Tipos De Retenciones - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 07/02/2018
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 3.0

Fecha: 07/02/2018 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: JD TIPOS DE RETENCIÓN Rev.3.0 Versión 8

Objetivo Configurar diferentes tipos de Retención, asignando los porcentajes y cuentas contables según los criterios de cada empresa y la normatividad vigente.

Ruta de Acceso Menú «Configuración», Opción «Tributaria Retenciones», Botón«Retenciones».

Descripción

Dando cumplimiento a la normatividad Contable y Tributaria y con el fin de automatizar los procesos relacionados con el cálculo de las retenciones (a título de renta, de iva, de cree, entre otras), Mekano permite desde el Menú «Configuración», Opción «Tributaria Retenciones», pestaña «Retenciones» , configurar cada tipo de retención, asignando las cuentas contables relacionadas con las transacciones de Compra, Venta, Devoluciones y la tarifa según las leyes vigentes para cada año.

Con lo anterior y teniendo en cuenta el tipo de sociedad asignado a cada tercero, el sistema calcula de forma automática las retenciones, de igual forma, permite generar desde el módulo Contable estados financieros, reportes e informes y declaraciones de manera automática. (Ver Declaraciones).

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración» y la opción «Tributaria Retenciones», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Crear Un Nuevo Tipo De Retención

Mekano trae creados y configurados por defecto los tipos de Retención más comunes en las empresas Colombianas, con el fin de que el usuario cree otras retenciones según sus necesidades. Recordemos que la estructura de Mekano permite tener un crecimiento Vertical, es decir que en sus tablas pueden crearse los datos que cada usuario requiera.

Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico de máximo cinco caracteres. Es el identificador único del concepto de retención.

Nombre Corresponde a la descripción clara y detallada del concepto de retención.

Clase Campo de tipo selección que permite clasificar los diferentes tipos de Retención según la clase a la cual pertenecen: Retefuente, Reteiva, Reteica, Retecree y No Aplica. Este atributo es de gran importancia al momento de insertar la configuración tributaria según las transacciones de compra y venta. Ver Configuración Retenciones.

Validar Foraneo Campo que se activa únicamente para el concepto de retención conocido como RETEICA. Al tener activo este campo, el sistema valida el cálculo dependiendo si está o no activo el atributo ‘Foráneo’ para el tercero de la transacción (Parámetros / Terceros).

Ligado Se activa únicamente para el concepto de retención conocido como RETEIVA. Al activar este campo, el sistema tomará el valor base para realizar el cálculo correspondiente a dicha retención.

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Validar Actividad Atributo que debe activarse únicamente para el tipo de retención CREE que es usado como un comodín para el cálculo.

Principal Campo que se activa para los conceptos de retención definidos como retención en la fuente.

Ventas Digite en este campo la cuenta de anticipo sobre las ventas retenido. Se configura cuando se tiene el módulo Contable para realizar la contabilización automática desde otros módulos.

Compras Digite en este campo la cuenta de retención en la fuente practicada en compras y/o gastos. Sólo se configura cuando se tiene el módulo Contable para realizar la contabilización automática desde otros módulos.

Devolución Digite en este campo la cuenta de devolución de la retención en la fuente practicada en Compras compras y/o gastos . Sólo se configura cuando se tiene el módulo Contable para realizar la contabilización automática desde otros módulos.

Devolución Ventas Digite en este campo la cuenta de devolución del anticipo sobre las ventas retenido. Sólo se configura cuando se va a contabilizar directamente desde el Módulo Gestión Administrativa.

Tipo Liga Si el concepto de retención está ligado a un cálculo de un iva (RETEIVA), es necesario asignar en esta opción la liga que debe tomar para realizar el cálculo, esta puede ser generalmente COMPRA, HONORARIO o SERVICIO , opciones creadas previamente por la opción «Configuración», «Sociedades Tributarias», «Opciones» pestaña «Ligas». Esta configuración le permite al sistema evaluar la base sobre la cual debe calcular, si por ejemplo es Reteiva por servicios deberá hacerlo sobre el iva por servicios calculado en la transacción, en este caso la liga sería SERVICIO, pero si por el contrario se tiene un Reteiva por compras, el sistema tendrá que calcular el valor sobre el iva por compras calculado en la transacción, lo que indica que la liga deberá estar asignada como COMPRA. (Ver Ligas).

Característica Este campo se relaciona directamente con la configuración Tributaria que arma el sistema a partir de los tipos de sociedad, active el botón de selección y defina si el tipo de retención corresponde a Persona Jurídica, Natural, Declarante, No Declarante, o NO aplica. Nota: Cuando se crea una nueva empresa, Mekano incluye en su estructura base, la configuración de estos campos, basta con verificar que estos se ajusten a las necesidades y políticas de cada organización.

Grabar: Luego de adicionar el tipo de retención y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: Para editar un tipo de retención utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Es de aclarar que si ya se han realizado movimientos con dicho tipo de retención y se modifica la configuración de este, al repasar un movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema calculará y contabilizará con las modificaciones y no conservará el cálculo o contabilización inicial.

Eliminar: La forma de borrar un tipo de retención que se acaba de crear es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos tipos de retención que no tengan ningún movimiento contable o no se hayan parametrizado en algún esquema de Retención.

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Importante: Las empresas que adquieren Mekano o inician la configuración de una nueva empresa, podrán solicitar de manera adicional el proceso de asignación automática de las cuentas donde se registran contablemente las Ventas, Compras, Devoluciones en Compras y Devoluciones en Ventas y de esta forma mantener al día su contabilidad y generar en línea Estados Financieros y demás consultas relacionadas con los saldos y movimiento de las cuentas.

