Rutina Prototipos (Facturación En Bloque) - Mekano Gestión

Fecha de Elaboración: 18/05/2016

Fecha: 18/05/2016 V.1 TUTORIAL Elaboró: PG RUTINA BÁSICA PROTOTIPOS Revisó: FACTURAS EN BLOQUE Ver 7

Objetivo Dar a conocer la nueva funcionalidad de Mekano en la rutina Prototipos, para generar facturación en bloque de forma ágil y sencilla.

Ruta de Acceso Menú «Gestión, Opciòn «Prototipos»

Descripción

Mekano presenta los cambios y mejoras a la Rutina Prototipos a partir de la versión 7, con el fin de facilitar el proceso de generación de Facturas en Bloque, proceso que desde una misma ventana va a permitir crear modelos de facturación agrupados por zona o municipio, con distintas opciones para realizar análisis y verificación de los documentos antes de ser terminados e impresos de forma automática y en línea. Esta rutina puede ser utilizada en empresas prestadoras de servicios, en condominios, conjuntos cerrados, propiedades horizontales, donde el concepto o la referencia a facturar es la misma para determinado grupo de terceros.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el módulo Gestión y la opción «Prototipos», además que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Visualizar, Imprimir, Procesar, Terminar, entre otros. los cuales son fijados previamente por el usuario Supervisor. (ver «Perfiles»).

Para mayor comprensión, observe en el siguiente recuadro los botones más usados en esta ventana:

Adicionar Generar Eliminar Termina Descartar [↓] r

Además, en esta Rutina también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o barra Espaciadora del teclado. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

A pesar que en esta ventana no encuentre la Barra de funciones, siguen funcionando las teclas de manejo dentro de la aplicación como [F3] para Guardar y [F2] para Editar.

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PASO 1: CONFIGURACIÓN

En esta rutina es indispensable que se tengan presente la siguiente configuración:

Referencias: Las referencias deben estar creadas en el menú «Parámetros» Opción «Referencias» con los atributos necesarios para el manejo de inventarios, cálculo de impuestos, retenciones y contabilización cuando se tiene instalado el módulo contable.
Terceros: Los terceros que serán involucrados en el proceso de facturación en bloque, deben tener activado el campo ‘Prototipo’. Recuerde que desde esta ventana podrá definir criterios para agrupar la facturación, a través de la configuración de los campos Actividad y Zona.
Consecutivos: El tipo de documento que se seleccione como prototipo debe tener asignado generador final para llevar el consecutivo automático. (Ver Consecutivos e inicio de generadores).
Comprobantes: Debe existir un comprobante modelo (Terminado o en Tránsito) donde se relacionan las referencias que servirán como prototipo para la generación en bloque de la facturación automática. (Ver Digitación FV Contado y Crédito).

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PASO 2: GENERACIÓN DE FACTURAS EN BLOQUE

2.1 Crear el Prototipo

Una vez realizada la configuración (Referencias, Terceros y Documentos) ingrese al el Menú «Gestión» Opción « Prototipos», pestaña «Prototipos», en esta ventana podrá crear todos los prototipos de facturación que requiera configurando los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Número consecutivo que el sistema asigna automáticamente para identificar el prototipo, este no puede modificarse.

Descripción Campo alfanumérico útil para describir en forma clara y resumida el detalle del prototipo. Para su definición se recomienda usar siempre letras mayúsculas y no incluir tildes con el fin de poder acceder fácilmente a las búsquedas asociadas a este campo.

Tipo En este campo debe digitar el tipo de documento que se está tomando como modelo, si requiere buscar el código, podrá usar la búsqueda asociada, digitando parte del código o del nombre; si los desconoce utilice el comodín (%) porcentaje y oprima después la tecla [Enter].

Prefijo Digite en este campo el prefijo asociado al documento que se está tomando como modelo.

