Rutina Pipeline (Embudo De Compras Y Ventas) - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 21/06/2018
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: RUTINA PIPELINE
Código de Revisión: 3.0

Fecha: 21/06/2018 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: RUTINA PIPELINE Rev.3.0 Versión 8.1

Objetivo Aprender a encadenar y automatizar tus procesos de Compra y Venta, elaborando facturas a partir de órdenes de compra y/o cotizaciones respectivamente sin tener que digitar de nuevo las referencias.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opción «Pipeline»

Descripción

La opción Pipeline de Mekano es una herramienta completa y versátil que se adapta perfectamente a las necesidades de cada empresa. Esta rutina es de gran utilidad cuando se utilizan varios documentos dentro de un ciclo de compra o venta (Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc), su contenido se traslada de forma automática y el usuario podrá cambiar las cantidades según el saldo actual del producto en cada bodega.

El proceso de ventas en MEKANO puede iniciar a partir de una cotización, una remisión o utilizar ambos comprobantes antes de facturar si la empresa así lo requiere, de esta forma el sistema permite convertirlos automáticamente en una factura de venta evitando así la doble digitación. Esta opción ofrece además la posibilidad de elaborar una sola factura con diferentes cotizaciones, incluso, dejar pendientes productos que aún no se han despachado para ser facturados posteriormente.

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Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Pipeline», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Configuración De La Rutina

La ejecución de la rutina pipeline requiere una previa configuración que consiste en enlazar los tipos de documentos que se utilizan en el proceso, para ello ingrese al menú «Documentos», seleccione allí el documento “origen” que da inicio al proceso de compra o venta y en el cual se digitan las referencias solicitadas, luego ubíquese en la parte inferior de la ventana en la pestaña «Destinos Pipeline» (Esta pestaña sólo se activa en los tipos de documentos que tienen asignado el grupo “Compra” o “Venta”).

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Inserte un nuevo registro haciendo uso del botón (+) de la barra de funciones ubicada en la parte inferior de la ventana, allí el sistema muestra de forma automática el código del tipo de documento seleccionado previamente, luego en el campo “Destino” digite el código del documento que será utilizado para trasladar las referencias digitadas inicialmente (Remisión y/o Factura).

En las siguientes imágenes (imagen 1), se observa por ejemplo que el documento origen corresponde a una Cotización y el documento Destino es una Remisión, asimismo en la imagen 2, se observa cómo enlazar la Remisión con la Factura de venta.

Imagen 1

Imagen 2

Ejecución De La Rutina

ELABORAR DOCUMENTO ORIGEN

Elaborar normalmente todos los documentos origen que requiera, según el caso, desde el menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión».

EJECUTAR RUTINA PIPELINE A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES PASOS:

Para convertir o trasladar uno, varios o todos los documento Origen requeridos por el usuario y de forma automática generar el documento Destino, ingrese al menú «Gestión», allí se encuentra la opción llamada «Pipeline»:

PASO 1: SELECCIONE EL EMBUDO QUE DESEA TRABAJAR

Al acceder aparecen en pantalla las opciones “PIPELINE Compras” y “PIPELINE Ventas”, seleccione allí el embudo (Pipeline) que desea iniciar, bien sea Compras o Ventas y también determine la fecha inicial a partir de la cual desea que el sistema genere la información:

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ADVERTENCIA: Un proceso Pipeline no puede quedar pendiente, por lo tanto, una vez inicie la ruta, siempre deberá finalizarse, debido a que el sistema trabaja en línea, es decir, que al pasar a otra fase se realiza minería de datos a la información digitada, para que los datos visualizados sean correctos y actualizados.

Luego use el botón ‘Siguiente’ que está ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, para poder avanzar

PASO 2: SELECCIONE LA FASE PARA REALIZAR LAS TRANSFORMACIONES

A continuación aparecen en pantalla todos los tipos de documentos ‘Origen’ y ‘Destino’ configurados previamente para el uso de esta rutina, seleccione la conversión que desea realizar y de clic en el botón siguiente.

