Personal (Vendedores Para Comision) - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 21/12/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: LH PERSONAL VENDEDORES
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 21/12/2017 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: LH PERSONAL VENDEDORES Rev.1.1 Versión 8

Objetivo Aprender a crear los vendedores que laboran en la organización, con el fin de calcular automáticamente las comisiones a partir de recaudos y/o ventas realizadas.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Personal», Pestaña «Comisiones»

Descripción

Para facilitar el proceso de liquidación de Comisiones de los vendedores de la empresa, Mekano ofrece la posibilidad de asignar a cada uno de éstos de acuerdo a las líneas creadas previamente bien sea un porcentaje o un valor nominal por Ventas y/o Recaudos; de igual forma establecer el máximo de descuentos que pueden otorgar a sus clientes. Para ello además de estar creados en el sistema como Terceros, deben estar creados como empleados desde la ventana “Personal”.

Antes de crear un vendedor recuerde tener previamente configurados los Municipios, Cargos e Identidades que se configuran previamente por el Menú «Parámetros» , «Generales» y los Centros de Costos que están creados previamente por «Esquemas», «Parámetros Contabilidad», «Centros».

Para las empresas que adquieren el módulo de Nómina, crearán también sus empleados desde esta ventana, por esta razón en ella se encuentran múltiples columnas, sin embargo para la creación de los vendedores solo es necesario configurar algunas de ellas.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Personal», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

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Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

Creación De Vendedores

Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones. Puede realizar este proceso en el Modo Lista o Modo Ficha, (Ver explicación Modo Lista y Modo Ficha en la pág. 6) configurando los siguientes campos clasificados en: Identificación, Ubicación, Integridad y Complemento.

Datos De Identificación

Campo Descripción

Código Es la cédula o identificación del empleado o vendedor.

Nombre Completo Campo de sólo lectura, una vez digitados los campos Primer y Segundo Nombre y Primer y Segundo Apellido, el sistema inserta de forma automática, el nombre completo del vendedor.

Primer Nombre Se asigna el primer nombre del vendedor.

Segundo Nombre Se asigna el segundo nombre del vendedor

Primer Apellido Se asigna el primer apellido del vendedor

Segundo Apellido Se asigna el segundo apellido del vendedor.

Activo Si el empleado aún se encuentra en la organización.

Datos De Ubicación

A continuación diligencie los campos que son útiles para describir la ubicación del vendedor:

Campo Descripción

Email Correo electrónico del vendedor

Municipio Ubicación geográfica del Municipio donde labora el vendedor.

Dirección Ubicación de sitio de residencia del vendedor.

Teléfono Número telefónico fijo del vendedor

Móvil Número del celular del vendedor

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Datos Complementarios

Luego si lo requiere, diligencie otros campos complementarios del vendedor:

Campo Descripción

Código Alterno Otro tipo de identificación o código interno que identifique al vendedor

Fecha de Nacimiento Día, mes y año en que nació el vendedor.

Cuenta Banco Número de la cuenta bancaria del vendedor.

Foto Elija la foto del empleado que se puede emplear para realizar las respectivas hojas de vida. Para asignarla ingrese al modo ficha.

Para incluir datos adicionales al vendedor, despliegue el selector de campos utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.

Finalmente guarde el vendedor con la tecla [F3]. o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones (Parte Media de la ventana), si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Asignación De Comisiones

Después de crear el vendedor, seleccionelo y ubíquese en la parte inferior de la ventana, de click en la pestaña “Comisiones” y oprima la tecla INSERT o el botón (+) que se encuentra en la barra de funciones de la parte inferior y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Línea Indique en esta columna la línea de productos sobre la cual se van cancelar comisiones por Recaudo y/o ventas. Si conoce el código digítelo allí, en caso contrario realice la búsqueda digitando el código o el nombre de la línea, en forma completa o parcial, para obtener sus coincidencia.

% Ventas Corresponde al porcentaje asignado por las ventas de productos que realice el vendedor y que pertenezcan a la línea previamente seleccionada.

% Recaudo Corresponde al porcentaje asignado por los recaudos de cartera que realice el vendedor y que pertenezcan a la línea previamente seleccionada.

% Max Descuento Porcentaje máximo de descuento que se puede otorgar al vender productos clasificados en la línea seleccionada.

$ Ventas Corresponde al valor nominal asignado por las ventas de productos que realice el vendedor y que pertenezcan a la línea previamente seleccionada.

$ Recaudos Corresponde al valor nominal asignado por los recaudos de cartera que realice el vendedor y que pertenezcan a la línea previamente seleccionada.

$ Max Descuento Valor máximo de descuento que se puede otorgar al vender productos clasificados en la línea seleccionada.

