Ir al contenido
Manuales Apolosoft

Como Facturar Con Aiu - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 20/09/2024
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 20/09/2024 Responsables: EH FACTURACIÓN AIU Vo.Bo.: MM - JD -PG DESDE MEKANO GESTIÓN Rev: 1.1 Versión 9.6 y superiores

Objetivo Aprender a configurar el módulo Gestión Administrativa con el fin de generar facturas electrónicas de venta bajo el concepto AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad).

Ruta de acceso Menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión»

Descripción

Sección titulada «Descripción»

El concepto AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), es una figura de tributación creada con el fin de establecer una base gravable especial para el cálculo del IVA, y las retenciones en la fuente por Renta e ICA, utilizada por algunas empresas que desarrollan actividades y/o servicios estipulados en los artículos 462-1, en el numeral 4 del artículo 468-3 del E.T y el artículo 3 del decreto 1372 de 1992. Si su empresa requiere manejar impuestos de este tipo, a través de Mekano podrá realizar fácilmente la configuración y determinar la distribución de los valores que se calcularán al momento de contabilizar los comprobantes desde el módulo «Gestión», asignando los porcentajes según la norma vigente para cada año y los códigos de las cuentas contables para generar la contabilización automática. Lo anterior permite generar resultados que se visualizan a través de las múltiples consultas que ofrece Mekano y de las rutinas especiales como las Declaraciones. Para mayor información ver tutorial de «Declaraciones», oprimiendo la tecla F1 desde la ventana respectiva.

Permisos Y Seguridad

Sección titulada «Permisos Y Seguridad»

Para que un usuario pueda realizar esta configuración, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración», opciones «Tributaria Impuestos» y «Tributaria Retenciones» menú «Configuración», opción «Esquema Contable» así mismo el Menú «Parámetros» opción «Referencias». Según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor desde el Menú «Parámetros», opción «Seguridad», pestaña « Perfiles». Para mayor información ver tutorial de «Perfiles», oprimiendo la tecla F1 desde la ventana respectiva.

IMPORTANTE: En cada empresa o contabilidad el usuario «Supervisor» es el de mayor jerarquía, el cual tiene por defecto el perfil «Supervisor» y siempre tendrá acceso a todas las opciones del programa, a diferencia de los demás usuarios que se conectan a Mekano, los cuales siempre deben tener configurado su respectivo acceso a cada «Menú y Opciones». Con lo anterior, se sugiere que el perfil «Supervisor» sea exclusivo del usuario «Supervisor».

Pág.1/13

Rutas De Acceso Configuración

Sección titulada «Rutas De Acceso Configuración»

Menú «Configuración», opción «Esquema Contable». Menú «Configuración», opción «Tributaria Impuestos», pestaña «Impuestos». Menú «Configuración», opción «Tributaria Retenciones», pestaña «Retenciones». Menú «Parámetros», opción «Referencias». Menú «Parámetros», opción «Referencias» pestaña «Líneas» Menú «Parámetros», opción «Documentos».

Ambiente De Trabajo

Sección titulada «Ambiente De Trabajo»

Gracias a que Mekano es amigable y de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros, tal como se explica en el tutorial «Ambiente de Trabajo». Para consultarlo active el «Mekano Remoto», ingrese a la opción «Ayuda» y en la sección “Mis primeros pasos” de clic al enlace que le dará acceso al material en PDF o en video.

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

En esta ventana encontrará algunos campos que son de tipo selección, los cuales se activan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso:

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Métodos Para Manejar Aiu

Sección titulada «Métodos Para Manejar Aiu»

En Mekano, existen dos formas de facturar con AIU desde el módulo de gestión:

  1. En una sola Referencia: cuando se requiere que todos los conceptos AIU (Administración, imprevistos y utilidad) se concentren en una sola referencia y se calcule el IVA sólo sobre la utilidad.

  2. En 3 Referencias Independientes: cuando se requiere que los conceptos se reporten, calculen y contabilicen de forma independiente, es decir una referencia para el servicio, administración, imprevistos y utilidad, calculando el IVA sólo sobre la utilidad.

