Auxiliar De Ventas - Mekano Gestión

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 28/03/2023
Equipo Responsable: EH TUTORIAL
Revisión y Aprobación: JD AUXILIAR DE VENTAS
Código de Revisión: .

Fecha: 28/03/2023 Responsable: EH TUTORIAL Vo.Bo.: JD AUXILIAR DE VENTAS Rev. Versión 9 y Superiores

Objetivo Aprender a generar el Auxiliar de Ventas, para visualizar el comportamiento detallado de las cuentas según el rango de fecha establecido e ingresar al detalle de los comprobantes para editarlos cuando se requiera.

Ruta Menú «Consultas», opción «Auxiliar de Ventas»

Descripción

Para Apolosoft es de gran importancia permitirle a nuestros clientes sacar el mayor provecho de cado uno de los desarrollos de Mekano, aprovechando las herramientas de nuestro sistema ERP que le permiten consultar la información Administrativa, Contable, Financiera y/o Operativa de manera óptima e integral, para presentar las mejoras a sus procesos y toma de decisiones en su empresa, como lo es la herramienta «Auxiliar de Ventas».

Por medio de esta opción, el sistema automáticamente va extraer los registros de los Movimientos de Entrada y Salida de Mercancía, los cuales relacionan los documentos que incluyen cantidades, valores y terceros, vendedores hacen parte del Módulo Gestión, lo que permite realizar un seguimiento de unidades y ponderados del valor de la mercancía. El usuario es quien debe definir las fechas de corte (inicial o final) y además puede hacer uso de otras opciones de búsqueda que se encuentran habilitadas en la ventana.

A continuación explicaremos el detalle de todas las bondades del «Auxiliar de Ventas» , ya que es una herramienta robusta que además tiene diferentes funcionalidades que le permiten fácilmente revisar las ventas en el periodo indicado, Exportar a Excel o Imprimir su información en formato PDF, entre otras.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que tenga habilitado en su perfil el menú «Consultas» y la opción «Auxiliar de Ventas», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario «Supervisor». (ver «Perfiles»).

Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

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Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones o las teclas [Shif]+[F3], pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

IMPORTANTE: En cada empresa o contabilidad el usuario «Supervisor» es el de mayor jerarquía, el cual tiene por defecto el perfil «Supervisor» y siempre tendrá acceso a todas las opciones del programa, a diferencia de los demás usuarios que se conectan a Mekano, los cuales siempre deben tener configurado su respectivo acceso a cada «Menú y Opciones». Según lo anterior, para evitar futuras confusiones, se sugiere que el perfil «Supervisor» sea exclusivo del usuario «Supervisor».

AUXILIAR DE VENTAS: FILTROS DE BÚSQUEDA

Al ingresar a la opción «Auxiliar de Venta», encontrará al lado superior izquierdo el panel “Defina su filtro” éste le permite extraer la información a la tabla dinámica según su necesidad, permitiendo utilizar diferentes filtros de búsqueda.

Es recomendable que el usuario defina al menos el rango de fecha de interés, para extraer la información. Inicialmente, en los dos primeros campos el sistema asigna por defecto en el campo «Desde» el primer día del mes actual y en el campo «Hasta» la fecha del día actual, los campos adicionales son de libre elección, todo depende de la consulta que el usuario requiera.

A continuación, se definen cada uno de los campos de búsqueda que se encuentran en el panel izquierdo de la ventana, para que nuestros usuarios puedan optimizar su tiempo de trabajo realizando su consulta fácilmente.

Campo Descripción

«Desde» Mekano asigna de forma automática este campo con la fecha del primer día del mes actual. Si desea generar la consulta en un periodo de fecha distinto, digite en este campo la fecha inicial de interés o active el calendario utilizando la tecla de atajo [F4] o también puede habilitarlo presionando clic sobre su mouse en el campo selector y así elegir la fecha que corresponda.

«Hasta» Mekano asigna de forma automática en este campo la fecha actual (hoy). Si desea generar la consulta en un periodo de fecha distinto, digite en este campo la fecha final de interés o active el calendario utilizando la tecla de atajo [F4] o también puede habilitarlo presionando clic sobre su mouse en el campo selector y así elegir la fecha que corresponda.

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NOTA: En los siguientes campos descritos a continuación, si requiere que el sistema muestre en el auxiliar de ventas los registros sin movimiento detallado, quiere decir, sólo evidenciar los totales de cada uno de los movimientos por cada columna, según su criterio de búsqueda ejecutada por el usuario. Para realizarlo, solo debe seleccionar una o varias de las siguientes opciones descritas, junto el atributo «Sólo Saldos» activo.

«Con Bodegas» Este campo se debe activar siempre y cuando su empresa maneje diversas «Bodegas» de tal manera que cuando lo requiera pueda visualizar el nombre asignado al movimiento sobre cada documento. Recuerde que la configuración o creación de bodegas se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Bodegas». (ver «Bodegas»).

