Montaje Saldos Iniciales Cxc Y Cxp - Mekano Gestión

Fecha de Elaboración: 12/01/2016
Código de Revisión: 1

Fecha: 12/01/2016 Rev.1 TUTORIAL Responsables: PG DIGITACIÓN SALDOS INICIALES Vo.Bo.: CUENTAS POR COBRAR Ver.6

Objetivo Aprender a digitar los saldos iniciales de Cuentas por Cobrar en el módulo Gestión del sistema Mekano ERP.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opcion «Movimiento Gestión»

Descripción

La digitación de los saldos Iniciales de Cuentas por Cobrar se debe realizar en aquellas empresas que dan inicio al manejo del Módulo Gestión, bien sea por adquisición del mismo o por la creación de una nueva empresa. Para su digitación es necesario establecer una fecha de corte con el fin de registrar la información histórica de las facturas adeudadas por los clientes, además si se requiere obtener informes donde se clasifique la cartera por edades debe existir información sobre las fechas vencimiento de las mismas.

Para la digitación de saldos iniciales de cuentas por cobrar tenga en cuenta que:

Se deben realizar por cada uno de los clientes que a la fecha de corte, tengan facturas por cancelar a la empresa. Tener información clara y completa sobre las facturas de venta. (Identificación del cliente, Fecha del documento y fecha de vencimiento, Número del documento, Valor Neto, etc). Tener creada previamente una referencia llamada saldos iniciales de Cartera. El sistema tiene creada dicha referencia por defecto (código: ZCARTERA) y esta no afectará el módulo Contable. Para su verificación ingrese al Módulo «Parámetros», «Referencias». Definir si va a digitar el saldo total adeudado por cada cliente en un solo comprobante o si desea elaborar un comprobante ‘SI2’ por cada factura.

NOTA: Estos saldos iniciales son solamente para iniciar saldos en el módulo de Gestión, es decir, si su licencia tiene habilitado el módulo Contable de Mekano, para dicho saldo contable es necesario elaborar otro comprobante de saldos iniciales, según el balance de apertura. (Ver Montaje de Saldos Iniciales AP).

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Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el módulo Gestión, desde el menú «Parámetros», opción «Usuarios», pestañas «Perfiles», «Básico» y la opción «Movimiento Gestión», además que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, entre otros. los cuales son fijados previamente por el usuario Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro:

Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Borrar [Supr]

Elaboración Comprobante Saldos Iniciales

Adicionar: Para digitar saldos iniciales de cuentas por cobrar ingrese al menú «Gestión», «Movimiento Gestión» seleccione el tipo de documento ‘SI2’; para ingresar seleccione el comprobante y oprima la tecla [Enter], o las teclas [CTRL + N]. También puede ingresar dando clic en el botón [Nuevo].

A continuación el sistema habilita la ventana «Terceros» donde usted podrá consultar y/o crear al vuelo el cliente relacionado con el comprobante. El sistema permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón comercial, entre otros, seleccione el proveedor y para continuar oprima la tecla [Enter].

Crear Terceros Al Vuelo

Para crear terceros al vuelo es decir de forma ágil y en la misma ventana de movimiento, debe tener configurados previamente los valores por defecto que corresponden a datos recurrentes dentro de la información de los mismos: País Municipio, Tipos de Sociedad, Identidad, Actividad Económica, Zona, Lista de Precios, Ejecutivo de cuenta. Es importante verificar la información requerida por la DIAN para generar la información exógena y si es necesario podrá modificarla posteriormente a través de la ruta «Parámetros», «Terceros». (ver «Terceros»).

Luego seleccione la pestaña «Nuevo» y digite los siguientes campos:

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Campo Descripción

Código Cédula o el NIT del Cliente. Se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres especiales.

DV Ingrese allí el dígito de verificación que corresponda al nit del cliente.

Naturaleza Tipo de sociedad a la cual pertenece el Cliente, es decir, si es persona Natural [N], o Persona Jurídica [J]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con Apellidos o en su defecto, la Razón Social.

Primer nombre Primer nombre del Cliente. (Solo Terceros que son personas naturales).

Segundo nombre Opcional. Segundo nombre del Cliente, solo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Primer apellido Primer apellido del Cliente. (Solo Terceros que son personas naturales).

Segundo apellido Opcional. Segundo apellido del Cliente, solo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Empresa Nombre de la empresa. (Solo Clientes que son personas jurídicas).

