Cargos Y Oficios - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 23/10/2017
Equipo Responsable: PG - KF TUTORIAL
Revisión y Aprobación: JS - TH - LH CARGOS Y OFICIOS
Código de Revisión: 1.2

Fecha: 23/10/2017 Responsables: PG - KF TUTORIAL Vo.Bo: JS - TH - LH CARGOS Y OFICIOS Rev: 1.2 Versión 9

Objetivo Conocer los cargos creados por defecto en MEKANO, útiles para asignarlos al personal al momento de su creación (Nómina), a los contactos de los clientes y proveedores y a los terceros de mi empresa, responsables de firmar Estados Financieros.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», opción «Generales» , pestaña «Cargos y oficios»

Descripción

Toda empresa tiene un nivel jerárquico y unos roles definidos, incluso, al ocupar un cargo cada persona tiene unas funciones asignadas, es así como el uso correcto de los cargos en Mekano nos permite identificar a las personas en una organización, y de esa manera, mejorar la comunicación, no sólo con el personal de la empresa sino también con los clientes y proveedores, porque según la actividad que esté desarrollando podrá ponerse en contacto rápidamente con la persona indicada.

Esta clasificación está relacionada directamente con dos opciones de la aplicación: desde la ventana «Personal», para identificar a los integrantes de mi empresa, y desde la ventana «Terceros» opción «Contactos» donde se registran las personas que trabajan para mis clientes o proveedores; de esa forma, Mekano le permitirá ponerse en contacto con la persona indicada y así, agilizar las gestiones de compra, venta, cobranza, tramitar cotizaciones, ordenes de pedido, entre otros. Además si se trata del tercero de mi empresa, desde «Contactos» es posible configurar las personas responsables de firmar los estados financieros.

Al crear una nueva empresa o contabilidad en Mekano, automáticamente son incorporados todos los Cargos establecidos por el DANE. Este dato siempre es requerido al momento de crear un nuevo empleado en la opción Personal, es decir, su Cargo deberá existir en esta ventana.

Como ventaja adicional, el usuario podrá crear aquí todos los cargos que requiere, por ejemplo, los familiares cercanos (padre, madre, hijos, esposa…) de gran utilidad al momento de crear los empleados de mi empresa, desde la ventana «Terceros», así en «Contactos» Mekano le va a permitir almacenar datos personales de cada uno y su respectivo parentesco.

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Ambiente De Trabajo

Gracias al modelo de seguridad que brinda Mekano para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Generales», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un software fácil de manejar, todas las ventanas del aplicativo tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Para permitir una mejor comprensión, en el siguiente recuadro puede observar los botones más usados y su respectiva tecla rápida:

Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Borrar [Supr]

Adicionar: Si desea crear un nuevo Cargo, oprima la tecla [Insert] o el botón «Adicionar» que se encuentra en la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo único alfanumérico de máximo cinco caracteres que identifican el Cargo. Recuerde que Mekano trae por defecto los 130 códigos establecidos por el Dane, pero a su vez, permite modificarlos o crear todos los que su empresa requiera.

Nombre Descripción o nombre completo del Cargo que ocupa el empleado de la Organización.

Grabar: Luego de adicionar o editar un Cargo, debe validar el proceso con el botón Grabar de la barra de funciones o con la tecla [F3]; incluso puede usar [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

Editar: Para editar un Cargo, ubíquese en el campo que requiere modificar, oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones. Al terminar, recuerde guardar el cambio efectuado.

Eliminar: Para eliminar un Cargo oprima en su teclado [Supr] o el botón Eliminar en la barra de funciones. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo puede ser ejecutado por el Usuario con el atributo ‘Eliminar’ en su Perfil.

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Eliminar Un Cargo

Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que un usuario elimine un Cargo que ya esté vinculado en otra ventana. En ese caso, aparecerá el mensaje de advertencia: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. Pero si en realidad desea ejecutar dicha eliminación, primero deberá desvincularlo de las siguientes opciones, según los módulos que utilice:

Personal: Al momento de crear los empleados de su empresa.
Contactos: Al momento de crearlos desde «Parámetros», «Terceros», «Contactos»

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Puede también utilizar el teclado para ingresar a esta ventana, oprimiendo de manera secuencial las siguientes teclas: [Alt]+[P]+[G]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Filtros y Búsquedas: Mekano cuenta con múltiples formas para buscar un dato e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar por ejemplo la Búsqueda Incremental, basta con ubicarse en el campo «Código» o «Nombre» según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
Estados Financieros: Es muy importante definir correctamente para su empresa, los cargos: 070 Revisor Fiscal, 080 Representante Legal y 111 Contador Público, los cuales aparecerán automáticamente al momento de imprimir los Estados Financieros, para su correspondiente firma.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Terceros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T004.pdf
Personal www.apolosoft.com/documentos/mekano/T005.pdf
Estados Financieros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T245.pdf

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Barra De Función

Recuerde que la Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Cuestionario

En el Tercero de la empresa, ¿Cuál Cargo no corresponde con los requeridos al configurar las firmas de los Estados Financieros?.

a. 100 - Auxiliar Contable b. 070 - Revisor Fiscal c. 080 - Representante Legal d. 111 - Contador Público

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com