«Con El usuario encargado debe activar este campo cuando la empresa maneja diversas Categorías» «Categorías» y requiere visualizar el código asignado de manera automática a la referencia registrada en el documento. Esta configuración o creación de categorías se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Categorías». (ver «Categorias»).

«Con Lotes» Cuando la empresa utiliza diferentes tipos de «Lotes» debe activar este campo para poder visualizar de manera automática el código asignado a la referencia registrada en el documento. La configuración o creación de lotes se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Lotes». (ver «Lotes»).

«Con Líneas» Al estar activo este campo y la empresa utilice diversas «Líneas» le permitirá visualizar el código asignado a la referencia registrada en el documento, ya que el sistema lo hará automáticamente. Basta con realizar la configuración o creación de líneas desde el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Líneas». (ver «Líneas»).

«Con Este campo se activa especialmente cuando su empresa tiene registrada diferentes Referencias» «Referencias», esto le permitirá en el movimiento de cada documento el usuario las pueda visualizar, de esta manera identificar su información fácilmente. Realice la parametrización correspondiente desde el menú «Parámetros», opción «Referencias». (ver «Referencias»).

«Con Sedes» Esta campo se activa únicamente cuando el usuario desea realizar la consulta de las diversas sedes, locales, oficinas, entre otros tipos de sucursales que tenga su empresa; Previamente esta configuración se debe realizar desde el menú «Parámetros» opción «Terceros» seleccionar el registro de su empresa y luego ingresar a la pestaña «Sucursales» ubicada en la parte inferior de la ventana. (ver «Sucursales»).

«Con Este campo es útil siempre y cuando los «Terceros» registrados en su empresa tengan diversas Sucursales» sedes, sucursales, locales o ubicaciones, entre otros. Se activa para que el usuario pueda visualizar el código de dicha sucursal. Para su correcta configuración se debe ingresar por medio del menú «Parámetros» opción «Terceros» y en esta ventana seleccionar el Nit o Cédula del tercero para asignar la información que corresponde desde la pestaña «Sucursales» ubicada en la parte inferior de la ventana. (ver «Sucursales»).

«Con Terceros» Cuando el usuario al realizar la consulta requiere extraer la información incluyendo los «Terceros», este campo debe de estar activo, de esta manera serán reflejados en cada uno de los comprobantes y en las cuentas contables que tengan habilitados dicho atributo. Para realizar esta configuración el usuario debe ingresar por medio del menú «Parámetros»,

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opción «Terceros». (ver «Terceros»).

«Con Al estar este atributo activo y generar el reporte el sistema automáticamente va a extraer la Vendedores» información de los «Vendedores» de su empresa, los cuales previamente deben estar configurados por medio del menú «Parámetros», opción «Personal». (ver «Vendedor»).

«Con Este atributo se activa siempre y cuando el usuario quiera ver reflejado al extraer la Municipios» información el código de los diferentes municipios relacionados a cada uno de los terceros, los cuales fueron asignados en cada comprobante; Únicamente el sistema refleja esta información cuando esta a sido configurada desde el menú «Parámetros», opción «Terceros». (ver «Municipios»).

«Con Zonas» Cuando la empresa utiliza diferentes tipos de «Zonas» debe activar este campo para poder visualizar de manera automática el código asignado al tercero registrado en el documento. La configuración o creación de zonas se realiza por el menú «Parámetros» opción «Terceros» pestaña «Zonas». (ver «Zona»).

NOTA: En los siguientes campos, realice la búsqueda digitando parte del código o nombre, seguido del símbolo porcentaje [%] y oprima la tecla [Enter], seleccione el código de la categoría que requiera y finalice nuevamente con [Enter].

«Bodega» Este campo se debe digitar siempre y cuando su empresa maneje diversas «Bodegas» de tal manera que cuando se ingrese una de estas, pueda visualizar el nombre asignado al movimiento sobre cada documento. Recuerde que la configuración o creación de bodegas se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Bodegas». (ver «Bodegas»).

«Categoría» El usuario encargado debe digitar en este campo sólo una «Categoría» cuando la empresa maneja más de una y requiera visualizar el nombre asignado de manera automática a la referencia registrada en el documento. Esta configuración o creación de categorías se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Categorías». (ver «Categorias»).

«Lote» Cuando la empresa utiliza diferentes tipos de «Lotes» debe digitar en este campo uno de estos para poder visualizar de manera automática el nombre asignado a la referencia registrada en el documento. La configuración o creación de lotes se realiza por el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Lotes». (ver «Lotes»).

«Línea» Al digitar este campo y si la empresa utiliza diversas «Líneas» le permitirá visualizar el nombre asignado a la referencia registrada en el documento, ya que el sistema lo hará automáticamente. Basta con realizar la configuración o creación de líneas desde el menú «Parámetros» opción «Referencias» pestaña «Líneas». (ver «Líneas»).

