Montaje Saldos Iniciales Tesoreria Y Anticipos - Mekano Gestión

Fecha de Elaboración: 13/01/2016
Código de Revisión: 1

Fecha: 13/01/2016 Rev.1 TUTORIAL Responsables: PG DIGITACIÓN SALDOS INICIALES DE Vo.Bo.: TESORERÍA Y ANTICIPOS Ver.6

Objetivo Aprender a digitar los saldos iniciales de Tesorería en el módulo Gestión del sistema Mekano ERP.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opcion «Movimiento Gestión»

Descripción

La digitación de los saldos Iniciales de Tesorería se debe realizar en aquellas empresas que dan inicio al manejo del Módulo Gestión, bien sea por adquisición del mismo o por la creación de una nueva empresa. Para su digitación es necesario establecer una fecha de corte y tener claridad sobre el signo de los valores existentes en las cajas y bancos,

Recordemos que en los anticipos de clientes y proveedores se tendrá en cuenta la naturaleza contable, debido a que para cada caso se debe utilizar un tipo de documento distinto, es decir, si el saldo en caja o bancos es positivo y se trata de un anticipo a proveedores se debe utilizar Documento ‘SI5’ Saldos iniciales Tesorería Débito y si el saldo es negativo o es un anticipo de clientes el documento será ‘SI4’ Saldos iniciales Tesorería Crédito.

NOTA: Estos saldos iniciales son solamente para iniciar saldos en el módulo de Gestión, es decir que para el saldo contable es necesario elaborar otro comprobante de saldos iniciales. (Ver Montaje de Saldos Iniciales AP).

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el módulo Gestión, menú «Parámetros», « Usuarios»,« Perfiles», «Básico» y la opción «Movimiento Gestión», además que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Desmoldear, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, entre otros. los cuales son fijados previamente por el usuario Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles»). Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones

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más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Borrar [Supr]

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Elaboración Comprobante Saldos Iniciales

Para digitar saldos iniciales de cuentas por pagar ingrese al menú «Gestión», «Movimiento Gestión» seleccione el tipo de documento ‘SI4’ para Saldos Iniciales Tesorería Crédito o ‘SI5’ para Saldos Iniciales Tesorería Débito. Para ingresar seleccione el comprobante y oprima la tecla [Enter], o las teclas [CTRL + N]. También puede ingresar dando clic en el botón [Nuevo].

Automáticamente el sistema activa la ventana de registro de movimiento sin solicitar el tercero relacionado con el comprobante, pues el documento «SI1» tiene configurado por defecto el tercero de la empresa, con el fin de agilizar el proceso de digitación. ( Ver Valores por Defecto Documentos).

A continuación el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento:

Digitación Encabezado Del Comprobante

Campo Descripción

Escenario Niif Corresponde al Escenario creado desde el módulo Niif con el fin de contabilizar el comprobante de acuerdo a la norma internacional.

Prefijo Código del prefijo de la transacción. El sistema asigna automáticamente el prefijo asociado en «Parámetros», «Valores por defecto» al documento o al usuario específico. En caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo digitando «%» y presionando la tecla «ENTER»; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo.

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Número Identifica el comprobante. Aparece en negativo (automático del sistema), si se va a asignar manualmente debe cambiar el negativo por el número que corresponda, en caso contrario si maneja consecutivo automático debe estar asignado el generador desde la opción «Parámetros» «Documentos» «Consecutivos» (ver«Consecutivos») o manejar consecutivo automático transitorio INC (ver «Ver INC»).

Fecha Corresponde a la fecha de corte en la cual seràn digitados los saldos iniciales. Generalmente el sistema trae por defecto la fecha actual. (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario. (ver«Periodos»). Sucursal Código de la sucursal asociada al tercero de la transacción. Como el documento ‘SI4’ tiene asignado por defecto el tercero de la empresa, este campo quedará en blanco.

Sede Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. (Este campo será obligatorio si el Tercero tiene sedes configuradas por «Parámetros», «Terceros», «Sucursales»). (ver«Sucursales»).

