Pucs - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 03/10/2017
Equipo Responsable: PG TUTORIAL
Código de Revisión: 1.0

Fecha: 03/10/2017 Responsable: PG TUTORIAL Vo.Bo.: PUCs Rev.1.0 Versión 8

Objetivo Conocer la forma de generar automáticamente en Mekano los diferentes Pucs que vienen prediseñados al crear una nueva empresa.

Ruta de Acceso Menú «Configuración», opción «PUCs»

Descripción

En Mekano existen varias maneras de crear el plan de cuentas, Automática, Manual, Extraer el PUC desde otras contabilidades creadas en Mekano y también a través de macros para insertar el puc desde otras aplicaciones, cada una de estas acorde a las necesidades de nuestros usuarios, en este caso se explica cómo generar el plan de cuentas de manera automática a partir de los catálogos de cuentas predefinidos: Puc Comerciantes, Puc Financiero, Puc Salud, Puc Seguros, Puc Solidario, Puc CGC (Catálogo General de Cuentas - Contabilidad General de la Nación) y Puc Financiero con Fines de Supervisión

Cada Puc posee una estructura en forma de árbol y las cuentas «Auxiliares» pueden estar desde los Niveles 4 en adelante, teniendo en cuenta que según la legislación Colombiana, todo plan contable deberá tener mínimo 3 «Niveles» o cuentas mayores, para presentar sus Estados Financieros.

Por ejemplo:

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Tipos De Cuentas

Es indispensable tener claridad acerca de los dos tipos de cuentas que se manejan; es importante saber diferenciar entre una cuenta de nivel y una cuenta auxiliar:

CUENTA DE NIVEL: También denominada Cuenta Mayor. Sirve para acumular saldos provenientes de otras cuentas del mismo grupo y que están ubicadas en un Nivel inferior. Éstas a su vez, acumulan movimientos registrados en una o varias cuentas auxiliares. Según el número de dígitos que posea la cuenta, el sistema asumirá su «Nivel» y la forma en que las cifras serán acumuladas.
CUENTA AUXILIAR: También denominada Cuenta de Movimiento. Son las únicas habilitadas para recibir movimiento, bien sea Débito o Crédito. Por consiguiente, para obtener los Estados Financieros de la contabilidad, el proceso que internamente Mekano realiza es muy simple: cada cuenta «Auxiliar» suma según su grupo en forma ascendente, buscando siempre su «Nivel» superior y así sucesivamente hasta llegar al mayor, es decir, al Nivel 1.

En ese orden de ideas, el Nivel de mayor importancia es el que posee menos dígitos en su «Código», y el Nivel más bajo, es el de mayor cantidad de dígitos. En otras palabras, según el cuadro anterior el Nivel 1 es el mayor y el Nivel 4 es el menor. Para Mekano los niveles serán entonces: 1, 2, 3, 4… y finalmente, el nivel 30 representa una cuenta Auxiliar, independientemente de la cantidad de dígitos que posea.

Al estructurar su Plan Contable verifique que las cuentas auxiliares queden siempre con la misma cantidad de dígitos. Se recomienda utilizar 8; En la medida en que los diversos niveles cuenten con el mismo número de dígitos, evitará inconsistencias en saldos al momento de imprimir reportes Contables por un nivel específico.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración», opción «PUCs» , asimismo, contar con los permisos que requiera como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Visualizar, que fueron fijados previamente por el usuario Supervisor. (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es amigable y de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros (ver «Ambiente de Trabajo»). Para mayor comprensión, en el siguiente recuadro aparecen los principales botones con su respectiva tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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En esta ventana de «PUCs» la mayoría de campos son de tipo selección, los cuales se activan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso.

