Montaje Saldos Iniciales Inventario - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 24/01/2018
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 24/01/2018 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: DB DIGITACIÓN SALDOS INICIALES Rev.1.1 Versión 8 INVENTARIO

Objetivo Comprender la importancia y aprender a digitar los saldos iniciales de Inventario en el Módulo Gestión Administrativa del sistema Mekano ERP.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opcion «Movimiento Gestión»

Descripción

La digitación de los saldos Iniciales de Inventario se debe realizar en aquellas empresas que comercializan y/o fabrican productos. A partir de su digitación, el módulo de Inventario obtiene la información necesaria para valorizar las referencias creadas previamente y validar existencias, calculando correctamente su promedio ponderado, permitiendo así que las salidas de mercancía puedan realizarse sin generar saldos negativos.

Requisitos

Para la digitación de saldos iniciales tenga en cuenta:

Tener creadas todas las referencias con sus respectivos atributos. (Ver Referencias). De igual forma las bodegas. (Ver Bodegas).
Tener a la fecha de corte, el saldo real del inventario de su empresa y saber con exactitud a qué bodega corresponde cada una de las referencias.

NOTA: Estos saldos iniciales son únicamente para iniciar saldos en el módulo de Gestión, es decir que para el saldo contable es necesario elaborar otro comprobante de saldos iniciales. (Ver Montaje de Saldos Iniciales AP).

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Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el Módulo de Gestión y la opción «Movimiento Gestión», además que estén activos los permisos requeridos, según las funciones de cada uno: Adicionar, Editar, Eliminar, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, Crear al Vuelo, entre otros, los cuales son fijados previamente por el usuario Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, acompañados de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Elaboración Comprobante Saldos Iniciales

Adicionar: Para digitar Saldos Iniciales de Inventario ingrese por el menú «Gestión», «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento “SI1” ; para ingresar, seleccione el comprobante y oprima la tecla [Enter], las teclas [Ctrl]+[N], o dé clic en el botón [Nuevo].

Automáticamente el sistema activa la ventana de registro de movimiento sin solicitar el tercero relacionado con el comprobante, pues el documento “SI1” tiene configurado por defecto el tercero de la empresa, con el fin de agilizar el proceso de digitación. ( Ver «Valores por Defecto Documentos»).

A continuación, se genera la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante, solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento.

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Digitación Encabezado Del Comprobante

Campo Descripción

Escenario Corresponde al Escenario creado desde el Módulo NIIF, con el fin de contabilizar el comprobante NIIF de acuerdo a la Norma Internacional.

Prefijo Código del prefijo de la transacción. El sistema asigna automáticamente el prefijo asociado en «Parámetros», «Valores por defecto», al documento o al usuario específico. En caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo digitando el símbolo «%» y presionando la tecla [Enter]; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo: digite un punto (.) y oprima [Enter], de esta manera, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y el nombre del nuevo prefijo.

Número Identifica el comprobante. Aparece en negativo (automático del sistema); si va a asignarlo manualmente debe cambiar el negativo por el número que corresponda; si maneja consecutivo automático debe estar asignado el generador desde la opción «Parámetros», «Documentos», «Consecutivos» (ver«Consecutivos»), o manejar consecutivo automático transitorio INC (ver «INC»).

Fecha Corresponde a la fecha de corte en la cual serán digitados los saldos iniciales. Generalmente trae por defecto la fecha actual. (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario). (Ver «Periodos»).

Sucursal Código de la sucursal asociada al tercero de la transacción. Como el documento ‘SI1’ tiene asignado por defecto el tercero de la empresa, este campo quedará en blanco. Sede Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. (Este campo será obligatorio si el Tercero tiene sedes configuradas por «Parámetros», «Terceros», «Sucursales»). (Ver «Sucursales»).

Lista Precio Código de la lista de precios a utilizar con el fin de traer automáticamente los costos de la compra asociados a la referencia que se va a ingresar. Para asignar la lista, utilice la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla [Enter]. Si desde la opción «Parámetros», «Terceros» se tiene asignada una lista de precios, el sistema trae automáticamente esa Lista asociada al Tercero; si este campo está vacío, el sistema trae la lista asignada desde la opción «Parámetros», «Valores por defecto», y primero toma la del Usuario o en su defecto tomará la del Tipo de Documento. Ver Listas de precios

Nota Campo que permite asignar una descripción general al comprobante. Esta nota es la que el sistema toma desde la consulta de auxiliares contables en el caso de estar contabilizando automáticamente la información desde el Módulo Gestión.

