Terceros - Modulo Contable - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 08/05/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.2

Fecha: 08/05/2017 Responsables: PG TUTORIAL Vo.Bo.: LH TERCEROS MÓDULO CONTABLE Rev: 1.2 Versión 8

Objetivo Aprender a crear los clientes, proveedores, acreedores, etc., con los atributos necesarios para su uso en el Módulo Contable.

Ruta de Acceso Menú «Parámetros», Opción «Terceros»

Descripción

Para tener un registro de los procesos y movimientos de la organización, Mekano creó el método de los Terceros; personas Naturales o Jurídicas que tienen algún tipo de relación con la empresa, como empleados, clientes o proveedores. La ventaja que brinda Mekano en esta opción, es que aparecen todos los Terceros en una sola ventana, y es posible administrar sus datos fácilmente, clasificando los Terceros de acuerdo a sus características.

Mekano ofrece tres alternativas para la creación de Terceros: Manual, Rápida y Automática. En este tutorial se explica la creación Manual. La creación rápida agiliza el proceso de digitación de comprobantes (Ver Crear Terceros al vuelo) y la creación automática facilita el proceso de parametrización y configuración del programa. (Ver Extractar Terceros).

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Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana del programa es indispensable que la tenga habilitada, asimismo, contar con los permisos que requiera como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Visualizar, además de los módulos, opciones y otras propiedades que hacen parte del modelo de seguridad que ofrece Mekano, permisos que solo el Supervisor del sistema tiene la facultad de activar o restringir.

Los Terceros también se pueden adicionar desde Movimiento Gestión y Contable, si el Supervisor activa al perfil del usuario que va a realizar este proceso la característica Crear al Vuelo. (Ver «Perfiles»). Para realizar este proceso se deben configurar los valores por defecto en la opción «Valores». (Ver «Valores por Defecto»)

Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Observe en el siguiente recuadro los principales botones de la Barra de Funciones, acompañados de su tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar [F2] Borrar Refrescar [Ins] [F3] [Supr] [Shiȅ +F3]

Nota: La Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas.

Creación De Terceros

Adicionar: Para agregar un nuevo registro, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones. Puede realizar este proceso en el Modo Lista o Modo Ficha. (Ver explicación Modo Lista y Modo Ficha en la pág. 6), y configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN

Código Cédula o el NIT del Tercero. Se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres especiales.

Naturaleza Tipo de sociedad a la cual pertenece el Tercero, es decir, si es persona Natural [N], o Persona Jurídica [J]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con Apellidos o en su defecto, la Razón Social.

DV Dígito de verificación del Tercero, cuando está en el NIT. Si no lo requiere este campo puede quedar vacío.

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Según la naturaleza del Tercero (Persona Jurídica o Natural), debe diligenciar los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS DE IDENTIFICACIÓN

Razón Social Nombre de la empresa. (Terceros que son personas jurídicas).

Primer nombre Primer nombre del Tercero. (Terceros que son personas naturales).

Segundo nombre Opcional. Segundo nombre del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Primer apellido Primer apellido del Tercero. (Terceros que son personas naturales).

Segundo apellido Opcional. Segundo apellido del Tercero, sólo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

Razón Comercial Nombre comercial de la empresa o establecimiento, principalmente cuando el Tercero que se registra es una persona natural.

Nombre Una vez diligenciada la información, el sistema lo inserta automáticamente. Tomando los Completo datos de la razón social o nombres y apellidos asignados según su Naturaleza.

Los siguientes campos son opcionales, pero es importante que diligencie toda la información que le aporte a la ubicación del Tercero, por ejemplo:

Campo Descripción De Campos De Ubicación

Dirección Dirección del Tercero. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la Administración de Impuestos para medios magnéticos.

Dirección de envío Es una dirección adicional. Por ejemplo, donde se envíe la correspondencia.

Teléfono Número telefónico del Tercero.

Móvil Número celular del Tercero.

