Perfiles De Usuario - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 12/12/2017
Equipo Responsable: JS -CG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PERFILES
Código de Revisión: 1.4

Fecha: 12/12/2017 Responsable: JS -CG TUTORIAL Vo.Bo: PERFILES Rev: 1.4 Versión 8

Objetivo Conocer el esquema de seguridad de Mekano a partir de la configuración de los perfiles que contienen los permisos, accesos a Menús y Opciones para ser asignados a los usuarios.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», opción «Seguridad», pestaña «Perfiles»

Descripción

La creación de Perfiles, es una herramienta de Mekano que permite a través de un esquema de seguridad, establecer las opciones y funciones que se otorgarán a los Usuarios, es decir, aprobando o denegando el acceso de los mismos a determinadas opciones del sistema. De su correcta configuración dependerá el éxito del esquema de seguridad y la funcionalidad que se requiera del aplicativo.

Al ingresar a esta ventana en la parte superior encontrará un listado con perfiles predefinidos, configurados con los atributos necesarios para el buen funcionamiento del aplicativo según las funciones específicas que se realizan en la empresa y en la parte inferior el listado de los documentos creados en el sistema para ser asignados a cada perfil. Ambas opciones incluyen barra de funciones para realizar su configuración. Ver Documentos Disponibles.

Ambiente De Trabajo

Dada su importancia, solo el usuario SUPERVISOR puede realizar este proceso porque únicamente él tiene habilitada la opción «Seguridad», por tal motivo, el SUPERVISOR es el responsable de la correcta configuración de los Perfiles y del éxito del esquema de seguridad requerido por la empresa. (Ver «Usuarios»).

Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. En el siguiente recuadro puede ver los principales botones de la barra de funciones, acompañados de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

NOTA: La barra de funciones siempre está ubicada en la parte inferior izquierda de cada ventana.

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Crear Un Nuevo Perfil

Adicionar: Ubicado en la opción «Perfiles» (parte superior de la ventana), oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes atributos a cada perfil divididos en Funciones y Básico:

Código Descripción

Código Campo alfanumérico de máximo diez caracteres, es el identificador único del Perfil. Se recomienda crearlos como roles o puestos de trabajo, Ejemplo: AUXILIAR, CAJERO, GERENTE, CONTADOR, etc. En este campo, el sistema solo válida Letras mayúsculas. Mekano tiene configurados algunos de ellos, incluyendo el perfil SUPERVISOR quien posee todas las validaciones como administrador del Sistema de Seguridad, por ende es el único que no se puede modificar.

Nombre Descripción detallada o nombre completo del Perfil.

FUNCIONES PARA ASIGNAR AL PERFIL:

Teclas Funciones Permiso O Restricción

Rápidas

Insertar Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá adicionar [Insert] nuevos registros en cualquiera de las ventanas de la aplicación. Editar Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá modificar la [F2] información ya existente en cualquiera de las ventanas de la aplicación. Borrar Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá eliminar [Supr] información en cualquiera de las ventanas de la aplicación. Moldear Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá guardar la [Shiȅ]+[F2] configuración o presentación de los Informes, Cubos y Gráficos. Desmoldear Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá regresar a la [Ctrl]+[F2] presentación inicial de los Informes, Cubos o Gráficos. Desbloquear Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá desbloquear comprobantes desde movimiento, cuando estos ya fueron Impresos o [Ctrl]+[F3] bloqueados. Pre-Imprimir Permite al usuario vinculado a este perfil, realizar la pre-impresión, es decir, impresión parcial de un documento que aún no se ha terminado. (Esta [F5] impresión parcial bloquea los registros digitados hasta el momento). Vista Previa Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá visualizar Reportes, Informes, Cubos y Gráficos; además podrá Visualizar también desde las ventanas de movimiento en los diferentes Menús. [F6]

