Formas De Pago - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 01/08/2015
Equipo Responsable: AT TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG FORMAS DE PAGO
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 01/08/2015 Responsables: AT TUTORIAL Vo.Bo.: PG FORMAS DE PAGO Rev.2.1 Versión 8

Objetivo Aprender a configurar y dar a conocer las diversas formas de pago predefinidas en el sistema, útiles para el proceso de facturación y manejo de tesorería.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Tesorería», Pestaña «Formas de Pago»

Descripción

Al realizar el proceso de facturación y proceder a la liquidación de dicha operación comercial, Mekano ofrece distintas alternativas previamente configuradas y acordes a los diferentes medios de pago existentes en el mercado: efectivo, en cheque, con tarjeta, bonos, redención de puntos, etc, los cuales van parametrizados según las cuentas contables utilizadas en la empresa para su registro y traslado, lo que permite obtener información precisa y actualizada sobre el dinero de la organización.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Tesorería», además que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Desmoldear, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, entre otros. los cuales son fijados previamente por el usuario Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Creación De Formas De Pago

Al ingresar a la opciòn «Formas de pago» encontrará previamente creadas las formas de pago más comunes en el mercado, las cuales pueden ser configuradas acorde a las necesidades de cada empresa. El sistema también permite agregar otras formas de pago.

Adicionar: Para agregar una nueva forma de pago, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Es el identificador único de la forma de pago.

Nombre Descripción detallada de la forma de pago.

Prioridad Campo que define el orden en el que se desea que aparezcan las formas de pago en la ventana de pagos en movimiento Gestión; si lo que se busca es que la forma de pago no aparezca en el listado, la prioridad debe ser cero (0).

Documento Se activa con el fin de insertar datos adicionales relacionados con la forma de pago que se está empleado en la transacción, por ejemplo: el nombre del banco, número de cheque, plaza, número de autorización para la Tarjeta, entre otras.

Puntos Válida si la forma de pago acumulará puntos al momento de usarse en una transacción, esto con el único objetivo de fidelizar clientes.

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Campos utilizados Las columnas: Cuenta de Interés, Cuenta Seguro, Cuenta Cartera, Cuenta Tesorería, en cartera Cuenta Mora Débito, Cuenta Mora Crédito, Cuenta adicional Débito, Cuenta adicional financiera Crédito, Signo de Tesorería, Tipo y Prefijo son utilizadas para definir las cuentas y parámetros necesarios en el manejo del módulo cartera financiera.

NOTA: Recuerde que para poder trabajar y realizar operaciones, el usuario que ingrese a ésta ventana debe contar con los permisos respectivos, adjudicados previamente por el Supervisor del sistema.

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Grabar: Luego de terminar el proceso de inserción o modificación de las formas de pago y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Contabilización Formas De Pago

Para configurar las formas de pago de tal forma que los procesos de contabilización se realicen de manera automática, despliegue el nodo detalle de éstas dando clic en el botón (+) e ingresando las cuentas que requiere afectar al momento de digitar el pago en la transacción desde Movimiento Gestión.

Por defecto el sistema contabiliza en la cuenta correspondiente a la caja/banco que se asignó en el encabezado del comprobante que se esta pagando, generalmente es la caja general a la cual ingresa todo el efectivo; en el nodo detalle se requiere especificar el movimiento contable a realizar con formas de pago tales como las tarjetas de crédito que contablemente deben afectar el banco y otros conceptos como comisiones y retenciones. Para realizar dicha configuración tenga en cuenta los siguientes campos:

Campo Descripción

Descripción Nombre completo del concepto a contabilizar con la forma de pago.

Porcentaje Porcentaje del valor de la transacción que se va a contabilizar por cada concepto.

Centros de Costos Centro de costos que se afectará al realizar la contabilización por cada concepto.

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Cuenta Débito Cuenta que al momento de contabilizar el concepto hará un débito en la transacción contable.

Cuenta Crédito: Cuenta que al momento de contabilizar el concepto hará un crédito en la transacción contable.

Haciendo referencia al ejemplo citado con las tarjetas de crédito, la contabilización de dicha forma de pago corresponde a:

Descripción Porcentaje Centro Costos Cuenta Débito Cuenta Crédito

Banco 100% FX00 11100501 11050501

Comisión 2% FX00 53050501 11100501

Retención 1% FX00 13550501 11100501

Finalmente para guardar use la tecla [F3] o haga clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Buscar Una Forma De Pago

Para encontrar una forma de pago use la búsqueda incremental, digitando en el campo «Código o Nombre» hasta encontrar la coincidencia completa.

Editar Una Forma De Pago

Para editar una forma de pago, ubíquese en el campo que requiere modificar, oprima la tecla [F2] o el botón editar, de la barra de navegación. Efectúe el cambio correspondiente y guarde con la tecla [F3] o con el botón grabar o aceptar cambios de la barra de navegación.

Eliminar Una Forma De Pago

Para eliminar una forma de pago utilice la tecla [SUPR] o el botón (-), ubicándose en la forma de pago que se requiere eliminar. Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellas formas de pago que NO se hayan utilizado en ninguna transacción de movimiento. Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que un usuario borre una Forma de pago que ya tenga movimiento o que su código esté vinculado en otra ventana. En ese caso, aparecerá el mensaje de advertencia: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. Pero si en realidad desea ejecutar dicha eliminación, primero deberá borrar su movimiento y/o desvincularlo de las siguientes opciones, según los módulos que utilice:

Documentos
Movimiento Gestión
Registros Niif

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[A]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»)
Consolidar Códigos: Si requiere unir la información de dos códigos de Formas de Pago porque alguno de ellos está errado, tiene la ventaja que Mekano cuenta con una rutina especial para hacerlo, pero recuerde que dicho proceso es irreversible. (ver «Consolidar - Reasignar»)
Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha Formas de Pago.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Otros Módulos: Si requiere manejar otros Módulos de Mekano (Gestión, Nómina, Producción Presupuesto, Cartera Financiera, IPS o Giros), los documentos deben tener atributos adicionales que podrá conocer en el respectivo tutorial.

Trucos De Manejo

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Plan de Cuentas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T001.pdf

Proceso Facturar Ventas Contado (FV2) y Crédito (FV1) www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T037.pdf

Centros de Costos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T002.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[Espacio] Modo lista

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

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Paso A Paso Crear Una Forma De Pago

Para crear una forma de pago:

Ingrese al menú «Parámetros», Opción «Tesorería» Pestaña «Formas de pago».
Presione [Insert] o el botón (+), desde el Modo Lista o Modo Ficha y configure los campos correspondientes.
A continuación despliegue el nodo detalle de las formas de pago creadas e ingrese las cuentas contables que requiere afectar al digitar el pago desde Movimiento Gestión.
Finalmente guarde con la tecla [F3] o haga clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones.

Cuestionario

El número asignado en el campo prioridad permite:

a. Terminar el documento. b. Visualizar el formato preimpreso. c. Asignar un orden a las formas de pago al generar la factura. d. Seleccionar especificamente una forma de pago

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com