Kardex - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 05/12/2017
Equipo Responsable: AT TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG KARDEX
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 05/12/2017 Responsables: AT TUTORIAL Vo.Bo.: PG KARDEX Rev.2.1 Versión 8

Objetivo Aprender a consultar el kardex en línea para llevar un control de su inventario.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opción «Kardex»

Descripción

El Kardex como registro organizado de los movimientos de entrada y salida de mercancía, es generado en Mekano de forma ágil y sencilla, allí se describen de manera detallada las transacciones clasificadas por mes y acumulado, lo que permite realizar un seguimiento de unidades y ponderados del valor de la mercancía bajo norma local y NIIF.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Kardex», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar (Moldear, Vista Previa, Exportar) deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Configuración

Para que Mekano genere el listado de las referencias con la respectiva información de entradas y salidas generadas hasta la fecha de la consulta, se debe tener en cuenta que al momento de crear cada referencia (productos), estas deben tener activado el atributo “Saldos”.

Además es importante tener presente que para obtener el promedio ponderado de acuerdo al valor de adquisición de la mercancía, estas deben tener activado el atributo “Valoriza”.

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Generar Consulta Kardex

Al ingresar a la opción Kardex, Mekano actualiza de forma automática las transacciones elaboradas hasta la fecha donde se han empleado referencias, generando en pantalla el listado de todas las referencias que tienen movimiento y discriminando la siguiente información:

Campo Descripción

Código Código de la referencia de la cual requiere consultar los movimientos.

Nombre Referencia Descripción de referencia de la cual requiere consultar los movimientos.

Valoriza Este campo indica si las referencias de tipo producto se valorizan según el valor de la mercancía para obtener el promedio ponderado. Es importante tener presente que no deben existir cantidades negativas en el inventario. Para el caso de las referencias, de Gastos ó Servicios este campo debe ir inactivo.

Costea Este campo indica si las referencias tienen activado el atributo “Costea”, con el fin de que el sistema realice el Juego de Inventarios en las transacciones donde se da salida al inventario; es decir, la transacción contable mediante la cual se realiza un débito a la cuenta del costo de venta acreditando el inventario por el valor del costo de la mercancía vendida.

Ensamble Campo que indica si las referencias son simples o compuestas, al estar activado indica que es una referencia compuesta es decir que maneja Ensambles, en Mekano corresponde al proceso de unir varios productos o referencias simples con el fin de armar un producto final o referencia compuesta. Ejemplo: Anchetas.

Para verificar las entradas, las salidas y los saldos de cada referencia, selecciónela y de clic en el botón kardex ubicado en la parte superior, a continuación aparece en pantalla el movimiento detallado y agrupado en pestañas que indican el año y el mes. La información de la referencia se discrimina en las siguientes columnas:

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Campo Descripción

Tipo Código del Tipo de documento con que se han realizado las transacciones tanto de entrada como de salida de mercancías al inventario.

Prefijo Prefijo del documento con el cual queda grabada la transacción

Número Número único del comprobante donde se registra la transacción.

Módulo Corresponde al módulo que fue afectado al momento de generar la transacción.

Fecha Fecha de elaboración del comprobante donde se da ingreso o salida a las referencias

Anterior Saldo que tenía la referencia, antes de realizada la transacción. Para efectos de la rutina, esta columna corresponde al saldo final de la transacción de la referencia inmediatamente anterior.

Entrada Unidades que se ingresaron de la referencia, en caso de estar ubicado en una transacción tipo compra o entrada de almacén.

Salidas Unidades que salieron de la referencia, en caso de estar ubicado en una transacción tipo venta o salida de almacén.

Saldo Saldo final de la referencia después de realizada esa transacción. El cálculo de esta columna corresponde a la suma del Saldo anterior más las entradas menos las salidas que se hayan presentado en la transacción.

Otras_Entradas Está ligado con la referencia como una cantidad alterna pero de tipo informativo el cual al momento de la transacción se digita un valor que no altera el inventario.