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

MÉTODOS PARA LA CREACIÓN DE PLAN DE CUENTAS

Cuando se crea una nueva empresa en Mekano, la pestaña Plan de Cuentas Norma Local siempre queda vacía, con el fin de que cada usuario cree su propio plan contable, para ello podrá elegir entre los diferentes métodos que el aplicativo presenta:

GENERACIÓN AUTOMÁTICA PLAN DE CUENTAS

Para la ejecución de este método ingrese al menú «Configuración» opción «Pucs», en la parte superior de la ventana se observan varias pestañas que contienen los diferentes Pucs predefinidos, cada uno de estos ha sido configurado según el manejo de la mayoría de nuestras empresas y el usuario define si el puc que desea utilizar aplica o no en su organización:

Seleccione el Puc que desea utilizar dando clic en la pestaña correspondiente, para el ejercicio seleccionamos el PUC_COMERCIANTES, el cual se encuentra en la primera pestaña de la ventana PUCs, es el catálogo más utilizado por nuestras empresas y tiene como característica que ya están seleccionadas las cuentas de uso frecuente en la mayoría de empresas comerciales, tiene más de 5.000 cuentas creadas, de las cuales 1746 están activas y con los atributos básicos para registrar movimiento en Mekano, sin embargo si lo requiere podrá activarlas o inactivarlas según sus requerimientos, basta con seleccionar la cuenta y oprimir la tecla [F2] y utilizar el mouse o barra espaciadora.

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Observe que en este caso las cuentas auxiliares están creadas a 8 dígitos y que los códigos que corresponden a la Clase, Grupo, Cuenta y Subcuenta (hasta 6 dígitos) se encuentran marcadas como Nivel.

Importante: Desde la ventana PUCs también es posible crear nuevas cuentas auxiliares y de nivel, para hacerlo inserte un nuevo registro y configure los atributos según corresponda, tenga presente que la configuración de las cuentas que allí se realiza quedará fija para la generación del puc en las empresas que se crean posteriormente.

Los campos que se configuran es esta ventana son:

Campo Descripción

Código Campo numérico de 30 caracteres que sirve para identificar las Cuentas dentro del programa. Dato establecido según las normas tributarias que rigen la actividad de la empresa; Recuerde manejar el mismo número de dígitos en las cuentas auxiliares, para garantizar que los informes por niveles salgan correctamente.

Nombre de la Cuenta Campo alfanumérico de 80 caracteres, útil para identificar la cuenta en el programa. Corresponde a la descripción clara y resumida de la cuenta bajo la norma nacional (Colgaap). Se recomienda digitar el nombre en mayúscula y evitar las tildes, para facilitar las búsquedas en el programa.

Nivel Campo de tipo selección. Permite identificar si la cuenta acumula saldos o es auxiliar. Como Mekano crea automáticamente las cuentas de «Nivel» y el usuario sólo tiene que adicionar sus cuentas «Auxiliares», este campo por lo general debe quedar inactivo. Si por algún motivo necesita crear una cuenta de «Nivel», sólo deberá activar este campo, ya que los demás atributos deben quedar inactivos.

Activa Campo de tipo ON - OFF que al estar activado indica que la cuenta será generada o creada de forma automática en la pestaña plan de cuentas norma local.

NIIF Campo de tipo ON - OF que al estar activado indica que la cuenta será utilizada en transacciones bajo NIIF.

Los siguientes campos corresponden a los atributos de las Cuentas Auxiliares, por ser las únicas que pueden recibir movimiento. Dichos atributos se deben definir correctamente desde el comienzo, porque pensando en conservar la integridad de sus datos, Mekano no permitirá cambiar atributos a una cuenta que ya tenga movimiento. Ellos son:

Tercero Este atributo es muy útil cuando se requiere manejar información discriminada por Terceros y así detallar todas las personas naturales y jurídicas que hayan tenido movimiento por dicha cuenta, como es el caso de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos y en la gran mayoría, ingresos y gastos. Su validación depende básicamente del usuario, según su criterio y necesidad, para lo cual puede usar el mouse o la barra espaciadora.

Activo Asigne este atributo a las cuentas que se utilizan para manejar Activos Tangibles e Intangibles. Es útil para elaborar automáticamente las Depreciaciones, Amortizaciones y Deterioros de Activos. Se usa en la cuentas de Propiedad Planta y Equipo.

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Empleado Active este campo sólo si maneja el Módulo de Nómina de Mekano, en todas las cuentas de Sueldos, Provisiones, Cuentas de Aportes, entre otras. De esa forma, podrá expedir los certificados, aportes y demás.

