Rutina Mailing -Correos Electronicos Masivos - Mekano Contable

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 23/06/2022
Equipo Responsable: LP- EG RUTINA MAILING
Revisión y Aprobación: HC
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 23/06/2022 TUTORIAL Responsables: LP- EG RUTINA MAILING Vo.Bo.: HC Versión 9 y Superiores COMBINAR CORRESPONDENCIA Rev. 1.0

Objetivo Aprender la manera correcta de realizar la combinación o envío automático de correspondencia a terceros, incluyendo reportes que contienen su plantilla con el diseño.

Ruta Menú «Consultas» opción «Informes» pestaña «Mailing».

Descripción

La rutina denominada «Mailing» es un desarrollo creado en Mekano para el envío de correspondencia existente, de forma similar como se utiliza en programas como son: Word y Excel, es decir que nuestros usuarios por medio de la opción «Informes» podrán acceder al listado de los datos de todos los remitentes, así nuestro sistema Mekano se encarga de realizar automáticamente la combinación y el envío.

Ambiente De Trabajo

Es indispensable contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario «Supervisor» para los procesos que son necesarios para ejecutar en el menú «Consultas» y la opción « Informes», al igual que debe tener el correo electrónico parametrizado desde el usuario(Ver aquí tutorial «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: :

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Requisitos

Para hacer uso correctamente de nuestra rutina «Mailing», se debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

Tener configurada previamente la rutina de correos del usuario actual o remitente.
Todos los destinatarios deben tener correctamente su dirección de correo para evitar rebotes.
No superar la cantidad de correos permitidos, para evitar bloqueos por ley anti-spam

En Los

Paso A Paso Para Generar El Mailing

GENERAR INFORME: Generar la tabla con todos los destinatarios por zona y/o rangos ingresamos al menú «Consultas» opción «Informes». (Ver ilustración).

Al ingresar a la ventana, el usuario por medio de los botones o módulo que corresponda puede buscar el «Informe» o por medio de la [Barra de búsqueda] el usuario puede digitar la palabra clave o ¨Correspondencia mailing¨.

Al identificar el documento, basta con seleccionarlo y presionar la tecla [Enter], inmediatamente el sistema generará un recuadro donde solicitará al usuario los parámetros de entrada de la información que desea incluir, luego solo se debe seleccionar la opción [Ejecutar]. (Ver ilustración).

Una vez Mekano generé el resultado, enseña en pantalla al usuario todos los «Terceros» a los cuales le enviará el documento anexo, para este ejemplo: ¨el reporte de estado y cobranza por mora superior al plazo¨.

OPCIÓN MAILING: Con el informe previamente generado se debe ejecutar la combinación y el envío automático de correos.

Tenga en cuenta: Por cada registro o renglón del informe será enviado un correo independiente, basta con realizar las revisiones pertinentes de al generar el informe y a los clientes a los cuales se les va a realizar el anexo o para este ejemplo su estado de cuenta, basta con presionar la opción «Mailing» ubicada en la parte superior de la ventana. (Ver ilustración).

Al seleccionar esta opción, de inmediato le enseña una nueva ventana, donde el usuario podrá identificar que el sistema tiene predefinido la mayoría de estas opciones, pensando en la facilidad de nuestros clientes, los campos que el usuario encontrará son los siguientes:

Campo Descripción

«FORMATO» Tipo o modo de presentación en el cúal se enviará el documento anexo.

«DE» Corresponde al correo electrónico del cúal se envía la información a los clientes.

«ASUNTO» Está definido un asunto simple pero será posible para el usuario modificarlo.

«CLAVE» El usuario debe definir la clave de su correo electrónico, es decir, del correo que registra en el campo «De» para poder enviar la información

Cuando el usuario haya validado la información y esté seguro de realizar el envío, como se mencionó, basta con digitar la «Clave» del correo electrónico y seleccionar el botón «Enviar» ubicado en la parte inferior de la ventana.

IMPORTANTE: El correo electrónico del destinatario debe estar previamente configurado en el menú «Parámetros» opción «Terceros», en la columna «Dirección correo electrónico». (Ver ilustración).

Consulta De Correos Enviados O Auditoría

El usuario debe ingresar de nuevo al menú «Consultas» opción «Informes» con el fin de consultar todos los correos enviados en un rango de fecha, con todos los datos requeridos.

Para realizar esta consulta, basta ubicarse en el módulo «Consultas» opción «Grupo: Correspondencia mailing» accediendo a cada opción seleccionando el botón [+] o haciendo uso de la [Barra de búsqueda] digitando la palabra clave como por ejemplo: ¨correspondencia mailing¨.

Al elegir el informe, basta con presionar la tecla [Enter], inmediatamente el sistema por medio de un recuadro le solicita la fecha en la que el usuario desea consultar la búsqueda y el código del usuario de quien consulta.

Es decir, del usuario quien ha realizado los envíos y presionar el botón «Ejecutar» De esta manera el sistema le permitirá conocer los correos enviados, según la fecha de consulta (Ver ilustración).

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[C]+[I], la combinación puede variar según la configuración de su teclado, y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»)
Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede buscar partidas a conciliar, por ejemplo con la Búsqueda Incremental, ubicándose en el campo «Tipo» o «Cuenta» según el caso, y digitando algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
Visor: Es un menú flotante creado especialmente para exportar la información en: informes, reportes y cubos, y en diferentes formatos como: Excel, XML, HTML, PDF y Vista previa, su función está disponible en cualquier ventana, módulo adquirido y en todo tipo de conexión del programa. (Más información ver «Visor»)
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Shift]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[Espacio] Modo ficha Personalizado

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Terceros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T004.pdf

Cuestionario

La rutina mailing es desarrollo incluido en Mekano para:

a. Permitir realizar el envío de correspondencia existente. b. Envía a los Terceros documentos como anexos. c. a y b son correctas. d. Consultar reportes.

¿En que opción de Mekano puede el usuario realizar una consulta o auditoría de los correos enviados?

a. En el informe denominado Histórico de correspondencia enviada. b. En el menú Parámetros opción Terceros c. A través del menú Consultas opción Informes d. La opción a y c son correctas.

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com