Otras_Salidas De la misma manera se define al momento de crear la referencia el cual es un valor adicional pero informativo, no altera el inventario, sólo para llevar un control.

Bruto Valor Bruto de la referencia en las transacciones.

Unitario Valor unitario de la referencia en la transacción.

Descuento Descuento realizado a la referencia al momento de elaborar el comprobante.

Ponderado_Fiscal Es el Costo promedio ponderado de la referencia que el sistema calcula bajo norma local, al momento de realizar entradas al inventario.

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Ponderado_Niif Es el Costo promedio ponderado de la referencia que el sistema calcula bajo norma internacional, al momento de realizar entradas al inventario.

Subtotal Valor de las cantidades de la referencia en la transacción. Es el resultado de la multiplicación de las entradas o salidas según el caso, por el valor bruto del comprobante.

Subtotal Valor ponderado de las cantidades de la referencia en la transacción. Es el resultado de la Ponderado Fiscal multiplicación de las entradas o salidas según el caso, por el ponderado del comprobante.

Subtotal Valor ponderado NIIF de las cantidades de la referencia en la transacción. Es el resultado Ponderado Niif de la multiplicación de las entradas o salidas según el caso, por el ponderado del comprobante Bajo Norma Internacional.

Centro Código del centro de costos en el que se movió la referencia para la contabilización.

Bodega Código de la bodega a la cual ingresaron o salieron unidades de la referencia en esa transacción.

Categoría Código de la categoría de la referencia que se movió en esa transacción. (Si aplica)

Tercero Código del cliente o proveedor a nombre de quien se digitó la transacción.

Vendedor En caso tal de que el movimiento corresponda a una salida, el sistema mostrará en esta columna el código del vendedor que realizó la salida de inventario de la referencia.

Nombre Centro Nombre del centro de costos en el que se movió la referencia para la contabilización.

Nombre Bodega Nombre de la bodega a la cual ingresaron o salieron unidades de la referencia en esa transacción.

Nombre Tercero Nombre del cliente o proveedor a nombre de quien se digitó la transacción.

Nombre Categoría Nombre de la categoría de la referencia que se movió en la transacción.

Nombre Vendedor Nombre del vendedor que realizó la salida de inventario de la referencia.

Cambia Indica en donde cambia el valor ponderado al momento de realizar una compra y lo marca de un color diferente y selecciona esta casilla.

Estado Este campo indica el estado de la transacción que da entrada o salida a las unidades del inventario, es decir si está “En Tránsito”, “Terminado” o “Reversado”.

Lote Para las referencias que tienen activado el atributo “Lote” este campo indica el código del lote ligado a la referencia al realizar la transacción.

Recuerde que para visualizar el movimiento de un mes específico basta con dar clic en la respectiva pestaña ubicada en la parte superior, para ver el movimiento de la referencia en todos los periodos de clic en el botón “TODO”.

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Moldear Ventana Kardex

Como observamos esta ventana incluye múltiples columnas para discriminar la información de las referencias, si lo desea podrá seleccionar sólo aquellas columnas que requiere visualizar cada vez que genere la consulta, para hacerlo de clic en el asterisco (*) de la parte superior izquierda y marque con el mouse o con barra espaciadora, solo los nombres de las columnas que desea personalizar.

Además podrá modificar la ubicación de las columnas, basta con seleccionar allí el nombre de la columna y arrastrarlo con el mouse hasta el lugar donde se quiere ubicar.

A continuación de clic en el botón [MOLDEAR] ubicado en la parte superior de la ventana, de esta forma al ingresar nuevamente solo serán visibles las columnas seleccionadas en el orden establecido.

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Filtrar Por Varios Campos

Con el fin de facilitar y mejorar los procesos de búsqueda y auditoría de la información, Mekano incluye la opción filtros en algunas columnas de esta ventana, de esta forma será posible agrupar la información por Tipo, Centro, Bodega, Categoría, Tercero, Vendedor, Nombre Centro, Nombre Bodega, Nombre Categoría, Nombre Tercero, Nombre Vendedor y Lote.