Centro Se puede considerar el Centro de Costos como una imputación adicional a cualquier cuenta, con el objetivo de discriminar movimientos realizados por una subdivisión, sucursal o departamento de la empresa; mediante su activación, el sistema solicitará desde la ventana de «Movimiento» el respectivo Centro de Costos para efectuar el asiento y con base en lo anterior, podrá obtener «Reportes» más detallados y hacer cruces de información. Si se van a manejar Centros de Costos en la contabilidad, se recomienda activar este atributo en todas las cuentas de ingresos, gastos y costos. Si además, necesita generar un Balance discriminado por Centros de Costos, se requiere que todas las Cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio manejen este atributo con el fin de garantizar información consistente.

Labor Este atributo puede ser complementario al campo anterior y su uso o activación depende si desea manejar información detallada por cada Labor realizada, según su Centro de Costos. En otras palabras y a manera de ejemplo, cuando se trata de una granja, podemos dividirla en lotes y en cada lote se realiza una labor de siembra, de riego, de recolección, entre otros. De esta manera al momento de digitar un gasto, el sistema preguntará la labor a la cual corresponde.

Base Este campo se activa especialmente para las cuentas de impuestos y retenciones donde se requiere manejar base gravable, por ejemplo: las cuentas de IVA, Rete Fuente, Rete Iva o Rete Cree. En Colombia es indispensable para expedir los certificados tributarios, anexos, declaraciones de impuestos y medios magnéticos para la DIAN. Si este atributo queda activado, deberá definir los siguientes dos campos.

Porcentaje Es la Tasa o valor porcentual aplicado a los movimientos en las cuentas que manejan «Base». En este campo se indica el porcentaje que se va a calcular automáticamente al registrar movimiento en dicha cuenta. Por ejemplo: al momento de crear la «Cuenta» Retención en la Fuente por Honorarios, aparte de validar el campo anterior, debe digitar aquí el número 10, para que el sistema calcule en movimiento contable su 10%. Nota: Si en algún momento el gobierno cambia este porcentaje, recuerde que también debe modificar este dato.

Tope Este dato por lo general queda en ceros; sólo se define para las cuentas de retención según la tabla tributaria vigente. Dicha cifra servirá para que el sistema calcule el valor del impuesto a retener, por lo tanto, si el valor digitado en movimiento supera este Tope, aparecerá el valor débito o crédito, de lo contrario, no se hará ningún cálculo. Este valor es útil para organizar fórmulas en los patrones de contabilización automática (ver «Cartera Contable»).

Nota: Si está utilizando el Módulo de Gestión Administrativa y desde allí se afecta automáticamente esta cuenta, estos dos últimos atributos no se tienen que configurar.

GRABAR: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación y antes de salir de la ventana, deberá guardar el registro con la tecla [F3] o con clic en el botón Aceptar ubicado en la barra de funciones, o si prefiere, también puede oprimir la tecla [Flecha Arriba].

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EDITAR: Para modificar una Cuenta basta con usar la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones. Luego de realizar los cambios que requiere, recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

NOTA: Desde la versión 7.2 cada que un usuario modifica una cuenta, Mekano guarda un historial de cambios y se puede consultar sus detalles desde la ventana «LOG Cambios» que aparece en el menú «Herramientas».

ELIMINAR: Para borrar una Cuenta use la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones, y finalmente, confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo Eliminar en su Perfil.

Funcionalidad Botones De La Ventana

En la parte superior de la ventana se encuentran los botones “Vista Previa”, “Activar Todo”, “Inactivar Todo” y “Generar Puc”.

Vista Previa

Al dar clic en este botón se genera en pantalla el catálogo de cuentas con sus respectivos atributos, el usuario puede adaptar a su gusto la información para consultarla y/o imprimirla, aprovechando la cantidad de opciones disponibles en la parte superior de la ventana o activando con clic derecho el recuadro que contiene las opciones de configuración más comunes, para finalmente guardar o imprimir la información tal y como el usuario la requiera.

La vista previa tomará la misma presentación de la ventana principal, es decir, los campos visibles en ese momento.

