Rutina Enviar Correo Electronico - Mekano Gestión

Fecha de Elaboración: 27/08/2017
Equipo Responsable: JG - PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 27/08/2017 Responsables: JG - PG TUTORIAL Vo.Bo.: JF RUTINA CORREOS ELECTRÓNICOS Rev. 1.1 Ver.8.0 y superiores

Objetivo Establecer los parámetros necesarios y explicar la forma tan simple como se pueden imprimir documentos o reportes desde Mekano, para su envío directo por correo electrónico.

Rutas de Acceso Configuración Menú «Parámetros», Opción « Seguridad», Pestaña «Usuarios» Menú «Parámetros», Opción « Terceros», Columna «Correo Electrónico»

Ejecución de la Rutina Menú «Gestión», Opción « Impresión», Botón «Enviar E-mail» Menú «Gestión», Opción « Movimiento Gestión», imprimir con la tecla «F7»

Descripción

Para Apolosox es de vital importancia contribuir en el manejo adecuado del tiempo de las empresas que manejan sus aplicaciones y para lograrlo se ha incorporado a partir de la versión 8.0 de Mekano en las opciones de impresión de los comprobantes, el envío de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos (e-mail), mediante el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), donde se configuran los correos de salida, estableciendo la dirección de correo por cada uno de los usuarios habilitados para enviar datos a través de esta herramienta.

Para el buen funcionamiento de esta rutina es necesario tener en cuenta algunos aspectos técnicos que además garantizan el buen manejo y la seguridad de la información, por esta razón se deben realizar primero las validaciones en los correos y después las respectivas configuraciones en Mekano.

Si el usuario lo requiere, podrá establecer una cuenta de correo exclusivamente para realizar el envío de información desde el aplicativo.

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Configuración De Correos

La verificación del email desde donde se realizará el envío de la información, dependerá del servicio de correo al cual pertenece la cuenta del usuario que realiza el proceso, es decir Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.

A continuación se explica cómo configurar las cuentas de correo más comunes:

Cuentas De Correo En Gmail

Se deben tener en cuenta dos configuraciones:

Tener habilitada la opción «Permitir el acceso de aplicaciones menos seguras».

Para realizar esta configuración habilite su correo electrónico y de clic en la opción «Mi cuenta», luego de clic en la opción «Inicio y Sesión de Seguridad», en la parte inferior ubique el bloque «Aplicaciones y sitios conectados a tu cuenta» y en la parte final encontrará el siguiente recuadro:

Habilite la opción dando clic en el botón gris ubicado al lado derecho de tal forma que quede en color azul:

IMPORTANTE: Permitir el acceso de aplicaciones menos seguras, quiere decir que se transfiere el control a otra aplicación, sin embargo la cuenta de correo sigue estando protegida garantizando así la seguridad de la misma.

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2. Validación de las cuentas de dos pasos para ingresar :

Para realizar esta configuración habilite su correo electrónico y de clic en la opción «Mi cuenta», luego de clic en la opción «Inicio y Sesión de Seguridad», y en la parte inferior del bloque ubique la opción «Verificación en dos Pasos», en caso de estar Activada debe pasar al estado “Desactivada”.

Cuentas De Correo En Hotmail

Se deben tener en cuenta dos configuraciones:

VALIDACIÓN INTENTO DE INGRESO AL CORREO:

Cuando se detecta alguna novedad relacionada con el acceso a la cuenta de correo, se recibe un mensaje donde se debe indicar que efectivamente se trata de uno de los intentos para ingresar, en caso tal de que no llegue el correo, debe confirmar manualmente la conexión, ingresando a su correo por la opción «Ver Cuenta», luego ubíquese en la parte superior y de clic en la opción «Seguridad», Bloque «Revisar Actividad Reciente» y dar clic en el botón “He sido yo”.

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2. Validación de las cuentas de dos pasos para ingresar :

Para realizar esta configuración habilite su correo electrónico y de clic en la opción «Ver cuenta», luego ubíquese en la parte superior y de clic en la opción «Seguridad», y en el recuadro «Actualizar la información de seguridad» de clic en el botón «Actualizar Información».

Luego de clic en el link «Más opciones»:

Y ubíquese en la opción «Verificación en dos pasos», si en el renglón de color azul dice «Desactivar la verificación en dos pasos» debe dar clic allí, caso contrario debe dejarla como está.

Cuentas De Correo En Yahoo

Se deben tener en cuenta dos configuraciones:

VALIDACIÓN INTENTO DE INGRESO AL CORREO:

Tener habilitada la opción «Permitir aplicaciones con métodos de ingreso menos seguros».

