Como Realizar El Conteo Fisico Del Inventario - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 27/11/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 27/11/2017 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: LH CONTEO FÍSICO DEL INVENTARIO Rev.1.0 Versión 8

Objetivo Dar a conocer la forma de digitar en Mekano el conteo físico del inventario y generar automáticamente el listado con las diferencias para realizar los ajustes de entrada y salida de mercancía que sean necesarios.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Referencias», Pestaña «Promociones»

Descripción

El conteo físico del inventario permite comprobar la veracidad de las cifras que se informan en el balance general con relación a este rubro, adicional permite evaluar el estado actual de la mercancía y la correcta ejecución de los procesos que la gerencia establece para el control y administración de sus productos con el fin de obtener evidencia que permita tomar decisiones y minimizar los riesgos.

Generalmente, cuando de realiza el conteo físico se detectan diferencias en unidades y valores con relación a los saldos existentes en el sistema que controla las mercancías, por lo que se hace necesario hacer algunos ajustes de entrada y salida, para ello Mekano presenta la forma ágil y sencilla de realizar la conciliación del inventario luego del conteo físico.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Movimiento Gestión», asimismo, debe tener asignado el tipo de documento “SF1” y tener acceso al menú «Consultas» Opción «Informes», además según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

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Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Configuración

La validación de las unidades existentes en el sistema vs las unidades contadas a una fecha de corte específica en Mekano, requiere al igual que muchas de sus rutinas de una previa configuración.

Tipo De Documento

Lo primero que se debe tener en cuenta es la configuración del tipo de documento “SF1” Saldos Conteo Físico del Inventario (en versiones anteriores a la 7.0), o la verificación de su existencia a partir de dicha versión. Cabe resaltar que la configuración de este tipo de documento requiere la asignación correcta de atributos que son necesarios para la ejecución del proceso y que en los casos donde este documento ya se encuentra creado, dichos atributos ya están incluídos.

Ruta de Acceso: Menú «Parámetros» Opción «Documentos».

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Campo Descripción

Código Campo alfanumérico de máximo cinco caracteres, útil para identificar el Documento en todo el programa y hará parte de los reportes de movimiento.

Nombre Campo alfanumérico de 80 caracteres, útil para describir en forma clara y resumida cada Documento. Para su definición se recomienda usar siempre letras mayúsculas y no incluir tildes para facilitar las búsquedas asociadas a este campo. Recuerde que este dato será utilizado para identificar el documento al momento de imprimirlo.

Activo en Gestión Campo de tipo ON/OFF que al estar activado permite que el documento pueda ser utilizado en el módulo Gestión de Mekano, para lo cual es indispensable que valide todos sus atributos previamente según su necesidad, porque luego de un documento tener movimiento, por seguridad la mayoría de atributos quedan bloqueados.

NOTA: Para que los usuarios puedan hacer uso de él, recuerde que debe asignarlo a los perfiles respectivos (ver «Documentos Disponibles para el Perfil»). Adicional configure sus valores por defecto, con el fin de agilizar su digitación (ver «Valores por Defecto»)

Grupo Seleccione en este campo la opción Ajuste: AJUSTE: Este grupo es asignado a documentos que permiten hacer movimientos individuales para ajustar el inventario o la tesorería, por ejemplo hacer una entrada al inventario por productos sobrantes o una salida por productos faltantes, lógicamente no generan una cuenta por cobrar o por pagar, de igual forma aplica para ingresar al sistema los saldos iniciales de inventario y los saldos iniciales de tesorería.

Signo A través de este campo se define el papel que cumple el documento en el movimiento de su Tesorería ó Inventario, vital para que al debido momento, Mekano contabilice correcta y automáticamente cada documento, se puede configurar:

DÉBITO: Se asigna a un documento que contablemente aumenta la Tesorería ó el Inventario; Por ejemplo: Factura de Compra, Devolución en venta, Recibo de Caja.
CRÉDITO: Se asigna a un documento que contablemente disminuye la Tesorería ó el Inventario; Por ejemplo: Factura de Venta, Devolución compra, Comprobante de Egreso.

