Rutina Logistica (Pedidos Automáticos A Proveedores) - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 19/09/2025
Código de Revisión: 4.2

Fecha: 19/09/2025 Elaboró: PG - CS INSTRUCTIVO RUTINA Revisó: EH LOGÍSTICA DE INVENTARIOS Rev. 4.2 Versión 9.6 y Superiores

Objetivo Aprender a configurar la rutina Logística con el fin de obtener información de pedidos y despachos que afectan cada referencia, conociendo los saldos actuales de inventario y la cantidad sugerida para generar ordenes de compra directamente desde esta ventana.

Ruta Menú «Gestión» , opción «Logística».

Material El contenido de este tutorial incluye algunos enlaces que podrás identificar fácilmente y al final encontrarás una sección que resume dichos enlaces, que te permitirán activar el material complementario en texto y video. Así aprovecharás al máximo las funcionalidades de Mekano.

Ayuda Contamos con material de Ayuda en línea, disponible 24/7, basta con que te ubiques en MEKANO y desde la opción requerida, oprimas la tecla [F1].

Descripción

Para Apolosoft como desarrollador del programa Mekano, siempre ha sido de gran interés tener herramientas que influyan en la calidez del trabajo de nuestros clientes, comodidad, y eficacia, por esta razón Mekano ha contado con herramientas dentro del Módulo de «Gestión Administrativa» como lo es la rutina «Logística», función que le ha permitido tener a todos nuestros clientes un manejo estratégico de sus inventarios ya que es un tema fundamental para toda organización, procesos como: disponibilidad de existencias, métodos de registro, puntos de rotación, formas de clasificación de cada producto, y además de esto procesos automatizados en la gestión de compras, como lo son el Tramitar y Aprobar Pedidos.

Así mismo, sabemos que nuestra rutina de «Logística» cuenta con grandes beneficios para analizar y controlar los inventarios, en especial en aquellas empresas que manejan un gran volumen de productos, como supermercados, ferreterías, papelerías, entre otros. La cual permite que a partir de una fecha determinada y según el movimiento existente en compras y ventas, se obtenga de forma automática la demanda y los pedidos sugeridos.

Los «Análisis» que se realizan a través de esta ventana permite tener información precisa sobre la disponibilidad de existencias en el momento que el usuario lo requiera y tomar decisiones relacionadas con la configuración de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos para suplir de nuevo el inventario, determinados por los métodos de control, que eviten incrementar costos por faltantes o por exceso en bodegaje.

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Permisos Y Seguridad

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Logística», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor como: Moldear, Visualizar, Exportar. (Sólo si lo requiere, consulte el tutorial «Perfiles», ubicado en el menú «Parámetros», opción «Seguridad»).

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Ambiente De Trabajo

Mekano es un sistema amigable y de fácil uso, gracias a ello casi todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros, tal como se explica en el tutorial «Ambiente de Trabajo». (Sólo si lo requiere consulte el tutorial, activando el icono de «Ayuda» que aparece antes de ingresar a la empresa).

Recuerde que casi todos los campos de esta ventana son de sólo consulta y por ende, podrá hacer uso del teclado para activar algunas opciones del programa:

Análisis Terceros Moldear Navegar entre campos [Ctrl]+[L] [Ctrl]+[F] [Ctrl]+[M] [Tab]

Además, la columna llamada «Procesar», es un campo de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Configuración De La Rutina

Para ejecutar esta rutina ingrese al menú «Gestión» opción «Logística», antes de ejecutarla es indispensable tener presente la siguiente configuración en las ventanas «Documentos» y «Referencias»:

CONFIGURACIÓN TIPOS DE DOCUMENTOS

ATRIBUTO LOGÍSTICA

Los tipos de documentos utilizados en los procesos de compra y venta (Cotización, Remisión, Facturas de Venta, Orden de Compra y Factura de Compra), que podrán ser auditados a través de esta rutina, deben tener asignado el campo «Logística» que es de múltiple selección, y su configuración se puede hacer en cualquier momento. Solo debe ingresar por el menú «Parámetros» opción «Documentos», a continuación se describen las alternativas de selección:

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PEDIDO: Seleccione esta opción en los tipos de documento que dan inicio al proceso, es decir, cuando el cliente hace una solicitud o cotización o cuando la empresa hace una orden de pedido a un proveedor. Este tipo de documento debe tener inactivo el atributo afecta el «Inventario».

DESPACHO: Seleccione esta opción en los tipos de documentos donde se registra finalmente el envío de la mercancía, puede ser factura de compra, factura de venta, según el caso. Este documento debe tener activo el atributo «Afecta Saldos».

REMISIÓN: Este atributo está dentro de la selección múltiple, pero NO es utilizado para la rutina de Logística, es útil para otros procesos especiales de Mekano. (Más información ver tutorial «Documentos»).

ATRIBUTO GRUPO

Además, el grupo al que pertenece cada tipo de documento debe estar asignado correctamente, para ello ubíquese en el campo «Grupo», verifique y/o seleccione si es «Compra» para transacciones de compra a proveedores o «Venta» para transacciones de venta a clientes.

CONFIGURACIÓN REFERENCIAS

ATRIBUTOS DE CAMPOS BÁSICOS:

La parametrización de las «Referencias» es un paso muy importante para el correcto funcionamiento de la rutina «Logística», logrando tener información precisa sobre la disponibilidad de existencias en cada referencia, según los diferentes movimientos en su empresa. Basta con ubicarse en el menú «Parámetros» opción «Referencias» y configurar los campos:

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Campo Descripción

Como su nombre indica si la referencia está o no disponible para realizar transacciones. Debe Activa estar activada.