«Referencia» Este campo se digita especialmente cuando su empresa tiene registrada diferentes «Referencias», esto le permitirá en el movimiento de cada documento el usuario las pueda visualizar, de esta manera identificar su información fácilmente. Realice la parametrización correspondiente desde el menú «Parámetros», opción «Referencias». (ver «Referencias»).

«Sede» Esta campo se digita únicamente cuando el usuario desea realizar la consulta de las diversas sedes, locales, oficinas, entre otros tipos de sucursales que tenga su empresa; Previamente esta configuración se debe realizar desde el menú «Parámetros» opción «Terceros»

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seleccionar el registro de su empresa y luego ingresar a la pestaña «Sucursales» ubicada en la parte inferior de la ventana. (ver «Sucursales»).

«Sucursal» Este campo es útil siempre y cuando los «Terceros» registrados en su empresa tengan diversas sedes, sucursales, locales o ubicaciones, entre otros. Digite el código para que el usuario pueda visualizar el nombre de dicha sucursal y sus diferentes registros.. Para su correcta configuración se debe ingresar por medio del menú «Parámetros» opción «Terceros» y en esta ventana seleccionar el Nit o Cédula del tercero para asignar la información que corresponde desde la pestaña «Sucursales» ubicada en la parte inferior de la ventana. (ver «Sucursales»).

«Tercero» El usuario al realizar la consulta, requiere extraer la información de un «Tercero», este campo debe ingresar el código, de esta manera serán reflejados en cada uno de los comprobantes y en las cuentas contables que tengan habilitados dicho atributo. Para realizar esta configuración el usuario debe ingresar por medio del menú «Parámetros», opción «Terceros». (ver «Terceros»).

«Vendedor» Al digitar este campo y generar el reporte el sistema automáticamente va a extraer la información del «Vendedor» de su empresa, el cuales previamente deben estar configurados por medio del menú «Parámetros», opción «Personal». (ver «Vendedor»).

«Municipio» Este atributo se digita siempre y cuando el usuario quiera ver reflejado al extraer la información, el nombre de uno de los municipio relacionado a cada uno de los terceros, los cuales fueron asignados en cada comprobante; Únicamente el sistema refleja esta información cuando esta a sido configurada desde el menú «Parámetros», opción «Terceros». (ver «Municipios»).

«Zona» Cuando la empresa utiliza diferentes tipos de «Zonas» debe digitar en este campo el código respectivo para poder visualizar de manera automática los movimientos de los terceros por documento. La configuración o creación de zonas se realiza por el menú «Parámetros» opción «Terceros» pestaña «Zonas». (ver «Zona»).

«Solo Saldos» Active este campo si requiere que el sistema muestre en el auxiliar el resumen o sumatoria de todo el movimiento según su criterio de búsqueda, solo mostrará en pantalla los diferentes campos y su respectivo total como entrada, salida, cantidad, bruto, entre otros;

«Orden Con esta opción tiene la posibilidad de ordenar datos de los campos arriba descritos, solo Alfabético» basta con activar alguno y el campo «Orden Alfabético», así podrá observar en la consulta la columna indicada ordenada alfabéticamente.

AUXILIAR DE VENTAS: TABLA DINÁMICA

Después de establecer el criterio de búsqueda, según las opciones anteriormente señaladas y definidas en el Panel Defina su Filtro, el sistema construye el «Auxiliar de Ventas», por intermedio del botón «Filtrar», al dar clic sobre éste, de forma automática el programa muestra en pantalla la información en una Tabla Dinámica la cual resume los datos según la búsqueda realizada.

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La Tabla Dinámica de Mekano, básicamente es una hoja de cálculo que muestra los datos resumidos y ordenados de forma efectiva y comprensible, mediante filas con sus respectivos registros o movimientos contables y por columnas clasifica los diferentes campos para mayor compresión del usuario. Con esta información además de visualizarla, podrá analizar los datos con mayor detalle y extraer la tabla en forma impresa o almacenarla en un medio externo; También podrá interactuar con resultado de la consulta mediante diferentes opciones que dispone la ventana de «Auxiliar de Ventas», haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

A continuación se describen brevemente los diferentes campos previamente digitados o almacenados automáticamente en los documentos generados en el módulo de Gestión. Los cuales, podrá visualizar en el «Auxiliar de Ventas» según los criterios de búsqueda establecidos.

Campo Descripción

«Tipo» Código del documento con que se han realizado movimientos para los diferentes submódulos de Proveedores (cuentas por pagar), Tesorería (Recaudo y Pagos), Clientes (Cuentas por Cobrar) e Inventario.

«Prefijo» Campo que permite identificar y diferenciar el tipo de documentos de otros, donde queda grabada la transacción.