Una vez digitada la Nota oprima [Enter] y el sistema activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar las referencias y valores a ingresar; para ello configure los siguientes campos:

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DIGITACIÓN REGISTROS DE MOVIMIENTO GESTIÓN

Campo Descripción

Bodega Código de la bodega donde ingresa el inventario al digitar los Saldos Iniciales. En caso de no conocer el código digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter]. Es de aclarar que si el documento tiene activo el atributo ‘Válida Saldos’, el sistema validará la existencia en la bodega para poder realizar la respectiva entrada de inventario.

Centro de Código del Centro de Costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente Costos los saldos iniciales. Si no se manejan Centros de Costos en la contabilización, debe asignar uno por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar la factura.

Referencia Código del producto previamente creado y que se está ingresando Ver Referencias Productos. Para asignarlo digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla [Enter]. En caso de usar algún dispositivo de lectura de entrada como el lector de códigos de barra, basta con leer el producto y el sistema asignará el código automáticamente.

Nombre de Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente Referencia al código asignado en el campo inmediatamente anterior.

Entrada Cantidad de referencias a ingresar al inventario en el momento de digitar Saldos Iniciales.

Unitario Valor unitario de la referencia que está ingresando. Si usa lista de precios, el sistema trae automáticamente el valor asignado en ella. Si el documento tiene activo el campo ‘Impuestos Incluidos’ y la lista de precios también los tiene configurados, el valor unitario tendrá el valor con impuestos.

Coste Valor adicional que se pagó por la mercancía, el cual se requiere que haga parte del costo total de la misma, afectando el promedio ponderado, por ejemplo el valor por fletes. Este campo sólo aparecerá si el documento tiene activo el atributo «Valoriza».

Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el botón «Totaliza» ubicado en la parte superior.

Recuerde que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de visualizar o imprimir el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta que indica los campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios, posteriormente lo ubicará en cada uno de ellos para diligenciar los datos respectivos.

Use la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante.

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NOTA: Mekano permite incluir el logo de su empresa en el formato de impresión, además de las notas de encabezado y pie de página. (Ver «Tipos de Documentos»).

Si desea imprimir y bloquear el comprobante use la tecla [F7], la cual permite actualizar automáticamente y en tiempo real toda la información relacionada con los demás módulos de Mekano (Contable, NIIF, Inventarios, Tesorería, Logística, Lotes, etc.). Si oprime esta tecla y luego el botón ‘Aceptar’, el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, es decir, lo ocultará de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verlo nuevamente al desbloquearlo con las teclas [Ctrl]+[F3] desde el documento correspondiente. (Ver Desbloqueo de Comprobantes). Si oprime la opción ‘Cancelar’ el sistema bloqueará únicamente el comprobante sin generar una impresión.

Para salir del comprobante sin bloquearlo, utilice la tecla [Esc]; si requiere acceder a los comprobantes pendientes, es decir, que no se hayan finalizado con la tecla [F7], ubíquese en el tipo de documento y use la combinación de teclas [Ctrl]+[1]; desde esta opción podrá seleccionar cualquier comprobante para visualizar con [Enter] su movimiento.

Editar Y Eliminar Un Comprobante

Editar: Ubíquese en el campo que requiere modificar, presione la tecla [F2], y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Recuerde que solo podrá modificar registros que no estén bloqueados, pues en ese caso, deberá desbloquearlo primero con las teclas [Ctrl]+[F3].

Eliminar: Primero, elimine el contenido, es decir, los registros de movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o encabezado y oprima la tecla [Supr].

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Nota: Si finalizó el comprobante con la tecla [F7], el sistema insertará un comprobante completamente nuevo para continuar digitando información relacionada con los saldos iniciales. Si requiere cambiar de documento o simplemente cancelar la inserción automática del sistema, use la tecla [Esc], inmediatamente después el sistema lanzará el mensaje ‘¿Desea salir del Documento?’ y dé clic en el botón ‘Yes’.