Con lo anterior Mekano recalcula automáticamente los totales y saldos según el filtro seleccionado.

Explorador De Comprobantes

Una de las grandes bondades de esta herramienta es la posibilidad de hacer auditoría a la información digitada a través de la funcionalidad Drill Down (profundizar en un dato o información), esta se activa seleccionando el comprobante y oprimiendo la tecla [Enter], de esta forma el sistema lo llevará al Explorador para analizar el detalle de cómo fue registrado, calculado o digitado, conociendo las modificaciones, o si fue borrado alguno de sus registros Ver Explorador .

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Generar Vista Previa Del Kardex

Desde esta ventana también podrá generar directamente vista previa de la información que se tiene en pantalla, basta con dar click en el botón “Vista Previa” y Mekano habilita una nueva ventana donde se puede interactuar diseñando la presentación de la página, adicionando títulos, configurando márgenes y encabezados, dando formato y colores, etc, para exportar la información a pdf y/o generar la impresión.

Exportar Kardex A Excel

El kardex que se genera en esta ventana también puede ser exportado directamente a excel, solo dando click en la pestaña [Exportar], de esta forma se genera un mensaje indicando la ruta donde queda guardado el informe que corresponde a la ruta donde está instalado el acceso remoto de Mekano, Carpeta Informes, allí se ubica el Excel con fecha y hora exacta del kardex exportado.

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Nota: Si no conoce la ruta donde está ubicado el acceso remoto, seleccione el icono de mekano remoto y con clic derecho habilite la opción propiedades y seleccione allí la opción “Abrir ubicación del archivo”.

Buscar Una Referencia En Kardex

Para encontrar una Referencia use la búsqueda incremental, ubicándose en los campos «Código» o «Nombre Referencia» y digitando allí parte de estos hasta encontrar la coincidencia completa.

También podrá utilizar la banda buscar ubicada en la parte superior digitando parte del código o del nombre de la referencia que desea ubicar, luego de clic en el botón “Buscar”, de esta forma Mekano filtra la información encontrada y resalta en color azul las coincidencias. Para volver al listado basta con dar clic en el botón «Todo».

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Generar Kardex Desde Consultas

El kardex también podrá ser consultado desde el Menú «Consultas» a través de las opción “Reportes”: Módulo «Gestión» Grupo «Auxiliar de Inventarios». Ver Principales Consultas de Gestión (Reportes)

También desde la opción «Informes» Módulo «Gestión» Grupo «Auxiliar de Inventarios». Ver Informes Mekano

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Trucos De Manejo

Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Explorador de Comprobantes: Es importante mencionar que los datos que aparecen desde la rutina Kardex son de solo consulta, por tanto no pueden modificarse. A su vez, si requiere consultar al detalle el movimiento, los impuestos calculados, los ponderados y la contabilización de un comprobante específico, use la tecla enter para activar la ventana “Explorador”, donde podrá verificar dicha información.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector [*], luego de ordenar, ajustar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en el botón «Moldear» o use las teclas de función [Ctrl]+[M].
Eliminar Información: No se puede eliminar ni editar ningún registro del kardex porque es información suministrada por las transacciones que se generan desde otras ventanas del programa.

Teclas De Función

[F1] Menú de ayuda en Línea [F6] Vista Previa

Ver aquí teclado completo (si es del caso ver aquí video)

Tutoriales Relacionados

Ambiente de Trabajo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T226.pdf
Referencias Productos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T009.pdf
Reportes Mekano www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T088.pdf
Informes Mekano www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T081.pdf
Explorador www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T084.pdf

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Cuestionario

Opción que permite activar e inactivar las columnas visibles en la ventana con el fin de moldearla.

a. Pestaña Kardex b. Pestaña de visualización c. Campo asterisco para selección d. pestaña de moldeo

Para obtener más información sobre los comprobantes que afectan los inventarios sin salir de la ventana Kardex, se debe activar:

a. El Explorador de Comprobantes b. Reportes c. Informes d. Ambiente de Trabajo

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com