Número Número de identificación del comprobante que se está tomando como modelo, este número puede ser negativo cuando se utilice un comprobante en tránsito.

Fecha Comprobante Digite la fecha con la que quedarán los comprobantes o de clic en el nodo detalle para seleccionar la fecha desde el calendario. El sistema trae por defecto la fecha actual. (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario.

Fecha Vence Digite la fecha de vencimiento que desea asignar a los comprobantes o de clic en el nodo detalle para seleccionar la fecha desde el calendario. El sistema trae por defecto la fecha actual.

Zona Código de la zona a la que pertenecen los terceros a los que se les va a generar la factura automáticamente. En caso de no conocer el código de la zona, puede digitar parte del nombre y hacer uso de la búsqueda mediante la tecla enter. Si no requiere realizar la causación por una zona específica, este campo debe permanecer en blanco, así el sistema hará la rutina para los terceros que tenga activo prototipo sin importar a que zona pertenecen.

Actividad Código de la actividad económica a la que pertenecen los terceros a los que se les va a generar la factura automáticamente. En caso de no conocer el código de la actividad, puede digitar parte del nombre y hacer uso de la búsqueda mediante la tecla enter. Si no requiere realizar la causación por una actividad económica específica, este campo debe permanecer en blanco, así el sistema hará la rutina para los terceros que tenga activo prototipo sin importar a que actividad pertenecen.

Formato El sistema indica el número del formato (1, 2 o 3), asignado al tipo de documento base y con

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el cual serán generadas las facturas desde la rutina prototipos.

Procesado Campo automático que se activa al procesar el prototipo y que se inactiva al dar clic en el botón “Borrar”.

Bloqueado Campo automático que se activa al terminar el prototipo. Este campo no puede ser modificado debido a que el sistema no permite editar ni eliminar un prototipo bloqueado, por esta razón se recomienda verificar muy bien cómo quedarán las facturas antes de terminarlo.

Impreso Campo automático donde el sistema asigna la fecha y hora exacta de impresión de los comprobantes desde la ventana prototipos.

Usuario Campo automático donde el sistema asigna el código de usuario que procesa el prototipo.

2.2 Verificar la información a Facturar

Después de procesar el Prototipo y “Antes de Terminarlo” podrá verificar la información dando clic en los botones Referencias, Terceros y Comprobantes, o simplemente mediante el teclado, oprimir la tecla [Alt] luego desplazarse con [Flecha Derecha] o [Flecha Izquierda], según el caso. Dichas opciones las veremos a continuación:

BOTÓN REFERENCIAS: En este lugar encontrará la lista de las referencias (productos y/o servicios) que van a ser incluidos en la facturación automática. Sus campos son:

Campo Descripción

Referencia Código de las referencias a facturar.

Nombre de la Referencia Descripción de las referencias que serán incluídas en las facturas.

Cantidad Cantidad en unidades según la referencia a facturar.

Unitario Valor unitario asignado desde el comprobante modelo.

Bruto Si el tipo de documento seleccionado para elaborar los comprobantes tiene activo el atributo incluye impuestos en este campo el sistema mostrará el valor a facturar antes de impuestos.

Interés Campo que aparece activado cuando las referencias tienen marcado dicho atributo desde el menú parámetros, útil para calcular intereses sobre la cartera que incluya dichas referencias.

Serial Campo que aparece activo o inactivo según el atributo marcado al crear las referencias.

Esquema Impuesto Campo donde el sistema indica el código del Esquema de impuesto asignado a cada referencia a facturar.

Esquema Retención Campo donde el sistema indica el código del Esquema de retención, asignado a cada referencia a facturar.

Esquema Contable Campo útil cuando se tiene el módulo Contable. El sistema indica el código del Esquema contable asignado a cada referencia a facturar.

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Esquema Alterno Campo donde podrá visualizar el esquema que tiene la referencia, cuando sea necesario contabilizar la factura en cuentas diferentes a las establecidas en el esquema contable.