«Número» Campo numérico que identifica la contabilización del documento que afectó, éste es asignado por el sistema de manera consecutiva o incremental.

«Fecha» Al general el documento, Mekano almacena la fecha de elaboración con la que queda el comprobante. En esta columna muestra la respectiva fecha siempre que esté dentro de los rangos digitados en la consulta.

«Entrada» En este campo el usuario podrá visualizar la cantidad a aumentar al inventario en el momento de realizar documentos como las devoluciones en venta, sólo cuando el Atributo «Grupo» sea Venta o el atributo «Inventario» sea igual a Entrada .

«Salida» En este campo el usuario podrá visualizar la cantidad a disminuir del inventario en el momento de realizar documentos, sólo cuando el Atributo Inventario sea igual a Salida.

«Cantidad» El cálculo de esta columna corresponde a la diferencia entre las entradas menos las salidas que se hayan presentado. El valor puede ser positivo o negativo ya que las entradas quedan con negativo pero las salidas con positivo.

«Bruto» El usuario al generar el documento, la cantidad registrada en el campo Unitario, ya sea que, se haya digitado manualmente o almacenado automáticamente, podrá visualizarla en esta columna. Es de aclarar que en este valor no se incluyen ni impuestos, ni deducciones y/o descuentos.

«Descuento» Al momento de finalizar el documento, Mekano almacena en este campo, el Descuento ya sea asignado por un % en el movimiento o al ser digitado el valor en pesos. Este podrá ser visualizado por el usuario en la columna Descuento.

«Devolución» Este campo muestra el valor de la devolución calculada en el movimiento y grabada al momento de generar el documento, comúnmente al realizar NC1.

«Grabado» Aquí el usuario podrá observar el valor gravado que se calcula automáticamente en la

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transacción sobre de referencia, aplica una tarifa de impuesto mayor al 0% restando del subtotal el valor del descuento, siempre y cuando, el documento tenga el atributo Impuestos Incluidos activo.

«No Gravado» Aquí el usuario podrá observar el valor no gravado que se calcula automáticamente en la transacción sobre de referencia, aplica una tarifa de impuesto igual al 0%.

«Retención» Valor que se ingresa manualmente por el usuario o se calcula automáticamente sobre la referencia al momento de elaborar el documento, según la transacción puede aplicar una o varias tarifas de Retención en la Fuente según su porcentajes, finalmente el valor se verá reflejado en esta columna.

«Neto» Al realizar el documento Mekano automáticamente calcula el valor del Neto tomando el bruto del comprobante.

«Usuario» Código registrado de manera automática sobre el documento elaborado, el cual se asigna al usuario actual que realiza los movimientos.

«Computador» Nombre de la máquina que se utiliza para ingresar a Mekano y elaborar el documento de venta.

«Bodega» Este campo muestra el código de las diferentes bodegas siempre y cuando su empresa maneje diversas «Bodegas», que el usuario haya digitado el código en el documento y esté activado el campo bodega en la consulta para visualizarlas en la información.

«Categoría» Cuando la empresa maneja más de una «Categoría», en esta columna el usuario podrá visualizar su código, el cual se extrae al momento de relacionar la respectiva referencia en el comprobante.

«Lote» Al momento de relacionar la referencia en el movimiento del documento y si la empresa utiliza diferentes tipos de «Lotes», podrá visualizar de manera automática el código asignado a la referencia registrada en la transacción.

«Línea» Este código está ligado a la «Referencias» que tiene configurado el atributo «Línea» por menú «Parámetros», el dato se obtiene de forma automática y se inserta en la consulta, previamente almacenado al realizar la transacción en el documento.

«Referencia» En este campo el usuario podrá visualizar el código de las diferentes «Referencias» ingresadas en el movimiento de cada documento.

«Sede» El usuario al generar la consulta con el atributo marcado, podrá observar las diversas «Sedes» configuradas en el Tercero Propio y que fueron ingresados con su código en el respectivo comprobante.

«Sucursal» Este campo es útil siempre y cuando los «Terceros» registrados en su empresa tengan diversas sedes, sucursales, locales o ubicaciones, entre otros. Se activa para que el usuario pueda visualizar el código de dicha sucursal.

«Tercero» El usuario al realizar la consulta, podrá observar el «Tercero» en esta columna, correspondiente al Nit o Cédula seleccionado al momento de crear el documento y almacenado al finalizarlo.

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«Vendedor» Muestra el código del vendedor digitado previamente por el usuario al momento de elaborar y finalizar el respectivo comprobante.

«Municipio» Código del municipio del tercero asociado en el documento generado, configurado desde el menú «Parámetros», opción «Terceros». (ver «Municipios»). Siempre se muestra en la consulta, siempre y cuando, el usuario habilite este campo para visualizarlo.