Define que la Referencia debe afectar saldos de Inventario, con el fin de controlar sus Saldos movimientos de entrada y salida. En caso contrario, significa que la Referencia es un Servicio o un Gasto y por consiguiente no se debe tener un control de existencias. Debe estar activada.

Con el fin de evitar que se agoten las existencias y reponerlas de manera oportuna, Mekano permite que el usuario defina una cantidad mínima por cada referencia, este proceso se puede ejecutar en cualquier momento, digitando el valor en el campo «Stock Mínimo», de esta forma cuando el sistema detecta que el saldo de inventario ha alcanzado la cantidad mínima, se generan alertas que permiten realizar oportunamente las gestiones de compra o adquisición de la mercancía. Además dentro de la rutina, este valor se tendrá en cuenta al momento de calcular de forma Stock Mínimo automática la cantidad en la columna «Sugerido», que se observa al ingresar a la ventana «Análisis».

ATENCIÓN: Cuando la referencia es NUEVA este dato se debe asignar obligatoriamente, debido a que en ese momento NO existe en Mekano un historial de compras y ventas del producto. Luego, transcurridos al menos 3 meses de movimiento, este campo se puede dejar en cero, con el fin de comenzar a aplicar el pedido sugerido en forma automática para dicha referencia.

Tiempo Define la cantidad de días que se demora el producto en llegar a las bodegas después de Reposición realizar el pedido, útil para la rutina de rotación de inventarios. En caso de que este campo no Mínimo sea asignado por el usuario y se deje en 0, el sistema toma por defecto el 3.

Se define como la cantidad de días que se necesita de abastecimiento del producto en bodega, Tiempo se debe asignar teniendo en cuenta que se deben sumar los días que tarda el producto en llegar Reposición a la empresa (tiempo de reposición mínimo). En caso de que este campo no sea asignado por el Maximo usuario y se deje en 0, el sistema toma por defecto el 4, explicado así, (1 día de abastecimiento de inventario + 3 días tiempo de reposición mínimo).

Este campo se configura para generar órdenes de compra de manera automática desde la rutina Logística, estableciendo por defecto la cantidad de unidades a solicitar por cada referencia Unidades en dependiendo la presentación de despacho del proveedor. Compra Ejemplo, si la unidad de compra al proveedor es por docena, entonces, en unidad de compra asignamos el número 12.

NOTA: Un requisito para obtener información de pedidos y despachos que afectan las referencias que se crean nuevas, es que éstas se incluyan al menos en una cotización.

PESTAÑA BODEGAS:

Si la empresa cuenta con varias bodegas y necesita controlar el inventario de cada una de ellas, utilizando la rutina «Logística», se sugiere crear una

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«Orden de Compra» por cada bodega, no obstante, el usuario podrá utilizar el mismo documento para cada bodega usada. (Más información ver tutorial «Bodegas»).

Una vez haya realizado este proceso, deberá configurar los stock mínimos a cada bodega mediante el botón «Stocks Bodega» que se explicará más adelante.

CONFIGURACIÓN VALORES POR DEFECTO

Desde el menú «Parámetros», opción «Valores por Defecto», el usuario debe asignar al tipo de documento “Orden de Compra”, los datos requeridos para su generación automática, en especial el campo «Lista», asignando allí la lista de precios según la última compra. Recuerde que antes de generar la orden de compra, desde la ventana «Logística» pestaña «Aprobación», la lista de precios configurada en este campo debe estar actualizada, por todas y cada una de las referencias requeridas.

CONFIGURACIÓN DE VARIABLE INTERNA PARA MOSTRAR VALORES EN 0 O

Números Negativos

Definir la variable interna que por defecto está configurada en [N], esto significa que, si se generan valores negativos al calcular las fórmulas pendiente compra y pendiente venta, Mekano mostrará en pantalla el valor cero [0]. En su defecto, si el cliente requiere visualizar los valores negativos, deberá solicitar nuestra ayuda mediante un ticket de soporte técnico, para realizar internamente el cambio de la variable a [S] para activarla.

variable = N (si muestra números negativos)

variable = S (no muestra números negativos)

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Ejecución De La Rutina

Como se indicó anteriormente, esta rutina permite que nuestros clientes puedan visualizar su información al instante, sin retrasos y sin tener que depender de un prolongado tiempo de espera independiente del tamaño de la base de datos de su empresa, para ello, es necesario el siguiente paso a paso:

PASO 1

Al ingresar por el menú «Gestión» y dar clic en la opción «Logística», el sistema se ubica de forma automática en la ventana «Análisis»; en la parte inferior de la ventana, el usuario podrá ubicar los diferentes filtros que se deben tener presente para ejecutar el proceso.

Para analizar la información según la correcta parametrización previa, el usuario debe seleccionar primero alguna de las opciones que se describen a continuación:

Campo Descripción

Muestra el listado de todas las Referencias sin discriminar bodega, su particularidad consiste Por Referencia en tomar como condicionante para los cálculos, el dato extraído del campo «Stock Mínimo» ubicado por el menú «Parámetros» opción «Referencia».

Muestra el listado de todas las Referencias que tienen movimiento en diferentes bodegas, con el condicionante que toma información del «Stock Mínimo» que se configura por el usuario al Todas las ingresar a la opción «Stock Bodegas». Bodegas Útil para realizar comparativos de los movimientos de entradas y salidas cuando la empresa usa varias bodegas.

Muestra el listado de las Referencias según la bodega señalada en el filtro. Al activar este campo, inmediatamente se muestra en la parte inferior, la opción de selección, con el listado de las Bodegas donde deberá seleccionar una de estas según lo requiera para la rutina.

