Parametros Patrones -Contabilización Automática - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 13/10/2017
Equipo Responsable: JG - JS TUTORIAL
Código de Revisión: 1.5

Fecha: 13/10/2017 Responsables: JG - JS TUTORIAL Vo.Bo: MG - TH - DB PARÁMETROS PATRONES Rev: 1.5 Versión 8

Objetivo Conocer el proceso de configuración de Mekano para ejecutar la contabilización automática a partir de patrones, reemplazando el proceso de digitación manual.

Ruta de Acceso Menú «Configuración», opción «Parámetros Patrones»

Descripción

Los denominados «Patrones de Contabilización Automática» son modelos de codificación por tipo de documento, diseñados para disminuir al máximo, el tiempo utilizado al momento de digitar comprobantes similares en la contabilidad; de tal forma que la persona encargada de digitar movimiento no requiere tener conocimientos contables y tributarios, lo anterior permite agilizar las labores repetitivas de dicho proceso y pasar de digitar cada registro manualmente, a realizar una rutina automática que distribuye todos los registros contables previamente parametrizados.

Los Patrones deben ser parametrizados una sola vez, por un usuario con conocimientos en el área contable y tributaria de la empresa de la correcta parametrización dependerá el éxito de cada contabilización.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Configuración» y la opción «Parámetros Patrones», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario SUPERVISOR (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, acompañados de su tecla rápida:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shiȅ +F3]

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Además, en el Mekano también pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro:

Campo Activado (activo o marcado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Configuración De La Rutina

Existen algunos requisitos fundamentales que debe tener en cuenta antes de crear un Patrón :

Paso No 1 CONFIGURACIÓN INICIAL

a. Verificación atributos plan de Cuentas: ( Si manejan Centros de costos, Activos, Terceros y Cartera ) Ver plan de cuentas.

b. Configuración de Documentos: Los documentos que serán utilizados en la contabilización automática, deben tener activos los siguientes atributos de acuerdo al grupo al cual corresponden, es decir si es compra o venta. Ver documentos

Documentos grupo compra:

Documentos grupo venta:

Nota: Las nuevas empresas creadas en Mekano incluyen la configuración de los documentos con los requisitos necesarios para la contabilización automática.

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c. Configuración de Terceros (Tipo Sociedad)

El tipo de sociedad es de gran importancia para el manejo de los patrones de contabilizacion automática, debido a que el sistema toma como base el tipo de sociedad del tercero para calcular los impuestos y retenciones que se generan en cada transacción . Ver Sociedades Tributarias y Terceros.

d. Configuración Tributaria Impuestos

Para que el sistema calcule de forma automática los impuestos y los contabilice en las cuentas correspondientes, estos se deben configurar previamente. Ver Tipo de Impuestos.

e. Configuración Tributaria Retenciones

Para que el sistema calcule de forma automática las retenciones impuestos y las contabilice en las cuentas correspondientes, estas se deben configurar previamente . Ver Tipo de Retenciones.

Paso No 2 CONFIGURACIÓN DE LOS PATRONES

Para configurar los patrones, ingrese al menú «Configuración» Opción «Parámetros Patrones» Botón «Patrones», allí encontrará la estructura base prediseñada con los Patrones más comunes, los cuales aparecen disponibles al momento de crear una nueva empresa. Dichos Patrones modelo son: Factura de Compra, Devoluciones en Compra, Factura de Venta, Devoluciones en ventas, Comprobante de Egreso, Recibo de Caja y Causación de Gastos varios y gastos servicios públicos. Cada usuario debe asignar sólamente en la columna [CTA CONTRA], las cuentas contrapartida que correspondan a la transacción.

Para crear un nuevo patrón utilice la tecla [Insert] de su teclado o con el botón [+] de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico de diez caracteres donde el usuario digita el código de patrón, se sugiere que este tenga relación con el tipo de documento a contabilizar.

Nombre Digite el nombre asignado al patrón de contabilización.

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Tipo Digite o seleccione el tipo de documento donde será digitado el patrón de contabilización. Util Ice la búsqueda asociada por código o por nombre.

Cuenta Contra Digite la cuenta contable o contrapartida a utilizar para efectos del manejo de partida doble en la transacción, en otras palabras, es la cuenta donde debe ir el resultado final de dicha transacción. Ejemplo 130505 en Ventas y 220505 en Compras.

Descripción cuenta Campo automático donde el sistema asigna el nombre de la cuenta Contra. contrapartida

PASO No 3 CREAR LOS CONCEPTOS Y ASIGNARLOS AL PATRÓN

Después de crear los patrones y asignar la cuenta contrapartida, es necesario definir los conceptos, que corresponden a los registros que contiene cada transacción, desde allí se asigna la cuenta partida, según su naturaleza (Débito o Crédito) y la cuenta a utilizar en descuentos; en el mismo renglón se debe ligar el impuesto creado desde el menú «Configuración», Opción «Tributaria Impuestos» y el esquema de retención creado desde el menú «Configuración», Opción «Tributaria Retenciones».

Al crear una nueva empresa en Mekano, encontrará en esta ventana los conceptos más comunes, los cuales el usuario puede modificar o incluso insertar si así lo requiere.

