Lotes - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 21/03/2025
Equipo Responsable: JP TUTORIAL
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 21/03/2025 Responsables: JP TUTORIAL Revisó: PG LOTES Rev.2.1 Versión 9 y Superiores

Objetivo Aprender a crear los lotes con sus respectivos atributos para el control de las referencias.

Ruta Menú «Parámetros», Opción «Referencias», Pestaña «Lotes»

Material El contenido de este tutorial incluye algunos enlaces que podrás identificar fácilmente y al final encontrarás una sección que resume dichos enlaces, que te permitirán activar el material complementario en texto y video. Así aprovecharás al máximo las funcionalidades de Mekano.

Ayuda Contamos con material de Ayuda en línea, disponible 24/7, basta con que te ubiques en MEKANO y desde la opción requerida, oprimas la tecla [F1].

Descripción

Los lotes de mercancía se refieren al conjunto de productos o materias primas que se agrupan durante su almacenamiento, producción, distribución o venta. Este concepto es de gran utilidad en las empresas porque permite una mejor planificación, control y seguimiento de los productos.

Mekano permite utilizar este beneficioso sistema para ayudar a nuestros clientes a mantener el control detallado de entrada y salida de sus productos, con fechas de vencimiento, tolerancia, Periodo y registro (Invima). (Estos últimos, generalmente obligatorios para productos perecederos y medicinales).

Permisos Y Seguridad

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Referencias», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor desde el menú «Parámetros», opción «Seguridad», pestaña «Perfiles». Para mayor información ver tutorial de «Perfiles», oprimiendo la tecla [F1] desde la ventana respectiva.

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IMPORTANTE: En cada empresa o contabilidad el usuario «Supervisor» es el de mayor jerarquía, el cual tiene por defecto el perfil «Supervisor» y siempre tendrá acceso a todas las opciones del programa, a diferencia de los demás usuarios que se conectan a Mekano, los cuales siempre deben tener configurado su respectivo acceso a cada «Menú y Opciones». Según lo anterior, para evitar futuras confusiones, se sugiere que el perfil «Supervisor» sea exclusivo del usuario «Supervisor».

Ambiente De Trabajo

Gracias a que Mekano es amigable y de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Sólo si lo requiere, oprima la tecla [F1] para consultar el tutorial «Ambiente de Trabajo», ubicado en la sección “Temas Complementarios”.

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

En esta ventana encontrará algunos campos que son de tipo selección, los cuales se activan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso:

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Crear Lotes

La estructura básica de Mekano incluye en esta ventana el lote con código NA (No Aplica), el cual es asignado por defecto a todas las referencias que no maneja el atributo «Lote», por esta razón no se podrá renombrar, editar o borrar.

Adicionar: Para agregar un nuevo Lote, oprima la tecla [Insert] o el botón «Adicionar» de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico. Es el identificador único del lote.

Nombre Corresponde a la descripción clara y detallada del lote. Para su definición se recomienda usar siempre letras mayúsculas y no incluir tildes con el fin de poder acceder fácilmente a las búsquedas asociadas a este campo.

Llegada Digite en este campo la fecha de llegada de los productos que hacen parte del lote.

Vencimiento Corresponde a la fecha de vencimiento del lote, impresa en el empaque del producto.

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Tolerancia Tiempo durante el cual, el producto puede ser comercializado de acuerdo a la fecha de vencimiento del lote. Si en este campo se fija un número positivo de días, el sistema permitirá vender el producto durante ese tiempo después de la fecha de vencimiento; si señala un número negativo, el sistema permitirá vender dicho producto hasta los días estipulados, antes de la fecha de vencimiento del lote.

Periodo Campo alfanumérico de cuatro caracteres que indican el año establecido por Invima. (Invima) Indispensable para el control y vigilancia, calidad y seguridad de los productos farmacéuticos y alimenticios.

Registro Campo alfanumérico para Registro Sanitario de alimentos o medicamentos. (Invima)

IMPORTANTE: El usuario debe validar que el lote esté bien creado, es decir, que tenga asignados correctamente los datos, en especial que la fecha de llegada y que el vencimiento sean coherentes (evitar error de sintaxis), porque son datos fundamentales para que Mekano realice la validación de las existencias el momento de elaborar comprobantes.