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Imprimir Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá Imprimir Reportes, Informes, Cubos y Gráficos; además podrá Imprimir también [F7] desde las ventanas de movimiento en los diferentes Menús. (Tenga en cuenta que después de la impresión, el documento quedará bloqueado). Ejecutar Procesos Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá ejecutar los procesos especiales de Mekano. Por ejemplo: Cálculos de Nómina, [F8] Inicialización de consecutivos, Cierres, Depreciaciones, entre otros. Exportar Al activar este campo el usuario que tenga vinculado este perfil, podrá exportar la información de los Informes, Cubos y Gráficos, en los diversos [Shiȅ]+[F8] formatos (html, txt, xml, xls). CRM Permite al usuario vinculado a este perfil, ingresar información relacionada con la apertura de casos. Al activar esta tecla, el sistema lanza una ventana [F9] que captura los datos de gestiones con el cliente. (Solo en el caso de manejar el Menú CRM). Sondear Permite al usuario vinculado a este perfil, utilizar la tecla [F10] desde cualquier ventana de la aplicación, para obtener una consulta rápida del [F10] inventario con los Saldos por Bodega o por Cartera usando un Tercero específico. (Ver aquí Tutorial Sondeos) Recolectar Al activar este campo, el usuario vinculado a este perfil podrá filtrar [F12] información de comprobantes por un rango de fechas específicos en los Menú Contable y Gestión. (Ver «Recolector Contable» y «Gestión») Rol Trámite Permite al usuario vinculado a este perfil, trabajar en el Menú de Gobierno y tener el rol de tramitante para las opciones de dicho Menú. Rol Aprobación Permite al usuario vinculado a este perfil, trabajar en el Menú de Gobierno y aprobar o desaprobar los trámites realizados por otros usuarios en las diferentes opciones. Adicional, permite aprobar pedidos desde la rutina Logística

OTROS PERMISOS PARA ASIGNAR AL PERFIL:

Básico Permiso O Restricción

Auto Bloqueo Este atributo permite que luego de digitar un documento en el módulo contable, éste quede Contable automáticamente bloqueado, así existirá un mayor control ante futuros cambios que un usuario realice a sus transacciones. Crear al vuelo Permite la creación rápida de Terceros, Prefijos y Lotes, útil cuando se está digitando una transacción desde las ventanas de movimiento, en los diferentes Menús de Mekano incluso aplica para las diversas ventanas donde existen estos campos, bastará con digitar un punto y luego la tecla [Enter], así será habilitada la ventana flotante para su rápida creación. Solo Tablero Se activa en el Perfil que requiere ingresar en el sistema sólo para consultar información por la opción Tablero, es decir, que no tendrá acceso a todos los reportes, informes, cubos, graficos y procesos, sino a los que tengan activa la opción desde «Herramientas», «Generador», señalando la opción «Tablero» según cada caso. (Ver «Generador»).