Fax Número del fax del Tercero.

Correo Electrónico Correo electrónico del Tercero.

Sitio Web Sitio web de la empresa. (Si tiene).

Habeas Data Campo de tipo ON/OFF, útil para ser activado [S] en aquellos Terceros (clientes, proveedores, acreedores…) que autorizan el uso de su información en nuestras bases de datos. Si desea conocer un poco más sobre el RNBD www.vimeo.com/apolosoȅ/rnbd

Atención: Recuerde que antes de adicionar un nuevo tercero, deben estar creados en el programa sus datos de integridad, los cuales en su mayoría son requeridos por la DIAN, como: Sociedad, Identidad, Actividad, País y Municipio. Es así como deberá vincular un código a cada uno, en caso de no conocerlo, recuerde utilizar las respectivas búsquedas. La información que debe diligenciar es la siguiente:

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Campo Descripción Campos De Integridad

Sociedad (Campo Obligatorio). Tipo de sociedad del Tercero. Ejemplo: persona natural, persona jurídica. Esta opción configura la información tributaria para el cálculo de impuestos y retenciones automáticas en el Módulo Gestión. (Ver «Tipos de Sociedades»).

Identidad (Campo Obligatorio). Número de cédula o Nit del Tercero. Este código es reportado en Colombia a la DIAN en información exógena. (Ver «Identidades»).

Actividad (Campo Obligatorio). Actividad económica principal de la empresa. Para Colombia está en el Registro Único Tributario de cada Tercero RUT. (Ver «Actividades Económicas»).

País (Campo Obligatorio). País al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en Colombia a la Administración de Impuestos en información exógena. (Ver «Países»).

Municipio (Campo Obligatorio). Municipio al cual pertenece el Tercero. Este código es reportado en Colombia a la DIAN en información exógena. (ver «Municipios»).

Atención: Los siguientes campos son atributos especiales de sólo lectura, que se relacionan exclusivamente con el Tercero principal o dueño de la información. Tenga en cuenta que sólo se asignan una vez, por eso se definen correctamente desde el inicio (Ver «Creación de Empresas») y si requiere algún cambio en sus valores predefinidos, el usuario Supervisor puede realizarlos desde el menú Consultas, opción ‘Procesos’, ojalá en compañía de un técnico de soporte. Ellos son:

CAMPO DESCRIPCIÓN CAMPOS TERCERO DATOS EMPRESA

Datos Empresa De gran utilidad para identificar el Tercero principal, titular o propietario de la empresa actual, su importancia radica en que su nombre y nit se usarán en todo el programa al generar reportes e informes o al activar en cualquier ventana la vista previa, además sus datos como dirección, teléfono, email, etc, aparecerán en el encabezado al momento de imprimir facturas o comprobantes. Asimismo de la pestaña ‘Contactos’ serán tomados los nombres para las firmas de los estados financieros y en caso tal, de la pestaña ‘Sucursales’ las respectivas sedes, que se solicitan al digitar movimiento.

GRABAR, EDITAR Y ELIMINAR TERCEROS

Grabar: Deberá guardar el registro, con la tecla [F3] o con clic en el botón Aceptar de la barra de funciones, o si prefiere, oprima la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

Editar: Para modificar un Tercero use la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; después de realizar los cambios que requiere, guarde con [F3]. Si el Tercero tiene movimiento, se recomienda no cambiar el Tipo de Sociedad para conservar la configuración tributaria con la que se realizó dicho movimiento en el Módulo de Gestión.

Eliminar: Para eliminar un Tercero, oprima la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y solo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo Eliminar en su Perfil.

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Nota: Gracias al esquema de seguridad que ofrece Mekano, si un tercero tiene movimiento, no será posible eliminarlo. Ver consolidación.