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón «Aceptar» ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: La forma de modificar un Lote es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones y efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

Eliminar: La forma de borrar un Lote es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

IMPORTANTE: Por seguridad de la información, después de asignar los «Lotes» a las referencias, no será posible eliminarlos porque quedan con existencias.

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Buscar Un Lote

La búsqueda de lotes en Mekano se puede realizar de dos maneras:

Desde la banda buscar ubicada en la parte superior de la ventana, digite un mínimo de 5 caracteres que correspondan al código o el nombre del lote; Mekano resaltará en color azul las coincidencias.
Ubicado en las columnas “Código” o “Nombre”, donde se encuentra la información, digite los primeros dígitos y Mekano resaltará las coincidencias.

Ingresar Cantidades A Un Lote

Para ingresar cantidades a un lote nuevo, es necesario emplear tipos de documento que afecte el inventario, por ejemplo, facturas de compra, documento soporte, orden de ensamble, etc, además, que la referencia tenga activo el atributo «Lotes». Luego ingrese al menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento que corresponda y de clic en el botón «Nuevo» para elaborar un comprobante completamente nuevo.

Una vez digitados los datos del encabezado, oprima la tecla [Enter] y se activará la banda de registros de movimiento en la cual se deben insertar los datos relacionados con las referencias propias de la transacción en los siguientes campos:

Campo Descripción

Bodega Código de la bodega a la cual se está ingresando el inventario en el momento de realizar el comprobante. Si no conoce código, digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter].

Centro de Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la costos transacción.

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Referencia Código del producto a ingresar en la transacción. Digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla [Enter].

Nombre Campo de sólo lectura que establece el nombre de la referencia correspondiente al código Referencia asignado en el campo anterior.

Entrada Cantidad del producto que ingresa al inventario al momento de realizar la transacción.

Unitario Valor unitario de la referencia. Si usa listas de precios, el sistema establece automáticamente el costo.

Lote Ingrese el código del lote al cual ingresan las unidades; si no lo conoce, digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter]. Si al momento de digitar la transacción no se ha creado el lote, ingrese al menú «Parámetros», opción «Referencias», pestaña «Lotes».

Nota Descripción detallada de la transacción. Puede digitar una nota relacionada a cada una de las referencias que está ingresando al sistema.

Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el botón «Totaliza» en la parte superior.

Cabe anotar que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de terminar el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica los campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios y lo ubicará en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

Dar Salida A Cantidades De Un Lote

Para dar a salida a cantidades de un lote es necesario utilizar tipos de documento que afectan el inventario, por ejemplo, facturas de venta, notas de ajuste, Traslado de productos entre bodegas, etc, además, que la referencia tenga activado el atributo «Lotes». Luego ingrese al Menú «Gestión» opción «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento que corresponda y de clic en el botón «Nuevo» para elaborar un comprobante completamente nuevo.

Campo Descripción

Bodega Código de la bodega de la cual se está dando salida al inventario en el momento de realizar el comprobante. Si no conoce código, digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter].

Centro de Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la Costos transacción.

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Referencia Código del producto al que se le da salida. Digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla [Enter]. Como la referencia tiene activo el atributo «Lote», y la transacción que se realiza es tipo Venta, el sistema lanzará automáticamente una ventana emergente «Saldos por Lote», con información de la existencia de la misma referencia por cada lote en la que se haya movido. Los campos que contiene son:

LOTE: Código del lote con saldo disponible según la referencia seleccionada. NOMBRE DEL LOTE: Descripción detallada del lote. CATEGORÍA: En caso de que la referencia maneje el atributo categoría, diferencia un registro por cada categoría que tenga saldo disponible en dicho lote. LLEGADA: Fecha de llegada del lote al cual se está haciendo referencia. VENCIMIENTO Y TOLERANCIA: Fecha de vencimiento del lote teniendo en cuenta la tolerancia descrita.. SALDO: Saldo disponible en inventario de la referencia .

En caso de ser incorrecta la asignación de la referencia, use la tecla [Esc] para cancelar la ventana de «Saldos por Lote». Si la información de la ventana es correcta, adicione el lote del registro activo con la [Barra Espaciadora], y tendrá la siguiente información:

Campo Descripción

Nombre Campo de sólo lectura con el nombre de la referencia. (Correspondiente al código asignado en el Referencia campo «Referencia»).

