Digitar Documento Cotizacion - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 24/01/2018
Equipo Responsable: PG - LH TUTORIAL
Revisión y Aprobación: LH - JS - DB - JR DIGITAR DOCUMENTO
Código de Revisión: 3.1

Fecha: 24/01/2018 Responsables: PG - LH TUTORIAL Vo.Bo.: LH - JS - DB - JR DIGITAR DOCUMENTO Rev.3.1 Versión 8 COTIZACIÓN (CO1)

Objetivo Aprender a digitar cotizaciones en el Módulo Gestión Administrativa del Sistema Mekano ERP.

Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opcion «Movimiento Gestión» Tipo de Documento «CO1»

Descripción

Mediante una cotización se puede digitar la transacción que informa y establece el valor de productos y/o servicios con el fin de generar una venta posteriormente, por lo general este es un documento informativo que no genera ningún registro contable. En Mekano se pueden elaborar cotizaciones con el fin de convertirlas después en facturas de venta a través de la Rutina “Pipeline” (Pedidos y Despachos), evitando así la doble digitación de comprobantes. (Ver Rutina Pipeline (Pedidos y Despachos ).

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Movimiento Gestión», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Además recuerde que para elaborar cotizaciones, el perfil del usuario debe tener activo el documento [CO1] o el que corresponda desde la ventana “Documentos Disponibles para el Perfil”.

Elaborar Una Cotización

Adicionar: Para digitar una Cotización ingrese al menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión» seleccione el tipo de comprobante [CO1], para ingresar oprima la tecla [Enter], oprima las teclas [CTRL + N] o dando clic en el botón [Nuevo].

A continuación el sistema habilita la ventana Terceros donde usted podrá consultar y/o crear al vuelo el cliente relacionado con el comprobante. El sistema permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón comercial, entre otros, seleccione el proveedor y para continuar oprima la tecla [Enter].

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Para crear terceros al vuelo es decir de forma ágil y en la misma ventana de movimiento, debe tener configurados previamente los valores por defecto que corresponden a datos recurrentes dentro de la información de los mismos: País Municipio, Tipos de Sociedad, Identidad, Actividad Económica, Zona, Lista de Precios, Ejecutivo de cuenta. Es importante verificar la información requerida por la DIAN para generar la información exógena y si es necesario podrá modificarla posteriormente a través de la ruta «Parámetros», «Terceros». (ver «Terceros»).

Luego seleccione la pestaña «Nuevo» y digite los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Cédula o el NIT del Tercero. Se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres especiales. DV Dígito de verificación del Tercero, cuando está en el NIT. Si no lo requiere este campo puede quedar vacío. Naturaleza Tipo de sociedad a la cual pertenece el Tercero, es decir, si es persona Natural [N], o Persona Jurídica [J]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con Apellidos o en su defecto, la Razón Social. Primer nombre Primer nombre del Tercero. (Solo Terceros que son personas naturales). Segundo nombre Opcional. Segundo nombre del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales). Primer apellido Primer apellido del Tercero. (Solo Terceros que son personas naturales). Segundo apellido Opcional. Segundo apellido del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales). Empresa Nombre de la empresa. (Solo Terceros que son personas jurídicas). Dirección Dirección del Tercero. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la Administración de Impuestos para medios magnéticos. Teléfono Número telefónico del Tercero. Email Correo electrónico del Tercero.

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Finalice dando clic en el botón “Aceptar”. A continuación el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante, solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento. No olvide que Mekano permite establecer valores por defecto por Documento (Ver valores por Defecto por Documento) y por Usuario (Ver valores por defecto por Usuario), con el fin de agilizar el proceso

Digitación Encabezado Del Comprobante

Datos como el Prefijo, el Escenario Niif, el Vendedor, la Lista de precios y la Nota pueden ser preestablecidos como datos constantes desde la ruta «Parámetros», «Valores por defecto».(Ver Valores por Defecto Documentos); dichos valores también pueden establecerse por cada Usuario (Ver valores por Defecto Usuarios).

