Rutina Crear Terceros Al Vuelo - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 17/10/2020
Equipo Responsable: PG - EH TUTORIAL
Revisión y Aprobación: CREAR TERCEROS AL VUELO
Código de Revisión: 1.2

Fecha: 17/10/2020 Responsables: PG - EH TUTORIAL Vo.Bo: CREAR TERCEROS AL VUELO Rev: 1.2 Versión 8 y superior

Objetivo Aprender a crear rápidamente los Terceros desde otras opciones de Mekano, a través de la rutina Crear al Vuelo.

Rutas de Menú «Parámetros», opción «Valores por Defecto», pestaña «Por Documento». Acceso Menú «Parámetros», opción «Tesorería», pestaña «Bancos». Menú «Configuración», opción «Centros Labores», pestaña «Centros», Campo «Mandatario». Menú «Contable», opción «Movimiento Manual», pestaña «Movimiento Comprobantes». Menú «Contable», opción «Movimiento Automático», pestaña «Comprobantes». Menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión», pestaña «Nuevo».

Descripción

Con el fin de facilitar y agilizar el proceso de digitación de movimiento, en Mekano es posible crear los «Terceros» desde varias opciones donde se solicita este dato, sin necesidad de ingresar al Menú «Parámetros», Opción «Terceros». Basta con digitar un punto (.)+[Enter], de inmediato aparece una ventana emergente con los campos básicos que el tercero requiere para su creación y a su vez quedará almacenado en la ventana Terceros.

Desde el menú «Gestión», los Terceros se pueden crear directamente desde la ventana que se activa antes de iniciar la digitación de movimiento, para ello se deben establecer inicialmente los valores por defecto de Terceros.

“Las opciones del programa mencionadas en este documento, resaltadas en azul, indican enlaces a los tutoriales correspondientes a cada tema. Además, en la sección ‘Temas Relacionados’, ubicada en la parte inferior del documento, encontrará un listado con los enlaces a estos tutoriales.”

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Permisos Y Seguridad

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado, las siguientes opciones según el módulo que esté utilizando:

Menú «Parámetros», opción «Valores por Defecto».
Menú «Parámetros», opción «Tesorería».
Menú «Configuración», opción «Centros Labores».
Menú «Contable», opción «Movimiento Manual».
Menú «Contable», opción «Movimiento Automático».
Menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión».

Asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor, adicional, para que un usuario pueda crear terceros al vuelo, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga activado el campo «Crear al Vuelo». Para mayor información ver tutorial de «Perfiles», oprimiendo la tecla [F1] desde la ventana respectiva.

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la empresa o contabilidad.

Ambiente De Trabajo

Gracias a que Mekano es amigable y de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros, tal como se explica en el tutorial «Ambiente de Trabajo». Para consultarlo active el «Mekano Remoto», ingrese a la opción «Ayuda» y en la sección “Mis primeros pasos” de clic al enlace que le dará acceso al material en PDF o en video.

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

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En esta ventana encontrará algunos campos que son de tipo selección, los cuales se activan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso:

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Pestaña Nuevo

Como se dijo anteriormente, desde varias ventanas de Mekano es posible crear terceros al vuelo, identificando en estas el campo “Tercero” y digitando un punto (.) + [Enter], de esta forma se activa la ventana terceros, seleccione allí la pestaña “Nuevo” y configure los siguientes campos básicos, teniendo en cuenta que primero deben revisar y definir los valores por defecto de Terceros, basta con pasarse a la pestaña «Valores por Defecto» o ir a la ruta «Parámetros» luego opción «Terceros» y por ultimo clic en la parte izquierda «Valores por Defecto», antes de crear un tercero por si algún campo de integridad varía.

