Estados Financieros - Mekano Contable

Fecha de Elaboración: 20/09/2016

Fecha: 20/09/2016 TUTORIAL Responsables: PG LH Vo.Bo: ESTADOS FINANCIEROS EN LÍNEA Ver. 7.2 y superiores

Objetivo Conocer el listado de Reportes e Informes, que vienen predefinidos en el sistema y todos los personalizados que estén disponibles para su uso. Asimismo, aprender a buscar y elegir la mejor alternativa para cumplir con sus requerimientos.

Ruta de Acceso Menú «Consultas», Opción «Estados Financieros»

Descripción

El menú «Consultas» es optimizado con el fin de facilitar la generación de los Reportes e Informes, como mayor ventaja, la información generada es 100% en línea, es decir, no hay necesidad de realizar procesos adicionales para visualizar reportes e informes actualizados. Al ingresar a este menú se observa la opción «Estados Financieros», de gran utilidad porque en un sólo lugar el usuario va a disponer de todos sus saldos contables y lo mejor, que su manejo es más amigable y su ejecución es más rápida que en versiones anteriores.

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Desde esta opción se generan las consultas relacionadas exclusivamente con los saldos de las cuentas, para su comprensión dichas consultas están agrupadas: Estados Financieros, Estados Financieros Especiales, Libros y Saldos de Cuentas, Pagos, Saldos de Cuentas por Centros, por Sedes, por Terceros

RECUERDE: Como bondad en esta versión ya no se requiere ejecutar procesos de cierre o actualización de saldos, porque todo es en línea. Por ende, si Mekano está configurado para que al momento de facturar, sea contabilizado en forma automática el juego del inventario (método permanente), recuerde que el periodo debe estar desbloqueado, de lo contrario, el sistema no realiza ningún cálculo, ni ajuste. (ver más adelante el tema « Bloqueos Juego»).

Ambiente De Trabajo

Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es indispensable que en su perfil tenga habilitado tanto el menú «Consultas», como la respectiva opción; asimismo, debe contar con los permisos que requiera, como: Moldear, Desmoldear, Visualizar, Imprimir y Exportar.

Como complemento a dicha seguridad, un usuario solo podrá ejecutar las consultas BI relacionadas con su nivel y con los módulos que en ese momento tenga habilitados. Permisos que únicamente el usuario Supervisor tiene la facultad de activar o restringir, según el rol que cada uno tenga en la empresa. (Ver «Perfiles»).

En esta ventana de tipo consulta, los botones más usados se resumen en el siguiente recuadro, cada uno acompañado de las teclas rápidas:

Expandir [Shift]+[Ins] Contraer [Shift]+[Del]

Cabe anotar que la región de botones se activa según la opción que haya elegido y basta con oprimir la tecla [Enter] para ingresar o ejecutar, y la tecla [Esc] para salir.

Listado De Consultas Predefinidas

Según la opción seleccionada, «Reportes» o «Informes», al ingresar siempre quedará ubicado en la región «Inicio», donde puede visualizar todas las consultas BI predefinidas en Mekano. Si su perfil tiene marcado el atributo «Solo Tablero», únicamente podrá visualizar en esta ventana las consultas BI que tengan marcado el campo Tablero.

Los registro (Reportes e Informes) que posee esta ventana de «Inicio» son de carácter informativo, debido a que el proceso de creación y configuración se lleva a cabo desde la opción «Generador», por eso si en algún momento surgen cambios, deberá cerrar esta ventana y volver a ingresar con el fin de actualizar los datos.

NOTA: Si desea configurar un nuevo reporte o informe, el proceso se realiza desde el menú «Herramientas», opción «Generador». Normalmente dicha labor la lleva a cabo el Supervisor o Administrador del sistema.

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Sus campos son:

Campo Descripción

Código Dato abreviado que identifica cada Consulta BI, generalmente es alfanumérico.

Nombre Corresponde al nombre que identifica cada ítem o registro.