Campo Descripción

Escenario Niif Corresponde al Escenario creado desde el módulo Niif con el fin de contabilizar el comprobante de acuerdo a la norma internacional. Prefijo Código del prefijo de la transacción. El sistema asigna automáticamente el prefijo asociado en «Parámetros», «Valores por defecto» al documento o al usuario específico. En caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo digitando «%» y presionando la tecla «ENTER»; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle enter, el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. Número Identifica el comprobante. Aparece en negativo (automático del sistema), si se va a asignar manualmente debe cambiar el negativo por el número que corresponda, en caso contrario si maneja consecutivo automático debe estar asignado el generador desde la opción «Parámetros» «Documentos» «Consecutivos» (ver«Consecutivos»). Fecha Fecha con la que quedará el comprobante. Generalmente trae por defecto la fecha actual. (Tener en cuenta el rango permitido para este usuario. (ver«Periodos»). Vence Fecha de vencimiento de la cotización, plazo máximo para mantener los precios ofrecidos al cliente. Sucursal Código de la sucursal asociada al tercero a la cual se le esta elaborando la cotización Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por «Parámetros», «Terceros», « Detalles», «Sucursales». (ver«Sucursales»). Vendedor Código del empleado responsable de la cotización. En caso de no conocer el código, se puede hacer uso de la búsqueda digitando parte del código o nombre del empleado o el comodín “%” luego [ENTER]. Sede Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. (Este campo será obligatorio si el Tercero tiene sedes configuradas por «Parámetros», «Terceros», «Sucursales»). (ver«Sucursales»).

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Lista Precio Código de la lista de precios a utilizar para traer automáticamente los costos asociados a la referencia que se va a cotizar. Para asignar la lista haga uso de la búsqueda digitando parte del nombre o código y oprima la tecla enter. Si desde la opción «Parámetros», «Terceros» se tiene asignada una lista de precios, el sistema trae automáticamente la Lista asociada al tercero; si este campo esta vacío, el sistema trae la lista asignada al usuario o al documento desde la opción «Parámetros», «Valores por defecto». % Dscto Condicionado Campo que corresponde al % de descuento que se otorga al cliente en caso de presentarse un descuento por pronto pago. Este campo se asigna únicamente en caso de ser una venta a crédito y va directamente relacionado con la fecha de vencimiento. Si no se tiene un % de descuento, este campo debe permanecer con valor 0 (cero). $ Dscto Condicionado Campo que corresponde al descuento que se otorga al cliente en caso de presentarse un descuento por pronto pago pero que no determina un % sino un valor nominal a descontar. Este campo se asigna únicamente en caso de ser una venta a crédito y va directamente relacionado con la fecha de vencimiento. Si no se tiene un valor nominal de descuento, este campo debe permanecer con valor 0 (cero). Nota Campo que permite asignar una descripción general a la cotización. Esta nota es la que el sistema toma desde la consulta de auxiliares contables en el caso de estar contabilizando automáticamente la información desde el módulo Gestión.

Una vez digitada la Nota oprima [ENTER] y el sistema activará la banda de registros de movimiento, donde se deben insertar las referencias y valores a cotizar, para ello configure los siguientes campos.

DIGITACIÓN REGISTROS DE MOVIMIENTO GESTIÓN

Campo Descripción

Bodega Código de la bodega desde donde se descarga el inventario al momento de realizar la venta. En caso de no conocer el código digite parte del nombre y oprima la tecla enter. Centro de Costos Código del centro de costos que se afectará al momento de contabilizar automáticamente la factura de venta. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer en blanco al momento de terminar la factura. Referencia Código del producto que se está cotizando, para asignarlo digite parte del código o nombre de la referencia y oprima la tecla enter, de igual forma, en caso de usar algún dispositivo de lectura de entrada como el lector de códigos de barra, solo basta con leer el producto y el sistema asignará el código automáticamente. Nombre de Referencia Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior. Salida Cantidad del producto solicitado por el cliente al momento de realizar la cotización. Unitario Valor unitario de la referencia que se está cotizando. Si está usando las listas de precios, el sistema trae automáticamente el costo según corresponda. % Dscto Condicionado Porcentaje del Descuento Condicionado en caso de convertirse en una venta. $ Dscto Condicionado Valor precio del Descuento Condicionado en caso de convertirse en una venta. Nota Campo que permite asignar una descripción general de la cotización.

