Aportes Empleados - Mekano Nómina

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 27/02/2022
Equipo Responsable: JG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG - LH APORTES EMPLEADOS
Código de Revisión: 2.2

Fecha: 27/02/2022 Responsables: JG TUTORIAL Vo.Bo.: PG - LH APORTES EMPLEADOS Rev.2.2 Versión 9 y superior

Objetivo Asignar a cada empleado los respectivos Aportes a seguridad social, descuentos por libranza o algún concepto, adicional que se contabilice a nombre de cada entidad y no del empleado.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Personal» pestaña «Aportes»

Descripción

La causación de la cuenta por pagar correspondiente a los aportes a seguridad social y en algunos casos las libranzas deben quedar a nombre de la empresa prestadora del servicio (EPS, AFC, CCF, ARL, etc) o a nombre de la entidad con la cual se adquiere la obligación y no a nombre del empleado, por esta razón en Mekano es necesario realizar esta configuración directamente en la ventana «Personal».

De esta forma no será necesario editar comprobantes ni realizar ajustes manuales para discriminar el tercero que corresponde a las cuentas por pagar por concepto de aportes.

Adicional desde esta ventana se configura el programa para llevar a la planilla PILA los traslados de fondos que se presenten.

Adicionar Aportes A Empleados

Requisitos

Tener creados correctamente los Tipos de Aportes en el Menú «Parámetros», opción «Personal», pestaña «Tipo Aportes». Ver Tipo Aportes.
Conocer la fecha de afiliación del empleado a cada uno de los fondos a los que pertenece.
Si maneja PILA desde Mekano y requiere realizar el traslado de un empleado debe conocer el tipo de Novedad a reportar según Resolución 2388 del 2016.

Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Tipo Aporte Código del aporte o fondo al que pertenece el empleado, previamente creado en Tipo Aportes. Se recomienda que dicho código tenga configurado correctamente todos sus campos, de esa forma se garantiza no solo el cálculo de los aportes, si no también la contabilización automática aplicada a cada entidad según el empleado.

Para asignar este campo, basta con digitar el código, si no lo recuerda digitar una palabra clave y oprimir la tecla [Enter] para activar el motor de búsqueda, luego con la tecla [Enter] seleccionarlo.

Nombre Tipo de Aporte En este campo carga automáticamente el Nombre del aporte.

Desde Digite en este campo la Fecha de afiliación del empleado a dicho fondo.

Hasta Fecha hasta cuando finaliza su afiliación en dicho Fondo. Este campo No puede quedar en blanco, por lo tanto, si el contrato está a término indefinido manejar una fecha tentativa alta, para que al usuario no le toque estarla cambiando. Tener presente que si el empleado se retira de la empresa, este campo NO se debe modificar, porque se corre el riesgo de alterar nóminas recalculadas o recontabilizadas.

Columna Pila Este campo es utilizado para registrar la relación de los traslados que suceden entre EPS ó Fondo de Pensión en las empresas que generan la PILA desde Mekano; por ende cuando un empleado tenga aprobado su traslado se deben realizar las respectivas configuraciones en esta columna, a través de los siguientes valores:

C_17: Para usar cuando es una TDE (Traslado desde otra EPS o EOC)
C_18: Para usar cuando es una TAE (Traslado a otra EPS o EOC)
C_19: Para usar cuando es una TDP (Traslado desde otra Administradora de Pensiones)
C_20: Para usar cuando es una TAP (Traslado a otra Administradora de Pensiones).

PASO A PASO TRASLADO DE EMPLEADOS (PILA) :

Ingresar al menú «Parámetros», opción «Personal» y seleccionar el empleado que se traslada.
En la pestaña inferior «Aportes» ubíquese en la columna “Hasta” y digite allí la fecha de retiro del empleado de dicha entidad, luego en el campo «Columna Pila» si se trata de un traslado de EPS o EOC seleccione la opción “C_17” y si es un traslado de administradora de Pensiones seleccione la opción “C_19”.
Finalmente ingrese el fondo hacia donde se trasladó el empleado, digitando la fecha “Desde” para generar el ingreso correspondiente a dicho fondo, si es ingreso a una EPS en el campo «Columna Pila» debe relacionar: “C_18” y si es a una AFP la opción “C_20”.

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Editar Aportes

Editar: La forma de modificar los aportes asignados en esta ventana es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

Eliminar Aportes

Eliminar: La forma de borrar un Aporte es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

Nota: Es importante resaltar que el sistema siempre permite eliminar de esta ventana el tipo de aporte; pero si se Re-Contabiliza alguna nómina ya calculada perderá la contabilización a otros terceros.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[P], pestaña «Aportes», combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Eliminación Aportes en Personal: Evite eliminar los Tipo Aportes ya configurados, si necesita cambiar algún aporte al empleado en el campo hasta sobre el aporte que venía manejando indica la fecha fin y adiciona el nuevo tipo aporte, esto para que tome los datos adecuados en una Re-contabilización de una Nómina ya calculada.
Manejo de las Fechas: En el manejo de las fechas en los campos “Desde” y “Hasta”, siempre se deben asignar fechas cerradas. Ejemplo en el campo “Desde” si el empleado No inició la quincena o el mes completo igual colocar el primer día del mes, de igual forma en el campo hasta colocar el último día. Lo anterior con el fin de establecer rangos de fecha de tal forma que el sistema ubique la fecha digitada en la pestaña “Salario” en dicho rango.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Tutoriales Relacionados

Tipo Aportes www.apolosoft.com/documentos/mekano/T029.pdf
PILA www.apolosoft.com/documentos/mekano/T260.pdf
Personal www.apolosoft.com/documentos/mekano/T005.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf

Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Shift]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Cuestionario

Los Aporte se asignan al personal con el fin de:

a. Asociar al empleado, los fondos a los que se encuentra afiliado para que al contabilizar la cuenta por pagar quede a nombre del empleado. b. Asociar al empleado, las novedades para que al contabilizar se genere la cuenta por pagar. c. Asociar al empleado, los rubros para que al contabilizar se causen los gastos. d. Asociar al empleado, los fondos a los que se encuentra afiliado para que al contabilizar la cuenta por pagar, esta quede a nombre del fondo.

Si maneja PILA y requiere reportar el traslado de una EPS a otra, en el campo “Columna PILA”, se deben seleccionar las opciones:

a. “C_17” y “C_18” b. “C_19” y “C_20” c. “C_17” y “C_19” d. “C_18” y “C_19”

Si requiere Eliminar un Aporte en Personal se recomienda:

a. Eliminar el aporte con la tecla [F2] b. Editar el aporte con la tecla [F3] c. Digitar en el campo hasta la fecha final hasta donde se venía manejando dicho aporte y adicionar un nuevo tipo de aporte con la nueva información. d. Eliminar el aporte y Recalcular la Nómina

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com