Bancos Terceros - Mekano Gestión

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 23/05/2025
Revisión y Aprobación: PG
Código de Revisión: 2.3

Fecha: 23/05/2025 TUTORIAL Responsables: JP - EH TESORERÍA Vo.Bo.: PG Caja / Bancos Versión 8 y Superiores Rev. 2.3

Objetivo Crear cajas y bancos con los respectivos atributos para contabilizar la información en la unidad de negocio correspondiente.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Tesorería», Pestaña «Bancos»

Material El contenido de este tutorial incluye algunos enlaces que podrás identificar fácilmente y al final encontrarás una sección que resume dichos enlaces, que te permitirán activar el material complementario en texto y video. Así aprovecharás al máximo las funcionalidades de Mekano.

Ayuda Contamos con material de Ayuda en línea, disponible 24/7, basta con que te ubiques en MEKANO y desde la opción requerida, oprimas la tecla [F1].

Descripción

Para efectuar el arqueo de caja, transacciones bancarias o movimientos de tesorería, Mekano tiene la opción de crear en el sistema las Cajas y los Bancos que tiene la empresa, para llevar un registro contable preciso. Las cajas y/o bancos que correspondan al tercero de la empresa y que son afectados al momento de elaborar comprobantes pueden ser configurados en Mekano desde el menú Tesorería con el fin de que, al realizar las transacciones, estos aumenten y/o disminuyan su saldo de forma automática. Tanto en las cajas como en los bancos de la empresa es posible diligenciar el campo Cuenta Contable con el respectivo código para realizar la contabilización de forma automática, efectuar arqueos de caja o realizar traslados entre éstas.

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Permisos Y Seguridad

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Seguridad», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor. (Sólo si lo requiere, consulte el tutorial «Perfiles», desde el menú «Conexión» opción «Ayuda»).

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Ambiente De Trabajo

Mekano es un sistema amigable y de fácil uso, gracias a ello casi todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros, tal como se explica en el tutorial «Ambiente de Trabajo». (Sólo si lo requiere consulte el tutorial, activando el icono de «Ayuda» que aparece antes de ingresar a la empresa).

Las opciones utilizadas con mayor frecuencia en esta ventana son:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

Cabe aclarar que algunos campos son de tipo selección, los cuales se activan e inactivan tan sólo con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso:

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

ADICIONAR CAJA/BANCO

La estructura base prediseñada de Mekano incluye en la ventana «Bancos» la creación de modelos de cuentas de ahorro y corriente, caja general, caja menor y las cajas de anticipo clientes y anticipo proveedores, con el fin de que cada usuario edite los campos reemplazando la información existente por los datos de su empresa; sin embargo, si lo desea, también podrá insertar nuevas cajas o bancos:

Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Código Identificador único alfanumérico máximo de 5 caracteres de la caja o el banco.

Nombre Descripción detallada de la caja o el banco.

Facturación Corresponde al código requerido por la DIAN para cumplir con el proceso de facturación electrónica electrónica.

Titular Nombre del tercero que registra como titular en caso de una cuenta bancaria.

Tipo Es posible establecer varios tipos de bancos o cajas dependiendo de su naturaleza: cuentas de ahorro o corrientes, cajas generales, caja pos, etc. Se contemplan también los tratamientos especiales de anticipos a clientes o proveedores.

Tercero Campo que se asigna automáticamente con el tercero empresa; para editarlo, oprima la tecla [F2] y asigne el código del tercero que desee.

Nombre del Corresponde al nombre del tercero asignado en el campo anterior. Tercero

Cuenta Cuenta con la cual se registra la transacción contable de la caja o el banco, al momento de Contable elaborar comprobantes desde el módulo Gestión. Sólo se asigna cuenta contable si el tercero a quien corresponde la información es la misma empresa.

Nombre de la Corresponde al nombre de la cuenta asignada en el campo anterior. Cuenta

Visible en Campo para identificar si la caja o banco es visible para movimiento Gestión. Se marca Movimiento automáticamente pero también puede ser desmarcado.