En este caso seleccione la opción Débito.

Tesorería Define el comportamiento de las cajas o bancos dentro de la aplicación. En este caso seleccione la opción NO.

NO: Usado para los documentos que no afecten la Tesorería.

Inventario Esta opción le indica al sistema la forma como el documento afectará el Inventario. En este caso seleccione la opción:

ENTRADA: Se define para los documentos que aumentan el Inventario; por ejemplo las Compras, Devoluciones en Ventas, ajustes de entrada de inventarios, etc.

Vendedor Campo de tipo ON/OFF que al estar activado permite asignarle a un documento un vendedor o el código de una persona que trabaja en la empresa y que será el directo responsable de dicho transacción. Si lo requiere, ese dato podrá ser tomado en cualquier momento para calcular automáticamente comisiones. .

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Lista de Precio Campo de tipo ON/OFF. Para la mayoría de documentos del módulo Gestión Administrativa, este atributo debe estar marcado [S], esto significa que el documento va a manejar lista de precios, dato que será solicitado en el encabezado del comprobante.

Para la elaboración del comprobante de ajuste, este campo es opcional por tratarse de un documento informativo, no causará ningún efecto en la valoración del inventario y por ende en el costeo.

Nota Atributo que se sugiere marcar [S] en todos los tipos de documento, dato que será solicitado en el encabezado de los comprobantes que se elaboran, sirve para registrar una descripción breve o un concepto general de cada comprobante. Se recomienda que este campo siempre sea diligenciado, debido a que será utilizado en contabilidad y en todos los reportes donde se describa la transacción.

Contabiliza Campo de tipo ON/OFF que al estar activo define si el documento afectará la contabilidad, es decir, si una vez terminado desde el módulo de gestión, éste será contabilizado en línea y afectará automáticamente los Estados Financieros. En este caso el atributo contabiliza debe estar inactivado.

Digitar Conteo Físico

Después de realizar el respectivo conteo de la mercancía se deben registrar cada una de las unidades encontradas por referencia, para ello ingrese al menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento SF1 Saldos Conteo Físico del Inventario y de clic en el botón “Nuevo”, digite los datos del encabezado del comprobante teniendo en cuenta que la fecha debe corresponder a la fecha de ejecución del conteo físico.

IMPORTANTE: La conciliación del inventario se podrá realizar de dos formas: Generando un solo comprobante que incluya las cantidades encontradas en todas las bodegas o comprobantes a parte por el conteo de cada una de las bodegas.

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Luego oprima la tecla [Enter] y en la región de movimiento digite la información relacionada con la Bodega, Centro de Costo, Referencia, Entrada (Cantidad Encontrada), Unitario (Opcional) y Nota de cada uno de los productos registrados en el conteo físico.

Campo Descripción

Bodega Corresponde al código de la bodega donde se va a registrar la cantidad de mercancía encontrada en el conteo físico, en caso de no conocer el código digite parte del nombre y oprima la tecla [Enter].

Centro de Costo Código del centro de costos que se afectará al momento de registrar los saldos del conteo físico. Si no se manejan centros de costos en la contabilización, debe asignar un centro de costos por defecto ya que este campo no puede aparecer nulo al momento de terminar el comprobante.

Referencia Código del producto que se está conciliando, para asignarlo digite parte del código o del nombre y oprima la tecla [Enter], de igual forma, en caso de usar algún dispositivo de lectura de entrada como el lector de códigos de barra, solo basta con leer el producto y el sistema asignará el código automáticamente.

Nombre de Referencia Campo de sólo lectura donde el sistema muestra el nombre de la referencia correspondiente al código asignado en el campo inmediatamente anterior.

Entrada Corresponde al total de unidades encontradas por cada referencia al momento de realizar el conteo físico. Este campo se tendrá en cuenta para establecer las diferencias con relación a los saldos existentes en Mekano.