PASO 3: SELECCIONE EL TERCERO

Allí el sistema muestra el listado de los terceros que tienen documentos pendientes por convertir, al expandir su contenido con el botón (+) podrá observar información detallada de las referencias solicitadas por cada tercero a través de los siguientes campos: Tercero, Referencia, Nombre Referencia, Solicitado, Despachado, Devuelto, Pendiente y Zona.

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Estos campos son de sólo consulta y a continuación se describen:

Campo Descripción

Tercero Código del tercero que tiene referencias pendientes por despachar.

Nombre Tercero Descripción del tercero que tiene referencias pendientes por despachar.

Referencia Código de la referencia pendiente por despachar.

Nombre Referencia Descripción de la referencia que está pendiente por despachar

Solicitado Cantidad de cada referencia solicitada en el documento origen.

Despachado Cantidad de cada referencia que a la fecha se ha despachado.

Devuelto Cantidad de cada referencia que a la fecha ha sido devuelta.

Pendiente Cantidad de cada referencia que aún está pendiente por ser despacahada. Este campo corresponde a la diferencia entre los campos Solicitado y Despachado.

Zona Corresponde al código de la zona asignada al tercero al momento de su creación.

Nombre Zona Corresponde al nombre de la zona asignada al tercero al momento de su creación.

IMPORTANTE:

Si desea filtrar la información de acuerdo al nombre de cada columna, podrá seleccionarla y con clic sostenido arrastrarla hacia la banda superior que indica “Arrastre un encabezado de columna aquí para agrupar por esa columna”

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Ejemplo: Filtro de información por Zona y por nombre del Tercero

PASO 4: FILTRE Y SELECCIONE LOS PRODUCTOS

Después de seleccionar el Tercero respectivo de clic en el botón siguiente, allí aparece la ventana con el listado de las referencias solicitadas. Las columnas que están resaltadas: Procesar, Rechazar, Recalcula Precios y Cantidad son editables, las demás son informativas.

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Campo Descripción

Procesar Campo de tipos ON / OFF útil para validar si la referencia se incluirá o no en el despacho. Por defecto todos los registros aparecen activados, en caso de no requerir incluir una referencia, bastará con desactivar el campo dando clic en el registro respectivo.

Rechazar Campo de tipo ON / OFF que al estar activado indica que las referencias no serán incluídas en el documento a convertir.

Recalcula Campo de tipo ON / OFF que al estar inactivo permite conservar el precio con el que se elaboró Precio el documento origen. Si la lista de precios fue actualizada y requiere que el precio sea recalculado marque o active dicho campo.

Cantidad Corresponde a las unidades que se van a despachar o recibir al momento de ejecutar la rutina, si lo requiere podrá editarlas oprimiendo la tecla [F2].

Unitario En este campo se indica el valor unitario asignado a la referencia en el documento origen.

Tipo Corresponde al código asignado al tipo de documento origen desde el cual se generará el despacho.

Prefijo Prefijo asignado al documento origen desde el cual se generará el despacho.

Número Número del comprobante (orden de pedido, cotización, remisión, etc) desde el cual se generará el despacho.

Vencido Campo de tipo ON - OFF que al estar activado indica si la fecha de vencimiento del documento origen es inferior a la fecha de ejecución de la rutina.

Referencia Código de la referencia que se solicitó en el documento origen y que está pendiente por despachar. Es un campo de solo consulta.

Descripación Descripción de la referencia que se solicitó en el documento origen. Es un campo de solo Referencia consulta.

Línea Campo que indica el código de la línea asignada a la referencia que será despachada.

Solicitado Cantidad solicitada inicialmente en el documento origen, es un campo de solo consulta y no puede modificarse.

Despachado Es la cantidad de referencias que han sido despachadas al tercero al momento de ejecutar la rutina. Este campo es de solo consulta y no puede modificarse.

Devuelto En este campo se indica la cantidad de referencias que han sido devueltas al momento de ejecutar la rutina. Este campo es de solo consulta y no puede modificarse.

Pendiente Este campo corresponde a la diferencia entre lo Solicitado y lo Despachado, allí se indica la cantidad de referencias que aún están pendientes por ser despachadas. El sistema lo calcula automáticamente y no puede modificarse.