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, siempre deberá guardar el registro, para ello basta con usar la tecla [F3] o hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, si lo desea también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

NOTA: La estructura de Mekano permite tener un crecimiento vertical, es decir que en sus tablas pueden crearse los datos que cada usuario requiera.

Editar: La forma de modificar una Caja o Banco es muy simple; basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones para efectuar los cambios respectivos; recuerde usar la tecla [F3] para grabar.

IMPORTANTE: Antes de pasar a otra ventana de Mekano, verifique que el registro que en ese momento se está creando o modificando, haya quedado guardado [F3], de esta forma evitará que aparezcan mensajes de error.

Eliminar: La forma de borrar una Caja o Banco es muy sencilla, basta con usar la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y finalmente confirmar la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Borrar» en su Perfil.

Advertencia: Recuerde que el sistema solo permite eliminar las cajas o los bancos que NO se han utilizado en ninguna transacción. Si trata de eliminar un tipo, una caja o un banco que ya tiene movimiento, el sistema generará el siguiente mensaje de alerta: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. El proceso no se ejecutará por seguridad gracias a la integridad referencial que posee Mekano.

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Reporte Catálogo De Bancos Por Tercero

Si requiere generar un reporte detallado de la información que contiene esta ventana, ingrese al menú «Consultas», opción «Reportes», módulo «Parámetros», grupo «Tesorería», catálogo de Bancos por Tercero - Alfabético.

Seleccione la opción y oprima el botón «Vista Previa» o «Imprimir» para visualizar la consulta.

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BANDA BUSCAR (Ctrl F)

Para activar la banda buscar de clic en el botón «Buscar» (Ctrl + F) o actívela a través de las teclas respectivas.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[P]+[T], pestaña «Detalles», Icono «Bancos». Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (Más información ver tutorial «Ambiente de Trabajo»).
Cuenta Contable: Sólo se asigna cuenta contable si el Tercero a quien corresponde la información es la misma Empresa.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector [*], luego de ordenar, ajustar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en el botón «Moldear» o use las teclas de función [Ctrl]+[M].
Visor: Es un menú flotante creado especialmente para exportar la información en: informes, reportes y cubos, y en diferentes formatos como: Excel, XML, HTML, PDF, Plano y Vista previa, su función está disponible en cualquier ventana, módulo adquirido y en todo tipo de conexión del programa. Para más información consulte el tutorial ingresando al menú «Conexión» opción «Ayuda».

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Nombre Tutorial Pdf

Perfiles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf
Plan de Cuentas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T001.pdf
Tercero Principal - Datos de mi empresa www.apolosoft.com/documentos/mekano/T169.pdf

Barra De Funciones Y Teclas Rápidas

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Teclas Rápidas

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

Tecla Detalle Tecla Detalle

[Alt]+[X]+[S] Salir del programa [Ctrl]+[Espacio] Modo ficha Personalizado

[Ctrl]+[F] Activar Motor de Búsqueda [F1] Menú de ayuda en Línea

NOTA: Sólo si lo requiere, observe la Imagen del Teclado, donde se resume en forma gráfica la funcionalidad de las teclas propias de Mekano, en su defecto, ver el material relacionado con Teclas de Función, es decir, tutorial en PDF ó tutorial en Video. (Consulte dicho material, desde el menú «Conexión» opción «Ayuda»).

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PASOS PARA CREAR Y BANCOS DESDE TESORERÍA

Ingresar por el menú «Parámetros» Opción «Tesorería».
Adicionar nueva caja / banco con la tecla [Insert] o el botón (+) de la barra de funciones.
Configurar los campos código, Nombre, Titular, Tipo, Cuenta Contable y Tercero.
Guardar con la tecla [F3] o aceptar cambios de la barra de funciones.

Cuestionario

La configuración de las cajas y bancos se realiza desde qué ruta?

a. «Parámetros», «Terceros», «Detalles», «Bancos». b. «Configuración», «Esquema Contable» c. «Parámetros», «Tesorería», «Bancos». d. «Parámetros», «Tesorería», «Monedas».

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com