Pág.2/13

  1. MÉTODO AIU CON 1 REFERENCIA

A continuación se describe el paso a paso inicial para realizar la configuración de Mekano y facturar AIU en una sola referencia:

  • LINEA:

Primero se debe crear la línea AIU, ingresando al menú «Parámetros», opción «Referencias», pestaña «Líneas» y en el campo Tipo seleccione la opción servicios.

  • ESQUEMA CONTABLE: El segundo paso es crear el esquema contable, ingresando al menú «Configuración», opción «Esquema Contable» inserte un nuevo registro y asigne los datos en las columnas código y nombre como se muestra en la imagen, finalmente guarde el registro con la tecla [F3].

Campo Descripción

Sección titulada «Campo Descripción»

Código Identificador único del esquema contable que será asignado a la referencia.

Nombre Corresponde a la descripción clara y detallada del esquema contable.

A continuación seleccione el esquema creado y en la parte inferior de la ventana configure los siguientes campos de acuerdo a la contabilización del ingreso y de la cuenta por cobrar: Grupo, Concepto, Cuenta Débito, Cuenta Crédito; al asignar los códigos de las cuentas Mekano asigna automáticamente los campos nombre cuenta débito y nombre cuenta crédito.

Pág.3/13

  • ESQUEMA DE IMPUESTOS: Para la creación del esquema de impuestos, ingrese al menú «Configuración», opción «Tributaria Impuestos», pestaña «Impuestos» en la parte superior de la ventana verifique la existencia del tipo de impuesto “IS” Iva Tarifa General para Servicios, asegurándose de que los campos Código, Nombre, Gravado, Ligar, Valoriza, Compras, Ventas, Devolución Ventas, Devolución Compras, Tipo Liga y Facturación Electrónica, estén diligenciados de forma correcta, así mismo en la parte inferior de la ventana el tipo de impuesto debe tener asignado el año y la tarifa de IVA vigente.

Después debe dar clic en la opción «Esquemas» para validar que el esquema “EIS” Esquema IVA tarifa general para servicios, tenga diligenciados en la parte inferior de la ventana los campos Esquema, Tipo de Impuesto, Grupo y Descripción del Tipo de impuesto.

Pág.4/13

  • ESQUEMA DE RETENCIONES: Mekano tiene configurados por defecto los esquemas de retenciones más comunes en las empresas Colombianas, así mismo tiene asignados los tipos de retención que hacen parte de cada esquema, para validar las retenciones que se tienen configuradas y que serán utilizadas al momento de realizar la venta con AIU, ingrese al menú «Configuración», opción «Tributaria Retenciones», pestaña «Retenciones».

  • REFERENCIAS: A continuación ingrese al Menú «Parámetros», opción «Referencias» y verifique la existencia de la referencia con código AIU_TG y que ésta tenga asignada en el campo «Línea», la línea que se creó inicialmente con el código AIU.

  • DOCUMENTOS: Finalmente, verifique que el Tipo de Documento creado para generar la factura electrónica de venta, tenga los atributos correctos y además que el campo «AIU» ubicado en el segmento “Cálculos”, se encuentre activo.

Pág.5/13

FACTURAR AIU CON 1 REFERENCIA

Para generar la factura electrónica de venta con AIU tomando una sola referencia, ingrese al Menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento configurado previamente, digite la información solicitada en el encabezado del comprobante y a continuación en el detalle, diligencie los campos bodega, centro de costos y en el campo referencia digite el código AIU_TG, en el campo salida digite 1, campo unitario será el valor total de la factura incluyendo la utilidad, AIU%, digite el porcentaje de utilidad calculado para el contrato y que será la base para el cálculo del IVA, si maneja descuentos digite el porcentaje o valor y finalmente el campo nota. Con esta información Mekano toma el porcentaje digitado en el campo AIU y lo multiplica por el valor unitario para obtener el importe del ingreso por el servicio prestado y el valor que corresponde a la utilidad, que a su vez es la base del IVA.

Al digitar información observará en la parte inferior de la ventana, los cálculos que realiza Mekano según la configuración.

Pág.6/13

  1. MÉTODO AIU CON 3 REFERENCIAS

Para generar en Mekano facturas electrónicas de venta con AIU, discriminando las referencias Administración, Imprevistos y Utilidad, realice la siguiente configuración:

  • ESQUEMA CONTABLE:

Ingrese al Menú «Configuración», Opción «Esquema Contable» inserte un nuevo registro y asigne los datos en las columnas código y nombre como se muestra en la imagen, finalmente guarde el registro con la tecla [F3].

