Contactos - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 22/01/2018
Equipo Responsable: JS - CG CONTACTOS
Revisión y Aprobación: PG
Código de Revisión: 1.5

Fecha: 22/01/2018 TUTORIAL Responsables: JS - CG CONTACTOS Vo.Bo.: PG Rev: 1.5 Versión 8

Objetivo Aprender a configurar los contactos de los Terceros.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Terceros», Pestaña «Contactos»

Descripción

A través de la opción Contactos de Mekano, es posible configurar los datos principales de las personas que de alguna forma se relacionan con un tercero, ya sea laboral/comercial, que permiten una mejor comunicación con clientes, proveedores, acreedores, etc. Los Contactos tienen relación directa con otros módulos como Proyectos y CRM, siendo en este último una herramienta importante para seleccionar, retener y aumentar los clientes de la empresa.

Como ventaja adicional, si se trata del tercero de mi empresa, desde aquí es posible configurar el nombre, cargo y principales datos de las personas responsables de firmar los estados financieros. Incluso, si se trata de un empleado de mi empresa, aquí podrá registrar los datos personales y parentesco con sus familiares cercanos (padre, madre, hijos, esposa…), de esa forma tener a la mano información complementaria de cada Tercero.

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Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana del programa debe tenerla habilitada, y contar con los permisos que requiera, como Adicionar, Editar, Eliminar y Vista previa. Además de los módulos, opciones y otras propiedades que hacen parte del modelo de seguridad de Mekano, permisos que sólo el Supervisor del sistema tiene la facultad de activar o restringir. (Ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. En el siguiente recuadro aparecen los principales botones de la Barra de Funciones, cada uno acompañado la tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

Nota: Recuerde que la Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas.

Crear Contactos

Adicionar: Para crear un nuevo Contacto, ubíquese en el tercero al que le va a añadir la información. Seleccione la pestaña «Contactos» de la barra inferior, oprima la tecla [Insert], o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Número consecutivo que el sistema asigna automáticamente al insertar el Contacto. Es de solo lectura y no puede ser cambiado.

Nombre Nombre completo del Contacto.

Habeas Data Campo de tipo ON/OFF, útil para ser activado [S] en aquellos Contactos que autorizan el uso de su información en nuestras bases de datos. Si desea conocer un poco más sobre el RNBD www.vimeo.com/apolosoȅ/rnbd

Nombre Puede ingresar el título del contacto (Ing., Dra., Dr., etc.), la manera de marcar su Apelativo correspondencia (Sr., Sra., Srta., etc.) o un nombre adicional al del Contacto.

Teléfono Número telefónico del Contacto.

Extensión Extensión asociada al número telefónico del Contacto.

Móvil Número de celular del Contacto.

Fax Número de fax del Contacto.

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Email Correo electrónico del Contacto.

Chat Es el alias o sobrenombre que utiliza el Contacto en un servidor de mensajería instantánea para encontrarlo fácilmente.

Fecha Se usa para definir desde qué fecha hay comunicación con el contacto, o si prefiere, puede colocar el día del cumpleaños del contacto para realizar otra gestión.

Activo Si requiere cambiar el Contacto del Tercero pero conservar la historia del mismo, active este campo para adicionar los datos del nuevo. Es importante establecer contacto con la persona correcta.

Cargo Código de la ocupación del Contacto en la empresa o el tercero. En caso de no conocer el código del cargo, utilice la búsqueda asociada digitando parte del nombre y luego la tecla [Enter]. El sistema muestra los cargos con el Código establecido por el DANE o los que fueron personalizados. Ver más adelante la explicación de Cargos para firma de Reportes de Estados Financieros.

Sucursal En este campo el sistema permite definir la sucursal en la que labora el Contacto. (Sucursales previamente asociadas al Tercero). Digite el código si lo conoce, en su defecto, digite una palabra clave del nombre y oprima la tecla [Enter] para activar la búsqueda.

Notas

Recuerde que para trabajar y realizar operaciones, el usuario que ingrese a esta ventana debe contar con los permisos respectivos, adjudicados previamente por el Supervisor del sistema.
Antes de adicionar un nuevo Contacto, deben estar creados algunos datos de integridad, es decir, «Parámetros», «Cargos» y «Sucursales» que se pueden asociar a los datos de los Contactos, pero son opcionales.