Una Bodega

Igual que en el anterior, con el condicionante que toma información del «Stock Mínimo» que se configura por el usuario al ingresar a la opción «Stock Bodegas».

PASO 2

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El siguiente filtro es indicar las fechas para los campos «Estadística desde» y «Demanda desde», ambas fechas se deben de indicar para que la rutina funcione correctamente.

Estadística desde: el sistema muestra la información de los movimientos (entradas y salidas) por cada referencia. Además, una vez realizado el «Análisis» a partir de la fecha indicada, extrae los datos en los campos: Pedidos en Compra, Pedido en Venta, Despachos en Compra, Despachos en Venta.
Demanda desde: en este campo se establece la fecha “desde”, que Mekano usará como unidad de tiempo para realizar los cálculos de las cantidades vendidas y demanda del producto. Al asignar esta fecha y oprimir el botón «Análisis», se visualizan los datos en los campos: Días de Inventario, Venta, Días, Demanda, entre otros.

PASO 3

Partiendo de la definición de Demanda, donde se desea conocer la cantidad de artículos vendidos en determinado periodo de tiempo, Mekano brinda la posibilidad de conocer la demanda ya sea según las ventas efectivas o según los pedidos o cotizaciones realizados por los clientes. Según el tipo de información que desea generar active el botón «Demanda según despacho» lado derecho o «Demanda según pedido» lado izquierdo (viene por defecto), como se aclara a continuación:

Demanda según Despacho Demanda según Pedido

Al mover el recuadro a la derecha, muestra el listado Al mover el recuadro a la izquierda, muestra el listado de las transacciones realizadas con los documentos de de las transacciones realizadas con los documentos que tiene Atributo Logística «Despacho» y pertenecen que tiene Atributo Logística «Pedido» y pertenecen al al grupo VENTA. grupo VENTA.

Documento como: Facturas de Venta. Documento como: Cotización a Clientes.

PASO 4

Finalmente al seleccionar el botón «Analizar», el sistema generará la información del inventario por bodega y la almacenará internamente de forma temporal en el programa, conservando el saldo por bodega y guardando la consulta hasta el momento que el usuario nuevamente oprima el botón «Analizar», en ese momento el sistema guardará la nueva consulta que fue generada a necesidad del cliente.

Es decir, que por medio de esta herramienta mejorada en Mekano, al momento que el usuario desee «Analizar» su inventario, la consulta se emite con mayor rapidez ya sea con inventarios de poco o gran volumen, porque internamente realiza un nuevo proceso almacenamiento de información en una tabla temporal y de esta manera el cliente podrá agilizar su gestión al visualizar menor tiempo la información que requiere analizar.

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Botón Análisis

La consulta generada por intermedio del botón «Analizar», arroja como resultado una serie de datos que se extrae en una tabla temporal la cual es agrupada en diferentes columnas por Productos, Saldos y Pedidos. A continuación se describen cada uno de los campos para que el usuario pueda realizar un correcto análisis de su inventario.

Franja Productos

En esta franja se discriminan los datos de identificación y ubicación de las referencias, así mismo incluye la columna «Procesar» útil para tramitar, aprobar y generar compras de forma automática.

Campo Descripción

Mekano permite generar órdenes de compra desde esta ventana y para hacerlo se deben seleccionar primero las referencias a través de esta nueva columna «Procesar», es un campo Procesar de tipo [On/Off] y puede activarse a través del mouse o con barra espaciadora. Si lo desea puede marcar todas las referencias que están en pantalla a través del botón «Marcar» y así mismo desmarcarse dando clic en el botón «Desmarcar».

Según el precio del UEPS arroja el valor, de las referencias marcadas con el atributo de la Subtotal columna «Procesar», teniendo presente el valor en el campo «Cantidad».

Muestra el resultado de tomar el campo «Sugerido» sobre el «Stock Mínimo» expresado en porcentaje, dado por la relación que existe entre la cantidad mínima de unidades que debo Riesgo tener en el inventario y lo que el cálculo automático me sugiere comprar de acuerdo a la demanda del producto. (Riesgo = (Sugerido / Stock Mínimo) * 100 )

Muestra el color Blanco, Verde, Amarillo o Rojo de acuerdo a la configuración personalizada Semáforo de los rangos del Riesgo previamente realizada por el botón «Semáforos» del menú Logística.

Referencia En este campo se observa el código identificador único de la referencia.

Este campo es un código adicional para identificar cada producto, se asigna previamente desde el menú «Parámetros», opción «Referencias». Normalmente se utiliza para registrar el Código Alterno código de fábrica, es así como el usuario podrá realizar en esta ventana ordenamientos y filtros requeridos.

Nombre de Corresponde al nombre asignado previamente al producto, desde el menú «Parámetros», Referencia opción «Referencias».

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Corresponde al código de Línea asignado previamente a cada producto, desde el menú Línea «Parámetros», opción «Referencias», es así como el usuario podrá realizar en esta ventana ordenamientos y filtros requeridos.

En esta columna el sistema discrimina la ubicación de cada referencia según la bodega Bodega establecida para cada una de estas.

Franja Saldos

En esta franja se discriminan los datos relacionados con el saldo total de referencias solicitadas y despachadas en compras y ventas desde «Movimiento Gestión» y desde la «Rutina Pipeline», así mismo los saldos pendientes, el saldo final y el saldo proyectado teniendo en cuenta las cantidades solicitadas.

Campo Descripción

Pedido en Es la cantidad de unidades solicitadas a los proveedores a través de órdenes de compra u otro Compra tipo de documento similar.