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Vista Previa E Impresión

Use la tecla [F6] o el botón Vista Previa para obtener una presentación preliminar del comprobante. Si desea imprimirlo y terminarlo, use la tecla [F7] o el botón Imprimir, esta función activará el motor de impresión; si oprime la opción aceptar, el sistema enviará a impresión y bloqueará el comprobante, este se oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verse nuevamente al desbloquearlo con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón “Desbloquea” desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la factura de venta sin generar una impresión.

Cabe anotar que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de requerir visualizar o imprimir el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios, y lo ubicara en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

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RECOLECTAR PARA CONVERTIR COTIZACIONES A VENTAS

Recordemos que la rutina pipeline permite elaborar un comprobante inicial para luego cruzarlo con un documento definitivo sin necesidad de volver a digitarlo, llevando el control de las referencias solicitadas vs las referencias despachadas. A partir de la versión 8.0 de Mekano, encontrará en la parte superior de la ventana, el botón «Recolectar» que permite realizar ese mismo “cruce” de documentos, pero a diferencia de la rutina pipeline no será posible llevar el control de las referencias despachadas.

Para generar un comprobante a partir de otro desde «Movimiento Gestión» tenga en cuenta el siguiente paso a paso:

Seleccione el tipo de documento, de clic en el botón comprobantes y luego en el botón “Nuevo”.
Digite nombre o el código del tercero y los datos del encabezado del comprobante.
De clic en el botón «Recolectar» y digite los criterios de consulta “Desde la Fecha”, “Producto” o Número Factura”.
Realice un filtro en la columna «Tipo» seleccionando el tipo de documento origen, luego de clic en el botón Aceptar» para seleccionar las referencias que desea trasladar al comprobante.
Finalmente de clic en el botón «Generar» y el sistema traslada las referencias a la región de movimiento .

NOTA: Recuerde que tanto para la clonación como para la conversión también aplica la validación de los saldos de inventario.

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Editar Y Eliminar Un Comprobante

Editar Facturas De Venta

Para editar una cotización utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Cabe anotar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el registro con las teclas [Ctrl]+[F3].

Si requiere cambiar el tercero, seleccione la opción «Automáticos» del menú de la parte superior y allí encontrará la opción «Cambiar Tercero» o con las teclas [Ctrl]+[T].

Luego debe recalcular la cotización con la tecla [F3] o con la opción «Totaliza» del menú, para que el sistema verifique los parámetros del nuevo tercero y recalcule impuestos y retenciones según el tipo de sociedad del tercero seleccionado.

Eliminar Facturas De Venta

Para eliminar una cotización utilice la tecla [SUPR] de su teclado. En primera instancia elimine el contenido de la cotización, es decir los registros de movimiento; una vez eliminados, ubíquese en el comprobante o encabezado de la factura y eliminelo.

Es importante resaltar que el sistema solo permite eliminar aquellas cotizaciones que no aparezcan aplicadas en una Factura de Venta, esto en caso de utilizar la rutina Pedidos y Despachos.

Buscar Un Comprobante

Para buscar un comprobante utilice la Búsqueda incremental ubicándose en el menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestión», Pestaña «Documentos», «Nombre Documento» digite parte del nombre del documento hasta encontrar la coincidencia completa, después de estar ubicado en el documento de clic sobre el botón que aparece en la parte superior llamado «Comprobantes» o presione la combinación de teclas [Ctrl + 1] usando el teclado Alfanumérico, allí aparece el listado de todos los comprobantes digitados sin bloquear, seleccione el correspondiente y para ingresar al detalle de este, de clic en el botón movimiento o utilice la tecla Enter.