Dirección Dirección del Cliente. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la Administración de Impuestos para medios magnéticos.

Teléfono Número telefónico del Cliente.

Email Correo electrónico del Cliente.

Finalice dando clic en el botón Aceptar. A continuación el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento. No olvide que Mekano permite establecer valores por defecto con el fin de agilizar el proceso. (Ver Valores por Defecto Documentos).

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Digitar Encabezado Del Comprobante

Los siguientes campos pueden ser predefinidos desde la ventana «Parámetros», «Valores por defecto», pero igualmente pueden ser insertados por el usuario que tenga los respectivos atributos, ellos son en su orden:

Escenario Niif Corresponde al Escenario creado desde el módulo Niif con el fin de contabilizar el comprobante de acuerdo a la norma internacional.

Prefijo Código del prefijo de la transacción. El sistema asigna automáticamente el prefijo asociado en «Parámetros», «Valores por defecto» al documento o al usuario específico. En caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo digitando «%» y presionando la tecla «ENTER»; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo.

Número Identifica el comprobante. Aparece en negativo (automático del sistema), si se va a asignar manualmente debe cambiar el negativo por el número que corresponda, en caso contrario si maneja consecutivo automático debe estar asignado el generador desde la opción «Parámetros» «Documentos» «Consecutivos» (ver «Consecutivos») o manejar consecutivo automático transitorio INC (ver «Ver INC»).

Fecha Corresponde a la fecha de corte en la cual seràn digitados los saldos iniciales. Generalmente el sistema trae por defecto la fecha actual. (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario. (ver«Periodos»). Vence Fecha de vencimiento de la factura de venta. Es de gran utilidad para manejar plazo o vencimiento otorgado, este dato es de gran importancia al momento de programar los pagos y recaudos de la empresa. La fecha de vencimiento aplica únicamente en la factura de venta a crédito.

Sucursal Código de la sucursal asociada al tercero a la cual se le realizó la venta. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por «Parámetros», «Terceros», « Detalles», «Sucursales».(ver«Sucursales»). Vendedor Código del empleado que realizó la venta. En caso de no conocer el código, puede asignarlo haciendo uso de la búsqueda asociada al campo con la tecla enter. Este campo es importante en caso de que se requiera calcular comisiones por venta.

Sede Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. (Este campo será obligatorio si el Tercero tiene sedes configuradas por «Parámetros», «Terceros», «Sucursales»). (ver«Sucursales»).

% Dscto Condicionado Campo que corresponde al % de descuento que se otorgará al cliente en caso de presentarse un descuento por pronto pago. Este campo se asigna únicamente en caso de ser una venta a crédito y va directamente relacionado con la fecha de vencimiento. Si no se tiene un % de descuento, este campo debe permanecer con valor 0 (cero).

$ Dscto Condicionado Campo que corresponde al descuento que se otorgará al cliente en caso de

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presentarse un descuento por pronto pago pero que no determina un % sino un valor nominal a descontar. Este campo se asigna únicamente en caso de ser una venta a crédito y va directamente relacionado con la fecha de vencimiento. Si no se tiene un valor nominal de descuento, este campo debe permanecer con valor 0 (cero).

Nota Campo que permite asignar una descripción general al comprobante. Esta nota es la que el sistema toma desde la consulta de auxiliares contables en el caso de estar contabilizando automáticamente la información desde el módulo Gestión.

Una vez digitada la Nota o la región del encabezado, bastará con oprimir la tecla [Enter] y el sistema activará la banda de registros de movimiento, para ello configure los siguientes campos.

Digitar Registros De Movimiento

Al momento de ingresar a esta ventana, el cursor quedará ubicado en esta región, basta con oprimir la tecla [Esc] para quedar en el encabezado del documento, de gran utilidad cuando se desea hacer algún cambio en dicha región.

Vale la pena recordar que los siguientes campos pueden ser predefinidos desde la ventana «Parámetros», «Valores por defecto», como también pueden ser insertados por el usuario que tenga los respectivos atributos, ellos son:

Bodega Por tratarse de un movimiento que no afecta bodegas este campo debe ir diligenciado con el código NA (No Aplica).

Centro de Costos Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente los saldos iniciales. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar la factura.

Referencia Corresponde al código ZCARTERA predefinido para la digitación de saldos iniciales y ajustes de Cartera.

Nombre de Referencia Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior.