Despacho Corresponde al número de unidades efectivamente compradas de cada referencia. Compra

Pedido en Es la cantidad de unidades solicitadas por los clientes a través de cotizaciones u otro tipo de Venta documento similar.

Despacho Corresponde al número de unidades efectivamente vendidas de cada referencia. Venta

Saldo En este campo se observa el saldo total de cada referencia con corte a la fecha actual. Inventario

Pendiente Es la diferencia entre la columna «Pedido en Compra» vs la columna «Despacho Compra». Compra (Pendiente Compra = Pedido en Compra - Despacho Compra)

Es la diferencia entre la columna «Pedido en Venta» vs la columna «Despacho Venta». Pendiente Si la diferencia da menor a 0 (#<0) muestra en el campo el valor 0. Venta (Pendiente Venta = Pedido en Venta - Despacho Venta)

Es la suma de las columnas «Saldo Inventario» más «Pendiente compra». Saldo Compra (Saldo Compra = Saldo Inventario + Pendiente Compra)

Es la suma de las columnas «Saldo Inventario» más «Pendiente Venta». Saldo Venta (Saldo Venta = Saldo Inventario - Pendiente Venta)

Corresponde a la columna «Saldo Inventario» más «Pendiente Compra» menos «Pendiente Saldo Final Venta». Proyectado (Saldo Final Proyectado = Saldo Inventario + Pendiente Compra - Pendiente Venta)

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Días de Muestra cuantos dias duraria el inventario, lo calcula de la división entre «Saldo de Inventario» Inventario y la «Demanda». (Días de Inventario = Saldo de Inventario / Demanda)

Franja Pedidos

Esta franja permite visualizar las cantidades que el sistema sugiere comprar para cumplir con los stock mínimos y máximos de cada referencia, tomando como base las ventas, días y tiempos de reposición.

Campo Descripción

Muestra el total de unidades de cada referencia en el rango de fecha establecido a partir de la fecha que se indica en el filtro de búsqueda «Demanda desde» y de la selección realizada por el usuario, ya sea: Venta ● Demanda según Pedido = Realiza la sumatoria de unidades de referencia en transacciones de Pedido, ejemplo Cotizaciones.

Demanda según Despacho = Realiza la sumatoria de unidades de referencia en transacciones de Despacho, ejemplo Facturas de Venta.

Corresponde al número de días transcurridos entre la Fecha Desde y la Fecha Actual, a partir del filtro de búsqueda «Demanda desde». Días (Días = Hoy - Fecha Demanda Desde)

Demanda En esta columna se muestra el resultado de dividir la columna «Venta» entre la columna «Días». (Demanda = Ventas / días)

Tiempo de Es el tiempo de reposición mínimo en días, asignado a la referencia al momento de su Reposición creación. Este valor es tomado en cuenta al momento de calcular el «Stock Mínimo» de forma Mínimo automática.

Tiempo de Es el tiempo de reposición máximo en días, asignado a la referencia al momento de su Reposición creación. Este valor es tomado en cuenta al momento de calcular el «Stock Máximo» de forma Máximo automática.

Stock Manual Es el stock de inventario que el usuario asigna a cada referencia al momento de su creación.

En este campo se muestra la cantidad digitada en «Stock Manual», siempre y cuando sea diferente a cero, si el «Stock Manual» es cero (no asignada desde referencias), el sistema calcula los stock mínimos de forma automática mediante la fórmula será: (Stock Mínimo = Demanda x Tiempo de Reposición Mínimo) Stock Mínimo

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Cuando en el campo stock manual tiene valor asignado desde referencias, es el valor resultante de sumar el «Stock Mínimo» más la demanda, este valor se tendrá en cuenta al momento de calcular la cantidad en el campo «Sugerido» («Stock Máximo» menos «Saldo de Inventario»). De lo contrario, el sistema calcula los stock máximos de forma automática mediante la fórmula: (Stock Máximo = Demanda x Tiempo de Reposición Máximo) Stock Máximo

Recordemos que a través de esta rutina Mekano permite generar la compra de mercancía de forma automática. En este campo el sistema indica la cantidad de unidades que sugiere comprar para cumplir con los stock de inventario. Para hacerlo toma como base la cantidad Sugerido registrada en el campo «Stock Máximo» menos «Saldo Final Proyectado». Los valores negativos indican el excedente de mercancía. (Sugerido = Stock Máximo - Saldo Final Proyectado)

Si en el campo sugerido existe un valor positivo, este valor se muestra también en el campo cantidad, el cual se tendrá en cuenta al momento de elaborar el comprobante, caso contrario el valor asignado en cantidad será cero. Este campo es editable, allí podrá digitar la cantidad que desee.

Cantidad

Recuerde que en el campo «Sugerido» se observa la diferencia entre las columnas «Stock Máximo» y «Saldo Final Proyectado», el valor de esta columna será la cantidad sugerida para cubrir las cantidades mínimas requeridas de cada referencia.

Corresponde a la cantidad exacta o presentación del producto suministrado por el proveedor, (Ejemplo paquete de 30 unidades), de esta forma el valor asignado en el campo «Cantidad», Unidad en será aproximado a la presentación establecida, es decir que si por ejemplo la cantidad es 33 y Compra la presentación es 30, el sistema aproxima las cantidades sugeridas a 30 unidades, (según los múltiplos de la unidad en compra) y en el caso de las 158 unidades el sistema aproxima a 160 unidades.

En esta columna encontrará el Nit del Proveedor asignado a cada referencia desde la opción Tercero «Stocks por Bodega».