Salida Cantidad a disminuir del inventario cuando se realice la transacción.

Unitario Valor unitario de la referencia. Si usa las listas de precios, el sistema establece automáticamente el precio de venta.

Lote Código del lote seleccionado en la ventana «Saldos por Lote». Este campo no puede modificarse manualmente; para realizar una corrección, active nuevamente la ventana «Saldos por Lote», desde «Referencias» oprima la tecla [Enter].

Nota Descripción detallada de la transacción. Puede digitar una nota relacionada a cada una de las referencias que está moviendo.

Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón «Totaliza» en la parte superior.

Digitar Lotes

Con el objetivo de ofrecer a nuestros usuarios mayor control, seguridad en la digitación de documentos y evitar errores humanos, en Mekano se mejoró la funcionalidad de los atributos «Lote» parametrizado previamente en la empresa desde la ventana «Referencias».

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Recordemos que al estar trabajando en la ventana «Movimiento Gestión», si el usuario utiliza una referencia que tiene activado el atributo «Lote», automáticamente se visualiza el campo en el encabezado del comprobante, allí el usuario debía registrar el dato requerido, pero en ocasiones no lo estaba diligenciando, por ende quedaba con el código por defecto “NA”, generando así diferencias en sus saldos. Ahora por seguridad Mekano mostrará un mensaje de alerta y no permitirá guardar dicho registro de movimiento, hasta tanto no se asigne el código correspondiente.

Adicionalmente, la pestañas «Lote» de la ventana «Referencias», el código “NA” ya quedó bloqueado, con el fin de evitar que el usuario reemplace este campo y que por desconocimiento ocasione inconsistencias al momento de registrar movimiento. Cabe recordar que si en algún momento un cliente requiere utilizar en su empresa lotes, podrá enviar un ticket a Apolo Soft solicitando una cotización tipo implementación.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[R], finalmente seleccione con clic la pestaña «Lotes». Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Digitar Referencias con Lote: Sólo se pueden digitar lotes en movimiento si la referencia de la transacción tiene activo el atributo “Lote”.
Crear Lotes al “Vuelo”: Puede crear lotes al vuelo desde la ventana de movimiento al digitar punto (.) y oprimir [Enter].
Consolidar Códigos: Si requiere unir la información de dos códigos de Lotes porque alguno de ellos está errado, tiene la ventaja que Mekano cuenta con una rutina especial para hacerlo, pero recuerde que dicho proceso es irreversible. (ver «Consolidar - Reasignar»)
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.

Tutoriales Relacionados

Nombre Tutorial Pdf

Perfiles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf
Referencias www.apolosoft.com/documentos/mekano/T009.pdf
Movimiento (Digitación FV Contado y Crédito) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T037.pdf
Movimiento (Digitación FC Contado y Crédito) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T048.pdf
Movimiento (Digitación DC Contado y Crédito) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T056.pdf
Movimiento (Digitación DV Contado) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T058.pdf
Movimiento (Digitación DV Crédito) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T230.pdf
Movimiento (Digitación Traslado entre Bodegas) www.apolosoft.com/documentos/mekano/T060.pdf

Barra De Funciones Y Teclas Rápidas

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Teclas Rápidas

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

Tecla Detalle Tecla Detalle

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Shift]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Sólo si lo requiere, observe la Imagen del Teclado, donde se resume en forma gráfica la funcionalidad de las teclas propias de Mekano, en su defecto, ver el material relacionado con Teclas de Función, es decir, tutorial en PDF ó tutorial en Video. (Consulte dicho material, desde el menú «Conexión» opción «Ayuda»).

Pasos Para Crear Un Lote

Para crear un Lote:

Ingrese por «Parámetros», «Referencias» y seleccione la pestaña «Lotes».
A continuación configure los campos Código, Nombre, Llegada, Vencimiento, Tolerancia, Periodo (Invima), Registro (Invima).
Finalmente guarde con la tecla [F3] o con flecha arriba.
A continuación al momento de realizar transacciones utilizando referencias con el atributo Lote, estos deberán especificarse en el comprobante

Cuestionario

Digite en este campo el tiempo durante el cual, el producto puede ser comercializado de acuerdo a la fecha de vencimiento del lote.

a. Tolerancia b. Vencimiento c. Llegada d. Periodo (Invima)

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com