Unitario Al tratarse de un tipo de documento informativo, este campo es opcional y corresponde al valor unitario de la referencia que se esta conciliando, si en el encabezado se asigna una lista de precios, el sistema trae automáticamente el valor asignado a la referencia de acuerdo a la lista seleccionada.

Nota Descripción al detalle de la transacción. Desde este campo podrá digitar una nota relacionada a cada una de las referencias que esta conciliando.

Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza ubicado en la parte superior.

Cabe anotar que si los datos del encabezado del comprobante no se encuentran completamente diligenciados, al momento de requerir visualizar o imprimir el comprobante, el sistema emitirá un mensaje de alerta donde indica campos que se encuentran en blanco y que son obligatorios y lo ubicará en cada uno de ellos para diligenciar los respectivos datos.

IMPORTANTE: Mekano permite tener comprobantes en tránsito, por esta razón si requiere salir del comprobante sin necesidad de terminarlo, basta con oprimir la tecla [Esc].

Use la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y bloquear el comprobante use la tecla [F7].

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INFORME DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO LUEGO DEL CONTEO FÍSICO

Luego de digitar el conteo físico, genere el informe de diferencias, ingresando al Menú «Consultas», Opción «Informe», Módulo «Gestión», Grupo «Saldos de Inventario» Informe «Diferencias en Inventario luego del conteo físico». También podrá hacer uso de la banda buscar ubicada en la parte superior de la ventana, digite allí parte del nombre del informe, de clic en el botón “Buscar” y Mekano resaltarà las coincidencias.

Al tener seleccionado el Informe oprima la tecla [Enter] y aparecerá en pantalla un recuadro solicitando los siguientes datos:

Campo Descripción

Documento Tipo Digite en este campo el código del tipo de documento donde se registró el conteo físico.

Prefijo Digite el código del prefijo del documento, recuerde que el código por defecto será guión bajo (_).

Número Es el número del comprobante donde quedó registrado el conteo físico.

Fecha de Corte Digite en este campo la fecha de realización del conteo físico, es importante resaltar que esta fecha debe coincidir con la fecha de elaboración del comprobante.

Bodega Si requiere generar el informe por cada una de las bodegas existentes en su empresa, digite en este campo el código correspondiente. Si no lo recuerda podrá digitar parte del código o del nombre y realizar la búsqueda. Si desea generar el informe por todas las bodegas este espacio debe quedar en blanco.

Referencia Si requiere generar el informe por cada una de las referencias relacionadas en el conteo físico, digite en este campo el código correspondiente. Si no lo recuerda podrá digitar parte del código o del nombre y realizar la búsqueda. Si desea generar el informe por todas las referencia este espacio debe quedar en blanco.

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Finalmente de clic en el botón “Ejecutar” y el sistema genera en pantalla el respectivo informe donde se discrimina la siguiente información:

Campo Descripción

Referencia En este campo se indica el código de la referencia incluida en el comprobante donde se digitaron los saldos del conteo físico del inventario.

Nombre Referencia Es la descripción de la referencia indicada en el campo anterior.

Bodega Es el código de la bodega donde se encuentra ubicada la referencia que se está analizando.

Línea Código de la línea a la cual pertenece la referencia que se está analizando.

Nombre Línea Descripción de la línea indicada en el campo anterior.

Ubicación Si la empresa maneja ubicaciones específicas dentro de las bodegas, en este campo se muestra el código asignado a dicha ubicación.

Saldo Es el saldo de la referencia según la bodega donde se encuentra ubicada la referencia.

Ponderado Es el valor promedio ponderado que tiene la referencia a la fecha de generación de la consulta.

Valor Es el valorizado de las referencias existentes en el sistema. (Saldo * Ponderado).

Conteo Es el total de unidades registradas en el comprobante conteo físico.