Nombre Allí el sistema muestra el nombre del Proveedor asignado a cada referencia desde la opción Tercero «Stocks por Bodega».

IMPORTANTE:

Cuando no se han realizado ventas del producto, se sugiere que se asigne un Stock manualmente, desde el botón «Stocks Bodega» para poder lograr que Mekano calcule con ese dato el pedido sugerido.

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Recordemos que el sistema sintetiza en la columna «Cantidad» la demanda de cada referencia según las entradas, salidas y stock de inventario, siendo este valor la cantidad solicitada por cada referencia en la orden de compra. La generación de los cálculos en la columna sugerida incluye en algunos casos cifras con decimales que se redondean en esta columna.

Órdenes De Compra Automáticas

Dentro de las múltiples bondades que presenta la rutina «Logística», se encuentra la generación de Órdenes de Compra a Proveedores de manera automática, con base a la demanda y el stock de cada producto.

Para realizar este proceso, el usuario a cargo, una vez generada la consulta por medio del botón «Análisis» y validar los respectivos datos por cada una de las referencias, podrá realizar las funciones «Tramitar» y «Aprobar», estas pueden ser realizadas por diferentes personas en la empresa; por ejemplo el Auxiliar de compras Analiza y Tramita los productos requeridos y luego el Gerente de Compras Aprueba y Genera automáticamente el documento de Pedido a Proveedores; en su defecto, si su empresa sólo tiene un responsable de compras, dicha persona podrá realizar todo el proceso.

Para ejecutar la rutina correctamente tenga en cuenta el siguiente paso a paso:

Configuración de Roles: Ingresando por el menú «Parámetros», opción «Seguridad», pestaña «Perfiles», seleccione el perfil o los perfiles a los cuales desea parametrizar ya sea el Rol Trámite, Rol Aprobación o ambos, como se muestra en el ejemplo en la ilustración.

Asigne el «Rol Trámite» al Perfil del usuario encargado de verificar y tramitar los pedidos.
Asigne el «Rol Aprobación» al perfil del usuario encargado de aprobar los pedidos tramitados previamente.

Tipo Documento - Orden de Compra: Verifique la existencia del tipo de documento para generar las órdenes de compra, este debe tener inactivado el atributo «Afecta Saldos», debido a que la factura de compra será la encargada de alimentar el inventario.

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Asignar Orden de Compra a la Bodega: Luego debe relacionar el tipo de documento para generar la orden de compra con cada bodega creada en el programa directamente desde el menú «Referencias» Opción «Bodegas» columna «Documento Orden de compra» si lo desea también podrá asignar las sedes a cada tipo de documento.
Procesar Referencias: Ubicado en el Menú «Logística», opción «Análisis», seleccione las referencias que desea incluir en el comprobante de Orden de Pedido, mediante la primera columna campo «Procesar» habilite las referencias deseadas, se puede realizar con doble clic sobre el recuadro u oprimir la [Barra Espaciadora] y finalmente guarde los cambios con la tecla [F3] .

NOTA: Recuerde que cada columna incluye filtro, esto permite establecer criterios de selección que facilitan el proceso de selección de cada referencia.

Para que el programa apruebe y genere de forma automática las órdenes de compra, podrá utilizar las «Cantidades» que el sistema sugiere o modificar el valor que necesite adquirir para cumplir con los stock de inventario.

Tramitar Referencias: A continuación de clic en el botón «Tramitar», de esta forma el sistema traslada las referencias seleccionadas hacia la ventana «Aprobación», allí el usuario encargado podrá generar el comprobante de forma automática

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Aprobación Referencias:

Una vez ingresa a la opción «Aprobación», el Mekano mostrará el listado de referencias tramitadas

Generar Orden de Compra:

En la parte inferior de la ventana de «Aprobación» el usuario podrá visualizar dos opciones para generar automáticamente las Órdenes de Compra, a continuación se explica cada uno:

Genera Congelados: este botón genera cada documento de Orden de Compra en en la ventana «Movimiento Gestión» y lo deja en tránsito para que el usuario encargado realice las respectivas modificaciones y lo finalice.
Generar Terminados: al seleccionar esta opción, cada documento de Orden de Compra lo genera y finaliza de manera automática, el usuario encargado posteriormente no podría modificar el comprobante, sólo podrá imprimir desde la opción «Impresión» ubicada en el Menú «Gestión».

Después de seleccionar cualquiera de estas opciones el sistema muestra en pantalla el recuadro para digitar el «Tipo de Documento», «Tercero» y «Bodega» relacionados con el comprobante.

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Luego de clic en el botón «Generar» y el sistema informa que el comprobante queda creado en el módulo «Gestión», el mensaje indica si queda congelado o si está terminado dependiendo del botón seleccionado previamente.

IMPORTANTE:

Los datos del encabezado del comprobante son tomados directamente desde la ventana «Valores por Defecto» (más información ver tutorial «Valores por Defecto») y la fecha del comprobante será la fecha actual. Ambos datos el usuario puede modificarlos según lo requiera.

El valor unitario de cada referencia es tomado inicialmente de la lista de precios asignada a cada tercero, si este no tiene lista de precios asignada, el sistema verifica la lista del documento en valores por defecto por documento o por usuario, si tampoco tiene lista asignada el valor unitario asignado será cero.

Botón Terceros

A través de esta opción Mekano permite obtener información de los terceros relacionados con pedidos y despachos, dicha información se visualiza por una referencia específica, para hacerlo seleccione la referencia estando ubicado en la ventana «Análisis» y de clic en el botón «Terceros», allí observará los datos relacionados con la cantidad de referencias de los pedidos y despachos realizados por cada uno de ellos, en caso que la cantidad de despacho supere al pedido, se refiere a que esta referencia no hizo parte de una orden de pedido o cotización.

