Tercero Principal Datos De Mi Empresa - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 11/10/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG TERCERO PRINCIPAL DATOS
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 11/10/2017 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: PG TERCERO PRINCIPAL DATOS Rev: 1.0 Versión 8 DE MI EMPRESA

Objetivo Aprender a configurar el tercero de mi empresa y sus sucursales, con los datos necesarios para ser visualizados en el encabezado de los comprobantes y en las consultas, así mismo los contactos autorizados para firmar los Estados Financieros.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Terceros»

Descripción

La estructura base prediseñada de Mekano tiene creados cinco terceros básicos, de uso general en las empresas que adquieren Mekano, con los atributos necesarios para ser utilizados como base en la parametrización del programa y en la generación del movimiento inicial, estos son Cuantías Menores, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Apolo Ingeniería S.A, Nulo (de uso exclusivo en procesos propios de Mekano) y Razón Social Tercero Empresa con código 999999999 que deberá ser reemplazado con los datos propios de la empresa que se crea.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana del programa es indispensable que la tenga habilitada, asimismo, contar con los permisos que requiera como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Visualizar, además de los módulos, opciones y otras propiedades que hacen parte del modelo de seguridad que ofrece Mekano, permisos que solo el Supervisor del sistema tiene la facultad de activar o restringir.

Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Observe en el siguiente recuadro los principales botones de la Barra de Funciones, acompañados de su tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

Nota: La Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas.

Pág.1/12

Editar Terceros

Editar: Para reemplazar los datos del Tercero con código 999999999 use la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; y configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN

Código Digite en este campo la Cédula o el NIT del Tercero, se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres especiales.

Naturaleza Tipo de sociedad a la cual pertenece el Tercero de mi empresa, es decir, si es persona Natural [N], o Persona Jurídica [J]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con Apellidos o en su defecto, la Razón Social.

DV Dígito de verificación del Tercero de mi empresa, cuando está en el NIT. Si no lo requiere este campo puede quedar vacío.

Según la naturaleza del Tercero (Persona Jurídica o Natural), debe diligenciar los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN

Razón Social Nombre de la empresa. (Terceros que son personas jurídicas).

Primer nombre Primer nombre del Tercero. (Terceros que son personas naturales).

Segundo nombre Opcional. Segundo nombre del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Primer apellido Primer apellido del Tercero. (Terceros que son personas naturales).

Segundo apellido Opcional. Segundo apellido del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Razón Comercial Nombre comercial de la empresa o establecimiento, principalmente cuando el Tercero que se registra es una persona natural.

Nombre Una vez diligenciada la información, el sistema lo inserta automáticamente. Tomando los Completo datos de la razón social o nombres y apellidos asignados según su Naturaleza.

Los siguientes campos corresponden a los datos de ubicación del Tercero:

Campo Descripción De Campos De Ubicación

Dirección Dirección del Tercero de mi empresa. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la Administración de Impuestos para medios magnéticos.

Dirección de envío Es una dirección adicional. Por ejemplo, donde se envíe la correspondencia.

Pág.2/12

Teléfono Número telefónico del Tercero de mi empresa.

Móvil Número celular del Tercero de mi empresa.

Fax Número del fax del Tercero de mi empresa.

Correo Electrónico Correo electrónico del Tercero de mi empresa.

Sitio Web Sitio web de la empresa. (Si tiene).

Atención: La configuración del tercero de mi empresa requiere también la asignación de los datos de integridad que son requeridos por la DIAN y que deben estar definidos previamente, estos son: Sociedad, Identidad, Actividad, País, Municipio, en caso de no conocer su código recuerde utilizar las respectivas búsquedas. La información que debe diligenciar es la siguiente:

Campo Descripción Campos De Integridad

Sociedad (Campo Obligatorio). Seleccione en este campo el tipo de sociedad del Tercero de mi empresa. Ejemplo: persona natural, persona jurídica. Esta opción es de vital importancia pues de ella depende la configuración tributaria automática para el cálculo de impuestos y retenciones en el Módulo Gestión Administrativa y en los patrones de contabilización automática del módulo Contable. (Ver «Tipos de Sociedades»).