«Zona» Cuando la empresa utiliza diferentes tipos de «Zonas» y activa este campo en la consulta podrá visualizar de manera automática el código asignado al tercero registrado en el documento.

«Nombre El usuario al realizar la consulta, podrá observar el Nombre del «Tercero» en esta columna, Tercero» correspondiente al Nit o Cédula seleccionado al momento de crear el documento y almacenado al finalizarlo.

«Nombre Al general un documento con un tercero específico, este almacena automáticamente el Municipio» nombre del «Municipio» relacionado a cada uno de los terceros, los cuales fueron asignados en cada comprobante.

«Nombre La empresa al utilizar diferentes tipos de «Zona», al realizar la consulta podrá visualizar de Zona» manera automática el nombre asignado al tercero al momento de generar el documento.

«Nombre En esta columna podrá observar el nombre de la «Sede» configurada en el Tercero Propio y Sede» que fue ingresada con su código en el respectivo comprobante.

«Nombre Este campo es útil siempre y cuando los «Terceros» registrados en su empresa tengan diversas Sucursal» sedes, sucursales, locales o ubicaciones, entre otros. Se activa para que el usuario pueda visualizar el nombre de la sucursal.

«Nombre Muestra el nombre del vendedor almacenado previamente por el usuario al momento de Vendedor» elaborar y finalizar el respectivo comprobante.

«Nombre En este campo el usuario podrá visualizar la «Referencias» ingresada en el movimiento de Referencias» cada documento.

«Nombre Este campo muestra el nombre de la «Bodega» siempre y cuando su empresa maneje diversas Bodega» «Bodegas», que el usuario haya digitado el código en el documento.

«Nombre Cuando la empresa maneja más de una «Categoría», en esta columna el usuario podrá Categoría» visualizar su nombre, el cual se extrae al momento de relacionar la respectiva referencia en el comprobante.

«Nombre Lote» Al momento de relacionar la referencia en el movimiento del documento y si la empresa utiliza diferentes tipos de «Lotes», podrá visualizar de manera automática el nombre asignado a la referencia registrada en la transacción.

«Nombre Este nombre está ligado a la «Referencias» que tiene configurado el atributo «Línea» por Línea» menú «Parámetros», el dato se obtiene de forma automática y se inserta en la consulta, previamente almacenado al realizar la transacción en el documento.

«¿Es compra o Al estar este campo activo, indica que el documento hace parte del «Grupo» de Venta o de

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Venta?» Compra.

«DSI» O Dia Sin Iva, al estar el campo activo significa que movimientos generados por el comprobante se realizar en un dia sin iva.

«Género» Para las referencias que tienen configurado el atributo «Género» este campo indica el código de género de la referencia ligado en el Día sin Iva.

«Nombre Para las referencias que tienen configurado el atributo «Género» este campo indica el nombre Género» de género de la referencia ligado en el Día sin Iva.

NOTA: Si al realizar la consulta activa algunos de los siguientes campos: Tipo, Prefijo, Tercero, Sede, Referencia, Bodega o Usuario; Podrá activar el «Inspector de Campo» mediante el comando [Shif]+[F4], que permite visualizar la configuración de algun datos en específico, específicamente de las columnas mencionadas. Solo basta con seleccionar la celda y oprimir ambas teclas.

AUXILIAR DE VENTAS: FUNCIONALIDADES

La Tabla Dinámica generada tiene diferentes funcionalidades que se describen a continuación, al permitir al usuario manipular los diferentes campo y opciones con el objetivo de ajustar su consulta tal como lo requiere observar y/o presentar: detallada, resumida, filtrada, ordenada, agrupada, justificada, etc, y obtener fácilmente sumatorias, promedios, valores máximos, mínimos; lo más importante, contando con toda la información extractada directamente de su empresa o contabilidad.

SELECTOR DE CAMPOS: Esta es una funcionalidad que hace parte de la mayoría de ventanas de Mekano; permite al usuario elegir libremente todos los campos que desea ocultar o visualizar. Con esta opción al dar clic sobre el [*], habilita una ventana pequeña para personalizar las columnas o los diferentes campos, solo

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mas con activar con clic o barra espaciadora. También puede dar clic sostenido y trasladarlo al lugar ya sea hacia arriba o hacia abajo, modificando el orden que aparecen las columnas.

MOVER COLUMNAS: Al estilo de una hoja electrónica, esta función permite desplazar una columna hasta el lugar que desee, para lograr una presentación acorde a sus necesidades. Para realizar el proceso basta con hacer clic sobre el encabezado de la columna y trasladarlo con clic sostenido hacia el lugar que requiere (izquierda o derecha).

FILTROS POR COLUMNA: Es una búsqueda que se realiza cuando el usuario necesita encontrar información específica de una de las columnas de la ventana que esté consultando, el símbolo del filtro se encuentra ubicado al lado del nombre de cada columna.