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Botón Detalles

La información que se observa en esta ventana depende de la referencia seleccionada desde la ventana «Análisis», en ella se muestra de forma detallada todos los comprobantes en los cuales se solicitan y se despachan dichas referencias, la información es discriminada en los siguientes campos:

Campo Descripción

Tipo, Prefijo y Número Son los datos relacionados con la identificación del comprobante.

Fecha Corresponde a la fecha de elaboración del comprobante.

Tercero Indica el código del cliente o proveedor, según el caso, asignado al comprobante.

Cliente o Proveedor Es el nombre del cliente o proveedor asignado al comprobante.

Con relación a la referencia que se está analizando, es decir “Compra” o “Venta”, en este campo el sistema indica la cantidad de unidades solicitadas por la empresa a Pedido Compra través de Órdenes de Compra. Recordemos que dichos documentos tienen activado el atributo “Pedido”.

En este campo el sistema indica la cantidad de unidades vendidas o despachadas, con Despacho Compra relación a la referencia que se está analizando, basado en los documentos que tienen activado el atributo “Despacho”.

Con relación a la referencia que se está analizando, en este campo el sistema indica la Pedido Venta cantidad de unidades solicitadas a la empresa a través de Cotizaciones. Recordemos que dichos documentos tienen activado el atributo “Pedido”.

En este campo el sistema indica la cantidad de unidades vendidas o despachadas, con Despacho Venta relación a la referencia que se está analizando, basado en los documentos que tienen activo el atributo “Despacho”.

Corresponde al valor unitario asignado a la referencia al momento de elaborar el Bruto comprobante.

Corresponde al descuento asignado a la referencia al momento de elaborar el Descuento comprobante.

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Botón Análisis Cruzado

El análisis cruzado se incluye en esta ventana con el fin de brindar una herramienta que permita analizar las referencias pedidas y despachadas por tercero, al ingresar encontrará en la parte superior los campos Tercero y Nombre del Tercero que podrán ser movilizadas para personalizar la consulta, de acuerdo a la ubicación de estos campos el sistema genera el listado de los terceros a partir del código o del nombre, para ver el detalle de la información de clic en el botón (+) y la información se discrimina en las siguientes columnas:

Campo Descripción

Referencia Indica el código de cada referencia relacionada con el tercero que se está analizando.

Nombre Referencia Indica el nombre de cada referencia relacionada con el tercero que se está analizando.

Pedido en Compra Muestra el total de unidades solicitadas al proveedor según la fecha “Desde” establecida en la parte inferior de la ventana.

Despacho en Compra Muestra el total de unidades despachadas por el proveedor según la fecha “Desde” establecida en la parte inferior de la ventana.

Pendiente en Compra Es el total de unidades pendientes por entregar de cada proveedor.

Pedido en Venta Son las unidades solicitadas por cada cliente según la fecha “Desde” establecida en la parte inferior de la ventana.

Despacho en Venta Es el total de unidades vendidas a cada cliente según la fecha “Desde” establecida en la parte inferior de la ventana.

Pendiente en Venta Es el total de unidades pendientes por entregar al cliente según la fecha establecida en el campo “Desde” ubicado en la parte inferior de la ventana.

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Botón Moldear

La presentación predefinida que tienen las ventanas «Análisis» y «Aprobación» con relación a sus campos y columnas se pueden ajustar libremente, es decir, ocultar, ordenar y/o desplazar a su gusto, y si el usuario desea conservar dicha presentación para futuras conexiones, basta con dar clic en la opción «Moldear» o usar las teclas rápidas de función [Ctrl]+[M].

A partir de la nueva versión 9.6, se reestructuró la funcionalidad del «Moldear», ahora cada moldeo, quedará almacenado automáticamente en la misma empresa o contabilidad. Gracias a ello, independiente si el cliente cambia de computador o lo formatea, la base de datos conservará todos sus moldeos. Cabe resaltar que los más beneficiados son los clientes en modalidad NUBE, porque ya no se verán afectados ante moldeos realizados por usuarios de otras empresas allí alojadas.

Para ocultar columnas, ubíquese con el mouse en el (*), en la parte superior izquierda de la ventana, allí puede activar o desactivar los campos que desee visualizar en la ventana, tal como se muestra en la imagen.

El usuario también tiene la opción de dar orden a las columnas y organizarlas como le sea más fácil para visualizar la información, ubicándose sobre el nombre de la columna y con un clic sostenido lo lleva a la ubicación deseada.

Para guardar la configuración personalizada de la ventana no olvide pulsar el botón «Moldear»

Al ejecutar esta función, aparecerá el siguiente aviso:

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Botón Stocks Bodegas

En esta ventana se debe detallar el stock manual para cada una de las referencias y cada una de las bodegas, con la ventaja de poder asignar a cada bodega el proveedor específico al que se le realiza el pedido, que en ocasiones puede variar dependiendo la ubicación de la bodega, de tal manera que cuando se realiza el análisis por una bodega o por todas las bodegas la información del Sugerido arrojado es más precisa.

Para su configuración oprima la tecla «Insert» y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Referencia Digite en este campo el código de la referencia a configurar. En este campo también podrá hacer uso de la búsqueda por coincidencia.

Bodega Digite el código de la bodega, si no lo recuerda podrá hacer uso de la búsqueda por coincidencia.