Identidad (Campo Obligatorio). Número de cédula o Nit del Tercero. Este código es reportado en Colombia a la DIAN en información exógena. (Ver «Identidades»)

Actividad (Campo Obligatorio). Actividad económica principal de la empresa. Para Colombia está en el Registro Único Tributario de cada Tercero RUT. (Ver «Actividades Económicas»)

País (Campo Obligatorio). País al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en Colombia a la Administración de Impuestos en información exógena. (Ver «Países»)

Municipio (Campo Obligatorio). Municipio al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en Colombia a la DIAN en información exógena. (ver «Municipios»)

Atención: Los siguientes campos son atributos especiales de sólo lectura, que se relacionan exclusivamente con el Tercero principal o dueño de la información. Tenga en cuenta que sólo se asignan una vez, por eso se definen correctamente desde el inicio (Ver «Creación de Empresas») y si requiere algún cambio en sus valores predefinidos, el usuario Supervisor puede realizarlos desde el menú Consultas, opción ‘Procesos’, ojalá en compañía de un técnico de soporte. Ellos son:

Pág.3/12

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS TERCERO DATOS EMPRESA

Datos Empresa De gran utilidad para identificar el Tercero principal, titular o propietario de la empresa actual, su importancia radica en que su nombre y nit se usarán en todo el programa al generar reportes e informes o al activar en cualquier ventana la vista previa, además sus datos como dirección, teléfono, email, etc, aparecerán en el encabezado al momento de imprimir facturas o comprobantes. Asimismo de la pestaña ‘Contactos’ serán tomados los nombres para las firmas de los estados financieros y en caso tal, de la pestaña ‘Sucursales’ las respectivas sedes, que se solicitan al digitar movimiento.

Retención Sólo aplica para las empresas que tienen habilitado el Módulo Gestión Administrativa, este Simple atributo sirve para definir la forma como requiere calcular la retención al momento de facturar, es decir, al estar inactivo ‘N’ Mekano realizará el cálculo automáticamente según la configuración de cada referencia (producto, servicio o gasto) y por el contrario, si este campo está activado ‘S’, el usuario deberá asignar para cada documento el código de retención cuyo porcentaje será aplicado al total de la factura.

Este atributo es exclusivo del Tercero «Datos Empresa». Observe que por defecto, aparece en blanco (inactivado) ‘N’, con el fin de que Mekano calcule en forma automática todas las retenciones. En la eventualidad de que desee asignar manualmente dicha retención, este campo debe ser activado ‘S’, proceso que se realiza justo al momento de crear la empresa, por eso si requiere algún tipo de cambio, deberá consultar con un técnico de soporte. (Ver «Retenciones en Movimiento»).

Redondeo Sólo aplica para las empresas que tienen habilitado el Módulo Gestión Administrativa, este atributo sirve para que los cálculos automáticos queden redondeados, es decir, sin decimales. Este atributo es exclusivo del Tercero «Datos Empresa» y para la creación de los demás terceros el sistema no permitirá activarlo. (Para mejor comprensión ver siguiente imagen).

Grabar: Al finalizar deberá guardar el registro, con la tecla [F3] o con clic en el botón Aceptar de la barra de funciones, o si prefiere, oprima la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo]. Editar: Para modificar un Tercero use la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; después de realizar los cambios que requiere, guarde con [F3]. Si el Tercero tiene movimiento, se recomienda no cambiar el Tipo de Sociedad para conservar la configuración tributaria con la que se realizó dicho movimiento en el Módulo de Gestión.

Eliminar: Para eliminar un Tercero, oprima la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y solo lo puede ejecutar el Usuario con el

Pág.4/12

atributo Eliminar en su Perfil.

Modo Lista Y Modo Ficha

Modo Lista

Esta opción permite visualizar todos los Terceros creados en el sistema en Modo Lista según los campos que se han moldeado o seleccionado en la ventana; Desde allí también se puede insertar la información y entre campos se navega con la tecla [Enter]. Recuerde usar la tecla [F3] para guardar.

Modo Ficha

Los Terceros también se pueden visualizar en Modo Ficha, donde se registra o verifica toda la información de un solo Tercero; en esta visualización, no se moldean campos sino que el sistema los trae todos; Sin embargo, para facilitar la presentación son agrupados en bandas, las cuales se pueden abrir o cerrar con el botón de expansión. Desde la ventana Ficha se puede insertar un Tercero; en los campos de integridad utilice la búsqueda incremental digitando parte del nombre de la opción que se está buscando.

