Rutina Consolidar Codigos - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 16/01/2018
Equipo Responsable: JR - LH TUTORIAL
Revisión y Aprobación: AS - DB CONSOLIDAR Y RE-ASIGNAR
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 16/01/2018 Responsables: JR - LH TUTORIAL Vo.Bo.: AS - DB CONSOLIDAR Y RE-ASIGNAR Rev.1.1 Versión 8 CÓDIGOS

Objetivo Aprender a unificar la información de dos códigos existentes en alguna de las ventanas de la aplicación y corregir inconsistencias ocasionadas durante la digitación cuando se han utilizado ambos códigos.

Ruta de Acceso Menú «Herramientas», Opción «Consolidar»

Descripción

El término «Consolidar» en Mekano significa, unir de manera automática toda la información de dos Códigos existentes; en otras palabras, con esta rutina el usuario podrá corregir fácilmente los códigos que haya creado por error en alguna opción del programa, relacionados directamente con la estructura de la empresa o contabilidad, para así optimizar, la generación de informes de tipo gerencial y en especial tributarios.

Ejecutando este proceso, será modificada automáticamente la información existente en el sistema y se afectarán los registros o el movimiento encontrado en ambos códigos, reemplazando en cada tabla el código erróneo por el correcto. Una consolidación no se puede revertir, por eso el usuario debe estar seguro y verificar que los parámetros indicados estén tal y como su empresa lo requiere (ver Requisitos Previos). Mekano también cuenta con una funcionalidad especial llamada «Reasignar», proceso que permite reemplazar un código ya existente por uno nuevo; en tal caso, el sistema realiza un recorrido por todas las ventanas y registros de movimiento para llevar a cabo el cambio requerido. Para esta operación no quedará huella en el sistema de quién o cuándo se realizó, porque este proceso sí es reversible. Si en algún momento necesita conservar esa huella, puede crear el nuevo código y utilizar la rutina «Consolidar».

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Herramientas» y la opción «Consolidar», asimismo, deberá contar con los permisos de Ejecutar Proceso, Insertar y Editar, que son asignados previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles»).

Pág.1/7

Gracias a que Mekano es un programa amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, puede observar en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno acompañado de una tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

IMPORTANTE: En esta ventana no está visible el botón para «Consolidar» dos códigos; bastará con oprimir la tecla [F8], la misma que es usada en el sistema para ejecutar procesos (ver más adelante Requisitos Previos).

Requisitos Previos

EVITAR BLOQUEO: Resulta importante cuidar el rendimiento del aplicativo, es decir, evitar operaciones que impacten la base de datos de manera inapropiada, por eso, antes de ejecutar una Consolidación o una Reasignación de Códigos, verifique que nadie más esté trabajando en dicha empresa o contabilidad, especialmente si se trata de una base de datos muy grande (con movimiento de varios años) o que justo en ese momento, varios computadores están conectados al servidor de mekano trabajando en dicha empresa.
COPIA DE SEGURIDAD: Debido a que el proceso de «Consolidar» es irreversible, antes de su ejecución se recomienda actualizar la «Copia de Seguridad», de tal forma, que si por algún motivo el proceso se interrumpe (fallas en el fluido eléctrico, apagón o bloqueo del equipo), o se cometió un error al consolidar la información, esta copia pueda ser restaurada.
ATRIBUTOS IGUALES: Es fundamental que los códigos que van a ser consolidados posean los mismos atributos o características, especialmente en aquellos campos de integridad, por ejemplo: para unir dos Terceros ambos deben tener la misma sociedad, la misma identidad, listas de precios, zona, entre otros; si es una Cuenta, los atributos deben ser iguales. En caso contrario, el sistema mostrará un mensaje de advertencia y es decisión del usuario continuar o no.
CÓDIGOS EXISTENTES: Debe digitar correctamente los dos códigos que desea consolidar; si el sistema detecta que alguno de ellos no existe, emitirá un mensaje de advertencia para su respectiva corrección.

Pág.2/7

Consolidar Códigos

Inserte un nuevo registro usando la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones ubicada en la parte inferior de la misma ventana y diligencie únicamente los siguientes tres campos:

Campo Descripción

Código Número autoincremental y de sólo lectura, que permite identificar cada registro en esta ventana. Nombre Campo de sólo lectura, inicialmente aparece el mensaje indicando que está ‘Sin consolidar’; una vez ejecutada la consolidación, quedará en este campo el nombre del código vigente, es decir, el que se encuentra en el campo “Actual”. Tabla Digite la opción del programa en la cual están configurados los dos códigos que van a ser consolidados. Dato que se puede seleccionar de la lista de tablas que posee el sistema y que se puede desplegar usando la tecla [F4]. Por ejemplo: Terceros, Cuentas, Referencias. Anterior En este campo se debe digitar el código errado, es decir, el código que posteriormente planea borrar; Recuerde que este código quedará sin información porque al finalizar el proceso, todo quedará reemplazado por el código «Actual» indicado en el siguiente campo. Actual Espacio para digitar el código correcto o definitivo, una vez ejecutado el proceso, allí quedarán los datos o información consolidada.

Luego de tener estos campos bien definidos, guárdelos con la tecla [F3] o con el botón “Grabar” y lleve a cabo el proceso mediante la tecla [F8].

De inmediato aparecerá un mensaje de advertencia para confirmar si está completamente seguro de ejecutar el proceso.

