Montaje Saldos Iniciales Contabilidad - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 12/10/2017
Equipo Responsable: FA - JS TUTORIAL
Revisión y Aprobación: PG - DB MONTAJES SALDOS INICIALES DE
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 12/10/2017 Responsables: FA - JS TUTORIAL Vo.Bo.: PG - DB MONTAJES SALDOS INICIALES DE Rev.1.1 Versión 8 CONTABILIDAD

Objetivo Aprender a digitar los Saldos Iniciales de la Contabilidad, según la estructura de las cuentas y sus diferentes opciones.

Ruta de Acceso Menú «Contable», opción «Movimiento Contabilidad»

Descripción

El Montaje de los Saldos Iniciales, permite digitar los registros contables que se realizan al iniciar la apertura de una empresa o contabilidad. Si la empresa o contabilidad tiene varios años de creada, son los saldos finales del periodo anterior a la fecha en la que se pretende iniciar la Sistematización contable. Se registran todos los movimientos Débitos y Créditos, discriminados uno a uno, según los atributos establecidos en el plan de cuentas. Gracias a ello podrá generar ilimitadas Consultas e Informes teniendo su fecha de digitacion como base o saldo anterior de la nueva contabilidad .

Además, si la empresa requiere incorporar áreas como Facturación, Cartera, Recaudo, Inventarios, entre otros, Mekano como Sistema Integral de Gestión Empresarial (ERP), le permite asociar las cuentas de Inventarios, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Cajas y bancos donde se digitan saldos globales con la discriminación detallada que debe llevar cada Módulo.

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Contable» y la opción «Movimiento Contabilidad», además, que estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Borrar, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, entre otros, los cuales son fijados previamente por el usuario SUPERVISOR, quien tiene la facultad para activar o restringir. (ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un soȅware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno acompañado de una tecla rápida:

Nuevo [Enter] Grabar [F3] Editar [F2] Eliminar [Supr]

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Antes de digitar sus Saldos Iniciales de Contabilidad es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

★ Plan de Cuentas: Las cuentas del balance a digitar deben estar creadas correctamente desde el Menú «Esquemas», opción «Parámetros Contabilidad», pestaña «Cuentas» (ver «Plan de Cuentas»).

★ Documento de apertura: El Documento de Apertura debe estar creado desde el Menú «Parámetros», opción «Documentos» y adicionalmente, debe tener marcado el atributo ‘Activo en Contabilidad’ (ver «Documentos»)

★ Activar Documento: Según el perfil asignado al usuario, activarlos desde el menú «Parámetros», opción «Usuarios», submenú «Perfiles», pestaña «Documentos Disponibles» (ver «Documentos por Usuario»).

Ingrese por «Movimiento Contabilidad», donde podrá observar una ventana Informativa con los documentos habilitados para digitar en el Módulo Contable, con información relacionada de cada uno de ellos (ver «Movimiento Contable»):

NOTA: Mekano trae por defecto creado, configurado y activado el Documento AP (Comprobante Apertura Contable); si requiere utilizar otro lo puede hacer teniendo en cuenta las condiciones explicadas anteriormente.

Adicionar: Seleccione el documento de Apertura Contable AP, o el que que vaya a utilizar, y oprima [Ctrl]+[N] o con el botón «Nuevo» de la barra superior.

Digitación Encabezado Del Comprobante

Campo Descripción

Es el código del Documento que el sistema trae por defecto, de acuerdo al comprobante Tipo seleccionado previamente. No se puede cambiar; si va a digitar un comprobante con tipo distinto debe presionar la tecla [Esc].

Código del prefijo asociado a la transacción. El sistema asigna el prefijo de la ventana anterior, de acuerdo al comprobante seleccionado previamente con la tecla [Enter]; puede cambiarlo, usando Prefijo la búsqueda asociada al campo, digitando una parte de la palabra o el signo porcentual y la tecla [Enter]. Identifica el comprobante. Aparece un número negativo (automático del sistema), que puede ser reemplazado manualmente por el número que corresponda. Si maneja consecutivo automático Número debe estar asignado el generador desde la opción «Parámetros», «Documentos», «Consecutivos» (ver«Consecutivos») o manejar consecutivo automático transitorio INC (ver «Ver INC»). Fecha con la que quedará el comprobante. Generalmente trae por defecto la fecha actual. (Tener Fecha en cuenta el rango permitido para este usuario. (Ver«Periodos»). Opción que permitiría transformar las transacciones que se realizan bajo norma Local, en Norma Escenario Internacional. Si no es necesario, digite el Escenario por defecto NA.

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Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. (Este campo será obligatorio si el Tercero Sede tiene sedes configuradas por «Parámetros», «Terceros», «Sucursales»). (Ver«Sucursales»). Nota Digite una descripción general del comprobante de hasta 80 caracteres alfanuméricos.