Stock Digite en este campo la cantidad de existencias mínima que desea establecer para la bodega previamente seleccionada. Teniendo presente que luego de que el producto lleve un tiempo específico de movimiento, este campo se puede dejar en CEROS para que desde ese momento Mekano pueda comenzar a calcular automáticamente la Demanda.

Tercero Digite en este campo el Nit del Proveedor de la referencia. El cual puede variar en cualquier momento, en tal caso, basta con que el usuario modifique este campo.

Nombre del Tercero En este campo el sistema muestra el nombre del proveedor, según el Nit seleccionado. en el campo tercero.

ATENCIÓN: Cabe aclarar que este es el primer paso que el usuario debe realizar al momento de iniciar con la rutina Logística, posteriormente podrá ejecutar el análisis por «Una Bodega» o por «Todas las Bodegas».

NOY

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BOTÓN MARCAR y DESMARCAR

Con el fin de agilizar los procesos en los cuales se requiere Activar (marcar) o Inactivar (desmarcar ) todos los registros, podrá hacer uso de estos botones ubicados en la parte superior de la ventana.

Botón Subtotal

Es la sumatoria en pesos de la Orden de Compra que el usuario está tramitando, útil para realizar seguimiento al valor total evitando excederse del presupuesto, teniendo la opción adicional de disminuir las cantidades si lo llegara a requerir, o de seguir seleccionando más referencias a solicitar si todavía cuenta con un presupuesto disponible, permitiendo conocer con anterioridad el «Subtotal» antes de continuar con el paso de «Aprobación».

Para conocer el «Subtotal» basta con presionar el botón ubicado en la parte superior derecha, y Mekano realizará los cálculos desde la ventana de «Análisis» para cada una de las referencias marcadas con el atributo «Procesar», al final de la columna «Subtotal» muestra la sumatoria de los valores.

El cual corresponde a un valor estimado y es el resultado de multiplicar la cantidad a pedir, por el ponderado actual existente en Mekano para cada producto. Es decir: Ponderado x Cantidad requerida = Subtotal.

Debido a que en esta ventana de «Aprobación» el valor del campo «Subtotal» es fijo, en la eventualidad que el usuario encargado requiera modificar el campo «Cantidad» (para aumentarlo o disminuirlo), podrá hacerlo, pero se sugiere verificar que siempre coincida el «Subtotal» con la «Cantidad», con el fin de que el valor total y estimado del pedido, sea real. Para ello, luego de cambiar la «Cantidad», las 2 formas de hacer dicha corrección son:

Realizar en forma manual la multiplicación y asignar el valor en el campo «Subtotal».
Borrar el registro del producto para que regrese a la ventana «Análisis». Desde allí asignar la «Cantidad» correcta que se desea pedir, activar el campo «Procesar», ejecutar el botón «Subtotal» y por último, «Tramitar» de nuevo.

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Botón Semáforos

Esta rutina permite que nuestros clientes puedan visualizar su información al instante, sin retrasos, mediante diferentes filtros para generar el proceso de consulta sin tener que depender de un prolongado tiempo de espera independientemente del tamaño de la base de datos y que será evidenciada al momento de ejecutar el botón «Analizar».

Su funcionalidad consiste en visualizar indicadores mediante la metodología del semáforo, que muestra diferentes estados diferenciados mediante colores según el porcentaje visualizado en el campo «Riesgo»que se describe más adelante.

En la metodología de semáforo aplica diferentes rangos que alertan al usuario a interpretar el avance y ejecución del indicador de pedidos a través de la visualizacion de un color, ya sea blanco, verde, amarillo, rojo; junto con un porcentaje asignado a cada uno.

Al momento de ejecutar el botón «Análisis», dependiendo de los resultados arrojados en la consulta de pedidos o despachos, el usuario podrá evidenciar en la ventana dos columnas nuevas, donde se visualiza en cada registro los diferentes colores señalados que afectan la respectiva referencia (Ver ilustración).

El campo «Semáforo» muestra el nombre de un color, mientras que el campo «Riesgo» genera un valor porcentual que puede variar entre un rango inicial de 0,00% y un rango final infinito, el cual se calcula mediante la siguiente fórmula:

Riesgo = (Sugerido / Stock Mínimo) * 100

Para hallar el valor del campo «Riesgo» se parte como base del valor en el campo «Sugerido» que tiene cada referencia en la rutina «Logística», Mekano ofrece la opción de priorizar las referencias que tienen un grado superior de riesgo de desabastecimiento, realizando una relación entre el campo «Sugerido» y el «Stock Mínimo» que debe tener esa referencia, para esto se deben configurar los rangos de prioridad en el botón «Semáforos», según la finalidad de análisis del usuario, la cual se puede modificar en cualquier momento.

Para configurar los respectivos rangos de cada color, debe ingresar por el nuevo botón «Semáforos» (ver ilustración), allí podrá observar tres columnas, en la columna «Color» usando la tecla «Insert» digitamos el color Blanco (no existe riesgo), Verde (riesgo bajo), Amarillo (riesgo medio) y Rojo (riesgo alto), en los campos «Desde» y «Hasta» configuramos los rangos en términos de porcentajes, según los resultados que desee obtener en el semáforo, solo debe tener presente, siempre utilizar los decimales para un resultado óptimo en la rutina.

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En la ilustración se muestra la configuración sugerida para los Semáforos pero cabe destacar que el usuario lo puede personalizar según las necesidades de su empresa. Ya con los rangos de los semáforos ya parametrizados puede acceder a la ventana «Análisis» y realizar la consulta. Verifique que la ventana tenga activos los campos «Semáforos» y «Riesgo» desde el selector de campos. Con esta información, el usuario podrá realizar un análisis más completo y así agilizar el proceso de «Trámite» y «Aprobación» de referencias para generar la orden de compra.