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ENVIAR INFORMACIÓN POR E-MAIL DESDE MEKANO

Esta es otra de las grandes bondades que Mekano trae en su nueva versión, consiste en enviar por e-mail a los correos que el usuario requiera, información relacionada con comprobantes generados directamente en el aplicativo, basta con realizar la configuración del correo de salida desde el menú «Parámetros» Opción «Seguridad», Botón «Usuarios». Ver envío de Información por e-mail.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[G]+[M], finalmente seleccionar el tipo de documento [CO1]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Validación Tarifas de Impuestos y Retenciones: Antes de ingresar a la Ventana «Movimiento Gestión», Mekano realiza una validación previa a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual, verificando que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se actualicen los datos.

IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de forma automática ingresando al Menú «Configuración», opción «Impuestos» o «Retenciones», a través del botón «Procesos», Opción «Actualiza Histórico». Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.

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Crear Prefijos y Terceros al Vuelo: Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, seleccionando la opción “Nuevo” en la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante.
Eliminar Comprobantes: Sólo permite eliminar aquellas cotizaciones que no aparezcan aplicadas en una Factura de Venta (Rutina Pipeline).
Bloqueo de Comprobantes: Al terminar una cotización con la tecla [F7], el sistema imprimirá y bloqueará en pantalla la factura para evitar modificaciones.
Editar Comprobantes: Para modificar cotizaciones, estas no pueden estar bloqueadas, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas [Ctrl]+[F3].
Recalcular Comprobantes: Utilice la tecla [F3] para Recalcular Comprobantes, este verifica configuración tributaria del Tercero y vuelve a calcular totales, es decir, si por ejemplo se modificó el tipo de régimen del tercero y el movimiento ya estaba digitado, usando esta función, el sistema calculará impuestos y retenciones según el tipo de sociedad seleccionado.
Reimpresión de Comprobantes: Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la opción «Gestión», «Impresión», seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña comprobantes, allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión Impresión).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relaciones

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Valores por Defecto Documentos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T203.pdf
Valores por Defecto Usuario www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T221.pdf
Tipos de Documento Gestión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T018.pdf
Desbloqueo de comprobantes www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T041.pdf
Formatos de Impresión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T038.pdf
Gestión Impresión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T047.pdf
Rutina Pipeline www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T072.pdf
Envío Información por Email www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T189.pdf

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Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Esc] Regresar de Ventana

[F2] Editar registro [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[0] Documentos

[F6] Vista Previa [Ctrl]+[1] Comprobantes

[F7] Imprimir [Ctrl]+[2] Movimiento

[F12] Recolectar [Ctrl]+[B] Bloquear

[Insert] Insertar registro [Ctrl]+[T] Cambiar Tercero

[Supr] Eliminar registro actual [Shiȅ]+[F4] Inspector de Campo

[Alt]+[X]+[S] Salir del programa [Ctrl]+[F4] Cerrar Ventana Activa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Pasos Para Digitar Una Cotización

Ingrese al menú «Gestión», opcion «Movimiento Gestion».
Seleccione el tipo de documento: [CO1].
De clic en el botón «Nuevo» o presionando las teclas [Ctrl]+[N] genere un nuevo comprobante.
Busque el Cliente al cual le esta realizando la cotización o cree al vuelo uno nuevo.
Digite el encabezado (Datos de Identificación) y el detalle de la Cotización (Referencias).
Finalice presionando la tecla [F3] para totalizar el comprobante, para visualizarlo en pantalla oprima la tecla [F6], o si desea imprimirlo y bloquearlo utilice la tecla [F7].

Glosario

PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Terceros desde la captura de movimiento.
ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: Corresponde a los datos de identificación del comprobante, prefijo, número, fecha, sucursal, vendedor, descuentos, nota, entre otros.

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Cuestionario

Rutina que permite convertir una cotización en una factura de venta de manera automática:

a) Rutina Categorías b) Rutina Prototipos c) Rutina Pipeline (Pedidos y Despachos). d) Rutina Análisis de costos

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com