Ensambles De Presentacion - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 31/10/2023
Equipo Responsable: JD TUTORIAL
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 31/10/2023 Responsables: JD TUTORIAL Vo.Bo.: EH ENSAMBLES DE PRESENTACIÓN Rev. 1.0 Versión 9.6 y superior

Objetivo Aprender a configurar una referencia con el atributo ensamble, para cambiar su presentación, es decir, convertirla automáticamente en otra unidad de medida.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», opción «Ensambles».

Descripción

Para algunas empresas comprar o vender productos que vienen en diferentes presentaciones como cajas, bultos, arrobas, etc, y necesitan llevarla al inventario por unidades; En versiones anteriores, para que el saldo del inventario quedará cuadrado, era necesario que el usuario manejara una bodega con el atributo «Ensamble» y para poder convertir un producto a una unidad de medida diferente debía elaborar comprobantes adicionales (traslados, orden de ensamble y/o de desensamble) para realizar manualmente dichas conversiones.

A partir de esta versión, se desarrolló la forma de poder llevar a la unidad mínima esa presentación, simplificando el proceso de «Ensambles», ahora tan sólo se requiere que en la ventana «Referencias» esté creado el producto, en sus diferentes presentaciones (por ejemplo: libra, kilo, bulto) y adicional, desde la ventana de «Ensambles» se definan sus respectivas cantidades. De ahí en adelante basta con elaborar desde «Movimiento Gestión» el respectivo comprobante (factura de compra, factura de venta, orden de ensamble o desensamble, nota de devolución) y Mekano realizará automáticamente la conversión, afectando los saldos y los costos.

De igual forma al momento de vender las presentaciones mencionadas el sistema tendrá en cuenta esa unidad, si en el kardex no tendremos ese bulto, arroba o caja pero si tenemos unidades mínimas existentes el sistema armará la presentación solicitada de acuerdo a la existencia.

En Mekano este producto final se conoce como referencia de presentación y los productos que lo conforman es una única referencia simple (unidad mínima) y quedará como una referencia ensamblada. Su configuración se realiza a través de la opción «Ensambles»

Esta nueva funcionalidad es de gran utilidad para empresas como supermercados, ferreterías, papelerías, droguerías, entre otros, donde se requiera controlar el inventario, pero a su vez manejar un mismo producto en diferentes presentaciones o incluso convertir varios productos en otro.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Ensambles», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario «Supervisor» (Ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

IMPORTANTE:

Si el usuario ya estaba conectado trabajando en la empresa, recuerde que dicho usuario deberá salir y volver a ingresar, para que Mekano reconozca los cambios realizados en el módulo de seguridad.
En cada empresa o contabilidad el usuario «Supervisor» es el de mayor jerarquía, el cual tiene por defecto el perfil «Supervisor» y siempre tendrá acceso a todas las opciones del programa, a diferencia de los demás usuarios que se conectan a Mekano, los cuales siempre deben tener configurado su respectivo acceso a cada «Menú y Opciones». Según lo anterior, para evitar futuras confusiones, se sugiere que el perfil «Supervisor» sea exclusivo del usuario «Supervisor».

Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: :

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones o las teclas [Shif]+[F3], pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Configuración De Inicial

Con el objetivo de mejorar la experiencia del usuario final, para la versión 9.6 de Mekano, nuestro departamento de desarrollo reestructuró por completo esta importante rutina llamada «Ensambles», con el fin de facilitar su proceso de implementación y puesta en marcha, además brindar un ambiente de trabajo más simple y amigable para todos los usuarios, incluyendo control riguroso de saldos de inventario y mayor seguridad en sus validaciones.

Para configurar correctamente los Ensambles de Presentación, es muy importante validar dentro la empresa qué tipo de referencias o productos son los que requieren llevar a la unidad mínima de control de inventario (unidades, peso, longitud, superficie, volumen, etc).

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Un ejemplo claro es comprar una arroba de arroz que vienen por 25 unidades, cuando se realiza este proceso en mekano quedan disponibles las otras presentaciones para ser vendidos, bien sea por libra, por paca, por kilo entre otros, según las referencias que tengan configuradas con su medida de presentación, sin importar si el movimiento es de mayor a menor o viceversa.

A continuación se describen los diferentes pasos que debe tener presente el usuario al momento de configurar la rutina:

Ingresar por el menú «Parámetros» opción «Referencias», el usuario a cargo debe crear y configurar las «Referencias Simples» que se van a utilizar en la rutina para la elaboración de ensambles con referencias en múltiples presentaciones. (Ver «Referencias»).

Atributo «Es Ensamble»: al activar este atributo la referencia simple, se incluirá en la rutina de Ensamble.
Atributo «Medida»: las referencias que vienen en en cantidades (ver ilustración). La unidad mínima no lleva ningún atributo. A continuación se enseña la tabla de conversión de las respectivas unidades:

Masa / G Kg Lb Oz Ton Medida

Gramo 1 0.001 2.2x10-3 0.035 1.0x10-6

Kilogramo 1000 1 2.2 35.27 1.0x10-3

Libra 454 0.454 1 16 2.8350x10-5

Onza 28.3 0.0283 0.0625 1 4.5359x10-4

Tonelada 1.0x106 1000 2204.6 3.5274x10-4 1

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En versiones anteriores, los documentos utilizados para la rutina no podían tener activado el atributo «Validar Saldos». A partir de la versión 9.53, si el cliente lo requiere puede activar este campo para evitar el manejo de inventario negativo en compara o ventas, según manejo interno de la empresa.