Botón Borrar

Recordemos que una vez realizado el proceso de «Tramitar», automáticamente todos los registros seleccionados pasarán a la ventana de «Aprobación».

Posteriormente el usuario encargado de dicha aprobación, podrá activar el campo «Procesar» para elegir cada uno de los registros que desea descartar del pedido y mediante el botón «Borrar», podrá eliminar automáticamente los registros seleccionados, con el objetivo de regresarlos a la pestaña análisis.

Al dar clic sobre el botón «Borrar» inmediatamente carga una ventana emergente con el propósito que el usuario tenga la posibilidad de validar el proceso, bien sea aceptarlo al dar clic sobre el botón [Yes] o por el contrario, rechazarlo al dar clic sobre el botón [No].

Finalmente confirmar la eliminación de las referencias al dar clic sobre el botón [OK].

Blanquear Saldos Para Analizar De Nuevo

Recordemos que los datos generados en forma automática desde la rutina «Logística», pestaña «Análisis», es el resultado de todo el movimiento existente en Mekano e incluye los documentos previamente configurados con el atributo de Logística («Pedido» y «Despacho»), del grupo tanto compra como venta, además por todos y cada uno de los usuarios que trabajan desde la ventana de «Movimiento Gestión».

Cabe aclarar que al ejecutar el botón «Analizar», los saldos se obtienen según la fecha actual (hoy) y mediante un proceso interno que consta de 2 etapas, que son:

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Saldos Históricos: Se generan los saldos históricos de la consulta, donde se incluyen todos los comprobantes que tengan fecha inferior al día actual (hoy). Dichos valores se obtienen sólo durante la primera vez que se ejecuta el botón «Analizar», por lo tanto, son fijos durante todo el día. Este método se lleva a cabo con el fin de agilizar su tiempo de ejecución, en especial cuando la empresa actual maneja un volumen alto de productos y de transacciones.
Saldos de Hoy: Se generan los saldos tan solo con los comprobantes registrados con fecha del día actual, en este momento los datos de la pestaña «Análisis» pueden variar, según las transacciones nuevas detectadas con fecha de hoy, eso significa que el usuario puede ejecutar el botón «Analizar» cuantas veces lo requiera, con el fin de incluir en la consulta los últimos movimientos.

Cabe aclarar que en versiones anteriores, para que el usuario responsable de tramitar los pedidos pudiera ejecutar el botón «Analizar», el requisito era que primero debía verificar que todos los comprobantes con fecha inferior al día de HOY, hubieran quedado en Mekano digitados y bloqueados.

A partir de esta versión, en la eventualidad de que el «Análisis» se haya ejecutado y posteriormente algún usuario requiera digitar un nuevo comprobante, pero con una fecha diferente a la actual, ahora el usuario encargado ya podrá incluir este movimiento en el análisis, gracias a que cuenta con un Proceso especial, útil para reconstruir los saldos históricos y que Mekano pueda volver a generar la información actualizada (saldos históricos más saldos de hoy).

PASOS: Lo primero es solicitar a todos los usuarios que cierren la ventana «Logística», luego ubicarse en el menú «Herramientas», opción «Procesos», allí ejecutarlo digitando la respectiva clave. Esto permite blanquear los saldos existentes en logística, así podrá volver a ingresar y ejecutar de nuevo el «Análisis», justo en ese momento (día, hora, minuto y segundo) quedarán incluidos todos los movimientos.

EJEMPLO: Si el usuario ejecutó el análisis a las 2:00 pm y luego a las 2:10 requiere incluir un comprobante nuevo que digitó pero con fecha de ayer, deberá blanquear el historial ejecutando los pasos indicados.

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Trucos De Manejo

Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ordenar por Campo: Para ordenar las columnas en orden ascendente o alfabético según la información que contienen de clic sobre el título de cada columna; recuerde que puede hacer lo mismo con cualquier campo de esta ventana y luego si desea conservar dicha presentación, oprima «Moldear».
Botones Marcar y Desmarcar: Con el fin de agilizar los procesos en los cuales se requiere activar (marcar) o inactivar (desmarcar )múltiples registros, podrá hacer uso de estos botones ubicados en la parte superior de la ventana.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Tipos de Documentos Gestión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T018.pdf

Rutina Test Grubbs www.apolosoft.com/documentos/mekano/T339.pdf

Referencias Productos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T009.pdf

Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf

Rutina Pipeline www.apolosoft.com/documentos/mekano/T072.pdf

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Cuestionario

¿Qué atributos adicionales debe tener cada documento activo para que se visualicen los saldos de las mercancías en la rutina Logística?

a. Logística y Grupo b. Rotación y Grupo c. Análisis de Costo d. Todas las anteriores

¿En qué opción del sistema se define la cantidad de Stock mínimo que debe tener nuestro producto en el inventario?

a. Documentos b. Valores por defecto c. Referencias d. Todas las anteriores

En esta columna se observa la diferencia entre las columnas “Stock Máximo” y “Saldo Final Proyectado”:

a. Pedido b. Despacho c. Sugerido d. Saldo Inventario

Esta opción es útil para que los usuarios del programa aprueben y generen de forma automática las órdenes de compra según las cantidades que el sistema sugiere adquirir.

a. Análisis b. Aprobación c. Análisis Cruzado d. Stocks Bodega

Al dar clic en este botón se genera la orden de compra en «Movimiento Gestión» y lo deja en tránsito para ser editado y terminado

a. Generar Congelados b. Generar Terminados c. Detalles d. Análisis Cruzado

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com