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Activar Todo

A través de esta opción podrá marcar automáticamente todas las cuentas existentes en los catálogos de cuentas, primero se elige la pestaña que contiene el PUC que requiere activar y luego da clic en el botón «Activar Todo».

Inactivar Todo

A través de esta opción podrá desmarcar automáticamente todas las cuentas existentes en los catálogos de cuentas, primero se elige la pestaña que contiene el PUC que requiere inactivar y luego da clic en el botón «Inactivar Todo».

Importante:

Si por error ejecuta la opción «Inactivar Todo» o «Activar Todo» estando ubicado en la pestaña «Comerciantes», es decir, altera las cuentas que vienen por defecto marcadas, puede hablar con el Supervisor del sistema para que ejecute en el menú Empresa del Mekano Server, la rutina «Restaurar PUCs» y recuperar así el archivo PUCs que viene predefinido, en caso de duda, consulte con su técnico de soporte.

Después de adaptar las cuentas a las necesidades de su empresa, de clic en el botón “Generar Puc”; este proceso presenta dos alternativas que dependen de la activación del campo “Incluir cuentas marcadas” que aparece en un recuadro generado por Mekano:

Incluir cuentas marcadas Activado: De esta forma Mekano traslada todas las cuentas que tengan marcado el atributo “Activa”, hacia la pestaña “Plan de cuentas norma local”, ubicada también en el menú «Configuración».

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Desde la ventana “Cuentas” también será posible crear nuevas cuentas Auxiliares y de Nivel, configurando además de los atributos explicados anteriormente los campos que permiten adaptar la herramienta a otros módulos y generar rutinas propias del módulo contable. Ver Plan de Cuentas.

CREAR EL PUC DE FORMA MANUAL - Incluir cuentas marcadas Inactivado: De esta forma Mekano sólo asocia el puc, es decir que tomará como base el puc seleccionado para que al crear las cuentas auxiliares de forma manual desde la ventana “Cuentas”, se cree automáticamente el árbol con las cuentas de nivel.

Con lo anterior, al ingresar a la ventana “Cuentas” se observa que el puc generado como base no está visible.

Sin embargo al momento de crear manualmente las cuentas auxiliares, y dar clic en el botón “Refrescar” se observarán las cuentas de Nivel correspondientes.

Nota: Estas cuentas podrán ser borradas siempre y cuando no tengan movimiento, para hacerlo basta con seleccionar la cuenta y dar clic en el botón (-) o a través de la tecla [Supr].

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Eliminar el PUC generado

Si decide eliminar todos los registros generados en la ventana “Cuentas” podrá hacer uso de la siguiente rutina:

Ingrese al menú «Herramientas» opción «Procesos», digite en la banda buscar de la parte superior la palabra PUC , y de clic en el botón buscar, luego de clic en el botón (+) que antecede el módulo contable, de igual forma en grupo: Rutinas irreversibles del sistema y seleccione el proceso “BORRA PUC Y PLAN CONTABLE CUANDO HA SIDO CREADO POR ERROR”. A continuación de clic en el botón “Procesar” u oprima la tecla [F8], digite la clave de procesos y espere hasta que se genere el mensaje “Proceso Concluido”.

Finalmente ingrese a la ventana “Cuentas” y de clic en el botón refrescar para actualizar los cambios generados.

Recuerde

Si en su contabilidad va a utilizar el PUC de Comerciantes, en esta versión ya trae listas y marcadas todas las cuentas más comunes, observe que a 8 dígitos aparecen las cuentas auxiliares con los atributos sugeridos, en este caso para su creación automática, el usuario tan sólo deberá verificarlas.
Esta ventana es de libre parametrización, cada asesor contable puede en cualquier momento activar, inactivar, eliminar, asignar atributos o crear más niveles.
Cualquier tipo de cambio que se realice en esta ventana, quedará establecido por defecto y será visible en todas las empresas. Como mayor ventaja, dicha adaptación o configuración aplica para todos los planes de cuenta que de hoy en adelante se creen automáticamente en Mekano.
Si en su contabilidad ya tiene un plan de cuentas definido o tiene al menos una cuenta creada, este proceso no hará ninguna creación, en caso tal, consulte a un técnico de soporte.
Tenga en cuenta que todas las cuentas creadas para el manejo de Norma Internacional deben tener marcado el atributo NIIF.