Buscar Un Tercero

El usuario cuenta con varias opciones para buscar un Tercero, basta con elegir según el caso la que desee:

Banda Buscar: Digite bien sea el código, el nombre o una parte del mismo. Si digita las palabras o números separados por espacios, el sistema le mostrará todas las coincidencias. Para visualizar nuevamente toda la información, oprima el botón «Todo».

Búsqueda Incremental: En la campo «Código» o «Nombre» digite sus primeros caracteres, hasta encontrar la coincidencia completa.

Filtro: En el nombre de cada columna, existe un filtro para moldear o buscar la información que necesite, personalizando la búsqueda y generando un propio filtro. Para volver a la presentación inicial elimine los filtros con la (X) de la parte inferior.

Modo Lista Y Modo Ficha

Modo Lista

Esta opción permite visualizar todos los Terceros creados en el sistema en Modo Lista según los campos que se han moldeado o seleccionado en la ventana; Desde allí también se puede insertar la información y entre campos se navega con la tecla [Enter]. Recuerde usar la tecla [F3] para guardar.

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Modo Ficha

Los Terceros también se pueden visualizar en Modo Ficha, donde se registra o verifica toda la información de un solo Tercero; en esta visualización, no se moldean campos sino que el sistema los trae todos; Sin embargo, para facilitar la presentación son agrupados en bandas, las cuales se pueden abrir o cerrar con el botón de expansión. Desde la ventana Ficha se puede insertar un Tercero; en los campos de integridad utilice la búsqueda incremental digitando parte del nombre de la opción que se está buscando.

Moldear La Ventana De Terceros

Predefinir Campos: Utilizando el asterisco (*) que se encuentra antes del campo «Código» (en el punto donde se unen las filas y las columnas), puede elegir los campos que desea visualizar. Marque y desmarque haciendo clic, o con la [Barra Espaciadora].

Mouse: Con el mouse puede ajustar el tamaño de las columnas.

Moldear: Una vez seleccionados los campos que desea visualizar, conserve la presentación hasta su próximo ingreso a Mekano, con clic en la opción «Moldear» de la parte superior, o usando las teclas de función [Ctrl]+[M].

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MODO PERSONALIZADO [CTRL] + [ESPACIO]

Después de moldear la ventana de terceros, podrá crearlos asignando únicamente los atributos previamente seleccionados con el selector de campos, para ello ingrese a la ventana terceros y oprima las teclas [Ctrl]+[Espacio]:

Imprimir Catálogo De Terceros

Directamente desde esta ventana podrá visualizar e imprimir el catálogo de Terceros, Actividades y Zonas a través de la pestaña “Imprimir” ubicada en el panel izquierdo, al dar clic allí, el sistema genera una ventana emergente donde podrá elegir entre las tres opciones.

El catálogo de terceros esta agrupado por departamento y podrá contraerse o expandirse dando clic en el nombre del departamento.

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Informe De Terceros Con Habeas Data

Si desea obtener un informe completo y detallado del catálogo de terceros ingrese al Menú «Consultas», opción «Informes», Grupo «Terceros», Módulo «Parámetros» Catálogo de Terceros Completo y Detallado.

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Consolidar Y Reasignar Un Tercero

El proceso de «Consolidar» se realiza cuando existan dos o más terceros, que son los mismos pero que fueron creados con diferente código, y el usuario necesite consolidarlos en uno solo, es decir, que todo el movimiento que existe en uno, se fusione con el otro. Este proceso es irreversible ante lo cual debe conocer los requisitos previos (ver «Consolidar»).

El proceso de «Reasignar» se realiza cuando un Tercero tiene un código que no le pertenece y requiere reasignarlo, debe realizar la modificación con [F2] y guardar el cambio con [F3], para que quede toda la información con el Nit o Cédula correctos.

ADVERTENCIA: Si se trata de una empresa de gran tamaño, donde existen varios usuarios trabajando en forma permanente, la recomendación para evitar bloqueos del sistema, es que ambos procesos se realicen en horario no hábil o dada la urgencia, debe solicitar previamente a los usuarios que suspendan actividades mientras termina el proceso.