Si existen diferencias entre débitos y créditos mientras se realiza el movimiento, el valor queda en Diferencia color rojo (campo informativo automático).

Después de diligenciar estos campos, presione la tecla [Enter] para activar la banda de registros de movimiento.

Adicione la información que solicita el sistema de acuerdo a los atributos de las cuentas. Avance con la tecla [Enter] para ubicarse en los campos que debe completar; active la búsqueda asociada en cualquiera de los campos, digitando parte del nombre, o use el símbolo porcentaje [%] y la tecla [Enter] para elegir. Finalmente, asigne los siguientes campos:

DIGITACIÓN REGISTROS DEL MOVIMIENTO DE APERTURA

Campo Descripción

Es el código de la Cuenta Contable previamente creada desde el menú «Esquemas», Cuenta opción «Parámetros Contabilidad», pestaña «Cuentas» (Ver «Cuentas»). Nombre de la cuenta El sistema lo asigna automáticamente según el nombre asociado a la cuenta.

Descripción de máximo 80 caracteres relacionada con la transacción o con el movimiento Nota que se digita. Esta es la nota que saldrá al consultar sus auxiliares. Digite el código que identifica a la persona sobre la cual se aplica el asiento contable; debe estar creado desde el Menú «Parámetros», opción «Terceros». Este campo es solicitado Tercero únicamente si la cuenta auxiliar a digitar tiene este atributo, de lo contrario, será omitido por el sistema y pasará al campo siguiente. (Ver«Terceros»). Código del Activo sobre el cual recae el asiento contable. Este campo se solicita Activo únicamente si la cuenta auxiliar tiene el atributo «Activo». Debe estar previamente creado desde el menú «Contable», opción «Activos». (Ver «Activos»).

Código del Centro de Costos sobre el cual recae el asiento contable. Este campo se solicita únicamente si la cuenta auxiliar tiene el atributo «Centro». Debe estar previamente Centro creado desde el Menú «Esquemas», opción «Parámetros Contabilidad», pestaña «Centros» (Ver «Centros»). Define el código del empleado sobre el cual recae el asiento contable. Este campo se solicita únicamente si la cuenta auxiliar tiene el atributo «Empleado», y solo es necesario Empleado si se maneja el módulo de Nómina. Debe estar previamente creado desde el menú «Contable», opción «Activos». (Ver «Personal»).

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Base de impuestos o retención sobre la cual el sistema calculará el Porcentaje. Base Previamente establecido en «Esquemas», «Parámetros Contabilidad»). Este campo se solicita únicamente si la cuenta auxiliar tiene el atributo «Base». (Ver «Cuentas»).

Valor débito que afectará la transacción. Al pasar al siguiente renglón el sistema Débito automáticamente sugiere el valor del campo «Crédito», si digita primero este campo y lo calcula con la suma interna de los valores de cada registro al diligenciar cada renglón. Valor crédito que afectará la transacción. Al pasar al siguiente renglón el sistema Crédito automáticamente sugiere el valor del campo «Débito» si digita primero este campo y lo calcula con la suma interna de los valores de cada registro al diligenciar cada renglón.

OTROS CAMPOS:

Para visualizar otros campos como Nombre Tercero, Nombre Centro, Nombre Activo y Nombre Empleado, dé clic en el botón «Opciones», y active los campos que desea tener en pantalla; estos Nombres aparecerán dependiendo de si cada cuenta maneja o no, el atributo respectivo; son sólo transitorios por lo que la próxima vez que ingrese a Movimiento Contable, el sistema solo mostrará el Nombre de la cuenta que estará siempre señalada por defecto.

NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo Adicionar a un Usuario desde su Perfil, es así como, en Mekano es posible tener Usuarios de sólo consulta que no pueden alterar la información existente en la empresa o contabilidad (ver «Perfiles»).

Grabar: Para guardar el registro, presione la tecla [F3] o dé clic en el botón Aceptar de la barra de funciones; si lo prefiere, use la tecla [Flecha Arriba].

Editar Comprobante De Saldos Iniciales

Editar: Para modificar el encabezado, o los registros, use la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones; recuerde usar la tecla [F3] para Grabar.

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Tenga en cuenta que el sistema solo permite modificar los Comprobantes que NO están bloqueados. Si necesita editar un comprobante bloqueado, realice la búsqueda de este ingresando al menù «Contable», Opción «Movimiento Manual», Botón «Documentos», ubique el tipo de documento (AP) a desbloquear y de clic en el botón «Comprobantes», ubique el número de comprobante a desbloquear y utilice la tecla [Enter] o dé clic en «Movimiento». El sistema solicita la clave de procesos asignada por el supervisor, oprima [Enter] y realice los cambios. (Ver «Bloqueo y Desbloqueo»).