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Colaborador Se activa para darle al usuario la posibilidad de desbloquear, eliminar o modificar un comprobante digitado desde otra cuenta de usuario. Para que funcione esta dinámica es necesario activar el atributo «Compartir» en «Parámetros», «Documentos». (Ver «Tipos de Documentos Contable y «Gestión»). Se recomienda permitir solo consulta para evitar que dos usuarios configuren un mismo documento al tiempo. Reimprimir Campo que valida la reimpresión de los comprobantes ya terminados desde movimiento en el Menú de Gestión. Si el campo está activo, el usuario que tenga vinculado este perfil podrá reimprimir también comprobantes que se hayan digitado desde otras cuentas de usuario. Si este campo está inactivo, el usuario sólo podrá reimprimir los comprobantes que haya digitado con su cuenta de usuario, desde «Gestión», «Impresión» . Si lo que necesita es que no reimprima, debe inactivar el menú desde Opciones. (Ver «Gestión Impresión»). Máximo en Número máximo de documentos que el usuario tiene permitido dejar sin terminar o bloquear Tránsito en el movimiento de cualquiera de los Menús. Para que el usuario pueda dejar pendientes una cantidad ilimitada de documentos, asigne el número negativo (-1). Exclusiones al El usuario que tenga vinculado este perfil, podrá modificar desde Movimiento los campos Riguroso seleccionados, tales como Tercero, Vendedor, Fecha, Bodega, Valor unitario, entre otros. Es decir, que aunque esté definido el atributo «Riguroso», las Exclusiones permiten establecer cuáles va a permitir. Despliegue el campo usando la tecla [F4] o con clic en el selector de la derecha del campo, y active o desactive las Exclusiones que se requieran. Movimiento Permite configurar qué ventana de Mekano se abrirá para el usuario que tenga vinculado este Inicial perfil, cuando realice su ingreso a la aplicación. Esta opción puede ser: Gestión, Contable, Nómina, Producción. Navegar Permite navegar con [Ctrl]+[Tab]. Si este permiso no está activo, el usuario que tenga vinculado este perfil, no podrá cambiar del Movimiento Inicial seleccionado en el campo anterior, a otras opciones del sistema. Nivel Corresponde al nivel de consulta que se le asigna al Perfil para obtener información de todos los Reportes, Informes, Cubos, Gráficos y Procesos. Asigne un número entre el 1 y el 5 para que el usuario pueda acceder a las consultas que coincidan con dicho número. Estos niveles vienen asignados por defecto en los Reportes, informes, cubos, graficos y procesos, desde «Herramientas» , «Generador», donde podrá personalizarlos según su necesidad. (Ver «Generador»). Niveles Con los campos «Nivel» y «Niveles Inferiores», el usuario no solo podrá obtener información Inferiores de todos los Reportes, Informes, Cubos, Gráficos y Procesos que correspondan al número asignado en el nivel, sino también de los niveles inferiores a dicho número, Ejemplo: Si un perfil tiene asignado en el nivel el número 4 y no se le parametrizan niveles inferiores, únicamente tendrá acceso a todos los Reportes, Informes, Cubos, Gráficos y Procesos que tengan asignado el número 4; si por el contrario tiene activa la opción «Niveles Inferiores», podrá acceder a los que tengan nivel 4, 3, 2 y 1.

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Funciones

Básico

Para habilitar esta presentación (Modo Ficha) oprima las teclas [Ctrl]+[Espacio]. Tenga en cuenta que el sistema mostrará las columnas señaladas desde el selector de columnas. (Ver trucos de manejo).

Acceder A Menú Y Opciones

Desde los Perfiles se permite y/o se restringe el acceso a los diferentes Menú de Mekano, de igual forma a las opciones que estos contienen, para su configuración de clic en el botón Menú y Opciones que se encuentra en la parte inferior izquierda.

Menú

Los Menú en MEKANO son las pestañas visibles en el aplicativo, Ejemplo: «Conexión», «Configuración», «Consultas», «Parámetros», «Contable», entre otros.

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Ubicado al lado izquierdo de la ventana, active el acceso a los Menús, dando clic o utilizando la barra espaciadora en el recuadro que antecede en nombre de cada Menú.

Opciones

Las opciones son los iconos ubicados en la parte superior de las ventanas. Si un usuario no tiene acceso a alguna de ellas, le aparecerá inactiva.

Ubicado en la región derecha de la ventana, active el acceso a las opciones, dando clic o utilizando la barra espaciadora en el recuadro que antecede en nombre de cada opción.

Con el fin de agilizar el proceso de asignación de los permisos a cada perfil, en la parte inferior de la ventana encontrará los botones:

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Botón Funcionalidad

Menú ON Al dar clic en este botón el sistema activa todos los Menús de forma automática.

Menú OFF Al dar clic en este botón el sistema inactiva o desmarca todos los Menús de forma automática.

Opciones ON Al dar clic en este botón el sistema activa todas las opciones de forma automática.

Opciones OFF Al dar clic en este botón el sistema inactiva o desmarca todas las opciones de forma automática.

Cancelar Al dar clic en este botón el sistema deshace los cambios realizados en esta ventana.

Guardar Al dar clic en este botón el sistema guarda los cambios realizados en esta ventana.

Grabar: Para guardar, use la tecla [F3] o dé clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones; si prefiere, también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

Editar: Para modificar un «Perfil» presione la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; use la tecla [F3] para guardar los cambios realizados.