Salida Campo que corresponde a la cantidad de la referencia, como se trata de saldos iniciales de cartera se debe digitar Uno (1). Generalmente este documento tiene asignado por defecto el número 1, por ende podrá pasar al siguiente campo

Unitario Valor adeudado por el cliente a la fecha de corte de saldos iniciales. Recuerde que los valores pueden ser digitados sumando el total de facturas o discriminando cada una de estas por registros o en comprobantes independientes.

Finalmente, guarde los registros con la tecla[F3] ocon el Botón Totaliza ubicado en la parte superior. Cabe anotar que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de requerir visualizar o imprimir el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica

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campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios, y lo ubicará en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

Visualizar Un Comprobante

Oprima la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante usando el formato 1 de impresión, si es del caso recuerde que también puede utilizar el formato 1 con [Shif]+[F6] o formato 3 las teclas [Alt]+[F6] .

NOTA: Mekano permite asignar fácilmente al formato de impresión el logo de su empresa y notas de encabezado y pie de página. (Ver Tipos de Documentos).

Imprimir Y Bloquear Un Comprobante

Si desea imprimir y bloquear el comprobante use la tecla [F7] , la cual permite actualizar de manera automática y en tiempo real toda la información relacionada con los demás módulos de Mekano (Inventarios, Tesorería, Logística, Lotes, etc, según los atributos del documento), activando el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema lo enviará a impresión y bloqueará el comprobante, es decir, lo oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verlo nuevamente al desbloquearlo con las teclas [Ctrl] + [F3] desde el documento correspondiente. (Ver Desbloqueo de Comprobantes). Pero si oprime la opción cancelar el sistema tan sólo bloqueará el comprobante sin generar una impresión.

Comprobante Congelado O En Tránsito

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Para salir del comprobante sin bloquearlo utilice la tecla [Esc], si posteriormente requiere tener acceso a los comprobantes pendientes, congelados o en tránsito, es decir, que no se hayan finalizado definitivamente con la tecla [F7], basta con ubicarse en el tipo de documento y usar la combinación de teclas [Ctrl] + [1]; desde esta opción podrá ubicarse en cualquiera de estos comprobantes y con [Enter] visualizar su movimiento.

Recuerde que un comprobante en tránsito queda siempre asignado al usuario que lo creó, por ende, si otra persona desde otro computador quiere entrar a modificarlo no será posible por seguridad. En tal caso, el usuario supervisor que tiene el atributo de ‘Colaborador’ podrá ingresar a él.

Modificar Un Comprobante

Editar: Para editar un comprobante utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Cabe anotar que si utiliza la tecla [F5] para obtener una impresión provisional del comprobante, el sistema bloquea automáticamente sus registros, en caso tal solo podrá modificarlos desbloqueando primero el respectivo registro con las teclas [Ctrl]+[F3] ydigitar correctamente la clave.

CAMBIAR EL TERCERO (CLIENTE)

Si requiere cambiar el tercero, es muy simple, seleccione del menú «Automáticos» ubicado en la parte superior, la opción «Cambiar Tercero» o simplemente oprima las teclas [Ctrl]+[T].

Luego debe recalcular la factura con la tecla [F3] o con la opción «Totaliza» del menú, para que el sistema verifique los parámetros del nuevo tercero y recalcule impuestos y retenciones según el tipo de sociedad del tercero seleccionado.

Borrar Un Comprobante

Eliminar: Para eliminar un comprobante utilice la tecla «SUPR» de su teclado. En primera instancia elimine el contenido, es decir los registros de movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o encabezado y elimínelo.

Terminar Un Comprobante

Si finalmente el comprobante se terminó con la tecla [F7], el sistema de inmediato queda en modo inserción, listo para insertar un comprobante Nuevo, para continuar digitando información relacionada con los saldos iniciales. Si se requiere cambiar de documento o finalizar o suspender la inserción, use la tecla [Esc], al instante el sistema lanzará el mensaje ‘¿Desea salir del Documento?’ al cual se le debe dar clic en el botón ‘Yes’ o presionar la tecla [Enter] para confirmar su salida.

Buscar Un Comprobante

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Para buscar un comprobante utilice la Búsqueda incremental ubicándose en el menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestión», Pestaña «Documentos», «Nombre Documento» digite parte del nombre del documento hasta encontrar la coincidencia completa, después de estar ubicado en el documento de clic sobre el botón que aparece en la parte superior llamado «Comprobantes» o presione la combinación de teclas [Ctrl] + [1] usando el teclado Alfanumérico, allí aparece el listado de todos los comprobantes digitados sin bloquear, seleccione el correspondiente y para ingresar al detalle de este, de clic en el botón movimiento o utilice la tecla [Enter]. En su defecto, también podrá utilizar las rutinas de «Gestión», «Impresión» o «Herramientas», «Recolectado», eso siempre y cuando su perfil lo permita.