Buscar Un Comprobante

Para buscar un comprobante utilice la Búsqueda incremental ubicándose en el menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión», pestaña «Documentos», «Nombre Documento». Digite parte del nombre del documento hasta encontrar la coincidencia completa; ubicado en el documento, dé clic sobre el botón «Comprobantes» de la barra superior, o presione las teclas [Ctrl]+[1]. Aparecerá el listado de los comprobantes sin bloquear, seleccione el correspondiente y dé clic en el botón «Movimiento» o utilice la tecla [Enter] para verlo en detalle.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[G]+[M], finalmente seleccione el tipo de documento [SI1]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Crear Prefijos al vuelo: Puede crear Prefijos al vuelo, seleccionando la opción «Prefijo» en el encabezado del comprobante y digitando allí un punto (.), oprima a continuación la tecla [Enter] para que el sistema genere automáticamente la ventana para su creación. Esta funcionalidad también aplica para el campo Tercero, el único requisito es que el usuario tenga habilitado en su Perfil el atributo «Crear al Vuelo».
Bloquear Comprobantes: Al terminar el comprobante con la tecla [F7], el sistema lo enviará a impresión y bloqueará en pantalla para evitar modificaciones.
Editar Comprobantes: Para modificar los registros de un comprobante, este no debe estar bloqueado, en caso tal, deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con las teclas [Ctrl]+[F3].

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Rutina Sondear: Utilice la rutina «Sondear» para consultar los saldos de cartera por terceros y/o las existencias por referencia oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos).
Reimprimir o consultar los comprobantes terminados: Ingrese por el menú «Gestión», opción «Impresión», seleccione el tipo de Documento y luego dé clic en la pestaña «Comprobantes», para utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver «Gestión Impresión»).
Consulta Kardex: Utilice la opción «Kardex» para consultar los saldos de cada referencia, entradas, salidas, valor unitario, ponderado fiscal y NIIF, que calcula el sistema de acuerdo a la información digitada. Ruta: Menú «Gestión», opción «Kárdex».
Validación Tarifas de Impuestos y Retenciones: Antes de ingresar a la Ventana «Movimiento Gestión», Mekano realiza una validación previa a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual, verificando que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se actualicen los datos.

IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de forma automática ingresando al Menú «Configuración», opción «Impuestos» o «Retenciones», a través del botón «Procesos», Opción «Actualiza Histórico». Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.

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Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Desbloqueo de comprobantes www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T041.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T038.pdf
Rutina Sondeos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T078.pdf
Gestión Impresión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T047.pdf
Digitación Saldos Iniciales Cx C www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T119.pdf
Digitación Saldos Iniciales Cx P www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T119.pdf
Digitación Saldos Iniciales Tesorería Crédito www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T122.pdf
Digitación Saldos Iniciales Tesorería Débito www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T122.pdf

Teclas De Función En Mekano

Las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante

[F2] Editar registro [Ctrl]+[0] Documentos

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[1] Comprobantes

[F6] Vista Previa [Ctrl]+[2] Movimiento

[F7] Imprimir [Esc] Regresar a la anterior Ventana

[Enter] Avanzar a la siguiente Ventana [Shiȅ]+[F4] Inspector de Campo

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

PASOS DIGITACIÓN COMPROBANTE DE SALDOS INICIALES INVENTARIO

Ingrese al menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión».
Seleccione el tipo de documento: en este caso ‘SI1’.
Dé clic en el botón «Nuevo», presione las teclas [Ctrl]+[N] u oprima la tecla [Enter] para generar un nuevo comprobante.
Digite el encabezado (Datos de Identificación) y el detalle del comprobante (Información de cada una de las referencias).

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Finalice presionando la tecla [F3] para totalizar el comprobante, o para visualizarlo en pantalla oprima la tecla [F6], según el formato de impresión.
Para finalizar y si desea imprimirlo utilice la tecla [F7], de esta forma quedará bloqueado y el Kardex será afectado automáticamente.

Glosario

PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador de Mekano.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Terceros y Prefijos directamente desde la captura de movimiento.
ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: Corresponde a los datos de identificación del comprobante, prefijo, número, fecha, sucursal, vendedor, descuentos, nota, entre otros.

Cuestionario

A partir de la digitación de Saldos Iniciales de Inventario en el Módulo Gestión, el sistema obtiene la información necesaria para:

a. Valorizar las referencias creadas previamente y validar existencias. b. Calcular automáticamente el CMV y promedio ponderado de los productos. c. Permitir que las salidas de mercancía puedan realizarse sin generar saldos negativos. d. Todas las anteriores.

Opción que se utiliza para consultar los saldos de cada referencia, entradas, salidas, valor unitario, ponderado fiscal y NIIF que calcula el sistema de acuerdo a la información digitada.

a. Menú «Consultas», opción «Cartera» b. Menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión» c. Menú «Gestión», opción «Kárdex» d. Menú «Parámetros», opción «Referencias»

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com