Disponible En este campo se indica la cantidad de unidades disponibles o saldo por cada referencia.

Bodega Corresponde al código de la bodega donde se encuentran las referencias disponibles.

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Lote Si su empresa maneja Lotes, en este campo se indica el código del lote asignado a cada referencia.

Categoría Si su empresa maneja Categorías, en este campo se indica el código de categoría asignada a cada referencia.

Fecha En este campo se indica la fecha de elaboración del documento origen.

Vence En este campo se indica la fecha de vencimiento del documento origen.

Nota Corresponde a la descripción detallada de la referencia pendiente por despachar.

Botones Procesar Y Recalcular

Esta ventana incluye en la parte superior los botones “Procesar” y “Recalcular”, ambos tienen un botón de despliegue que activa las opciones para Marcar o Desmarcar las columnas Procesar y Recalcular respectivamente.

Botón Procesar

Botón Recalcular

IMPORTANTE: Recuerde que al inactivar los campos de la columna “Recalcula Precio”, la referencia conservará el precio con el que se realizó el documento origen (pedido), al estar Activados el sistema recalcula el valor según el precio actual de la referencia.

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PASO 5: COMPLEMENTE LOS DATOS DEL COMPROBANTE

Después de seleccionar las referencias de clic en el botón siguiente, allí el sistema habilita las ventana con los datos del encabezado del comprobante, con el fin de que el usuario edite los campos que sean necesarios y finalice el proceso para armar el comprobante en el módulo “Gestión” de forma automática.

PASO 5 Terminar Documento Destino

Debemos tener presente que la rutina Pipeline genera un documento y lo deja en tránsito (congelado) para que el usuario respectivo verifique, termine, imprima, exporte a pdf y/o envíe por email, según el proceso normal de facturación, aprovechando todas las bondades, validaciones y controles que brinda Mekano. Para ello finalmente ingrese al menú «Gestión», seleccione el tipo de documento, de clic en comprobantes, luego en opción Movimiento, verifique y termine el comprobante.

NOTA: Cuando el comprobante está configurado para validar saldos, Mekano controla las existencias impidiendo que se generen saldos negativos y no permite finalizar el comprobante generando el siguiente mensaje de advertencia.

Al finalizar el proceso, el sistema muestra el mensaje ‘El comprobante fue Generado en GESTIÓN’ si desea visualizarlo, editarlo y/o terminarlo ingrese a la ventana “Movimiento Gestión”, allí podrá verificar que el encabezado del comprobante y la información de las referencias a facturar correspondan. (Ver Proceso Factura de Venta). Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza ubicado en la parte superior.

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Recuerde utilizar la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar la factura use la tecla [F7] , la cual permite actualizar de manera automática y en tiempo real toda la información relacionada con los demás módulos de Mekano (Contable, Niif, Inventarios, Tesorería, Logística, Lotes, etc.) ademàs activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará la factura, es decir la oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verla nuevamente al desbloquearla con las teclas [Ctrl] + [F3] desde el documento correspondiente. (Ver Desbloqueo de Comprobantes). Si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la factura sin generar una impresión.

NOTA: Si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de visualizarlo o imprimirlo, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica que campos se encuentran en blanco y son obligatorios, y lo ubicara en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

Análisis Pipeline

Esta rutina además de facilitar la generación de comprobantes, permite realizar un análisis valorizado de Remisiones vs Pedidos y Despachos vs Remisiones agrupado por líneas, indicando cuánto es el dinero pendiente por convertir, clasificando los totales según los días de tardanza para realizar la conversión.