Nota: Cuando la operación a realizar involucra diferentes tipos de impuestos, es necesario crear nuevos conceptos donde se especifican las cuentas y el impuesto.

Para el cálculo de las Retenciones en la fuente, Retencion por Iva y Retención Cree, se debe elegir según criterio contable, el documento donde estas serán aplicadas: bien sea Documento Principal (Factura de Venta - Factura de Compra) o Documento Secundario (Recibo de Caja - Comprobante de Egreso), si se elige el documento principal se deben utilizar las columnas Impuesto y Esq Retención y si se trata del documento secundario es necesario utilizar la columna “Retención en secundario”.

Como requisito para calcular retenciones en el documento secundario, se debe crear un concepto por cada retención, teniendo en cuenta que en el campo signo se debe elegir la opción “Ninguno” y en la columna “Retención en Secundario” se debe seleccionar la retención a practicar (Recuerde que dicha retención ya debe tener asignadas las cuentas desde la opción Tributaria Retenciones, por esta razón no es necesario digitar aquí la cuenta).

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Posteriormente podrá verificar si la configuración del patrón se ha realizado correctamente, justo al dar clic en el botón Plantilla, el sistema despliega toda la información que corresponde a las cuentas, su naturaleza, atributos y los impuestos y en la parte final la columna «Válido» indica si existen o no inconsistencias. Cuando el campo está inactivo quiere decir que es necesario revisar la parametrización del patrón y corregirlo.

Pestaña Variables

Luego de tener creados los conceptos, se deben ligar al patrón que correspondan, para ello encontrará en la parte inferior de la ventana , la pestaña Variables.

Para asignar los conceptos utilice la tecla [Insert] de su teclado o el botón [+] de la barra de funciones y configure los campos:

Concepto: Digite el código del mismo o realice la búsqueda por asociación, digitando algunas letras del código o el nombre y oprimiendo la tecla [Enter]

Pestaña Prorrateo

Corresponde a una nueva funcionalidad, útil para aquellas empresas que requieren cambiar la contabilización previamente establecida en el Patrón. Por ejemplo para las empresas que manejan Costos ABC, es una herramienta que le permite cambiar la distribución de los centros de costos, llevando un porcentaje a otras cuentas. Para ello configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Cta Origen Digite la cuenta donde se realiza la contabilización inicial.

Cta Destino Digite la cuenta hacia donde desea trasladar la contabilización inicial.

Centro Digite el código del centro de costos al cual desea asignar la nueva contabilización.

Factor Porcentaje del valor total que será prorrateado para este registro débito o crédito.

Descripción cta Origen Campo de sólo consulta, el sistema muestra allí el nombre de la cuenta origen.

Descripción cta Destino Campo de sólo consulta, el sistema muestra allí el nombre de la cuenta destino.

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PASO No 4. EJECUTAR EL PROCESO

Contabilice sus transacciones de forma automática ingresando al Menú «Contable» Opción «Movimiento Automático», el sistema muestra en pantalla los patrones creados, seleccione el patrón a contabilizar y luego de clic en el botón comprobantes. Ver proceso completo en el tutorial Digitación Contable con Patrones.

A partir de la versión 8 de Mekano, se presenta un cambio de gran importancia en el Módulo Contable (Movimiento Automático), que corresponde a la validación previa de la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual. Siempre al dar clic en el botón «Movimiento Automático», el sistema validará que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se actualicen los datos.

IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de forma automática ingresando al Menú «Configuración», opción «Impuestos» o «Retenciones», a través del botón «Procesos», Opción «Actualiza Histórico». Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado.

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Tutoriales Relacionados

Plan de Cuentas www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T001.pdf
Configuración Documentos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T222.pdf
Sociedades Tributarias www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T010.pdf
Tributaria Impuestos www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T021.pdf
Tributaria Retenciones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T019.pdf
Digitación Contable con Patrones www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T218.pdf

Teclas De Función

Las teclas más usadas en esta ventana de cuentas son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro [Shif]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[F] Modo ficha

[Supr] Eliminar registro actual [Ctrl]+[L] Modo lista

NOTA: Ver aquí teclado completo

Barra De Función

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Resumen Paso A Paso

Para Configurar Patrones de Contabilización Automática

Configuración Inicial: Verificar atributos plan de cuentas, configurar documentos (Grupo compra y Venta), asignar correctamente el tipo de sociedad de los terceros, configuración tributaria de impuestos y retenciones,
Configuración de los patrones: Menú «Configuración », Opción «Parámetros Patrones» , crear los patrones de contabilizaciòn ligando el tipo de documento y asignando las cuentas contrapartida.
Crear los conceptos, asignar el signo débito o crédito, tipo de impuesto, esquema de retención y las cuentas contables según corresponda. Finalmente fijarlos a cada patrón .
Ejecutar el proceso ingresando al Menú «Contable», Opción «Movimiento Automático».

Cuestionario

Para calcular los impuestos y retenciones que se generan en cada transacción, el sistema se basa en:

a. Las Cuentas Contables b. Los Documentos c. El Tipo de Sociedad asignado a cada tercero d. Ninguno de los anteriores

Opción que permite verificar si la configuración del patrón se ha realizado correctamente:

a. Conceptos b. Variables c. Prorrateo d. Plantilla

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoȅ/patrones.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com