Valor Conteo Es el valorizado de las referencias incluidas en el comprobante de conteo físico. (Conteo * Ponderado).

Diferencia Es la diferencia en unidades entre el saldo de la referencia que reporta Mekano y la cantidad registrada en el conteo físico. Los valores que están negativos (-) requieren un ajuste de entrada y los que están positivos requieren un ajuste de salida, de esta forma el saldo que se encontró al realizar el conteo físico será igual al saldo registrado en el programa.

Con lo anterior se procede a elaborar los respectivos comprobantes de Entrada y Salida de Inventario de forma manual. Ver Digitación Ajustes de Entrada y Salida al Inventario Físico.

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Finalmente genere el Informe “Diferencias en Inventario luego del conteo físico”, y en la columna “Diferencia”, verifique que todos los valores se encuentran en cero.

IMPORTANTE: Para las empresas que necesiten realizar los ajustes de entrada y salida de forma automática, podrán solicitar al área comercial de Apolosoȅ la cotización el respectivo proceso adicional. Tenga en cuenta que si su empresa tiene manejo especial de las referencias a través de Lotes, Seriales o Categorías, dicho proceso no podrá ser generado de manera automática.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[O]+[I1], Módulo «Gestión», Grupo «Saldos de Inventario». Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Bloqueo de Comprobantes: Al terminar un comprobante con la tecla [F7], el sistema lo imprimirá y bloqueará para evitar modificaciones.
Editar Comprobantes: Para modificar comprobantes o registros de este, estos no pueden estar bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de teclas [Ctrl + F3].
Informes: Los informes en Mekano tienen la funcionalidad de tablas dinámicas, permitiendo realizar filtros, ordenamiento de datos, totalizar columnas y moldear la ventana como cada usuario lo requiera.

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Tipos de Documentos Gestión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T018.pdf
Digitación Ajustes de Entrada y Salida al Inventario www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T172.pdf
Informes Mekano www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T081.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Ctrl]+[N] Nuevo comprobante

[F2] Editar registro [Ctrl]+[0] Documentos

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[1] Comprobantes

[F6] Vista Previa [Ctrl]+[2] Movimiento

[F7] Imprimir [Ctrl]+[M] Moldear

[Insert] Insertar registro [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Paso A Paso Para Ingresar Conteo Físico

Para ingresar el conteo físico a Mekano y realizar conciliación de saldos de inventario:

Realice el Conteo Físico con corte a una fecha específica.
Verifique la existencia o cree el tipo de documento SF1 “Saldos Conteo Físico del Inventario”.
Digite el Conteo físico a través del tipo de Documento “SF1”.
Genere el Informe “Diferencias en Inventario luego del conteo físico” y según las diferencias reportadas en el informe, elabore los comprobantes de entrada y salida de mercancía para cada caso.
Finalmente genere el Informe “Diferencias en Inventario luego del conteo físico”, y en la columna “Diferencia”, verifique que todos los valores se encuentran en cero.

Glosario

USUARIO: Representa cada una de las personas que pueden ingresar a la empresa o contabilidad, a la cual le son asignados unos permisos especiales para trabajar en Mekano según su Perfil.
SUPERVISOR: Persona que es la responsable directa de administrar los accesos y permisos a una empresa o contabilidad.
MEKANO SERVER: Aplicación que permite administrar las diversas empresas o contabilidades que allí se han creado y que debe estar activa para que un usuario en su momento pueda ingresar a una de ellas.
TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida de Prefijos o Terceros desde la captura de movimiento.

Cuesio

Cuestionario

Código del tipo de documento donde se registra el conteo físico:

a. AE1 b. AS1. c. SF1 d. SI1

Nombre del Informe donde se verifican las diferencias entre el conteo físico y el saldo de inventario en el sistema:

a. Inventario valorizado por bodega y línea b. Resumen Saldos Inventario de productos c. Diferencias en Inventario luego del conteo físico d. Saldos de Inventario cero agrupado por bodega

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com