Genérica Este campo permite que se asignen de forma general los porcentajes de comisión por Venta y Recaudo a cada vendedor, sin tener que hacerlo línea por línea; esto permite que se realicen varias combinaciones al momento de asignar los porcentajes, por ejemplo:

Si requiere que el porcentaje asignado en ventas y/o recaudos, sea el mismo para todas las líneas, genere un registro y a una sola línea asigne los porcentajes o valores que correspondan, activando el campo en la columna «Genérica». De esta forma, el sistema aplica los mismos porcentajes para todas las líneas que se creen en el aplicativo, sin requerir hacerle mantenimiento cada que se cree una nueva Línea en Mekano.
Si desea que sólo algunas líneas tengan porcentajes diferentes, para la mayoría cree el primer registro y active el campo «Genérica» y para las líneas que tienen porcentajes diferentes, cree nuevos registros asignando los campos respectivos e inactive la columna «Genérica», de esta forma el sistema respeta los valores asignados para dichas líneas y aplica un mismo porcentaje para las demás líneas existentes.
Para asignar de forma específica porcentajes por cada línea, cree un nuevo registro para cada una de estas y de forma individual digite los porcentajes o valores según corresponda, sin activar el campo «Genérica».

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

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Valores Por Defecto Personal

Con el fin de agilizar la creación de los vendedores, podrá configurar datos que son repetitivos, dando clic en la opción “Valores por Defecto” ubicado en el bloque “Personal”, de esta forma se habilita una nueva ventana solicitando los siguientes datos que deben estar creados previamente y que deben ser seleccionados a través del botón de despliegue. Al finalizar de clic en el botón “Guardar Cambios”.

Campo Descripción

Cargo Corresponde al cargo que se asigna con mayor frecuencia a los vendedores.

Profesión Profesión que tienen más en común los vendedores.

Identidad Defina la identificación más común para los vendedores (normalmente es cédula de ciudadanía).

Municipio Definir el municipio al cual corresponde la mayoría de sus vendedores que se están creando.

Esq. Nomina Campo que debe ser diligenciado por los usuarios que tienen el módulo de nómina. En caso contrario seleccione NO APLICA.

Centro de Costo Centro de Costo al que pertenecen los vendedores.

Una vez configurados los valores por defecto guarde los cambios y regrese a la ventana principal dando clic en la opción “Modo Lista”.

Editar: La forma de modificar un Vendedor es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

Eliminar: La forma de borrar un Vendedor es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

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Buscar Un Vendedor

La búsqueda de un vendedor se puede realizar de dos maneras:

Desde la banda buscar: Ubicada en la parte superior de la ventana, digitando parte de la información registrada en cualquiera de los campos, de esta forma Mekano resalta las coincidencias y deja en pantalla la información que coincida con la búsqueda. Para visualizar nuevamente el listado con todos los vendedores de clic en el botón “Todo”.

Búsqueda incremental: Ubicado en cualquier campo digite parte del dato que desea ubicar en estos, hasta encontrar coincidencia completa.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[P]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector [*], luego de ordenar, ajustar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, active con clic la opción «Moldear» ubicada en el bloque “Personal”.
Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice “Ficha”.

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Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Otros Módulos: Si requiere manejar otros Módulos de Mekano (Gestión, Nómina, Producción Presupuesto, Cartera Financiera, IPS o Giros), los documentos deben tener atributos adicionales que podrá conocer en el respectivo tutorial.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Ambiente de Trabajo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T026.pdf
Cargos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T092.pdf
Profesiones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T093.pdf
Identidades www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T011.pdf
Municipios www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T016.pdf
Centro de Costo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T002.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Ctrl]+[Espacio] Modo Ficha

[F3] Guardar registro [Shiȅ]+[F3] Refrescar cambios

[Supr] Eliminar registro actual [Ctrl]+[M] Moldear ventana actual

PASOS PARA CREAR UN VENDEDOR Y ASIGNAR COMISIONES

Ingrese al Menú «Parámetros», Opción «Personal», oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de funciones y configure los campos de identificación, ubicación y complementarios para cada vendedor, según las necesidades de la empresa.
A continuación seleccione el vendedor con clic e ingrese a la pestaña comisiones, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de funciones de la parte inferior de la ventana y configure los campos: Línea, % Ventas, % Recaudo, % Max Descuento, $ Ventas, $ Recaudos, $ Max Descuento.
Finalmente guarde las comisiones del vendedor con la tecla [F3].

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Cuestionario

Los porcentajes y valores que el sistema permite asignar a los vendedores para liquidar comisiones por Ventas y/o Recaudo, se realizan a partir de:

a. Referencias b. Bodegas c. Líneas d. Cargo

Cual es la ruta para configurar las comisiones en Mekano

a. «Usuarios», «Perfiles» b. «Documentos», «Vendedores» c. «Parámetros», «Personal», «Comisiones» d. «Referencias», «Líneas»

Las comisiones en Mekano se pueden calcular por:

a. Valor porcentual (%) b. Valor nominal ($) c. Venta y/o Recaudo d. Toda las anteriores

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com