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EXTRACTAR EL PLAN CONTABLE DESDE OTRA EMPRESA DE MEKANO

Si ya tiene su plan contable bien organizado en otra empresa, lo puede trasladar automáticamente, para ello ingrese al Mekano Server y seleccione la pestaña «Empresa», opción «Extractar», en la ventana que se activa debe indicar 2 empresas: Origen y Destino, cuyo único requisito es que el plan de cuentas en la empresa destino esté completamente vacío, finalmente dar clic en el botón «Cuentas»; a continuación podrá consultar desde el menú «Configuración», Opción «Cuentas». No olvide refrescar la ventana, con el respectivo botón o las teclas [Shiȅ]+[F3].

UTILIZAR MACROS PARA INSERTAR EL PUC DESDE OTRAS APLICACIONES

Si requiere que Mekano utilice otro Plan Contable diferente a los predefinidos y a los que están creados en otras empresas de Mekano, debe solicitarlo mediante nuestra plataforma de soporte virtual: www.apolosoȅ.com/soporte, debido a que se trata de un proceso que realizan directamente nuestros ingenieros de soporte.

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido Ventana PUCs: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[U]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Acceso Rápido Ventana Cuentas: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[E]+[C]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ordenar por Campo: Para ordenar el Plan Contable según el código de la Cuenta, dé clic sobre la columna «Código». Lo mismo puede hacer con cualquier columna de esta ventana.
Nombre NIIF: Este dato lo mostrará en los balances comparativos; de no configurarlo tomará el nombre que tenga definido en la columna «Nombre de la Cuenta».
Afectación Módulos: Además de digitar movimiento por el Módulo Contable a las cuentas auxiliares, éstas son la base para la configuración de los demás módulos del Mekano ERP. Cuando se trata de convertir transacciones en asientos tipo débito y crédito, Mekano lo hace de manera correcta y automática.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1], o sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

A continuación, un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Plan de Cuentas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T001.pdf
Ambiente de Trabajo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T226.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro actual [Supr] Eliminar registro actual

[F3] Guardar registro actual [F6] Vista Previa

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

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Barra De Función De Mekano

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana (ver siguiente imagen). Tenga en cuenta que para trabajar y realizar operaciones, el usuario que ingrese a esta ventana debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

Glosario

ATRIBUTOS: Son cada una de la propiedades que se le deben asignar a una cuenta, con el fin de hacer un buen uso de la información procesada en el programa.
PATRONES DE CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA: Son modelos de la codificación de un documento, y fueron diseñados para ahorrar tiempo al momento de digitar comprobantes similares en el Módulo de contabilidad.
CUENTAS DE NIVEL: O Mayores, son aquellas que se encargan de recibir y acumular movimiento de otras cuentas ubicadas en un nivel inferior.
CUENTAS AUXILIARES: O de Movimiento, son las únicas a las que puede ingresar movimiento, bien sea Débitos o Créditos, asimismo, son las únicas que pueden manejar atributos.

Cuestionario

Para crear automáticamente el Plan de Cuentas para Comerciantes que trae predefinido el sistema se debe:

a. Crear la cuenta auxiliar con todos su atributos y luego Refrescar. b. Ingresar a la ventana «PUCs», dar clic en pestaña «Comerciantes» y clic en «Generar PUC». c. Utilizar la opción «Extraer» desde el Mekano Server. d. Ninguna de las Anteriores

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Para Extractar el Puc existente en otra empresa de Mekano se debe:

a. Ingresar a Mekano Server y seleccione la pestaña «Empresa» b. Dar clic en la opción «Extractar» c. Indicar 2 empresas: Origen y Destino d. Dar clic en el botón «Cuentas» y confirmar la operación. e. Todas las anteriores

Los Métodos que existen en Mekano para crear el Puc son:

a. Manual, Automático, Extractar y a través de Macros para traerlo desde otra base de datos. b. Manual, Automático y Extractar c. Automático, Extractar y a través de Macros para traerlo desde otra base de datos. d. Sólo Automático desde el botón Generar Puc.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com