Basta con ubicar el cursor del mouse en la celda y este botón será visible, se debe activar seleccionandolo e inmediatamente se habilitarán las opciones de registro o información existente, solo se debe seleccionar con un clic o presionar la tecla [barra espaciadora] en la casilla de la información que desea visualizar. (ver «Búsquedas y Filtros»).

BANDA BUSCAR: Active esta funcionalidad usando las teclas rápidas [Ctrl]+[F]. En la barra de búsqueda digite las palabras o números separados por espacios, el sistema le mostrará todas las coincidencias. Para realizar la búsqueda más exacta digite precisamente la información del campo que desea consultar y le da clic en «Buscar». Para visualizar nuevamente toda la información, oprima el botón «Todo».

MENÚ CONTEXTUAL: Otro beneficios adicional al generar la consulta en Tabla Dinámica es el menú contextual, esta ventana se habilita cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón, obtenemos diferentes acciones como ordenar, agrupar obtener fácilmente sumatorias, promedios, valores máximos, mínimos que se describen a continuación; logrando estructurar mucho mejor la información del «Auxiliar de Ventas».

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ORDENAMIENTO DE DATOS: Con un clic sobre el nombre de la columna, el sistema ordenará el campo que requiera, bien sea en orden ascendente (A a Z) o descendente (Z a A), así como lo indica la flecha que aparece en el encabezado de dicha columna. Para deshacer o restaurar el orden original, solo basta con dar clic en Borrar Orden.
PANEL DE AGRUPACIÓN: Este es un beneficio exclusivo de Mekano, permite agrupar información por una columna al seleccionar «Agrupar por esta columna» o por varias por varias columnas al seleccionar «Panel de Agrupación», de esa manera obtener Informes a la medida.

Según el ejemplo de la imagen, el «Auxiliar de Ventas» está agrupado por «Fecha», luego por «Usuario» y finalmente por «Tipo». Es así como el usuario puede personalizar su consulta fácilmente. Dicha agrupación se puede realizar de dos formas: basta con elegir la columna y arrastrarla hasta el Panel de Agrupación ubicado en la parte superior; si el panel está oculto puede utilizar el menú contextual, bien sea para activar desde allí el Panel, o usando la opción «Agrupar por esta columna».

NOTA AL PIE: Esta funcionalidad es distintiva de Mekano y aplica para toda la consulta, además, se puede utilizar para las agrupaciones múltiples que existan. Elija la columna, luego de clic en la opción «Nota al Pie» y en la banda ubicada justo antes de la barra de funciones, active el menú contextual con clic derecho; allí se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones:

Opción Descripción

«Suma» Suma el total de una columna numérica.

«Mínimo» Identifica el número mínimo en una columna numérica.

«Máximo» Identifica el número máximo en una columna numérica.

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«Contar» Cuenta el número de filas o registros que tiene una columna.

«Promedio» Genera un promedio en una columna numérica.

«Nada» Elimina cualquier opción que se generó en la Nota al Pie.

SELECTOR DE CAMPOS: Similar al selector de columnas [*] explicado anteriormente, esta opción le permite al usuario elegir libremente todos los campos que desea ocultar o visualizar. Para ocultar solo debe dar clic derecho sobre la columna que desea quitar, y seleccione la opción «Quitar esta columna».

Si desea personalizar diferentes columnas, podrá utilizar el «Selector de Campos», al seleccionarlos aparecerá una ventana emergente con un listado de columnas, allí se pueden arrastrar con el mouse sostenido todas las que desee ocultar. En caso contrario, puede tomar el campo y dejarlo en el lugar que requiera.

AJUSTAR TAMAÑO DE COLUMNAS: Similar a la función que tiene una hoja de cálculo, en esta tabla dinámica el usuario puede ubicar el mouse en el extremo derecho de una columna y desplazarla para ajustar su tamaño, de igual forma, usando el menú contextual podrá realizar un ajuste de columna seleccionada acorde a su ancho máximo, operación que puede realizar para todas las columnas en forma automática, usando la opción Ancho de Columna Óptimo (todas las columnas).

Barra De Opciones

Las principales herramientas de la ventana «Auxiliar de Ventas» las encontramos en la «Barra de Opciones», ubicada en la parte superior de la ventana. Sus botones se explican a continuación:

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Filtrar

Por intermedio del botón «Filtrar», al dar clic sobre éste, de forma automática el programa muestra en pantalla la consulta del «Auxiliar de Ventas» en una Tabla Dinámica la cual resume los datos según el criterio de búsqueda realizado.

Expandir

Esta opción se utiliza al tener activada la agrupación por columnas. Como su nombre lo indica, permite que el auxiliar al estar agrupado por uno o varios campos, se pueda «Expandir» para visualizar todos sus registros.