Trucos De Manejo

Crear Prefijos al vuelo: seleccionando la opción Prefijo en el encabezado del comprobante y digitando allí un punto (.), oprima a continuación la tecla Enter y el sistema genera automáticamente la ventana para su creación.
Crear Terceros al vuelo: seleccionando la opción Nuevo en la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante.
Eliminar Comprobantes: Sólo permite eliminar aquellos comprobantes de saldos iniciales de cartera que no estén aplicados en un recibo de caja.
Bloquear Comprobantes: Al terminar un comprobante con la tecla [F7], el sistema lo imprimirá y bloqueará para evitar modificaciones.
Editar Comprobantes: Para modificar un comprobante o un registro, estos no pueden estar bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas «Ctrl+F3».
Recalcular un Comprobante: Utilice la tecla [F3] para verificar la configuración tributaria del Tercero y vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando esta función, el sistema calculará impuestos y retenciones según el tipo de sociedad seleccionado.
Retención en Movimiento: Cada usuario debe definir según su criterio contable y tributario si el saldo a digitar incluye o no el valor del anticipo de retenciones en la fuente. Para digitar estos

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valores seleccione la opción «Retenciones» del menú superior o utilice las teclas «Ctrl+4». (Ver Retenciones en Movimiento).

Rutina Sondear: Utilice la rutina Sondear para consultar los saldos de cartera por terceros oprimiendo la tecla [F10]en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos).
Reimprimir o consultar los comprobantes terminados: Ingrese por la opción «Gestión», «Impresión», seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes, allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión Impresión).

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Desbloqueo de comprobantes www.apolosoft.com/documentos/mekano/T041.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T038.pdf
Rutina Sondeos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T078.pdf
Gestión Impresión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T047.pdf
Digitación Saldos Iniciales Inventario www.apolosoft.com/documentos/mekano/T118.pdf
Digitación Saldos Iniciales Cx P www.apolosoft.com/documentos/mekano/T120.pdf
Digitación Saldos Iniciales Tesorería www.apolosoft.com/documentos/mekano/T121.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

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[F1] Menú de ayuda en Línea [Esc] Regresar de Ventana [F2] Editar registro [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante [F3] Guardar registro [Ctrl]+[0] Documentos [F6] Vista Previa [Ctrl]+[1] Comprobantes [F7] Imprimir [Ctrl]+[2] Movimiento [F12] Recolectar [Ctrl]+[B] Bloquear [Insert] Insertar registro [.]+[Enter] Crear al Vuelo [Supr] Eliminar registro actual [Shift]+[F4] Inspector de Campo

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completoo Ver aquí video teclado

PASOS PARA DIGITAR UN COMPROBANTE DE SALDOS INICIALES DE CARTERA

Ingrese al menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestion».
Seleccione el tipo de documento: ‘SI2’.
De clic en el botón «Nuevo» o presionando las teclas [Ctrl]+[N] genere un nuevo comprobante.
Digite el encabezado (Datos de Identificación) y el detalle del comprobante (Información general o

detallada de las facturas adeudadas a la fecha de corte de saldos iniciales). 5. Finalice presionando la tecla [F3] para totalizar el comprobante, para visualizarlo en pantalla oprima la tecla [F6], o si desea imprimirlo y bloquearlo utilice la tecla [F7].

Glosario

PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Terceros desde la captura de movimiento.
ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: Corresponde a los datos de identificación del comprobante, prefijo, número, fecha, sucursal, vendedor, descuentos, nota, entre otros.

Cuestionario

Para la digitación de saldos iniciales de cuentas por cobrar se debe tener en cuenta:

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a. Se digitan por cada uno de los clientes que a la fecha de corte tengan facturas por cancelar a la empresa. b. Definir si va a digitar el saldo total adeudado por cada cliente en un solo comprobante o si desea elaborar un comprobante ‘SI2’ por cada factura. c. Tener creada previamente una referencia llamada saldos iniciales de Cartera. d. Todas las anteriores

Opción que se utiliza para consultar los saldos de cartera por terceros y se activa oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento:

a. Sondear b. Automáticos c. Kardex d. Retenciones

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com