Log Cambios - Auditorias - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 01/12/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: LH LOG DE CAMBIOS
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 01/12/2017 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo: LH LOG DE CAMBIOS Rev. 1.0 Versión 8

Objetivo Aprender a realizar auditorías a través de la herramienta Log de cambios a las modificaciones que se realicen al Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros Rubros y Nominas.

Ruta de Acceso Menú «Herramientas», Opción «Log Cambios».

Descripción

El esquema de seguridad propio de Mekano incluye la poderosa herramienta “Log de Cambios”. Para conocer su funcionalidad es importante aclarar que el concepto “Log” es utilizado por los profesionales en seguridad informática para registrar datos o información sobre quién, qué, cuándo, dónde y por qué (who, what, when, where y why) un evento ocurre para un dispositivo en particular o aplicación.

Esta herramienta es utilizada en Mekano con el fin registrar en tiempo real las modificaciones que se realicen a los parámetros que hacen parte de la estructura básica del aplicativo y que son indispensables para su buen funcionamiento, estos son: Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros, Rubros y Nóminas. (Este registro se realiza lógicamente según los módulos que la empresa tiene instalados).

Con lo anterior usted tendrá información detallada sobre la fecha y hora exactos en que ocurrieron los cambios o novedades que reportan las tablas mencionadas anteriormente, de esta forma podrá saber el por qué de los comportamientos actuales del programa al registrar transacciones.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Herramientas» y la opción «Log Cambios», asimismo, según las consultas que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

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Log De Cambios Plan De Cuentas

Dentro de las grandes bondades que ofrece Mekano encontramos la configuración automática del plan de cuentas, que incluye la asignación de los atributos básicos para la contabilización de transacciones en empresas comerciales, sin embargo al momento de crear una nueva empresa cada usuario podrá modificar dichos atributos (antes de digitar movimiento) y esas modificaciones son las que Mekano registra como ”Log de Cambios” en la pestaña «Plan de Cuentas».

Si después de digitar movimiento el usuario requiere modificar atributos, debe tener en cuenta que las columnas resaltadas en color amarillo no se podrán modificar, debido a que el esquema de seguridad propio de Mekano protege la integridad de la información registrada.

Las demás columnas si permiten realizar cambios y estos podrán ser consultados, dando clic en el botón “Plan de Cuentas”, allí se indican de forma detallada los cambios a través de la columnas:

Campo Descripción

Fecha Describe la fecha y hora exacta de realización de los cambios.

Usuario Se indica el código del usuario que realizó los cambios.

Cuenta Es el código de la cuenta que fue modificada.

Nombre de Cuenta Corresponde al nombre de la cuenta que fué modificada.

Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando su estado anterior, estado actual y total de cambios.

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Log De Cambios Documentos

Como se ha mencionado los documentos en Mekano son parte fundamental para su buen funcionamiento, debido a que estos interactúan con el flujo de información y con la generación de los resultados. De forma similar al catálogo de cuentas el Log de Cambios permite verificar las modificaciones que se han realizado a los atributos que se asignan a los tipos de documentos, a través de los campos:

Campo Descripción

Fecha Describe la fecha y hora exacta de realización de los cambios.

Usuario Se indica el código del usuario que realizó los cambios

Documento Es el código del tipo de documento que fue modificado.

Nombre Documento Corresponde al nombre del tipo de documento que fué modificado.

Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando su estado anterior, estado actual y total de cambios.

Log De Cambios Referencias

La versatilidad y facilidad en el manejo de Mekano, permite que se realicen modificaciones en la configuración de las referencias (Productos, Gastos y Servicios), estas también son registradas en el Log de Cambios y su consulta se realiza dando clic en el botón «Referencias». Los cambios se discriminan a través de las columnas:

Campo Descripción

Fecha Describe la fecha y hora exacta de realización de los cambios.

Usuario Se indica el código del usuario que realizó los cambios

Referencia Es el código de la referencia cuyos atributos fueron modificados.

Nombre Documento Corresponde al nombre de la referencia que fué modificada.

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Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando, su estado anterior, estado actual y total de cambios.

Log De Cambios Terceros

La ventana de terceros también permite realizar cambios que podrán ser consultados dando clic en el botón «Terceros», los cambios se discriminan a través de los siguientes campos:

Campo Descripción

Fecha Describe la fecha y hora exacta de realización de los cambios.

Usuario Se indica el código del usuario que realizó los cambios

Tercero Es el código del tercero cuyos atributos fueron modificados.

Nombre Documento Corresponde al nombre de la referencia que fué modificada.

Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando su estado anterior, estado actual y total de cambios.

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Log De Cambios Rubos

La ventana de Rubros también permite realizar cambios que podrán ser consultados dando clic en el botón «Rubros», los cambios se discriminan a través de los siguientes campos:

Campo Descripción

Fecha Describe la fecha y hora exacta de realización de los cambios.

Usuario Se indica el código del usuario que realizó los cambios

Rubro Es el código del Rubro cuyos atributos fueron modificados.

Nombre Documento Corresponde al nombre de la referencia que fué modificada.

Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando su estado anterior, estado actual y total de cambios.

Log De Cambios Nominas

En la pestaña «Nóminas» se visualizan los cambios realizados a la información de dicho módulo, de esta forma nos muestra la fecha exacta de la modificación, el usuario que realizó el cambio, el código y nombre de la nómina afectada. Debajo del usuario que realizo los cambios se describen los campos o atributos que fueron modificados, indicando su estado anterior, estado actual y total de cambios.

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Búsqueda De Cambios

Todas las opciones explicadas anteriormente incluyen la banda buscar ubicada en la parte superior de la ventana, para realizar la búsqueda basta con digitar parte de los datos que se incluyen en las columnas y Mekano resalta en color azul las coincidencias.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[H] +[Y04], luego de clic en la opción deseada (Plan de Cuentas, Documentos Referencias, Terceros). Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea Avanzar hacia arriba

Avanzar hacia la izquierda. Avanzar hacia abajo

Avanzar hacia la derecha. [F6] Generar vista previa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

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Cuestionario

Los cambios realizados en las siguientes opciones del programa podrán ser consultados en la ventana “Log de Cambios”:

a. Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros, Rubros y Nóminas b. Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros, Rubros y Esquemas c. Sociedade Tributarias, Documentos, Referencias, Terceros, Rubros y Nóminas d. Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros, Personal y Nóminas

La información relacionada con los cambios incluye el estado anterior y el estado actual del campo que se modifica:

a. Falso ( ) b. Verdadero ( )

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com