Pág.5/12

Asignación Contactos

La opción de los Contactos en el tercero de mi empresa quien es el único que tiene el atributo Datos de Empresa «Activo», es usada por Mekano para vincular el nombre y el cargo de los responsables de la elaboración de declaraciones y la firma de algunos reportes y estados financieros, para asignarlos ubíquese en la parte inferior de la ventana (Modo Lista), de clic en la pestaña “Contactos” y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Número consecutivo que el sistema asigna automáticamente al insertar el Contacto. Es de solo lectura y no puede ser cambiado.

Nombre Mekano trae por defecto en este campo el código y el nombre del cargo, datos que deben ser editados digitando el nombre de cada contacto según el cargo que desempeña en la empresa.

Activo Si requiere cambiar el Contacto del Tercero pero conservar la historia del mismo, active este campo para adicionar los datos del nuevo. Es importante establecer contacto con la persona correcta.

Cargo Código de la ocupación del Contacto en la empresa o el tercero. En caso de no conocer el código del cargo, utilice la búsqueda asociada digitando parte del nombre y luego la tecla [Enter]. El sistema muestra los cargos con el Código establecido por el DANE o los que fueron personalizados. Para los cargos de Representante Legal, Revisor Fiscal y Contador Público deben usarse siempre los siguientes códigos:

080: Para el Representante Legal
070: Para el Revisor Fiscal
111: Para el Contador Público (Ver «Cargos»)

Importante: Los demás campos que están en esta ventana son opcionales y se configuran con los datos principales de las personas que se relacionan con la empresa como: clientes, proveedores, acreedores, empleados, etc. Ver Contactos.

Pág.6/12

Guardar: Después de insertar o modificar deberá guardar el registro con la tecla [F3], o con clic en el botón Aceptar de la barra de funciones; si prefiere, oprima la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

Editar: Para modificar un Contacto, oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; después de realizar los cambios que requiere, guarde con [F3].

Eliminar: Borre un Contacto con la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo Eliminar en su Perfil.

Firma De Reportes

Después de realizar este proceso, las declaraciones o reportes se visualizarán con los datos de los cargos personalizados.

Sucursales

Esta opción de Mekano permite asociar los datos principales de las diversas Sucursales, Sedes, Locales o Ubicaciones del Tercero de mi empresa, si éste tiene Sucursales, el sistema pedirá asignar el código para clasificar el movimiento. El método de las Sucursales es implementado por Mekano para diferenciar la información y controlar las actividades administrativas, operativas, contables, tributarias y financieras de las sucursales o sedes de manera independiente.

Pág.7/12

Para crear las sucursales configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico, de máximo quince caracteres para identificar la Sucursal.

Nombre Descripción detallada de la Sucursal del Tercero.

Dirección Dirección completa de la Sucursal.

Teléfono Teléfono de la Sucursal.

Móvil Número celular asociado a la Sucursal.

Fax Número de fax de la Sucursal.

Email Correo electrónico de la Sucursal.

Municipio Código de identificación del Municipio en el cual está ubicada la Sucursal. En caso de no conocerlo, digite parte del código o nombre y luego oprima la tecla [Enter].

Gestión Documental

A partir de la versión 7.2 de Mekano se incluye en la ventana terceros la pestaña “Gestión Documental” que permite adjuntar a los terceros toda la información que se requiera, relacionando cualquier documento que pueda ser leído desde la web, como contratos, proyectos, pólizas, redes sociales, RUT, entre otros, para ello de clic en el botón (+) de la barra de funciones para insertar un registro y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Item Campo automático donde el sistema asigna el número consecutivo al ingresar un nuevo registro.

Fecha Digite la fecha a partir de la cual queda incluido el documento. El sistema trae por defecto la fecha actual.

Asunto Digite la Descripción clara y concreta del documento a incluir.

Ruta Digite el enlace para ingresar al documento guardado en la web omitiendo las letras iniciales (http://www.) debido a que el sistema las asigna automáticamente. Por ejemplo si el nombre del enlace corresponde a https://vimeo.com/apolosoȅ/channels para que no quede doble, digite en este campo únicamente: vimeo.com/apolosoȅ/channels

Clasificación Campo que permite agrupar o clasificar los documentos para generar consultas.

Aprobado Campo que se debe activar para aprobar la relación del documento con el tercero.

Responsable Digite el código del usuario responsable de adjuntar el documento.