Tenga presente que las «Referencias», cuenta con nueva filosofía en el proceso de armar un ensamble, incorporando nuevos campos y el requisito de tener la unidad mínima para armar las referencias de presentación o compuestas, es decir que debo tener la referencia unidad mínima ya que de ahí en adelante puede hacer parte para desarmar cantidades a esa mínima expresión.

Configuración De Ensambles

Para mayor claridad, la ventana «Ensambles», ubicada en el menú «Parámetros», fue reestructurada y además ahora cuenta con más campos informativos, los cuales permiten tener mayor claridad sobre los procesos realizados en cada referencia compuesta. Por otra parte, al ingresar el usuario podrá visualizar nuevas columnas que se incorporaron para aclarar al usuario la forma de validar la configuración actual.

A continuación se describen los diferentes campos que hacer parte de esta ventana:

Campo Descripción

Código Campo donde el sistema muestra automáticamente el código de la referencia seleccionada. Este campo no se puede modificar.

Descripción de la Campo donde el sistema muestra automáticamente el nombre de la referencia referencia

Ensamble Campo que muestra referencias que son de ensamble

Es Presentación Indica que el ensamble se compone de una sola referencia.

Ensamble Válido con el campo ON indica que el ensamble está correcto, OFF indica que esta incorrecto

Es Producción Indica que se compone de varios materiales.

Registro en Indica cuantos materiales componen el ensamble. materiales

Registro en Muestra los registro que se han afectado dentro del inventario Inventario

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Después de crear las Referencias con los atributos correspondientes para las que aplicarán para la rutina ensamble configuraremos dentro la rutina los productos que van a ser de presentación.

Pestaña Materiales:

Ubicado en la referencia luego se pasa a insertar las Referencias Simples al ingresar al menú «Parámetros» opción «Ensambles» pestaña «Detalles» que conforman la referencia de presentación. Al ingresar nos habilitará una ventana en la parte inferior donde insertamos los productos en «Materiales» para armar el ensamble. En esta opción insertamos la unidad mínima para que el sistema desarme el producto o lo arme según la necesidad del cliente (ver ilustración).

A continuación se describen los diferentes campos que hacer parte de esta ventana:

Campo Descripción

Referencia Código de referencia la cual va a realizar el proceso de ensamble.

Despiece códigos de la referencia que harán parte del ensamble

Descripción nombre de la referencia

Cantidad Indica el número de unidades que el ensamble se compone

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Pestaña Cantidades:

Es la relación de lo que compone el ensamble, puede existir ensambles multinivel, que ya estén armados.

Validar Ensambles

Al presionar la opción de Validar nos indicará si el ensamble es válido, si no coloca el campo en [ON] quiere decir que falta materiales para ese renglón de ensamble.

A continuación dar clic en la opción Validar y el sistema de forma automática asigna el atributo a la columna [Ensamble Válido],

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Realizar Movimiento

Realizar compra de las referencias de presentación en las entradas colocamos de una unidad para validar el kardex en la unidad mínima.

Validar Kardex: en la siguiente imagen se observa cómo el sistema convirtió en unidades las presentaciones de 30, 15 y 12.

NOTA: Recuerde que para poder trabajar y realizar operaciones, el usuario que ingrese a ésta ventana debe contar con los permisos respectivos, adjudicados previamente por el Supervisor del sistema.

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad. (opcional. esta nota la pueden utilizar especialmente en movimiento)

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

Editar: La forma de modificar una Cuenta es muy simple basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

Eliminar: La forma de borrar una Cuenta es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

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Trucos De Manejo

Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ordenar por Campo: Para ordenar las Zonas puede tan solo dar clic sobre la columna «Código», lo mismo puede hacer con cualquier columna de esta ventana y también filtrar por el campo que requiera.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*] ubicado al lado izquierdo del primer campo, es decir, en el lugar donde inician las filas y columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Referencias www.apolosoft.com/documentos/mekano/T009.pdf

Rutina Ensambles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T227.pdf

Costos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T120.pdf

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Glosario

En este espacio puede ingresar todos los términos especiales propios de Mekano y que el usuario del común debe aclarar para comprender mejor la funcionalidad

REFERENCIA: Define cada uno de los productos que se compran y se venden, ingresan y salen del inventario. Pueden ser productos o servicios.
ENSAMBLE: Define si la referencia se compone de otras referencias

Cuestionario

Para que una referencia sea de ensamble debe tener el siguiente atributo:

a. Valoriza b. Ensamble c. Costos d. Ninguna

En la configuración de las referencias compuestas se debe ingresar por:

a. Parámetros/Referencias b. Parámetros/Terceros c. Parámetros/Ensambles/Productos d. Gestión/Movimiento Gestión

Las opciones que se deben digitar en la configuración de las referencias compuestas son

a. Reconstruir y Validar b. Guardar y Salir c. Conectar y Salir d. Ninguna de las anteriores

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com