Campo Descripción

Sección titulada «Campo Descripción»

Código Identificador único del esquema contable que será asignado a la referencia.

Nombre Corresponde a la descripción clara y detallada del esquema contable.

A continuación seleccione el esquema creado y en la parte inferior de la ventana configure los siguientes campos de acuerdo a la contabilización del ingreso y de la cuenta por cobrar: Grupo, Concepto (Para este método debe asignar en este campo las opciones Descuento, Cartera y Partida según la cuenta), Cuenta Débito, Cuenta Crédito; al asignar los códigos de las cuentas Mekano asigna automáticamente los campos nombre cuenta débito y nombre cuenta crédito.

Nota: Si requiere que cada concepto sea contabilizado en una cuenta diferente, debe crear la cuenta y configurar el esquema contable para cada uno.

  • ESQUEMA DE IMPUESTOS: El esquema de impuestos en este caso se configura únicamente para ser asignado a la Referencia AIU_U, con el fin de calcular el IVA, a partir del valor digitado al facturar dicha referencia. Para la creación del esquema de impuestos, ingrese al Menú «Configuración», Opción «Tributaria Impuestos», pestaña «Impuestos» en la parte superior de la ventana verifique la existencia del tipo de retención “IS” Iva Tarifa General para Servicios, asegurándose de que los campos Código, Nombre, Gravado, Ligar, Valoriza, Compras, Ventas, Devolución Ventas, Devolución Compras, Tipo Liga y Facturación Electrónica, estén diligenciados de forma correcta, así mismo en la parte inferior de la ventana el tipo de impuesto debe tener asignado el año y la tarifa de IVA vigente.

Pág.7/13

Después de clic en la opción «Esquemas» y valide que el esquema “EIS” Esquema IVA tarifa general para servicios, tenga diligenciados en la parte inferior de la ventana los campos Esquema, Tipo de Impuesto, Grupo, Impuesto Alterno y Descripción del Tipo de impuesto.

  • ESQUEMA DE RETENCIONES: Mekano tiene configurados por defecto los esquemas de retenciones más comunes en las empresas Colombianas, así mismo tiene asignados los tipos de retención que hacen parte de cada esquema, para validar las retenciones que se tienen configuradas y que serán utilizadas al momento de realizar la venta con AIU, ingrese al menú «Configuración», opción «Tributaria Retenciones», pestaña «Retenciones».

Pág.8/13

Recuerde: Para el cálculo del anticipo de retención en la fuente, será necesario validar el esquema de retenciones y determinar según políticas de cada empresa, si éstas se realizan en el documento primario (Factura) o secundario (Recibo de caja).

  • REFERENCIAS: A continuación ingrese al Menú «Parámetros», opción «Referencias» y cree cada una de las referencias para asignarles los Esquemas Contables, Esquema de Impuestos y Esquema de Retenciones según corresponda. Se sugiere que los códigos sean: AIU_A (Administración), AIU_I (Imprevistos), AIU_U (Utilidad), la línea asignada para cada una de ellas en este caso será la línea AIU creada inicialmente. Importante: La única referencia que debe incluir esquema de impuestos es la Utilidad, de esta forma el IVA se genera sólo sobre el valor calculado según el importe asignado a ésta, para las demás referencias digite NA. Para que el anticipo de retención en la fuente sea calculado al momento de facturar, debe asignar a la referencia AIU_U (Utilidad), el esquema de retención configurado previamente.

Importante: En los casos en los que la retención en la fuente se aplica sobre el 100% del pago, será necesario asignar el esquema de retención a las referencias según corresponda.

  • DOCUMENTOS: Finalmente, verifique que el Tipo de Documento creado para generar la factura electrónica de venta, tenga los atributos correctos, a diferencia de la configuración para facturar en una sola referencia, el tipo de documento parametrizado para generar la factura electrónica con varias referencias, ya no depende del atributo AIU, es decir que no es necesario marcarlo.