Pág.8/12

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, dejando oprimida la tecla [Alt], usar las teclas [P]+[T]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, editar o eliminar registros. Si requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (Ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o ejecutando el botón «Ayuda» de su panel lateral o también sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución siempre requiere señal de internet
Campos Detalle: En la parte inferior de la ventana de terceros, Mekano permite almacenar información adicional de los Terceros sobre: «Contactos», «Sucursales», «Direcciones» , «Auto Retenciones» y «Gestión Documental», las pestañas Direcciones y Autorretenciones aplican sólo para los demás terceros. Ver Creación de Terceros.
Nombres de los campos: Si desea conocer los nombres de los códigos desde el Modo Lista en Terceros, presione las teclas [Alt]+[Espacio] para activar el inspector de integridad.
LOG de Cambios: Desde la versión 7.2 cada que un usuario modifica los datos de un Tercero, Mekano guarda un historial de cambios y se puede consultar sus detalles desde la ventana «LOG Cambios» que aparece en el menú «Herramientas».
Campos de Integridad: Para poder adicionar un Tercero, los datos «Tipos de Sociedades», «Identidades», «Actividades Económicas», «Países», «Municipios» y «Zonas», deben ser creados primero.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados a este tutorial y sus enlaces:

Sociedades www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T010.pdf
Identidades www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T011.pdf
Actividades Económicas http://apolosoȅ.com/documentos/mekano/T012.pdf
Zonas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T013.pdf
Municipios www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T016.pdf
Países www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T017.pdf

Pág.9/12

Consolidar Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T205.pdf
Movimiento Gestión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T048.pdf
Movimiento Contable www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T196.pdf
Contactos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T105.pdf
Sucursales www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T023.pdf
Terceros Autorretenedores www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T107.pdf
Valores por Defecto Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T196.pdf

Teclas De Función

Las teclas más usadas en esta ventana, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [F6] Vista Previa

[Ctrl]+[Espacio] Modo ficha General [Ctrl]+[L] Modo Lista

[Alt]+[Espacio] Inspector campos de Integridad [Ctrl]+[2] Modo Ficha

[Shiȅ]+[F4] Según código muestra Datos de Integridad. [Ctrl]+[M] Moldear ventana

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado

Barra De Función

Pág.10/12

Paso A Paso Para Crear Un Tercero

Para editar el Tercero de mi empresa ejecute los siguientes pasos:

Ingrese por el Menú «Parámetros», Opción «Terceros».
Seleccione el tercero con código 999999999, presione la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones y digite los datos de su empresa.
Finalice guardando con la tecla [F3].

Glosario

TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida Terceros desde la captura de movimiento.
PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
INTEGRIDAD DE DATOS: Características del diseño de la base de datos que garantiza que la información sea consistente, por ejemplo, el código del Tercero es un campo único y no se pueden crear dos iguales, además, Mekano valida que los campos requeridos no queden vacíos, como Municipio, País, entre otros.
INTEGRIDAD REFERENCIAL: Es la característica de la base de datos que protege la relación de la información entre diversas tablas: Zona, Actividad, País, las cuales deben estar creadas previamente en otras opciones para referenciarlas en este espacio. Asimismo, existe integridad referencial al eliminar, es decir, que si la información está ligada en otra opción del programa, no permitirá borrar o eliminar para conservar las relaciones entre tablas. Por ejemplo: no se puede eliminar un Tercero que ya tiene movimiento, o eliminar un Municipio ligado a un Tercero.

Cuestionario

Código del tercero predefinido en Mekano que debe ser reemplazado con los datos del tercero de mi empresa:

a. 222222222 b. 999999999 c. NULO d. 810000494

Los siguientes son datos de integridad que deben ser asignados al tercero de mi empresa y deben estar previamente definidos:

a. Sociedad, Identidad, Actividad, País, Municipio b. Sociedad, Identidad, Actividad c. Actividad, País, Naturaleza d. Contactos, Sucursales, Gestión Documental

Pág.11/12

Este atributo es de vital importancia en Mekano, pues de su asignación depende la configuración tributaria automática para el cálculo de impuestos y retenciones:

a. Identidad b. Sucursales c. Sociedad d. Gestión Documental

Opción que es usada por Mekano para vincular el nombre y el cargo de los responsables de la elaboración de declaraciones y la firma de algunos reportes y estados financieros:

a. Gestión Documental b. Contactos c. Sucursales d. Nombre Completo

Pág.12/12

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com