Nota Campo que permite asignar una descripción general al comprobante. Esta nota es la que el sistema toma desde la consulta de auxiliares contables en el caso de estar contabilizando automáticamente la información desde el módulo Gestión.

Una vez digitada la Nota oprima enter y el sistema activará la banda de registros de movimiento, para ello configure los siguientes campos.

DIGITACIÓN REGISTROS DE MOVIMIENTO GESTIÓN

Campo Descripción

Centro de Costos Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente los saldos iniciales. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar la factura.

Banco Código de la caja, banco o anticipo que se afectará en la transacción, actualizando de inmediato la tesorería haciendo un ingreso o egreso según el caso. Para asignar la caja o el banco utilice la búsqueda asociada al campo digitando «%» y presionando la tecla [Enter]. Egreso Campo que se activa al seleccionar el tipo de documento ‘SI4’ Saldos iniciales de tesoreria Credito, con el fin de digitar allí el saldo negativo o en rojo que existan en caja y/o bancos y los anticipos de clientes.

Ingreso Campo que se activa al seleccionar el tipo de documento ‘SI5’ Saldos iniciales de tesorería Débito, con el fin de digitar allí el saldo positivo que existan en caja y/o bancos y los anticipos a proveedores.

Finalmente, guarde los registros con la tecla[F3] ocon el Botón Totaliza ubicado en la parte superior.

Cabe anotar que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al

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momento de requerir visualizar o imprimir el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios, y lo ubicara en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

Use la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante.

NOTA: Mekano permite asignar facilmente al formato de impresión el logo de su empresa y notas de encabezado y pie de página. (Ver Tipos de Documentos).

Si desea imprimir y bloquear el comprobante use la tecla [F7] , la cual permite actualizar de manera automática y en tiempo real toda la información relacionada con los demás módulos de Mekano (Contable, Niif, Inventarios, Tesorería, Logística, Lotes, etc), activando el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, es decir lo oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verlo nuevamente al desbloquearlo con las teclas «Ctrl + F3» desde el documento correspondiente. (Ver Desbloqueo de Comprobantes). Pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente el comprobante sin generar una impresión.

Para salir del comprobante sin bloquearlo utilice la tecla [Esc], si posteriormente requiere tener acceso a los comprobantes pendientes, es decir que no se hayan finalizado definitivamente con la tecla [F7], basta con ubicarse en el tipo de documento y usar la combinación de teclas Ctrl + 1; desde esta opción podrá ubicarse en cualquiera de estos comprobantes y con enter visualizar su movimiento.

Editar: Para editar un comprobante utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Cabe anotar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el registro con las teclas «Ctrl+F3».

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Eliminar: Para eliminar un comprobante utilice la tecla «SUPR» de su teclado. En primera instancia elimine el contenido, es decir los registros de movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o encabezado y eliminelo.

Si el comprobante se terminó definitivamente con la tecla [F7], el sistema inserta un comprobante completamente nuevo, para continuar digitando información relacionada con los saldos iniciales. Si se requiere cambiar de documento o simplemente cancelar la inserción automática del sistema, use la tecla [ESC] inmediatamente después el sistema lanzará el mensaje ‘¿Desea salir del Documento?’ al cual se le debe dar clic en el botón ‘Yes’.

Buscar Un Comprobante

Para buscar un comprobante utilice la Búsqueda incremental ubicándose en el menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestión», Pestaña «Documentos», «Nombre Documento» digite parte del nombre del documento hasta encontrar la coincidencia completa, después de estar ubicado en el documento de clic sobre el botón que aparece en la parte superior llamado «Comprobantes» o presione la combinación de teclas [Ctrl + 1] usando el teclado Alfanumérico, allí aparece el listado de todos los comprobantes digitados sin bloquear, seleccione el correspondiente y para ingresar al detalle de este, de clic en el botón movimiento o utilice la tecla Enter.