ASIGNAR LA TARIFA A CADA TIPO DE RETENCIÓN

Para asignar la base, el valor y la tarifa a aplicar cada año según el tipo de retención, selecciónelo y ubíquese en la parte inferior de la ventana en la pestaña «Valores Históricos de la Retención» y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Retención Campo Automático, corresponde al código del concepto de retención que se está configurando.

Año Año vigente correspondiente a la base y porcentaje.

Base Valor mínimo que el sistema toma para validar si se debe o no calcular el porcentaje de retención, Este campo debe actualizarse anualmente según la normatividad tributaria, así cambie o no el valor.

Valor Se asigna si el concepto de retención es nominal.

Tarifa Se asigna porcentaje correspondiente al concepto de retención a aplicar. Este campo debe actualizarse anualmente según la normatividad tributaria, así cambie o no el valor.

Submenú Procesos

Al dar clic en este submenú, el sistema muestra la opción “Actualiza Valores Históricos”, con su ejecución permite para el año actual, crear de forma automática los registros según el año inmediatamente anterior, asignando de inmediato el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto.

El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.

Si al cambiar de año el usuario no ha actualizado las tarifas para retención, al momento de ingresar a movimiento el sistema genera el siguiente mensaje de advertencia:

Grabar: Luego de adicionar la tarifa y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: Para editar la tarifa utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Es de aclarar que si ya se han realizado movimientos con dicho tipo de retención y se modifica la configuración de este, al repasar un movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema calculará y contabilizará con las modificaciones y no conservará el cálculo o contabilización inicial.

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Eliminar: La forma de borrar la tarifa asignada a un tipo de retención que se acaba de crear es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos tipos de retención que no tengan ningún movimiento contable o no se hayan parametrizado en algún esquema de retención.

Eliminación De Un Tipo De Retención

Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que algún usuario borre un tipo de retención que esté vinculado a otra ventana. En ese caso, aparecerá el mensaje de advertencia: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. Pero si en realidad requiere ejecutar una eliminación, primero deberá desvincular su código de las siguientes opciones, según los módulos que utilice:

Esquemas Retenciones
Configuración Tributaria
Registros Niif
Movimiento gestión
Referencias

Atención: Por seguridad, Mekano no permite la eliminación de los tipos de Retenciones que ya tienen movimiento o que estén vinculados a alguna de estas opciones. En caso tal, aparecerá el mensaje; ‘Registro restaurado por tener dependencia’.

Buscar Un Tipo De Retención

Para buscar un tipo de retención use la búsqueda incremental, ubicado en el campo código o nombre, digite cada letra, hasta que encuentre la coincidencia que busca.

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[R], y seleccionando la opción Tipo de Retención. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Consolidar Códigos: Si requiere unir la información de dos tipos de retenciones porque alguno de ellos está errado, tiene la ventaja que Mekano cuenta con una rutina especial para hacerlo, pero recuerde que dicho proceso es irreversible. (ver «Consolidar - Reasignar»).
Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha Tipo de Retención.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Modificar un Tipo de Retención : Si ya se han realizado movimientos con el tipo de retenciones y se modifica la configuración de este, al repasar un movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema calculará y contabilizará con las modificaciones y no conservará el cálculo o contabilización inicial.
Actualización Tarifa: La base y la tarifa, son datos que se deben actualizar anualmente según la normatividad tributaria, así cambie o no el valor.
Estructura Básica Prediseñada (Llave en Mano): Las empresas nuevas que se crean en Mekano tienen una configuración predefinida, que permite agilizar el proceso de parametrización y puesta en marcha del aplicativo, esto incluye entre otros aspectos, la creación automática del plan de cuentas para comerciantes, cuya codificación puede ser utilizada (mediante un proceso automático) para configurar las rutinas de contabilización de las transacciones, los impuestos y las retenciones respectivas. Ver Video Facturación con contabilización automática.

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Esquema Retenciones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T021.pdf
Configuración Tributaria www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T126.pdf
Retención de Iva -Ligas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T127.pdf
Tipos de Impuestos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T020.pdf
Plan de Cuentas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T001.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Adicionar un nuevo registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[Espacio] Trabajar en modo ficha

[Ctrl]+[Tab] Navegar entre ventanas [Alt]+[X]+[S] Salir del programa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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PASOS PARA ADICIONAR UN TIPO DE RETENCIÓN

Para crear un Tipo de Retención:

Ingrese al Menú «Configuración», Opción «Tributaria Retenciones», Pestaña «Retenciones» y oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones ubicada en la parte media de la pantalla.
Configure los campos código, nombre, clase, validar foráneo, ligado, validar actividad, principal, ventas, compra, devolución compras, Tipo liga y Clasificación.
Guarde el registro usando la tecla [F3] o haga clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].
Luego ubíquese en la parte inferior de la ventana y configure los valores históricos de cada retención, diligenciando los campos Año Base, Valor y Tarifa.
Guarde el registro usando la tecla [F3] o haga clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Cuestionario

Sobre la pestaña Tipo de Retenciones, cuál de las siguientes afirmaciones es incorrecta:

a. Las cuentas contable sólo se asignan cuando posee la rutina de contabilización automática. b. En el campo Tarifa se debe actualizar anualmente según la norma, así varíe o no el porcentaje. c. Al cambiar una tarifa, ésta sólo aplica para los documentos que se digitan se ahí en adelante. d. Sólo el usuario supervisor podrá eliminar un tipo de retención que tengan movimiento.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com