Cuando termina el proceso de «Consolidar», el sistema automáticamente llenará los siguientes campos y quedarán de sólo lectura:

Campo Descripción

Fecha En este campo quedará registrada la fecha y la hora en la que se ejecutó el proceso, dato tomado directamente del equipo Servidor, es decir, donde está instalado el Mekano Server.

Tablas Afectadas Corresponde a la cantidad de tablas que fueron modificadas, porque se reemplazó el código del campo anterior por el actual.

Estado Permite identificar en cada renglón que dicha consolidación ya fue procesada o ejecutada.

Usuario Aparece el código del usuario que realizó el proceso y que por ende, se hace responsable de la consolidación.

Pág.3/7

Al final del proceso, toda la información del código Anterior quedó reemplazada por el código Actual en todas las tablas afectadas, es así como el código anterior queda sin información asociada, listo para ser eliminado si así lo desea el usuario.

Editar: El sistema permitirá editar únicamente aquellos registros que no se hayan procesado; para modificar ubíquese en el campo, oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones, efectúe el cambio correspondiente y guarde con la tecla [F3].

Eliminar: Por seguridad, las consolidaciones realizadas y procesadas con la tecla [F8] no se podrán eliminar, con el fin de conservar un histórico de todos los cambios para futuras consultas.

RE-ASIGNAR UN CÓDIGO

A diferencia de la rutina «Consolidar», el proceso «Reasignar» permite reemplazar todo el movimiento de un código como Tercero, Cuenta, Banco, Referencia, etc, por otro que aún no existe, es decir, permite cambiar el código actual por uno nuevo. Gracias a la integridad de Mekano, dicho cambio se replica en todas las opciones, ventanas o tablas de la empresa, garantizando con ello que los resultados son confiables. Para reasignar, ubíquese en el código correspondiente y oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; luego de digitar el nuevo código correctamente, guarde con la tecla [F3]. De inmediato el sistema hará un recorrido por todas las tablas y en poco tiempo realizará dicho cambio, por eso se recomienda que en ese instante ningún otro usuario esté digitando movimiento en la empresa o contabilidad.

Pág.4/7

Huella Con Registro De Los Cambios

Cuando se consolidan Tablas del aplicativo, Terceros, Referencias, Cuentas, etc, Mekano crea una huella con el registro de la operación y genera un mensaje donde se muestran los cambios, indicando cómo estaban los datos en el campo anterior y como quedan en el campo actual, al final genera el número total de diferencias entre ambos registros y el sistema solicita que se confirme la operación teniendo en cuenta dichos cambios.

NOTA: En la parte inferior de la ventana aparece un campo de tipo ON/OFF, que permite activar e inactivar el historial de cambios según el registro donde esté ubicado el cursor

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[H]+[Y07]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado; en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, recordamos que todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»).
Irreversible: Como el proceso de «Consolidar» no se puede revertir, antes de su ejecución, genere una Copia de Seguridad de la empresa o contabilidad (ver «Copia de Seguridad») y verifique que ningún otro usuario esté trabajando en ella.
Filtros y Búsquedas: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede utilizar, por ejemplo, la Búsqueda Incremental, ubicándose en el campo «Anterior», «Actual» o «Nombre» según el caso, y digitar algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1], o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión» dé clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.

Pág.5/7

Barra De Función

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Pasos Para Consolidar Dos Códigos

Para «Consolidar» dos códigos realice los siguientes pasos:

Elabore una «Copia de Seguridad» de la información.
Verifique que ambos códigos tengan los mismos atributos o sus campos de integridad sean iguales.
Ingrese por el Menú «Herramientas», Opción «Consolidar».
Agregue un nuevo registro con la tecla [Insert] o utilice el botón Adicionar de la barra de funciones y diligencie los siguientes tres campos:

a. Elija la tabla correspondiente b. Escriba el código anterior, el cual es erróneo o incorrecto. c. Escriba el código actual, en el que va a quedar toda la información. 5. Oprima [F8] para ejecutar el proceso, no sin antes verificar que nadie más esté trabajando en esa empresa o contabilidad.

Elimine el código anterior, porque ya no posee información (opcional).

Pág.6/7

PASOS PARA RE-ASIGNAR UN CÓDIGO

Para «Re-asignar» un código realice los siguientes pasos:

Ubíquese en la opción donde se encuentra el código que va a reasignar.
Busque y elija el respectivo registro.
Estando en el campo código, con la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones, digite el nuevo código reemplazando el actual, no sin antes verificar que nadie más esté trabajando en esa empresa o contabilidad.
Guarde con la tecla [F3] o el botón Grabar de la barra de funciones.

Glosario

CONSOLIDAR: Unir automáticamente la información de dos códigos diferentes existentes en el sistema, que posean los mismos atributos.
REASIGNAR: Cambiar el código de la información que ya tiene movimiento a otro código nuevo.
CAMPOS DE INTEGRIDAD: Son códigos que se usan como requisito para definir campos en una ventana, los cuales fueron creados previamente en otra opción del programa.

Cuestionario

Antes de realizar la Rutina de Consolidación debe tener en cuenta:

a. El código anterior y el actual deben existir en el sistema. b. El usuario debe tener permiso para Ejecutar [F8]. c. Es recomendable realizar una Copia de Seguridad. d. Verificar que ningún usuario esté digitando movimiento e. Todas las anteriores.

Para Reasignar un código debe tener presente:

a. El nuevo código que se va a usar no puede existir. b. Se debe eliminar el código que se reasigna. c. El usuario debe tener permisos de Ejecutar. d. El proceso de reasignación es irreversible.

Pág.7/7

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com