Uso De Los Terceros

Gracias a la integridad referencial propia de Mekano y por seguridad de su información, no va a ser posible que un usuario borre un Tercero que ya tenga movimiento o que su código esté vinculado en otra ventana. En ese caso, aparecerá el mensaje de advertencia: ‘Registro restaurado por tener dependencia’. Pero si en realidad desea ejecutar dicha eliminación, primero deberá borrar su movimiento y/o desvincularlo de las siguientes opciones, según los módulos que utilice:

ACTIVOS: Se selecciona el proveedor a quien se le compró el activo.
AUDITORÍA: Muestra el código de la cuenta del Tercero que se está auditando.
AUTORRETENCIONES: Liga el código del Tercero con la Autorretención.
CENTROS: El Nit del mandatario cuando se manejan contratos de administración delegada.
MOVIMIENTO CONTABILIDAD: Si la cuenta está marcada con el atributo Tercero, digite el código para asignarle la información contable.
CONTACTOS: Liga el código del Tercero a cada contacto creado.
MEDIOS MAGNÉTICOS: Para filtrar un concepto de la información exógena a un solo Tercero.
SUCURSALES: Liga el código del Tercero a cada contacto creado.
VALORES POR DEFECTO: Los Terceros que se utilizan por defecto al momento de facturar.
CONSULTAS: Informaciòn de Terceros para los informes. Debe digitarse el código.
CONSOLIDAR: Se debe digitar el código Anterior y Actual del Tercero para realizar el proceso

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, dejando oprimida la tecla [Alt], usar las teclas [P]+[T]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen el mismo método para adicionar, editar o eliminar registros. Si requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (Ver «Ambiente de Trabajo»).
Campos Detalle: En la opción «Detalles», Mekano permite almacenar información adicional de los Terceros sobre: «Contactos», «Sucursales», «Direcciones» , «Auto Retenciones» y «Gestión Documental».
Nombres de los campos: Si desea conocer los nombres de los códigos desde el Modo Lista en Terceros, presione las teclas [Alt]+[Espacio] para activar el inspector de integridad.
Modo Ficha Personalizado: Luego de elegir los campos que desea utilizar, podrá trabajar la información en modo Ficha Personalizado, basta con oprimir las teclas [Ctrl]+[Espacio], para entrar en modo edición (insertar, modificar o eliminar datos) capturando sólo los campos habilitados previamente; para regresar, desde la (X) cierre la pestaña que aparece en la parte inferior de la ventana (llamada ‘Ficha Terceros’) o tan sólo oprima las teclas [Alt]+[F4].
Tercero al vuelo: Si el atributo ‘Crear al vuelo’ está habilitado para su Perfil, podrá crear nuevos Terceros desde otras ventanas del programa, como Movimiento Gestión y Movimiento Contable. Basta con digitar un punto y tener predefinidos sus valores por defecto (datos de integridad) requerida.
Valores por Defecto: Recuerde definir sus valores por defecto, desde el Botón «Valores», con el fin de agilizar la creación de Terceros.
Panel Lateral: Gracias al nuevo diseño de esta ventana, en su panel lateral aparecen varios botones, entre ellos «Vista Previa» e «Imprimir», de gran utilidad para realizar consultas e imprimir los Terceros de varias formas, con relación a la «Vista Previa» el usuario puede adaptar a su gusto la información, haciendo previamente filtros y ajustes de campos.
LOG de Cambios: Desde la versión 7.2 cada que un usuario modifica los datos de un Tercero, Mekano guarda un historial de cambios y se puede consultar sus detalles desde la ventana «LOG Cambios» que aparece en el menú «Herramientas».
Tercero Empresa: La información que se muestra al generar los reportes, informes, cubos, gráficos, vistas previas de ventanas, rutinas y formatos provienen de la ventana Terceros para los marcados como «Tercero Empresa», por ello, debe diligenciar adecuadamente los campos. (Ver «Creación de Empresas»).
Campos de Integridad: Para poder adicionar un Tercero, los datos «Tipos de Sociedades», «Identidades», «Actividades Económicas», «Países», «Municipios» y «Zonas», deben ser creados primero.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o ejecutando el botón «Ayuda» de su panel lateral o también sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución siempre requiere señal de internet.