Para realizar esta configuración habilite su correo electrónico y de clic en la opción «Mi cuenta», luego de clic en la opción «Seguridad de la cuenta», en la parte inferior ubique el bloque «Permitir aplicaciones con métodos de ingreso menos seguros»:

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Habilite la opción dando clic en el botón gris ubicado al lado derecho de tal forma que quede en color azul:

Validación de las cuentas de dos pasos para ingresar :

Para realizar esta configuración habilite su correo electrónico y de clic en la opción «Mi cuenta», luego ubíquese en la parte superior y de clic en la opción «Seguridad de la Cuenta», y en el recuadro «Verificación en dos pasos», verifique que el botón se encuentre inactivo, es decir en color gris.

Configuración Email En Mekano

La configuración de esta rutina en Mekano dependerá del servicio de correo al cual pertenece la cuenta del usuario que envía la información, es decir Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.

Para realizar la configuración de cada usuario ingrese al Menú «Parámetros», Opción «Seguridad», Botón «Usuarios» y ubíquese en las columnas incluidas en el bloque “Correo Saliente” diligenciando la información así:

CUENTAS DE CORREO GMAIL:

Columna Configuración

EMAIL Digite en este campo el correo electrónico desde donde el usuario enviará la información generada por Mekano.

SMTP Server Para las cuentas de correo de Gmail digite en este campo lo siguiente: smtp.gmail.com

PUERTO El puerto que podrá utilizar en este caso es el 25.

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CUENTAS DE CORREO HOTMAIL:

Columna Configuración

EMAIL Digite en este campo el correo electrónico desde donde el usuario enviará la información generada por Mekano.

SMTP Server Para las cuentas de correo de Hotmail digite en este campo lo siguiente: smtpmail.outlook.com ó smtp.live.com.

PUERTO El puerto que podrá utilizar en este caso es el 25.

CUENTAS DE CORREO YAHOO:

Columna Configuración

EMAIL Digite en este campo el correo electrónico desde donde el usuario enviará la información generada por Mekano.

SMTP Server Para las cuentas de correo de Yahoo digite en este campo lo siguiente: smtp.mail.yahoo.com

PUERTO El puerto que podrá utilizar en este caso es el 25.

IMPORTANTE: Recuerde que siempre antes de generar el envío de archivos por e-mail, debe validar que los terceros en los cuales se tiene movimiento tengan asignado un correo electrónico.

El uso de esta herramienta sólo lo podrá ejecutar el usuario en cuyo perfil tenga habilitada la tecla [F7] y Mekano guardará un histórico de todos los correos enviados, con asunto, fecha, hora y usuario, basta con buscarlo en el menú Consultas, opción Informes. Actualmente ésta funcionalizar queda disponible desde las siguientes opciones:

Enviar Correos Desde Movimiento Gestión

Desde la ventana «Gestión» Opción «Movimiento Gestión» luego de terminar un documento con la tecla [F7], aparecerá automáticamente una ventana de confirmación, el usuario en ese momento elige.

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Al dar clic en el botón “Yes” aparece en pantalla la ventana con los campos requeridos para enviar la información.

Campo Descripción

De Campo automático que no podrá ser editado, allí aparece el correo electrónico del usuario que realiza el envío de información desde Mekano.

Para Campo automático que no podrá ser editado, allí aparece el correo electrónico del tercero asociado al comprobante, este correo es asignado directamente desde la ventana «Terceros».

Asunto Digite en este campo el asunto del correo electrónico.

Clave Por seguridad se solicita la clave del correo del usuario que realiza el envío, ( los caracteres quedan ocultos).

Región en Blanco Digite allí toda la información relacionada con el archivo que desea enviar desde Mekano.

MENSAJE DE ERROR: En caso de aparecer el siguiente mensaje, significa que la cuenta que aparece en el campo ‘De’ aún no está habilitada, en caso tal, basta con ir a la bandeja de correos recibidos, abrir el mensaje de protección que le acaba de llegar y validarlo, dando clic en la parte donde dice por ejemplo: ‘permitiendo el acceso a aplicaciones menos seguras’

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Enviar Correos Desde Gestión Impresión

Menú «Gestión» Opción «Impresión» luego de seleccionar el tipo de documento y el comprobante a adjuntar, de clic en el botón «Enviar Email», seleccione el formato dando clic en el botón de despliegue (ى) y el sistema genera una vista previa, verifique la información y de clic en cerrar, de esta forma aparece en pantalla la ventana con la información necesaria para enviar el correo.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Gestión Impresión www.apolosox.com/documentos/mekano/T047.pdf
Formatos de Impresión www.apolosox.com/documentos/mekano/T038.pdf

Cuestionario

La validación de las cuentas de dos pasos debe estar inactiva en el servicio de correo:

a. Hotmail b. Yahoo c. Gmail d. Todas las anteriores

El puerto que se debe digitar al configurar los correos de cada usuario es:

a. 45 b. 20 c. 25 d. 50

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com