Eliminar: Para borrar un Perfil, oprima en su teclado la tecla [Supr] o en la barra de funciones de Mekano el botón Eliminar.

Si requiere eliminar un Perfil, deberá borrar inicialmente el contenido del mismo, es decir, cada uno de los registros de documentos. Después ubíquese en el encabezado del perfil para eliminarlo. Tenga en cuenta que el sistema solo permite eliminar los Perfiles que NO se han asignado a un usuario. En ese caso, el sistema generará el siguiente mensaje de alerta: ‘Registro restaurado por tener dependencia’.

Clona Perfil

Mekano permite hacer una copia de un perfil el cual quedará con las mismas características del perfil original esto con el fin de ahorrar tiempo en la creación de los perfiles. Para clonar un perfil se debe ingresar a la siguiente ruta «Parámetros», «Seguridad», «Perfiles»; seleccione el perfil a clonar y utilice la función clona perfil.

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Se creará un perfil con el código NUEVO el cual tiene las mismas características del perfil copiado, se debe modificar el código y posteriormente guardado con la tecla [F3] o el botón de guardar.

Buscar Un Perfil

En la parte superior de la ventana encontrará la “banda buscar”, para realizar la búsqueda de un perfil digite parte del nombre o del código y de clic en el botón Buscar, el sistema mostrará en pantalla las coincidencias según los caracteres digitados:

Para regresar al listado de los perfiles de clic en el botón “Todo”.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[S]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado; en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Perfil SUPERVISOR: El perfil que tenga asignado el Usuario SUPERVISOR no se debe configurar ni restringir pues podría ocasionar perdida en el manejo de sus funciones; si necesita auto-restringir sus funciones, cree y asigne otro Perfil y Usuario diferentes, en caso de que el Administrador de Seguridad del Sistema sea también operario de movimiento en cualquiera de los Menús de Mekano.

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Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, editar o eliminar registros, pero si requiere conocer mejor el proceso, utilice el tutorial respectivo.
Motor de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar algún dato o información (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar por ejemplo e Campo de Búsqueda: Basta con digitar el código o el nombre del documento, en forma completa o parcial para obtener sus coincidencia. También puede utilizar la Búsqueda Incremental: Digite en el campo «Código» o «Nombre» los caracteres necesarios hasta encontrar la coincidencia completa.
Ordenar por Campo: Para ordenar Perfiles según su código, dé clic sobre la columna «Código». Lo mismo puede hacer con cualquier columna de esta ventana, e incluso usar el filtro.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.
Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha perfiles.

Uso De Los Perfiles

De los Perfiles depende el control, respaldo y manejo de la información de toda la empresa; después de configurarlos podrán ser usados en las siguientes opciones de Mekano:

Perfiles Documentos Disponibles: Lo asigna el sistema de manera automática al ingresar a esta ventana.
Usuarios: Al vincular el Perfil que regulará sus opciones y funciones dentro de la aplicación.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados y sus respectivos enlaces:

Documentos Disponibles www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T036.pdf
Usuarios www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T049.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T226.pdf

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Teclas De Función

Las teclas más usadas en esta ventana, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[M] Moldear ventana actual

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado

Barra De Función

Paso A Paso Para Crear Un Perfil

Para crear un Perfi

Ingrese por «Parámetros», «Seguridad».
Ubíquese en «Perfiles».
Presione [Insert] o el botón (+).
Inserte los datos.
Guarde con [F3].

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Cuestionario

El atributo que debe tener un Perfil para que el usuario pueda eliminar registros es:

a. Insertar b. Borrar c. Moldear d. Editar

Botón que permite deshacer los cambios realizados en la ventana Menús y Opciones.

a. Menús OFF b. Guardar c. Cancelar d. Perfiles

Opción que permite crear un nuevo perfil a partir de un perfil creado previamente:

a. Opciones ON b. Buscar c. Clona Usuario d. Clona Perfil

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Información De Soporte

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Sitio Web: www.apolosoft.com