Pág.9/13

FACTURAR AIU CON 3 REFERENCIAS

Es importante aclarar que para éste método el usuario debe determinar previamente los valores a facturar por cada concepto, pues en este caso, en la pantalla de movimiento no aparece el campo % AIU. Para generar la factura electrónica de venta con AIU tomando varias referencias, ingrese al Menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión», seleccione el tipo de documento configurado previamente, digite la información solicitada en el encabezado del comprobante, a continuación en el detalle, diligencie los campos bodega, centro de costos y en el primer renglón, en el campo referencia digite el código de la referencia correspondiente al servicio, en el campo salida digite 1, campo unitario será el valor total del servicio a facturar, si maneja descuentos digite el porcentaje o valor y finalmente el campo nota. En el siguiente renglón digite la información que corresponde a la referencia creada como administración, luego imprevistos y finalmente utilidad.

Para el ejemplo se observan en la parte inferior de la ventana, los cálculos que realiza Mekano según la configuración:

Consulte la contabilización dando clic en el botón Automáticos, opción Contabilidad:

Pág.10/13

Para visualizar la factura, antes de su transmisión a la DIAN, oprima la tecla [F6] y valide que la información sea correcta.

Trucos De Manejo

Sección titulada «Trucos De Manejo»

  • Acceso Rápido: También puede ingresar a la ventana Tributaria Impuestos oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[I], y seleccionando la opción Esquemas. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.

  • Consolidar Códigos: Si requiere unir la información de dos tipos de impuestos porque alguno de ellos está errado, tiene la ventaja que Mekano cuenta con una rutina especial para hacerlo, pero recuerde que dicho proceso es irreversible. (Más información ver Tutorial «Consolidar - Reasignar»).

  • Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [Ctrl]+[Espacio] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [Ctrl]+[F4] o dando clic en la (X) de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha Tipo de Impuesto.

Pág.11/13

  • Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

  • Modificar un tipo de impuesto : Si ya se han realizado movimientos con el tipo de impuestos y se modifica la configuración de este, al repasar un movimiento anterior y volverlo a contabilizar el sistema calculará y contabilizará con las modificaciones y no conservará el cálculo o contabilización inicial.

  • Actualización Tarifa: El valor y la tarifa, son datos que se deben actualizar anualmente según la normatividad tributaria, así cambie o no el porcentaje.

  • Estructura Básica Prediseñada (Llave en Mano): Las empresas nuevas que se crean en Mekano tienen una configuración predefinida, que permite agilizar el proceso de parametrización y puesta en marcha del aplicativo, esto incluye entre otros aspectos, la creación automática del plan de cuentas para comerciantes, cuya codificación puede ser utilizada (mediante un proceso automático) para configurar las rutinas de contabilización de las transacciones, los impuestos y las retenciones respectivas. (Ver llave en Mano Mekano Contable).

  • Visor: Es un menú flotante creado especialmente para exportar la información en: informes, reportes y cubos, y en diferentes formatos como: Excel, XML, HTML, PDF y Vista previa, su función está disponible en cualquier ventana, módulo adquirido y en todo tipo de conexión del programa. (Más información ver Tutorial «Visor»).

Tutoriales Relacionados

Sección titulada «Tutoriales Relacionados»

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Pág.12/13

Cuestionario

Sección titulada «Cuestionario»
  • Código de la referencia que se utiliza en Mekano, para generar la factura electrónica de venta, agrupando los conceptos administración, imprevistos y utilidad.

a. AUI_TG b. SERV_AIU c. SERVICIO d. _ACTIVO

  • Códigos de las referencias que se utilizan en Mekano, para generar la factura electrónica de venta, discriminando los conceptos administración, imprevistos y utilidad.

a. AUI_TG, SERV_AIU, _ACTIVO b. AIU_A, AIU_I, SERV_AIU c. AIU_A, AIU_I, AIU_U d. AIU_A, AIU_I, AIU_U, AUI_TG

  • Cuál es la única referencia que debe tener asignado el esquema de impuestos cuando se factura AIU de manera independiente

a. AIU_TG b. AIU_A (Administración) c. AIU_I (Imprevistos) d. AIU_U (Utilidad)

Pág.13/13

Información De Soporte

Sección titulada «Información De Soporte»

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com

Documento elaborado por el equipo de documentación de Apolosoft. Todos los derechos reservados © Apolosoft.