A continuación se describen los diferentes campos que podrá diligenciar en este ventana:

Campo Descripción

Código Cédula o el NIT del Cliente. Se registra sin dígito de verificación, sin puntos, ni caracteres especiales. DV Dígito de verificación del Cliente, cuando está en el NIT. Si no lo requiere este campo puede quedar vacío. Naturaleza Tipo de sociedad a la cual pertenece el Cliente, es decir, si es persona Natural [N], o Persona Jurídica [J]. En este campo, el sistema permite seleccionar una de las dos opciones. De acuerdo a esta selección, el sistema habilita los campos para diligenciar los Nombres con Apellidos o en su defecto, la Razón Social. Primer nombre Primer nombre del Cliente. (Solo Terceros que son personas naturales). Segundo nombre Opcional. Segundo nombre del Cliente, solo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales). Primer apellido Primer apellido del Cliente. (Solo Terceros que son personas naturales). Segundo apellido Opcional. Segundo apellido del Cliente, solo para los casos que aplique. (Terceros que son personas naturales).

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Razón Social Nombre de la empresa. (Terceros que son personas jurídicas). Dirección Dirección del Cliente. Se recomienda que tenga la nomenclatura definida por la Administración de Impuestos para medios magnéticos. Teléfono Fijo Número telefónico del tercero. Teléfono Móvil Número telefónico del celular del tercero. Email Correo electrónico del tercero.

Es importante verificar la información requerida por la DIAN para generar la información exógena y si es necesario podrá modificarla posteriormente a través de la ruta «Parámetros», «Terceros».

Finalice dando clic en el botón “Aceptar”. A continuación el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de documento. No olvide que Mekano permite establecer Valores por defecto en documentos con el fin de agilizar el proceso.

Opciones Para Crear Terceros Al Vuelo

Las ventanas donde se activa la creación de terceros al vuelo son:

Menú «Parámetros», opción «Valores por Defecto», pestaña «Por Documento».

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Menú «Parámetros», opción «Tesorería», pestaña «Bancos».
Menú «Configuración», opción «Centros Labores», pestaña «Centros», campo «Mandatario».
Menú «Contable», opción «Movimiento Manual», pestaña «Movimiento Comprobantes».

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Menú «Contable», opción «Movimiento Automático», pestaña « Comprobantes».
Menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión», Pestaña «Nuevo»

Desde esta opción no se digita punto + Enter, debido a que siempre antes de iniciar la digitación de Movimiento desde el Menú Gestión, Mekano genera la ventana de Terceros para realizar su búsqueda o crear un nuevo tercero si es necesario.

Trucos De Manejo

Campos No obligatorios: Se deben configurar todos los Valores por Defecto para crear un Tercero desde Movimiento; es posible dejar vacíos únicamente los campos «Ejecutivo de Cuenta» y «Lista de Precios».
Campos Requeridos: Antes de configurar los Valores por Defecto es necesario verificar en las otras opciones de la aplicación, si ya están creados previamente.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, use la tecla [F1] o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión» dé clic en la opción «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

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Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados a este tutorial y sus enlaces:

Nombre Tutorial Pdf

Perfiles www.apolosoft.com/documentos/mekano/T027.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf
Valores por Defecto Terceros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T196.pdf
Terceros www.apolosoft.com/documentos/mekano/T004.pdf
Valores por Defecto Documentos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T203.pdf
Sociedades www.apolosoft.com/documentos/mekano/T010.pdf
Identidades www.apolosoft.com/documentos/mekano/T011.pdf
Movimiento Gestión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T048.pdf
Movimiento Contable www.apolosoft.com/documentos/mekano/T196.pdf

Cuestionario

Opciones de Mekano desde las cuales se puede activar la ventana Terceros al vuelo.

a. Menú«Parámetros», opción «Tesorería», pestaña «Bancos» b. Menú «Configuración», opción «Centros Labores», pestaña «Centros» c. Menú «Contable», opción «Movimiento Manual», pestaña «Movimiento Comprobantes». d. Menú «Contable», opción «Movimiento Automático», pestaña «Comprobantes». e. Menú «Gestión», opción «Movimiento Gestión», pestaña «Nuevo». f. Todas las anteriores

¿Cuál es la forma de activar la ventana Terceros al vuelo?

a. Identificando en cada ventana el campo “Tercero” y digitando un coma (,) + [Enter] b. Identificando en cada ventana el campo “Tercero” y digitando el nit del tercero c. Identificando en cada ventana el campo “Tercero” y digitando un punto (.) + [Enter] d. En cualquier campo de la ventana digitar un punto (.) + [Enter]

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Sitio Web: www.apolosoft.com