ESPECIE).

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Descuentos o Deducciones: Todos los rubros con código DT200 en adelante, debe tener asignado este campo, por lo tanto, ninguno puede quedar sin clasificación. Si al momento de realizar esta configuración no encuentra un grupo que se ajuste al nombre del rubro, deberá llevarlo al grupo genérico, es decir, elegir el código DT001 (OTRO TIPO DE DEDUCCIÓN DENTRO DE LA NÓMINA) para los que no tienen un grupo específico.
Grupos NE: Para el módulo de Nómina basta con conocer los códigos y los nombres de cada concepto, los cuales servirán para configurar las opciones de Rubros y Constantes. Los demás campos son configurados para la rutina de Nómina Simple.

ATENCIÓN:

El usuario podrá desde el menú Consultas, buscar el informe con código CTP075060 y ejecutarlo para conocer todos los conceptos que puede utilizar al momento de asignar este campo GRUPO NÓMINA ELECTRÓNICA.
Si alguno de los códigos no existe, se debe solicitar mediante un ticket su creación, porque muy seguramente el proceso de actualización en línea de contenido, fue interrumpido por algún motivo.

FORMAS DE PAGO:

Desde el menú Parámetros, opción Tesorería, pestaña Formas de Pago, el usuario deberá configurar todos los medios que la empresa utiliza para pagar la nómina a transmitir, adicional debe verificar que tengan asignado el código correcto en el campo : ○ Efectivo 10 ○ Bono 71 ○ Consignación Bancaria 42 ○ Cheque 20 ○ Transferencia Bancaria 46 ○ Otros ZZZ

MEDIOS DE PAGO:

Ingresar por el menú <Parámetros> opción y desde la pestaña asignar la forma de pago que será utilizada para la nómina electrónica a reportar. Recordar que si tiene un empleado con un medio de pago diferente, se debe insertar dicha exclusión, basta con adicionar un nuevo renglón y seleccionar el respectivo empleado. Para mayor claridad ver los primeros 2 minutos del siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/transmitirne

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PASO 2

Generar La Nómina

DESDE EL MÓDULO DE NÓMINA (MÉTODO AUTOMÁTICO): para los cliente que adquirieron el Módulo de Nómina, en esta nueva versión de Mekano aparece la opción denominada Movimiento Nómina, la cual tiene una nueva presentación para mayor claridad, que permite clasificar automáticamente las planillas de Nómina en 3 ventanas, ellas son:

Nóminas: Aparecen en esta ventana todas las planillas de nómina cuya Liquidación aparece marcada con el atributo Cotidiana, es decir, son liquidaciones normales.
Nóminas Especiales: Aparecen en esta ventana todas las planillas de liquidación definitiva y de prestaciones sociales, como prima, vacaciones, cesantías, saldos iniciales, entre otros.
Nóminas de Ajuste: Son las nóminas de eliminación y de reemplazo requeridas por la DIAN para corregir valores reportados previamente.

El usuario deberá realizar la liquidación automática de la nómina, según el caso y validarla de tal manera que la información que se vaya a reportar a la DIAN sea la correcta para todos y cada uno de los empleados de la empresa. Para lo cual podrá utilizar las pestañas:

Resumen: Aparecen allí todos los empleados y la sumatoria de los valores que se van a reportar, es decir, las adiciones, las deducciones y el total devengado.

Validación: Aparecen todos los empleados que hacen parte de la nómina actual y que en su configuración presentan algún tipo de inconsistencia o faltante, todos ellos se deben corregir previamente para evitar rechazos en electrónica, la idea es que esta ventana aparezca siempre vacía.

DESDE LA RUTINA NÓMINA SIMPLE (MÉTODO MANUAL): Desde la versión 9.4 Mekano incluye una rutina de propósito general, dirigida específicamente a las empresas que tienen poco número de empleados, basta con ingresar a la ventana ubicada en el menú ELECTRÓNICA y digitar manualmente los valores para cada empleado, labor que deberá realizar el primer mes, porque de ahí en adelante, basta con clonar la nómina, realizar los cambios requeridos para dicho mes y hacer rápidamente el envío electrónica utilizando para ello el Conector de Mekano. Para mayor claridad ver siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/nominasimple

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PASO 3

Enviar La Nómina Por El Conector

Cada mes el usuario deberá abrir el Conector de Mekano para ejecutar el envío automático de la Nómina, basta con realizar los siguientes pasos:

Desde Mekano, opción Movimiento Nómina o desde la ventana Nómina Simple, el usuario deberá asignar el campo Fecha Nómina Electrónica a cada una de las planillas que se va a reportar del mes inmediatamente anterior, con la salvedad de que todas deben quedar con el mismo día, se recomienda que dicha fecha sea igual o inferior al plazo fijado por la DIAN, esto con el fin de evitar algún tipo de sanción.

Desde el Conector, elegir la misma Fecha asignada en el paso anterior, luego Activar el botón Nómina y simplemente iniciar el envío. Vale la pena aclarar que si la empresa está facturando electrónicamente con Mekano, basta con seguir los mismos pasos, pero si la empresa es nueva, deberá solicitar a Apolo Soft que le configuren el Conector.

MATERIAL EN VIDEO: www.vimeo.com/apolosoft/transmitirne

REQUISITOS PARA EL ENVÍO: Para que la nómina sea transmitida se deben cumplir los siguientes requisitos:

Cada empresa debe contratar con Apolo Soft todo el proceso de habilitación, pruebas y siempre deberá quedar en modo producción. Este requisito solo aplica para la primera nómina a transmitir.
La empresa debe contar con un paquete de documentos y estar pendiente que siempre tenga suficiente cantidad para realizar el envío por todos los empleados.
Por último, el Conector de Mekano debe estar vigente, para poder que funcione correctamente y el envío se pueda llevar a cabo.

SOLICITAR AYUDA:

Si tienes alguna dificultad, podrás enviar un ticket clasificado correctamente (Servicio Soporte Técnico, Categoría Envíos Electrónicos, Tema 40 ó 42) y esperar el turno normal de atención, en caso de urgencia, solicitar turno prioritario (ver aquí condiciones).

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PASO 4

Validación Envíos Electrónicos

Directamente desde Mekano, desde la opción Facturación Electrónica, el cliente podrá consultar la Nómina electrónica requerida, basta con elegir la fecha y oprimir el botón Actualizar Facturas.

Otra forma de hacerlo es desde el menú Consultas, opción Informes ubicarse en el módulo de Nómina, dar clic en el grupo nómina electrónica, allí podrá ejecutar el informe con código FACN0101, para obtener la relación detallada por cada empleado y en el rango de fecha requerido.

Adicional, el usuario podrá ingresar a la plataforma de Noova (BIT Consulting), para realizar más consultas requeridas, ejecutando el siguiente link:

https://portal.noova.com.co/apolosoft Usuario: nit empresa Clave: Mekano_123

Por seguridad se recomienda ingresar luego de realizar el primer envío y de inmediato personalizar la clave, en caso de duda, podrá consultar en el material de ayuda en línea el siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/noova.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com