Promociones - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 27/11/2017
Equipo Responsable: AT TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG - GV PROMOCIONES
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 27/11/2017 Responsables: AT TUTORIAL Vo.Bo.: PG - GV PROMOCIONES Rev.1.1 Versión 8

Objetivo Conocer la configuración y manejo de promociones en Mekano como complemento del proceso de Facturación en el módulo Gestión Administrativa.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Referencias», Pestaña «Promociones»

Descripción

El Módulo Gestión Administrativa de Mekano, incluye dentro de sus múltiples bondades el manejo de promociones, optimizando el proceso de facturación; el usuario no requiere realizar cálculos ni digitar descuentos debido a que el sistema permite asignar previamente un porcentaje a cada referencia, por centros de costo y a partir de una fecha determinada; estas promociones pueden ser activadas o inactivadas cuando el usuario así lo requiera.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Referencias», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Asignar Promociones A Las Referencias

Adicionar: Para asignar porcentajes de descuento por referencia de clic en la pestaña «Promociones» y agregue un nuevo registro, oprimiendo la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Centro de Costos Digite el centro de costos al cual pertenece la referencia a incluir en la promoción. Recuerde utilizar la búsqueda asociada digitando parte del nombre o código de éste.

Referencia Digite el código de la referencia a la cual será asignado el porcentaje de descuento.

% Descuento En este campo se digita el valor porcentual que se asigna a cada referencia para el descuento al momento de facturar.

Fecha Digite la fecha DD/MM/AAAA a partir de la cual el sistema tomará el porcentaje de descuento para cada referencia.

Promoción Activa Campo de tipo selección, útil para indicar al sistema si debe o no tener en cuenta el descuento al momento de facturar la referencia.

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: La forma de modificar una Promoción es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

Eliminar: La forma de borrar una promoción es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones.Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

NOTA: Para que el sistema tome la configuración de las promociones se debe salir del aplicativo e ingresar nuevamente, de esta forma al facturar el sistema mostrará el porcentaje asignado a cada referencia.

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Buscar Una Promoción

La búsqueda de Promociones en Mekano se puede realizar de dos maneras:

Desde la banda buscar ubicada en la parte superior de la ventana, digite algunos caracteres que estén incluídos en los campos allí configurados y Mekano resalta en color azul las coincidencias:
Ubicado en las columnas Centro de Costos, Referencia o Fecha, digite algunos caracteres de identificación de estas y Mekano resaltará las coincidencias:

Facturar Referencias En Promoción

Para dar salida a una referencia con promoción, es necesario emplear un tipo de documento que afecte el inventario al momento de generar una transacción de salida, por ejemplo, la factura de venta de crédito o contado. Agregue el comprobante de la transacción, digite los datos del encabezado: Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Vencimiento, Vendedor, (si es el caso), y Nota, y oprima la tecla [Enter]. Se activará la banda de registros de movimiento en la parte media de la pantalla, en la cual se deben insertar las referencias propias de la transacción a través de los campos:

Campo Descripción

Bodega Código de la bodega de la cual se está dando salida al inventario en el momento de realizar el comprobante. Si no conoce código, digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter].

Centro de Costos Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la transacción.

Referencia Código del producto al que se le da salida. Digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla [Enter]. Como la referencia tiene activo el campo «Promoción», y la transacción que se realiza es tipo Venta, el sistema lanzará automáticamente el porcentaje de descuento [%Descuento], con información del valor de descuento tanto porcentual como nominal.

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En caso de ser necesario, Mekano permite cambiar de forma manual el descuento que la referencia tiene configurada, ubicándose en el campo [% Descuento] y digitando el valor nominal por el cual desea reemplazarlo, automáticamente en el campo [$ Descuento], el sistema muestra en pesos el valor a descontar en la factura de venta. Si la información es correcta, totalice el comprobante y termine con la tecla [F7] para bloquearlo e imprimirlo, caso contrario oprima la tecla [Esc].

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que si el campo “Promoción Activa” esta marcado, el sistema seguirá tomando el descuento hasta que este se inactive.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[R], pestaña Promociones. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Crear al Vuelo: Sí al momento de elaborar comprobantes requiere asignar los códigos Tercero y/o Prefijo y alguno de ellos no existe en el sistema, recuerde que desde el mismo campo puede crearlos al vuelo, es decir, ejecutar su creación automática con sólo digitar un punto [.] y luego oprimir la tecla [Enter]; eso siempre y cuando dicho usuario tenga asignado en su perfil el atributo crear al vuelo. (ver «Perfiles»).
Activar e Inactivar Promociones: Es importante resaltar que si el campo (Promoción activa) esta marcado, el sistema seguirá tomando el descuento hasta este se inactive.
Actualizar la configuración: Para que el sistema tome la configuración de las promociones se debe salir del aplicativo e ingresar nuevamente, de esta forma al facturar el sistema mostrará el porcentaje asignado a cada referencia.

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Referencias Productos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T009.pdf
Desbloqueo de comprobantes www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T041.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T038.pdf
Rutina Pipeline www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T072.pdf
Rutina Prototipos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T068.pdf
Digitación FV Crédito y Contado www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T037.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante

[F2] Editar registro [Ctrl]+[0] Documentos

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[1] Comprobantes

[F6] Vista Previa [Ctrl]+[2] Movimiento

[F7] Imprimir [.]+[Enter] Crear al Vuelo

[Insert] Insertar registro [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Paso A Paso Para Crear Una Promoción

Para crear una promoción se debe:

Ingresar al Menú «Parámetros» Opción «Referencias» Pestaña «Promociones».
Dar clic en el botón [+] o con la tecla Insert del teclado y configurar los campos: Centro de Costo, Referencia, % Descuento, Fecha y Promoción
Guardar el registro con la tecla [F3].
Salir del aplicativo y volver a ingresar.
Elabore las facturas de venta con las referencias que tienen asignado el porcentaje de descuento. El sistema realiza los cálculos de forma automática.

Glosario

USUARIO: Representa cada una de las personas que pueden ingresar a la empresa o contabilidad, a la cual le son asignados unos permisos especiales para trabajar en Mekano según su Perfil.
SUPERVISOR: Persona que es la responsable directa de administrar los accesos y permisos a una empresa o contabilidad.
MEKANO SERVER: Aplicación que permite administrar las diversas empresas o contabilidades que allí se han creado y que debe estar activa para que un usuario en su momento pueda ingresar a una de ellas.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Prefijos o Terceros desde la captura de movimiento.

Cuesio

Cuestionario

Marcar o Desmarcar el campo de tipo selección en la columna [Promoción] permite:

a. Determinar la fecha de inicio de la promoción. b. Que la referencia aparezca al momento de digitar movimiento. c. Establecer el Centro de Costos al que corresponde la promoción. d. Indicar si la promoción está o no vigente al momento de facturar.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com