Referencias (Servicios Y Gastos) - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 21/11/2017
Equipo Responsable: DA TUTORIAL
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 21/11/2017 Responsables: DA TUTORIAL Vo.Bo.: PG - SC REFERENCIA GASTOS Y/O SERVICIOS Rev.2.1 Versión 8

Objetivo Aprender a configurar las referencias Conocer el manejo e importancia de configurar correctamente las Referencias de gasto o servicio para su digitación en el módulo de Gestión.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Referencias», Pestaña «Referencias»

Descripción

Desde el módulo «Referencias» en Mekano se crean además de los productos, todos los gastos que son necesarios para el funcionamiento de la empresa, asignando a cada uno de estos los criterios que el sistema requiere para el cálculo de impuestos. retenciones, contabilización y demás procesos especiales según las necesidades específicas, integrando de forma automática todas las rutinas que se generan con el proceso de compras: Manejo de Inventarios, Tesorería, Cartera, etc.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Referencias», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Referencias Predefinidas

Mekano tiene predefinidas varias referencias de Gastos y Servicios que servirán como modelo para la creación de nuevos registros de este tipo en las empresas: Gastos sin Iva, Gastos con Iva a la Tarifa General, Gastos con Iva del 5% y Servicios para la venta (TG). Estas a su vez tienen definidos los atributos básicos para ser utilizadas en las diferentes transacciones, para los cálculos de impuestos y retenciones y para el manejo correcto de tesorería o cartera según el caso.

Si requiere crear nuevos gastos podrá hacerlo fácilmente insertando un nuevo registro o a través de la herramienta Clonación. Ver Clonación de Referencias

CREACIÓN DE REFERENCIAS DE GASTOS O SERVICIOS

Adicionar: Para agregar un nuevo gasto o servicio, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico de veinte caracteres. Es el identificador único del gasto o servicio.

Nombre Descripción detallada del gasto o servicio.

Nombre Corto Descripción abreviada del gasto o servicio. Este espacio generalmente es utilizado para realizar reportes o configuraciones de las tirillas.

Costo Valor de adquisición del gasto o servicio, útil para crear las primeras listas de precios.

Precio Precio de venta del gasto o servicio, útil para crear las primeras listas de precios.

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Valoriza Campo que solo aplica para las referencias que son productos y que afectan el valor de los inventarios. Por lo tanto, para los Gastos y servicios este campo se debe inactivar, queda en blanco.

Costea Campo que solo aplica para las referencias que son productos y que afectan el costo de la mercancía. Por lo tanto, para los Gastos y servicios este campo se debe inactivar, queda en blanco.

Saldos Campo que solo aplica para las referencias que son productos y que afectan el saldo de inventarios. Por lo tanto, para los Gastos y servicios este campo se debe inactivar, queda en blanco.

Bloquea Esquema Opción que se activa para que el sistema no realice cambios en los gastos o servicios cuando se modifiquen los Esquemas de Impuestos, Retención y Contabilización, a través de la Rutina Histórico de Esquemas; especialmente cuando se corre la rutina para todas las referencias de una línea.

Nota Descripción adicional del los gastos o servicios para registrar otros datos que no estén predefinidos.

Línea Código de la Línea a la cual pertenece gasto o servicio según su clasificación o características. Las líneas se deben crear previamente en el módulo «Parámetros»,«Referencias», «Líneas».

Medida Unidad de medida del gasto o servicio, normalmente es tomada por el sistema al momento de registrar las cantidades de entrada y salida del Inventario. Previamente, debe crear las unidades de medida en el módulo «Parámetros», «Referencias», «Medidas».

Esq. Impuesto Código del Esquema de Impuestos que calcula automáticamente el gasto o servicio al momento de realizar una transacción de Compra o Venta. Debe crearlo previamente en el módulo «Esquemas», «Esquema impuestos».

Esq. Retención Código del Esquema de Retención que calcula automáticamente las referencias al momento de realizar una transacción de Compra o Venta. Debe crearlo previamente en el módulo «Esquemas», «Esquema retenciones».

Esq. Contable Código del esquema Contable que el sistema tiene en cuenta para realizar los movimientos propios del gasto o servicio, relacionados con la compra, venta, costeo y ajuste. Debe crearlo previamente en el módulo «Esquemas», «Esquema Contable».

Activa Define si el gasto o servicio está o no disponible para realizar transacciones.

CRM Al activar este atributo, el sistema permitirá involucrar gastos o servicios a los procesos que se ejecutan directamente desde el módulo CRM.

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: La forma de modificar una Cuenta es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

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Eliminar: La forma de borrar una Cuenta es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

BUSCAR UNA REFERENCIA DE GASTOS O SERVICIOS

Para buscar un gasto o servicio se puede realizar de dos maneras: Desde la pestaña filtro digite mínimo 5 caracteres bien sea el código o el nombre de la referencia.

También puede hacer uso de la búsqueda incremental, estando ubicado en el campo código o nombre y digitando el mismo, hasta encontrar la coincidencia completa.