Alerta Si existen inconsistencias en la asignación de los esquemas a las referencias, el sistema genera el mensaje de alerta para que el usuario realice las respectivas correcciones.

BOTÓN TERCEROS: En este lugar encontrará la lista de los terceros a que van a ser incluidos en la facturación automática. Sus campos son:

Campo Descripción

Tercero Código del Tercero a incluir en la rutina.

Nombre del Tercero Nombre del Tercero a incluir en la rutina.

Factor Opción que se utiliza en la rutina de prototipos especializada y que permite adicionar otros conceptos en las facturas. (Ver Facturación en bloque Especializada.)

Lista de Precio Opción que se utiliza en la rutina de prototipos especializada y que permite asignar listas de precios diferentes para cada tercero. Ver Facturación en bloque Especializada).

Tipo de Sociedad En este campo el sistema indica el tipo de sociedad al cual corresponde el tercero. Útil para el cálculo de impuestos y retenciones automáticas.

BOTÓN COMPROBANTES: En este lugar encontrará la lista de los comprobantes generados en bloque según los parámetros iniciales y la configuración del prototipo. Sus campos son:

Campo Descripción

Tipo Código del tipo del documento con el cual quedará la factura generada desde prototipos.

Prefijo Código del prefijo del documento con el cual quedará la factura generada desde prototipos.

Número Número de identificación consecutiva del comprobante con el cual se genera temporalmente la factura desde prototipos, este número se muestra negativo e inicia con los número 100000001 y que será reemplazado por el número consecutivo ligado al generador del documento al terminar la rutina.

Tercero Código del Tercero al cual será generada la factura.

Nombre del Tercero Nombre del Tercero al cual será generada la factura.

Desde esta opción podrá activar el explorador de comprobantes y verificar según la pestaña seleccionada la información del encabezado del comprobante, movimiento y valorizados (si la referencia maneja inventario). De igual forma dando clic en la pestaña recolectado, podrá consultar por un tercero específico o por todos los terceros, los comprobantes generados en un rango de fechas.

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ATENCIÓN: Si requiere excluir terceros de la facturación, podrá hacerlo fácilmente ubicado en la pestaña comprobantes y seleccionando el registro dando clic en el botón ‘Descartar’, y al terminar el proceso el sistema no generará factura para dichos terceros.

ATENCIÓN: Si requiere eliminar el prototipo que está procesando, ingrese a la pestaña «Prototipos», selecciónelo y dé clic en el botón “Borrar”, de esta forma al consultar los comprobantes la ventana quedará en blanco. Para generarlo nuevamente solo debe dar clic en el botón “Procesar”.

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Paso 3: Terminar y Bloquear el Prototipo

Despuès de analizar y verificar las facturas procesadas podrá terminar y bloquear el Prototipo dando clic en el botón “Terminar”, de esta forma el sistema inmediatamente activa la columna “Bloqueado”. Recuerde que al ejecutar este proceso no será posible editar ni eliminar el prototipo.

Paso 4: Imprimir las Facturas en Bloque

Desde esta ventana podrá generar la impresión en bloque de todas las facturas terminadas, dando clic en el botón “Imprimir”. Si requiere imprimir nuevamente una factura o un grupo de facturas podrá hacerlo desde el menú «Consultas» Opción «Reportes» Módulo «Gestión» Grupo «Prototipos Facturación automática en bloque» Reporte «Reimprimir en bloque un tipo de factura por rango de número» indicando el Tipo de documento, Prefijo, Número Inicial y Número Final.

Editar Y Eliminar Un Prototipo

Editar: Para editar un prototipo debe “Borrar” el proceso y verificar que la columna Procesado este vacía. , ubíquese en el campo que se requiere modificar y utilice la tecla [F2] para editar o cambiar el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Es de aclarar que solo podrá modificar el prototipo si este no se ha Terminado, es decir si el campo Bloqueado no aparece activo.

