Cartera - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 04/06/2022
Equipo Responsable: EH - CG RUTINA
Revisión y Aprobación: LH - HC CARTERA
Código de Revisión: 2.2

Fecha: 04/06/2022 Responsables: EH - CG RUTINA Vo.Bo: LH - HC CARTERA Rev. 2.2 Versión 9 y Superiores

Objetivo Consulte la Cartera en línea para llevar un control de sus Cuentas por pagar y cobrar.

Ruta de Acceso Menú «Gestion», opción «Cartera».

Descripción

Esta rutina permite consultar de manera ágil el estado de la cartera discriminado por edades tanto de cuentas por cobrar como de cuentas por pagar, con saldo detallado y sumatorias, con vencimientos por meses para identificar las proyecciones de cartera. Además mediante la opción de Análisis podrá obtener una consulta más completa de las facturas de compra y venta, según el caso. Recuerde que al oprimir la tecla [Enter] podrá ir automáticamente a la pestaña Análisis y si de nuevo oprime la tecla [Enter] podrá activar el explorador de comprobantes, para conocer todo el detallado de la transacción.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Cartera», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Configuración

Para ejecutar esta rutina es indispensable tener presentes las siguiente configuración:

Por el menú «Parámetros» y la opción «Documentos», podrá configurar en los documentos primarios en compras y ventas (Ver «Tipos de Documento»), los siguientes campos:
Cartera: Campo de tipo ON/OFF, útil en la configuración y manejo de los documentos primarios y secundarios que intervienen en el manejo de Cartera en el módulo Gestión Administrativa.

Los documentos que deben manejar ‘Cartera’ [S] serían por ejemplo: saldos iniciales de Cx C y Cx P, Facturas de Compra y Venta, Devoluciones en compra o venta. Se aplica tanto para transacciones a crédito, como de contado. Igualmente para documentos secundarios (RC1 y CE1) que sumen o resten a la cartera.

Vence: Campo de tipo ON/OFF que al estar activado, permitirá al momento de elaborar una factura a crédito, bien sea de venta o de compra, definir su fecha de vencimiento, es de gran utilidad para controlar el plazo máximo y realizar oportunamente gestión de cobranza, gracias a que podrá obtener reportes de cartera por edades y generar proyección de pagos y recaudos para programar el flujo de caja de la empresa. Este atributo es de gran importancia al momento de aplicar descuentos condicionados, gracias a que el sistema calcula dicho descuento automáticamente, cuando detecta que el pago de la factura se realiza antes de su vencimiento.

Consultando Cartera

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Para consultar la respectiva cuenta por Cobrar y/o Pagar de un Cliente y/o Proveedor, al ingresar a la rutina en la parte superior carga automáticamente la la opción «Cartera», debajo se encuentran las pestañas VENTA, COMPRA, ubíquese en la pestaña a consultar para que el sistema cargue la cartera vigente por cada grupo agrupada por Terceros, con los siguientes campos:

Campo Descripción

Tercero Cédula o el NIT del Tercero.

Nombre del Tercero Nombre del tercero.

Código del Tipo de documento con que se han realizado las transacciones tanto de entrada Tipo como de salida de cartera.

Prefijo Prefijo del documento de compra o venta en el que se registró la cartera

Número Número del documento de compra o venta en el que se registró la cartera

Fecha La fecha del documento de compra o venta en el que se registró la cartera

Número de días, desde la fecha de vencimiento al día actual que tiene la factura, si el valor es Dias Mora positivo son los días que está vencida la transacción, si el valor es negativo o está en paréntesis son los días que a hoy le falta a dicha transacción por vencerse.

Corriente Saldo de la factura que no se ha vencido, o que se vence el mismo día de la consulta.

Vence Hoy La fecha de vencimiento que se digitó al momento de realizar la causación de Compra o Venta.

De 1 a 30 Días Saldo de la transacción de la fecha de hoy vencido entre 1 y 30 días.

De 31 a 60 Días Saldo de la transacción de la fecha de hoy vencido entre 31 y 60 días.

De 61 a 90 Días Saldo de la transacción de la fecha de hoy vencido entre 61 y 90 días.

Más de 90 Días Saldo de la transacción de la fecha de hoy vencido a más de 90 días.

Saldo Es el valor total de la cuenta por Cobrar o Pagar por cada factura.

Cada tercero tiene una banda donde totaliza la cartera, mes por mes y al final de la pantalla el total general por cada grupo, si se requiere un detallado de cada Cliente y/o Proveedor ubíquese en este y abra el nodo detalla para verificar los siguientes campos:

Pestaña Venta

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Pestaña Compra

Auxiliar Detallado De Cartera

Si requiere una consulta más detallada sobre los abonos o devoluciones que ha tenido la transacción en compras o ventas seleccione el tercero que desea detalla y haga clic en la pestaña «Auxiliar», en ella encontrará cada una de las facturas y en el nodo detalla encontrará los documentos secundarios que abonen al saldo, como los Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso, Devoluciones en Compra, Devoluciones en Ventas entre otros, mostrando el valor de la factura y el abono correspondiente.

Campo Descripción

Código del Tipo de documento con que se han realizado las transacciones tanto de entrada como de Tipo salida de cartera.

Prefijo Prefijo del documento con el cual queda grabada la transacción

Número Número único del documento donde se registra la transacción.

Fecha Fecha de elaboración del documento donde se da ingreso o salida a las referencias

Vence La fecha de vencimiento que se digitó al momento de realizar el documento Compra o Venta.

Débito Valor registrado en el documento de entrada.

Crédito Valor registrado en el documento de salida.

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Es importante mencionar que todos los datos que aparecen en esta ventana son solo de consulta, no se pueden editar.

Otras Funcionalidades

A partir de la Versión 9.0 de Mekano, esta rutina de «Cartera», incluye mejoras en diseño y nuevas acciones que facilitan su uso, tanto para los documentos del grupo venta, como para los documentos del grupo compra

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Botón «Refrescar»: Útil para actualizar los registros de esta ventana cuando se digita nueva información en movimiento.

Botón «Expandir»: Como su nombre lo indica, permite que al estar agrupada la información del Tercero por uno o varios campos, se pueda «Expandir» para visualizar todos sus registros.

Botón «Contraer»: Como su nombre lo indica, permite que al estar agrupada la información del Tercero por uno o varios campos, se pueda «Contraer» para que todos ellos queden reducidos a un menor tamaño.

Botón «Cerrar»: Útil para cerrar la ventana de Cartera.

AGRUPAR POR CAMPO: Esta ventana también permite que el usuario agrupe la información a su gusto, basta con ubicar el puntero del mouse sobre el encabezado del campo requerido y arrastrarlo hacia la parte superior, de esta forma aprovechar la funcionalidad de agrupamiento y así poder analizar la información de otra manera.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar el teclado, oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt] + [P] + [S]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ordenar por Campo: Para ordenar los Usuarios según el código del perfil, dé clic sobre la columna «Código»; lo mismo puede hacer con cualquier columna de esta ventana e incluso utilizar el filtro.
Ventana Modo Ficha: Para visualizar la información de la ventana en Modo Ficha General use las teclas de función [Ctrl]+[Espacio]; para regresar, cierre con la (X) de la parte inferior de la ventana donde dice Ficha Usuarios.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados y sus respectivos enlaces:

Perfiles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf

Periodos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T026.pdf

Documentos Disponibles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T036.pdf

Digitación FV Contado y http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T037.pdf Credito

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Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[Espacio] Modo Ficha General

NOTA: Si desea más información Ver aquí Imagen teclado completo o Ver aquí Video teclado

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com