Eliminar Los Saldos Iniciales

Eliminar: Para borrar un comprobante que no tiene registros digitados, presione la tecla [Supr] o el botón Eliminar de la barra de funciones y confirme la operación. Puede realizar este mismo proceso para eliminar cualquier registro de los saldos iniciales. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Eliminar» en su Perfil.

Para eliminar el Comprobante de Saldos Iniciales, si tiene uno o varios registros, ingrese por el Icono «Automáticos», dé clic en «Borrar Comprobante». Digite en «Permiso de Usuario» la clave de Procesos del Usuario propietario del documento y confirme la operación. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo «Eliminar» en su Perfil.

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, oprimiendo de manera secuencial las teclas [Alt]+[A]+[M]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Valor Fuera de Rango : Cuando el sistema genera el mensaje de alerta: ‘Valor fuera de rango’ en el campo «Fecha», significa que su documento de apertura tiene fecha inferior al rango al establecido en el menú «Parámetros», opción «Usuarios», pestaña «Períodos». (Ver «Periodos»).
Fecha de cierre: Cuando el sistema genera el mensaje de alerta: ‘La fecha del comprobante es inferior a la de cierre’, en el campo «Fecha», significa que su documento de apertura tiene fecha inferior al establecido en el menú «Consultas», opción «Reconstruir», icono «Cierres». (Ver «Reconstruir - cierres»).

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Nulo En: Cuando el sistema genera el mensaje de alerta: ‘NULO EN …’ al digitar un registro de movimiento, significa que hay un campo sin digitar que no puede quedar en blanco .
Bloqueo: Al terminar el comprobante con [F7], se bloqueará en pantalla para evitar modificaciones.
Crear Tercero al Vuelo: Si el Tercero no existe, puede crearlo directamente digitando la tecla punto (.) y [Enter].

Sólo si posee el permiso respectivo desde el perfil de usuario podrá crear los terceros al vuelo (ver «Perfiles»). El sistema generará una ventana con tres pestañas:

Buscar: Verifique si el Tercero existe o no en Mekano.
Valores por Defecto: Complete los datos obligatorios: País, Municipio, Tipo de Sociedad, Identidad, Actividad Económica, Zona, que deben ser asignados a cada Tercero.
Nuevo: Proporcione los datos generales del Tercero y oprima la opción «Aceptar».

Saldos Iniciales de Depreciaciones: Si en sus saldos iniciales trae valores en las cuentas de Depreciación Acumulada (1592xxxx) estos valores no deben digitarse junto con el documento de apertura, sino en el documento DP (Depreciaciones Automáticas).

Tutoriales Relacionados

Movimiento Contable www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T065.pdf
Recolector www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T116.pdf
Desbloqueo de comprobantes www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T069.pdf
Copia de comprobantes www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T073.pdf
Consecutivo e inicio de generadores www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T032.pdf
Iniciar Número Consecutivo www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T219.pdf

Teclas De Función

Las teclas más usadas en esta ventana, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Editar registro [Shiȅ]+[F3] Refrescar cambios

[F3] Guardar registro [Ctrl]+[N] Nuevo documento

[F6] Vista Previa [Supr] Eliminar registro actual

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo Ver aquí video teclado

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Barra De Funciones

Paso A Paso Digitar Saldos Iniciales

Ingrese por el menú «Contable», opción «Movimiento Manual».
Busque el tipo de documento en el que desea digitar el Movimiento. Oprima [Ctrl]+[N] o el botón «Nuevo» de la barra superior para un nuevo comprobante.
Si tiene documentos en tránsito presione [Enter], luego oprima el botón ‘OK’ y finalmente oprima las teclas [Ctrl]+[N] o el botón «Nuevo» de la barra superior.
Ingrese los datos del Encabezado.
Ingrese datos del Movimiento.
Termine el Comprobante con la tecla [F3], o con la tecla [Flecha Arriba].
Si maneja Consecutivo Automático, oprima la tecla [Esc] o [F7] para imprimir y asignar el consecutivo.

Cuestionario

Elimine los registros de movimiento y el encabezado del comprobante, ubicándose en:

a. «Automáticos», «Eliminar Registros». b. «Automáticos», «Borrar Comprobante». c. «Movimiento», «Eliminar Registros». d. «Movimiento», «Borrar Comprobante».

Para digitar los saldos iniciales que corresponden a los valores de las cuentas de Depreciación Acumulada (1592xxxx) utilice el tipo de documento:

a. DP (Comprobante Depreciación Automática). b. AP (Comprobante de Apertura Contable) c. AM (Amortizaciones Automáticas) d. NIIF (Cálculos Automáticos NIIF)

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com