Grabar: Después de insertar o modificar deberá guardar el registro con la tecla [F3], o con clic en el botón Aceptar de la barra de funciones; si prefiere, oprima la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

Editar: Para modificar un Contacto, oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; después de realizar los cambios que requiere, guarde con [F3].

Eliminar: Borre un Contacto con la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo Eliminar en su Perfil.

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Firmas De Estados Financieros

La opción de los Contactos es usada por Mekano para vincular el nombre y el cargo de los responsables de la elaboración de declaraciones y la firma de algunos reportes; para ello, se deben asociar al tercero de la empresa, quien es el único que tiene el atributo Datos de Empresa «Activo». (ver Creación de Empresas).

Para los cargos de Representante Legal, Revisor Fiscal y Contador Público deben usarse siempre los siguientes códigos:

080: Para el Representante Legal
070: Para el Revisor Fiscal
111: Para el Contador Público (Ver «Cargos»)

Después de realizar este proceso, las declaraciones o reportes se visualizarán con los datos de los cargos personalizados.

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Uso De Los Contactos

Después de configurar los contactos, podrán ser usados en el módulo CRM de Mekano, opción MOVIMIENTO CRM de gran utilidad para registrar las gestiones que se realizan directamente con un Tercero.

Atención: Por seguridad, Mekano no permite la eliminación de algún Contacto que ya esté vinculado a otra opción del programa; en ese caso, aparecerá el mensaje ‘Registro restaurado por tener dependencia’.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar el teclado, oprimiendo de manera secuencial las siguientes teclas: [Alt] + [P] + [T] y señale la opción «Contactos». Lo anterior depende de la configuración de su teclado. (Verificar por Configuración regional).
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Búsqueda: Ubicado en la pestaña «Contactos», utilice la búsqueda incremental digitando en el campo «Nombre» o «Código» una parte del mismo, hasta encontrar la coincidencia completa.
Ordenar por Campo: Para ordenar por Contactos dé clic en la columna «Código». Puede hacer lo mismo con cualquier columna de esta ventana y también filtrar por el campo que requiera.
Modo Ficha: Si desea visualizar en detalle los datos de un Contacto específico, selecciónelo y oprima [Ctrl]+[Espacio] para tener la información en Modo Ficha General. Para regresar al listado, cierre con la (X) de la parte inferior de la ventana donde dice Ficha Contactos.
Consolidación y Reasignación: En caso de que un código de Contacto esté errado o el nombre esté repetido y ya se tengan movimientos en los diferentes módulos, puede utilizar la rutina que Mekano diseñó para realizar este proceso, el cual es irreversible. Si requiere más información vea el tutorial «Consolidar - Reasignar».
Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, editar o eliminar registros. Si requiere más información vaya al tutorial respectivo. (Ver «Ambiente de Trabajo»)
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana use la tecla [F1], o desde el menú «Conexión» dé clic en la opción «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Tutoriales Relacionados

Cargos http://www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T092.pdf
Sucursales http://www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T023.pdf
Terceros http://www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T004.pdf

Teclas De Función

Las teclas de función más usadas en esta ventana, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[Espacio] Modo Ficha General

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado

Barra De Función

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema

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Paso A Paso Para Crear Un Contacto

Ingrese por «Parámetros», «Terceros».
Busque el Tercero al que le va a agregar un Contacto.
En la pestaña «Contactos».
Presione [Insert] o el botón Adicionar.
Inserte los datos.
Guarde con [F3].

Glosario

TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
SUCURSAL: Otra sede del Tercero diferente a la principal; si requiere se puede asociar Contactos.
CHAT: Campo donde se configura un sobrenombre, la cuenta de Skype, de Facebook, u otro dato útil para realizar una comunicación virtual con el contacto que se está configurando.

Cuestionario

Al crear Contactos por cada Tercero se pueden configurar todos los datos, excepto:

a. Nombre completo b. Teléfono fijo y celular c. Correo Electrónico d. Número de cédula

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com