Trucos De Manejo

Crear Prefijos al Vuelo: Puede crear Prefijos al vuelo, seleccionando la opción Prefijo en el encabezado del comprobante y digitando allí un punto (.), oprima a continuación la tecla Enter y el sistema genera automáticamente la ventana para su creación.
Bloqueo de Comprobantes: Al terminar un comprobante con la tecla [F7], el sistema lo imprimirá y bloqueará para evitar modificaciones.

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Desbloqueo de Comprobantes: Para modificar un comprobante o un registro, estos no pueden estar bloqueados, para hacerlo deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas «Ctrl+F3».
Reimpresión de Comprobantes: Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la opción «Gestión», «Impresión», seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes, allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión Impresión).

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Desbloqueo de comprobantes www.apolosoft.com/documentos/mekano/T041.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T038.pdf
Gestión Impresión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T047.pdf
Digitación Saldos Iniciales Cx C www.apolosoft.com/documentos/mekano/T119.pdf
Digitación Saldos Iniciales Cx P www.apolosoft.com/documentos/mekano/T120.pdf
Digitación Saldos Iniciales Inventario www.apolosoft.com/documentos/mekano/T118.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Esc] Regresar de Ventana [F2] Editar registro [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante [F3] Guardar registro [Ctrl]+[0] Documentos [F6] Vista Previa [Ctrl]+[1] Comprobantes [F7] Imprimir [Ctrl]+[2] Movimiento [Insert] Insertar registro [Ctrl]+[B] Bloquear [Supr] Eliminar registro actual [.]+[Enter] Crear al Vuelo

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completoo Ver aquí video teclado

PASOS PARA DIGITAR UN COMPROBANTE DE SALDOS INICIALES DE TESORERÍA

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Ingrese al menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestion».
Seleccione el tipo de documento: ‘SI4’o ‘SI5 según el caso.’
De clic en el botón «Nuevo» o presionando las teclas [Ctrl]+[N] genere un nuevo comprobante.
Digite el encabezado (Datos de Identificación) y el detalle del comprobante (Información de los saldos en cajas, bancos o anticipos a la fecha de corte de saldos iniciales).
Finalice presionando la tecla [F3] para totalizar el comprobante, para visualizarlo en pantalla oprima la tecla [F6], o si desea imprimirlo y bloquearlo utilice la tecla [F7].

Glosario

PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Terceros desde la captura de movimiento.
ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: Corresponde a los datos de identificación del comprobante, prefijo, número, fecha, sucursal, vendedor, descuentos, nota, entre otros.
NATURALEZA CONTABLE: La naturaleza de las cuentas nos indica cómo es la forma de registrarse una determinada cuenta.Es así como la naturaleza Debito nos indica que una cuenta inicia o aumenta de valor cuando se registra en él DEBE o DEBITO y disminuye su valor cuando se registra en el HABER o CRÉDITO. Caso contrario La naturaleza Crédito, nos indica que una cuenta inicia o aumenta su valor cuando se registra en el HABER O CRÉDITO, y disminuye su valor cuando se registra en él DEBE o DÉBITO.
SALDO EN ROJO: El saldo rojo de una cuenta sea caja o bancos se da cuando el valor retirado es superior al saldo que se tiene allí, alterando la naturaleza de la cuenta. Este término aplica también cuando existe Sobregiro bancario, el cual se refiere a los pagos que hace el banco que excedan el saldo de la cuenta del cuentahabiente.

Cuestionario

Tipo de Documento donde se deben digitar los Saldos Iniciales de Caja y/o bancos con saldo positivo y los anticipos a Proveedores: a. SI4 Saldos Iniciales Tesorería Crédito b. SI1 Saldos Iniciales Inventario c. SI5 Saldos Iniciales Tesorería Débito d. SI2 Saldos Iniciales Cuentas por Cobrar
Tipo de Documento donde se deben digitar los Saldos Iniciales de Caja y/o bancos con saldo negativo o en rojo y los anticipos de clientes: a. SI4 Saldos Iniciales Tesorería Crédito b. SI1 Saldos Iniciales Inventario c. SI5 Saldos Iniciales Tesorería Débito d. SI2 Saldos Iniciales Cuentas por Cobrar

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com