Contraer

Esta opción se utiliza al tener activada la agrupación por columnas. Como su nombre lo indica, permite que el auxiliar al estar agrupado por uno o varios campos, se pueda «Contraer» para que todos ellos queden agrupados o condensados.

Moldear

Representa otra de las grandes funcionalidades que posee esta tabla dinámica, porque después de ajustar toda la información tal como la necesita, puede conservar ese diseño o presentación haciendo clic en el botón «Moldear» o usando las teclas rápidas [Ctrl]+[M]. Dicho moldeo permanecerá vigente para una nueva consulta o un próximo acceso a la aplicación en adelante.

Recuerde que si otro usuario está trabajando en la misma empresa y usted requiere aplicar esta funcionalidad, dicho usuario deberá salir del programa y volver a ingresar, de esta forma y de ahí en adelante, aplicará la consulta con el respectivo moldeo.

Además los cambios solo quedan efectuados, siempre y cuando sean en el mismo equipo, de lo contrario el moldeo se debe de hacer por cada equipo.

Nota: este proceso sólo puede ser ejecutado por el usuario que tenga habilitado el atributo «Moldear» en su Perfil.

Imprimir

Para imprimir el «Auxiliar de Ventas», utilice el botón «Imprimir», de esta forma se genera en pantalla la información tal y como quedará impresa. Finalmente ejecute el proceso seleccionando el botón «Imprimir» ubicado en el extremo superior izquierdo.

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Exportar A Excel

Para exportar el «Auxiliar de Ventas» a Excel, de clic en el botón «Exportar a EXCEL» de la barra de opciones, el sistema genera un mensaje indicando la ruta donde se genera el archivo indicado, el cual quedará guardado en su equipo, en la carpeta «Informes», del Mekano Remoto.

Nota: A partir de su Versión 9.3, el usuario Mekano cuenta con la herramienta «Visor» útil para exportar a Excel (entre otras opciones) Consultar, Informes, Reportes, Cubos, Gráficos, entre otras; Desde cualquier ventana de programa el cliente extraer la información. (ver «Visor»).

Tenga en cuenta que al exportar la consulta, el sistema siempre asigna el código propio de esta: “Auxiliar_Compra_Venta” por lo anterior, si desea conservarlo, deberá copiar el archivo en otra carpeta o simplemente renombrarlo, para evitar que el informe sea reemplazado durante una nueva exportación.

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Ir A Explorador

La opción «Ir a Explorar» representa otra de las grandes funcionalidades incorporadas a Mekano. Se activa únicamente cuando en la tabla dinámica aparecen los campos «Tipo», «Prefijo» y «Número», útil para observar todos los detalles relacionados con un documento, e incluso podrá hacer auditoría a todos los cambios ocasionados desde movimiento.

Podrá ubicar el cursor sobre dicho registro de la tabla y oprimir la tecla [Enter] o el botón «Ir a Explorar»; de inmediato se abre la ventana exploratoria (ver «Explorador»). Para regresar a la ventana puede usar el mouse o las teclas rápidas [Ctrl]+[Tab].

Modo Diseño

En la parte superior de la ventana se incluye el botón “Modo Diseño” útil para que el usuario que tiene el conocimiento y los permisos respectivos, configure la consulta desde el Menú «Herramientas», opción «Reporteador».

PESTAÑAS: REPORTES, DESCRIPCIÓN DEL REPORTE E INTEGRIDAD

En la parte inferior de la ventana se incluyen las pestañas «Reportes», «Descripción del Reporte» e «Integridad» que indican datos de identificación del «Auxiliar de Ventas», la descripción detallada de la información que este

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genera y los datos de integridad que lo alimentan, lo cual permite asociar a este tipo de consulta otros Reportes propios de la aplicación o también personalizados.

Estando ubicado en la pestaña «Reportes», observará en la parte inferior derecha un recuadro que resume los criterios de búsqueda habilitados de las opciones «Con Bodegas», «Con Categorías», «Con Lotes», «Con Linea», «Con Referencias», «Con Sedes», «Con Sucursales», «Con Terceros», «Con Vendedores», «Con Municipios» y/o «Con Zona» en la generación de la consulta. El campo «Cuenta» siempre lo muestra por defecto, añadiendo las otras opciones habilitadas en la consulta. El objetivo de este recuadro establecer un orden de filtro o agrupamiento en la visualización al momento de dar clic en el botón «Imprimir», en la imagen se observa que el orden corresponde a : Lote, Referencia, Tercero y finalmente el campo Zona:

Si desea cambiar este orden, basta con señalar el criterio que desea que el sistema modifique y dar clic en la flecha arriba o flecha abajo según la ubicación que requiera, luego de clic en el botón imprimir y así quedará el el orden establecido, para el ejemplo quedará: Tercero, Referencia, Zona y Lote.