Además podrá visualizar márgenes de utilidad y rentabilidad según los costos Ponderados y UEPS. Para ello podrá hacer uso de la opción “Análisis Pipeline” ubicada directamente en el Menú “Gerencial”. Ver Análisis Pipeline

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[G]+[Y1]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Validación Saldos: Tenga en cuenta que el sistema no le dejará continuar cuando se valida que el saldo de una de las referencias es menor a la cantidad solicitada. Seguidamente lanzará el mensaje que una de las Referencias tiene el Saldo mínimo.
Crear Prefijos y Terceros al Vuelo: Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo en el documento origen, seleccionando la opción Nuevo en la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante.
Eliminar Facturas: Sólo permite eliminar aquellas facturas de Venta que no aparezcan aplicadas en un Comprobante de egreso o devolución, esto en caso de ser una factura a crédito.
Bloqueo de Facturas: Al terminar una factura de compra con la tecla [F7], el sistema imprimirá y bloqueará en pantalla la factura para evitar modificaciones.
Editar Comprobantes: Para modificar facturas o registros de una factura, estos no pueden estar bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas «Ctrl+F3».
Recalcular Comprobantes: Utilice la tecla [F3] para Recalcular Comprobante, este verifica configuración tributaria del Tercero y con base a este vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando esta función, el sistema calculará impuestos y retenciones según el tipo de sociedad seleccionado.
Contabilización: Si su licencia incluye el módulo Contable y está configurado para realizar la contabilización automática desde el módulo Gestión, puede consultar la contabilización del comprobante con las teclas [Ctrl+8] o con la opción «Automáticos / Contabilidad» del menú superior. Vuelve a movimientos con la tecla [ESC].
Retenciones: Puede consultar las retenciones aplicadas en el documento con las teclas [Ctrl+4] o con la opción «Retenciones» del menú superior.

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Rutina Sondear: Utilice la rutina Sondear para consultar los saldos de cartera por terceros y/o las existencias por referencia oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos).
Reimpresión de Comprobantes: Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la opción «Gestión», «Impresión», seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes, allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión Impresión).
Rutina Logística: Esta herramienta incluye entre otras bondades, la opción de verificar el total de pedidos vs despachos en compras y en ventas, Ver Rutina Logística. Es importante resaltar que las cantidades allí reportadas también incluyen referencias solicitadas y despachadas en documentos elaborados por fuera de la rutina Pipeline.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Tipos de Documentos Gestión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T018.pdf
Digitación Orden de Compra www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T272.pdf
Digitación FC Contado y Crédito www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T048.pdf
Digitación Documento Cotización www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T076.pdf
Digitación Remisiones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T273.pdf
Proceso Factura de Venta www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T037.pdf
Rutina Sondeos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T078.pdf
Análisis Pipeline www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T193.pdf

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Paso A Paso Ejecución De La Rutina

Ingrese al menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión» y elabore el documento origen (Orden de Compra, Cotización, remisión, etc).
Ingrese al Menú «Gestión», opción «Pipeline» seleccione el tipo de embudo: Compras o Ventas, digite la fecha a partir de la cual desea incluir los documentos origen y avance dando clic en el botón siguiente.
Seleccione la fase en la cual desea realizar la transformación del documento origen y avance dando clic en el botón siguiente.
Seleccione el tercero relacionado con la transformación y avance dando clic en el botón siguiente.
Filtre y seleccione los productos que desea incluir en el documento destino. Avance dando clic en el botón siguiente.
Termine el comprobante complementando los datos del encabezado y de clic en el botón finalizar. Posteriormente podrá consultarlo en la ventana “Movimiento Gestión”.

Cuestionario

La ejecución de la rutina pipeline requiere una previa configuración que consiste en:

a. Enlazar los tipos de documentos ingresando a la ventana «Pipeline» b. Enlazar los tipos de documentos ingresando a la ventana «Movimiento Gestión» c. Enlazar los tipos de documentos ingresando al Menú «Documentos» pestaña «Destinos Pipeline» d. Enlazar los tipos de documentos ingresando al Menú «Documentos» pestaña «Consecutivos»

En la ventana donde se filtran y seleccionan los productos existen algunas columnas que son editables:

a. Procesar, Rechazar, Recalcula Precios y Cantidad. b. Procesar, Rechazar, y Cantidad. c. Procesar, Rechazar, Unitario y Referencia d. Unitario, Referencia, Vencido y Bodega

Campo que permite validar si la referencia se incluirá o no en la factura de venta:

a. Procesar b. Rechazar c. Cantidad d. Solicitado

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