Modo Lista Y Modo Ficha

Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha Referencias.

ELIMINAR UNA REFERENCIA DE GASTO O SERVICIO

Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que un usuario borre una Referencia que ya tiene movimiento o que su código esté vinculado en otra ventana. En ese caso, aparecerá el mensaje de advertencia: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. Pero si en realidad desea ejecutar dicha eliminación, primero deberá borrar su movimiento y/o desvincularlo de las siguientes opciones, según los módulos que utilice:

Movimiento gestión
Valores por Defecto
CRM

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[I], y dando clic en la pestaña [Referencias]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Esquemas: A cada una de las referencias de gasto o servicio se le debe asignar un esquema de impuestos, esquema de retención y esquema contable.
Histórico de Esquemas: Opción que permite modificar el esquema de Impuestos, Retenciones o Contable asignados inicialmente a las referencias de gastos o servicios. (Ver histórico de Esquemas).
Valores por Defecto: Puede guardar los valores por defecto de los campos obligatorios con [Clic Derecho], «Valores por defecto» o con las teclas [Ctrl]+[2]. La próxima vez que cree una referencia de Servicio o Gasto, tendrá estos valores. (Ver valores por Defecto Referencias)
Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana podrá utilizar por ejemplo: a. Campo de Búsqueda: Digite el código o el nombre de la referencia, en forma completa o parcial, para obtener su coincidencia. Si desea que la búsqueda incluya dos o más palabras, puede enlazarlas utilizando el guión bajo [ _ ], por ejemplo: “servicio_telefono”. b. Búsqueda incremental: basta con ubicarse en el campo «Código» o «Nombre», según el caso y digitar algunos caracteres hasta llegar a encontrar la coincidencia completa.
Ordenar por Campo: Para ordenar las referencias según el código, haga clic sobre el título de la columna «Código»; recuerde que puede hacer lo mismo con cualquier campo de esta ventana y luego si desea conservar dicha presentación, oprima «Moldear».
Consolidar Códigos: Si requiere unir la información de dos códigos de Referencias de gastos o servicios porque alguno de ellos está errado, tiene la ventaja que Mekano cuenta con una rutina especial para hacerlo, pero recuerde que dicho proceso es irreversible. (ver «Consolidar - Reasignar»)
Campos de Integridad: Los atributos de una referencia de gastos o servicios ya definida, (como Valoriza, Costea, Saldos, Lote, Serial, Categoría, Esq Impuesto, Esq Retención, Esq Contable, Esq Alterno), por seguridad NO pueden ser modificados si ya tienen movimiento.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector [*], luego de ordenar, ajustar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, con clic derecho active la opción «Moldear» o use las teclas de función [Ctrl]+[M].

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Referencias Productos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T009.pdf
Esquema Contable www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T003.pdf
Esquema Impuestos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T021.pdf
Esquema Retenciones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T019.pdf
Medidas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T008.pdf
Líneas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T006.pdf
Histórico Esquemas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T111.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Shiȅ]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[F] Modo ficha

[Supr] Eliminar registro actual [Ctrl]+[M] Moldear ventana actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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PASOS PARA CREAR UNA REFERENCIA DE GASTO O SERVICIO

Para crear una referencia:

Ingrese por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Referencias»..
Presione [Insert] ó el botón (+)
Inserte los campos según la necesidades de la empresa, no olvide la importancia de los campos obligatorios o de integridad.
Guardar el registro usando la tecla [F3] o haciendo clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones

Glosario

USUARIO: Representa cada una de las personas que pueden ingresar a la empresa o contabilidad, a la cual le son asignados unos permisos especiales para trabajar en Mekano según su Perfil.
SUPERVISOR: Persona que es la responsable directa de administrar los accesos y permisos a una empresa o contabilidad.
MEKANO SERVER: Aplicación que permite administrar las diversas empresas o contabilidades que allí se han creado y que debe estar activa para que un usuario en su momento pueda ingresar a una de ellas.
INTEGRIDAD DE DATOS: Características del diseño de la base de datos que garantiza que la información sea consistente, por ejemplo, el código de la Referencia es un campo único y no se pueden crear dos iguales, además, el sistema también valida que los campos requeridos no queden vacíos.
INTEGRIDAD REFERENCIAL: Es la característica de la base de datos que protege la relación de la información entre diversas tablas: Línea, Medida, las cuales deben estar creadas previamente en otras opciones para referenciarlas en este espacio. Asimismo, existe integridad referencial al eliminar, es decir, que si la información está ligada en otra opción del programa, no permitirá borrar o eliminar para conservar las relaciones entre tablas. Por ejemplo: no se puede eliminar una Referencia que ya tiene movimiento, o eliminar una Línea ligada a una referencia.

Cuestionario

Cuales de los siguientes atributos NO deben estar activos en las referencias de gasto o servicios:

a. Esq Impuestos, Esq Retención, Esq Contable b. Nota, Foto, Línea c. Valoriza, Costea, Saldos d. Ninguna de las anteriores

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com