Rutina Historico De Esquemas - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 23/11/2017
Equipo Responsable: AS - PG TUTORIAL
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 23/11/2017 Responsables: AS - PG TUTORIAL Vo.Bo.: HISTÓRICO DE ESQUEMAS Rev.2.1 Versión 8

Objetivo Aprender a asignar y/o modificar automáticamente los esquemas de Retención, Esquema de Impuestos y Esquema Contable a las líneas y referencias a través de la herramienta Histórico de Esquemas.

Ruta de Acceso Menú «Configuración», Opción «Histórico de Esquemas», Pestaña «Llenado de Esquemas»

Descripción

Con el fin de agilizar y facilitar los procesos en el aplicativo, después de crear los diferentes esquemas de Impuestos, Retenciones y Contables para el cálculo de las transacciones de forma automática, Mekano permite asignar y/o modificar dichos esquemas de manera grupal o por línea y/o de forma individual o por referencia.

Cuando el Histórico de esquemas es utilizado para modificar esquemas a una línea o referencia, se debe tener en cuenta que el proceso no es retroactivo, quiere decir que el cambio de esquema no altera el movimiento digitado hacia atrás, pero si se desbloquea un comprobante y se repasa el movimiento anterior, al volverlo a contabilizar el sistema calcula y contabiliza de acuerdo al nuevo esquema asignado sin conservar la contabilización inicial.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración» y la opción «Histórico de Esquemas», asimismo, debe tener activo el atributo Procesar (F8), asignado previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse, con la barra espaciadora según el caso. Para este proceso específicamente Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Procesar Histórico De Esquemas

Para iniciar el proceso de asignación automática de esquemas es indispensable que el usuario tenga correctamente definidos los grupos de referencias que son conocidos como “LÍNEAS”, al igual que las Referencias. De su correcta parametrización no sólo depende el éxito en la asignación de Esquemas; sino que serán de gran apoyo para la consulta de los reportes e informes.

NOTA: Para ejecutar la rutina se debe verificar que no existan procesos pendientes, es decir que los registros anteriores tengan activado el campo en la columna “procesado”, en caso contrario se debe ejecutar el proceso pendiente para que el sistema permita crear un nuevo registro:

Insertar Registros

Adicionar: Una vez configuradas las líneas, creadas las referencias y los diferentes esquemas, ingrese a la opción «Histórico de Esquemas» y con [Flecha abajo] active el nuevo registro, configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Este campo numérico se llenará automáticamente cada vez que se inserte un registro.

Nombre Descripción clara y detallada del proceso que se va a realizar.

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Línea Campo para seleccionar el grupo de referencias al que se le va asignar o modificar automáticamente uno o varios esquemas. Si la asignación automática es para todas las referencias este campo se deja en blanco para que el sistema asigne los esquemas a todas las referencias. En caso de necesitar realizar el proceso para un sólo grupo debe asignar el código de la Línea; sino recuerda dicho código puede usar el % porcentaje para traer todas las líneas y escoger la que necesita, es decir hacer uso de la búsqueda que también se activa digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter.

Referencia Campo para seleccionar la referencia a la que se le va asignar o modificar automáticamente uno o varios esquemas. Si la asignación automática es para todas las referencias que corresponden a la línea previamente seleccionada este campo se deja en blanco. En caso de necesitar realizar el proceso para una sola referencia debe asignar el código correspondiente; si no recuerda dicho código puede usar el % porcentaje para traer todas las líneas y seleccionar la que necesita, es decir hacer uso de la búsqueda que también se activa digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter.

ESQ Retención Código del esquema de retenciones que se va a asignar o por cual se va a modificar la línea o la referencia. Para asignar este código haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter.

ESQ Impuestos Código del esquema de Impuestos que se va a asignar o por el cual se va a modificar la línea o las referencia. Para asignar este código haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter.

ESQ Contable Código del esquema Contable que se va a asignar o por cual se va a modificar la línea o las referencia. Para asignar este código haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter.

Procesado Este campo se diligencia automáticamente cuando se ha procesado la información.

Autor Campo automático donde el sistema asigna el código del usuario que ejecutó el proceso.

Fecha Campo automático donde el sistema asigna la fecha y hora exacta de ejecución del proceso.

NOTA: Antes de ejecutar el proceso se debe verificar que estén asignados como mínimo dos esquemas, caso contrario se genera un mensaje de advertencia.

Finalmente procese la asignación o modificación automática con la tecla [F8]. Verifique que el proceso haya sido realizado al quedar activo el atributo Procesado, en la columna “Autor” debe estar asignado el usuario que ejecutó el proceso, fecha y hora exacta del mismo; Debido a la importancia, consecuencias y por ser un proceso irreversible, se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizarlo. (Ver Copia de Seguridad).

IMPORTANTE: Los registros que se configuran para ejecutar el proceso no se eliminan, por seguridad se conservan con el fin de tener una trazabilidad de los procesos automáticos que se realizan.

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GRABAR, EDITAR, ELIMINAR REGISTROS

Grabar: Luego de realizar el llenado de esquemas y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: Solo si el proceso no se ha ejecutado o procesado, es posible editar la asignación o modificación de los esquemas, para editar utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Es de aclarar que si ya se han realizado cálculos con dichos esquemas y estos se modifican, al repasar el movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema calculará y contabilizara con las modificaciones y no conservará el cálculo o contabilización inicial.

Eliminar: Solo si el proceso no se ha ejecutado o procesado, es posible eliminar la asignación o modificación de los esquemas, basta con usar la tecla [Esc].

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[Y5].Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Ejecución de Proceso: El proceso se ejecuta con la opción [F8]. Los procesos ejecutados NO se eliminan para conservar el historial de las modificaciones automáticas realizadas.

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Líneas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T006.pdf
Referencias www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T009.pdf
Esquema de Retención www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T019.pdf
Esquema de Impuestos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T021.pdf
Esquema Contable www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T003.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [F8] Ejecutar el proceso

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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PASOS PARA EJECUTAR PROCESO DE ASIGNACIÓN O MODIFICACIÓN

De Esquemas

Para Asignar o Modificar el Esquema de Impuestos, de Retención y/o Contables:

Ingrese por «Configuración», «Histórico de Esquemas», oprima la tecla [Insert] o utilice [Flecha Abajo] y configure los campos de acuerdo al proceso a realizar Nombre, Línea, Referencia, Esquema de Retención, Esquema de Impuestos y Esquema Contable.
Luego de realizar el llenado de esquemas y antes de salir de la ventana, guarde el registro con la tecla [F3].
Ejecute el proceso con la tecla [F8].
Verifique que el sistema asigne automáticamente el campo procesado, el autor y la fecha.

Cuestionario

Cual de las siguientes afirmaciones es incorrecta:

a. El Histórico de Esquemas en Mekano es una herramienta que permite asignar y/o modificar los esquemas de manera grupal, o por línea y/o individualmente, es decir por referencia.

b. Para iniciar el proceso de asignación automática de esquemas el usuario debe tener correctamente definidos los grupos de referencias que son conocidos como “LÍNEAS”, al igual que las Referencias.

c. El cambio de esquemas altera el movimiento digitado hacia atrás.

d. Los registros que se configuran para ejecutar el proceso no se eliminan, por seguridad se conservan con el fin de tener una trazabilidad de los procesos automáticos que se realizan.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com