Eliminar: Para eliminar la información digitada en un campo, ubíquese en este y oprima la tecla [F2], utilice la tecla SUPR. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellos prototipos que no se haya ejecutado, es decir, que no tengan activo el campo Bloqueado.

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Trucos De Manejo

Terceros:Los terceros involucrados en la causación automática deben aparecer con el campo ‘Prototipo’ activo.
Documento: El documento modelo que servirá como prototipo debe tener asignado un generador final para llevar el consecutivo automático.
Creación de Prototipos: Solo podrá crear un nuevo prototipo si los prototipos anteriores tienen marcado el atributo “Procesado”
Terminar: Después de terminar el prototipo no podrá ser editado ni borrado.
Editar y Eliminar: Sólo podrá modificar y/o Eliminar el prototipo si este no se ha terminado, es decir si el campo Bloqueado no aparece activo.
Rutina Prototipo Especializada: Si Desea manejar Listas de Precios, Calcular intereses o Factor para incluir otros conceptos en la facturación, consulte el tutorial(Facturación en bloque Especializada).

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Referencias Productos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T009.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T038.pdf
Consecutivos e inicio de Generadores www.apolosoft.com/documentos/mekano/T032.pdf
Digitación FV Contado y Crédito www.apolosoft.com/documentos/mekano/T037.pdf
Facturación en bloque Especializada www.apolosoft.com/documentos/mekano/T238.pdf
Esquemas Contables www.apolosoft.com/documentos/mekano/T003.pdf
Esquemas de Retención www.apolosoft.com/documentos/mekano/T019.pdf
Esquemas de Impuestos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T021.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Esc] Regresar de Ventana [F2] Editar registro [Supr] Eliminar registro actual [F3] Guardar registro [F6] Vista Previa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completoo Ver aquí video teclado

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Pasos Para Ejecutar La Rutina Prototipos

Configurar Referencias, Terceros (Activar atributo Prototipo) y el Comprobante Base relacionados con la facturación en bloque.
Ingrese al Menú «Gestión» Opción «Prototipos» pestaña «Prototipos» y configure los campos: Descripción, Tipo, Prefijo, Número, Fecha comprobante, Fecha vence, Zona y/o Actividad.
Genere las facturas dando clic en el botón “Procesar”
Analice y Verifique el resultado según los parámetros establecidos en la configuración inicial y en los prototipos. Si requiere modificar dicha configuración elimine el proceso dando clic en “Borrar”, realice los cambios y de nuevo de clic en procesar. Si debe excluir terceros del proceso ingrese a la pestaña “Comprobantes”, seleccione el documento “temporal” y de clic en el botón “Descartar”.
Imprima las facturas en bloque seleccionando el prototipo y dando clic en el botón “Imprimir”, de esta forma el sistema imprime todos los comprobantes que correspondan al prototipo seleccionado. Para imprimir nuevamente una factura o un grupo de facturas ingrese al menú «Consultas» y en la banda buscar de la parte superior, digite la palabra “reimprimir” seleccione el reporte: «Reimprimir en bloque un tipo de factura por rango de número» indicando el Tipo de documento, Prefijo, Número Inicial y Número Final.

Glosario

PROTOTIPOS: Término utilizado en Mekano para denominar el proceso de facturación en bloque.
FACTOR: Opción que se utiliza en la rutina de prototipos especializada y que permite adicionar otros conceptos en las facturas.
PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: Corresponde a los datos de identificación del comprobante, prefijo, número, fecha, sucursal, vendedor, descuentos, nota, entre otros.

Cuestionario

Para editar un prototipo procesado es necesario:

a. Ubicarse en el prototipo y dar clic en el botón “Borrar”. b. Seleccionar los registros, editarlos y guardar los cambios. c. Procesar nuevamente el prototipo para visualizar la información. d. Todas las anteriores.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com