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Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados a este tutorial y sus enlaces:

Sociedades www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T010.pdf
Identidades www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T011.pdf
Actividades Económicas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T012.pdf
Municipios www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T016.pdf
Países www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T017.pdf
Consolidar Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T205.pdf
Movimiento Gestión www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T048.pdf
Contactos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T105.pdf
Sucursales www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T023.pdf
Terceros Autorretenedores www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T107.pdf
Valores por Defecto Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T196.pdf
Crear Terceros al Vuelo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T178.pdf
Perfiles www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T027.pdf
Extractar Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T179.pdf

Teclas De Función

Las teclas más usadas en esta ventana, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Ctrl]+[Espacio] Modo Ficha Personalizado

[Shiȅ]+[F4] Según campo muestra Datos de Integridad. [Alt]+[Espacio] Inspector campos de Integridad

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado

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Barra De Función

Paso A Paso Para Crear Un Tercero

Para crear un Tercero ejecute los siguientes pasos:

Ingrese por «Parámetros», «Terceros».
Presione [Insert] o el botón (+), desde el Modo Lista o Modo Ficha.
Inserte los datos.
Guarde con [F3].

RECUERDE:

Con el fin de agilizar el proceso de creación, puede asignar previamente los valores por defecto que usa con mayor frecuencia.
La creación de Terceros se puede realizar desde la ventana «Parámetros», «Terceros», o desde Movimiento Gestión o Movimiento Contable, siempre y cuando su Perfil tenga configurado el atributo Crear al Vuelo [S].

Glosario

TERCEROS: Persona natural o jurídica que tiene relación directa o indirecta con la empresa.
AL VUELO: Creación rápida Terceros desde la captura de movimiento.
PERFILES: Permisos específicos o globales que se crean para un usuario o grupo de usuarios.
SUPERVISOR: Usuario administrador del Mekano.
INTEGRIDAD DE DATOS: Características del diseño de la base de datos que garantiza que la información sea consistente, por ejemplo, el código del Tercero es un campo único y no se pueden crear dos iguales, además, Mekano valida que los campos requeridos no queden vacíos, como Municipio, País, entre otros.
INTEGRIDAD REFERENCIAL: Es la característica de la base de datos que protege la relación de la información entre diversas tablas: Zona, Actividad, País, las cuales deben estar creadas previamente en otras opciones para referenciarlas en este espacio. Asimismo, existe integridad referencial al eliminar, es decir, que si la información está ligada en otra opción del programa, no permitirá borrar o eliminar para conservar las relaciones entre tablas. Por ejemplo: no se puede eliminar un Tercero que ya tiene movimiento, o eliminar un Municipio ligado a un Tercero.

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Cuestionario

Una vez seleccionados los campos de la ventana de Terceros y ajustar los tamaños de las columnas, ¿Qué rutina debo utilizar para ejecutar y conservar cambios?

a. Consolidar b. Reasignar c. Moldear d. [Ctrl]+[Barra Espaciadora]

Los Terceros que se configuran en la empresa son…

a. Clientes b. Proveedores y Acreedores c. Empleados y Socios d. Todos los anteriores

¿En Mekano sólo un Tercero tiene activo el campo “Datos Empresa”, este atributo sirve para?

a. Configurar el representante legal que firmará los Estados Financieros b. Para identificar mi empresa c. Para configurar las sedes de mi empresa d. Para que mi nombre aparezca en el encabezado de reportes y formatos e. Todas las anteriores

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Sitio Web: www.apolosoft.com