Trucos De Manejo

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Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana podrá utilizar por ejemplo:

a. Campo de Búsqueda: Digite el código o el nombre de la cuenta, en forma completa o parcial, para obtener sus coincidencia. Si desea que la búsqueda incluya dos o más palabras unidas, puede encerrarlas entre comillas dobles (“inventario valorizado”) o enlazarlas utilizando el guión bajo (inventario_valorizado).

b. Búsqueda incremental: basta con ubicarse en el campo «Código» o «Nombre», según el caso y digitar algunos caracteres hasta llegar a encontrar la coincidencia completa.

Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar por ejemplo la Búsqueda Incremental, basta con ubicarse en el campo «Código» o «Nombre» según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar por ejemplo el Campo de Búsqueda, basta con digitar el código o el nombre del centro, en forma completa o parcial, para obtener sus coincidencia.
Ordenar por Campo: Para ordenar el Plan Contable según el código de la cuenta, haga clic sobre el título de la columna «Código»; recuerde que puede hacer lo mismo con cualquier campo de esta ventana y luego si desea conservar dicha presentación, oprima «Moldear».
Ordenar por Campo: Para ordenar las Zonas puede tan solo dar clic sobre la columna «Código», lo mismo puede hacer con cualquier columna de esta ventana y también filtrar por el campo que requiera.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*] ubicado al lado izquierdo del primer campo, es decir, en el lugar donde inician las filas y columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo.
Moldear ventana: Una vez elegidos los campos con el selector de columnas [*], luego de ordenar y desplazar las columnas a su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano, haga clic en la opción «Moldear» o use las teclas de función [Shift]+[F2].
Visor: Es un menú flotante creado especialmente para exportar la información en: informes, reportes y cubos, y en diferentes formatos como: Excel, XML, HTML, PDF y Vista previa, su función está disponible en cualquier ventana, módulo adquirido y en todo tipo de conexión del programa. (Más información ver «Visor»)

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Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Perfiles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf
Bodegas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T007.pdf
Categorías www.apolosoft.com/documentos/mekano/T022.pdf
Lotes www.apolosoft.com/documentos/mekano/T014.pdf
Líneas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T006.pdf
Referencias www.apolosoft.com/documentos/mekano/T009.pdf
Sucursales www.apolosoft.com/d Qocumentos/mekano/T023.pdf
Terceros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T004.pdf
Vendedor www.apolosoft.com/documentos/mekano/T236.pdf
Municipios www.apolosoft.com/documentos/mekano/T016.pdf
Zona www.apolosoft.com/documentos/mekano/T013.pdf
Búsqueda y Filtro www.apolosoft.com/documentos/mekano/T293.pdf
Personal www.apolosoft.com/documentos/mekano/T005.pdf
Explorador www.apolosoft.com/documentos/mekano/T084.pdf
Visor www.apolosoft.com/documentos/mekano/T286.pdf

Teclas De Función

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [F7] Imprimir [Ctrl]+[M] Moldear ventana actual [F6] Vista Previa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva

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ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Paso A Paso Consulta Auxiliar De Ventas

Ingrese desde el Menú «Consultas», opción «Auxiliar de Ventas».
Defina los criterios para la generación de la consulta en el panel lateral izquierdo, señalando cada campo según su necesidad: Fecha Desde, Hasta, Con (Bodegas, Categorías, Lotes, Lineas, Referencias, Sedes, Sucursales, Terceros, Vendedores, Municipios, Zonas), Sólo Saldos, Orden Alfabético.
Seleccione el botón, de acuerdo al tipo de acción que desea realizar, es decir Vista Previa, Imprimir, Exportar a Excel.
Al exportar, verifique el archivo llamado Auxiliar_Compra_Venta.xls, guardado en la carpeta «Informes» donde se instaló el Mekano Remoto.
Recuerde que si desea ingresar al detalle de un comprobante, debe dar clic en el botón «Ir a Explorador».

Cuestionario

Después de establecer el criterio de búsqueda, ¿qué botón se utiliza para generar de forma automática el la consulta en la Tabla Dinámica?

a. Expandir b. Filtrar c. Imprimir d. Moldear

Esta opción aplica sólo para los comprobantes elaborados directamente en el módulo “Gestión” y permite seleccionar un comprobante para visualizarlo directamente en ventana «Explorador»:

a. Modo Diseño b. Ir a Contable c. Ir a Explorador d. Expandir

Que funcionalidad de la hoja electrónica, permite inactivar o activar los campos o columnas, para lograr una presentación acorde a sus necesidades.

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a. Selector de Campos b. Panel de Agrupación c. Mover Columnas d. Selector de Campos

Al estar ubicado en la ventana auxiliar, ¿qué teclas debo combinar y oprimir para habilitar la Barra o Banda de Búsqueda? : a. [Shift]+[F2] b. [Ctrl]+[Tab] c. [Ctrl]+[F] d. [Shif]+[F3]

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com