Prioridad Como su nombre lo indica, permite priorizar cada ítem en escala del 1 al 10. En otras palabras, es una forma práctica de clasificar las consultas BI según su grado de importancia, visualizando fácilmente las más usadas en la empresa. Recuerde que en este campo también puede activar un filtro rápido y seleccionar rápidamente todas las consultas BI que tengan cierta prioridad.

Tablero Campo marcado previamente, útil para que el usuario tenga a la mano ciertos informes importantes, atributo que por lo general aplica para roles directivos que requieren tener más visibles las consultas BI de su interés y elegir rápidamente la que desea. Si su perfil tiene acceso a todas las consultas, recuerde que en este campo también puede filtrar y visualizar según el caso, los que hacen parte y los que no hacen parte del «Tablero».

Región De Filtro

Los diversos parámetros disponibles en la región de FILTRO, donde cada usuario podrá elegir los atributos que desea incluir para generar los estados financieros, amplían la gama de posibilidades disponibles en Mekano para obtener la información procesada en su empresa o contabilidad. Así puede generar múltiples consultas, tan resumidas o tan detalladas como requiera, es decir, ajustadas a cada necesidad. Los campos a seleccionar son:

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Campo Descripción

Usuario Campo de sólo lectura, el sistema por defecto asigna el código del usuario actualmente conectado a la empresa y que requiere generar la consulta.

Desde Indique la fecha inicial para generar la consulta o selecciónela desplegando el calendario.

Hasta Indique la fecha hasta donde desea generar la consulta o selecciónela desplegando el calendario.

Nivel Digite el número entre 1 y 30 que corresponda a los dígitos de la cuentas, según el nivel hasta donde desea generar la información, para mayor comprensión, también puede seleccionar el nombre correspondiente: 1 Dígito: Clase, 2 Dígitos: Grupo, 4 Dígitos: Cuenta, 6 Dígitos: Subcuenta y 30 Dígitos: Auxiliar.

Movimiento Cero Marque este campo si desea incluir cuentas que no tengan movimiento en el periodo seleccionado.

Con Centros Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por los diferentes centros de costos que la empresa maneja.

Con Sedes Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por las diferentes Sedes que la empresa maneja.

Con Terceros Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por cada uno de los terceros involucrados en las transacciones.

Con Activos Marque este campo si desea que la consulta discrimine la información por cada uno de los activos (Fijo, Biológico, Diferido, Variable) involucrados en las transacciones.

Con Empleados Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por cada uno empleado involucrado en la transacción. Útil cuando se maneja el módulo Nómina

Por Centro Permite generar la información por un solo centro de costos, digite el código correspondiente y adicional en la parte superior, marque el campo ‘Con Centros’. Si no recuerda el código haga uso del motor de búsqueda.

Por Sede Permite generar la información por una sola sede, digite allí el código respectivo y adicional recuerde marcar el campo ‘Con Sedes’.

Por Tercero Permite generar la información por un solo tercero, basta con digitar el código según corresponda y adicional en la parte superior, debe marcar el campo ‘Con Terceros’.

Por Activo Permite generar la información por un solo Activo (Fijo, Biológico, Diferido, Variable), digite el código respectivo y adicional debe marcar el campo ‘Con Activos’.

Por Empleado Permite generar la información por un solo empleado, digite el código correspondiente y adicional debe marcar el campo ‘Con Empleados’.

En Orden Alfabético Útil para ordenar alfabéticamente los datos previamente seleccionados.

En Miles Al activar este campo el sistema genera los estados financieros en miles.

En Moneda Extranjera Si la empresa está configurada para el manejo de moneda extranjera, active este campo y el sistema genera automáticamente la información convirtiendo las cifras según la tasa de cambio registrada en la ventana Parámetros Tesorería Monedas.

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Finalmente, seleccione el tipo de reporte sobre el cual desea visualizar la información, es decir, Reporte Nativo o Personalizado y haga clic en el botón Ejecutar.

IMPORTANTE: Cuando se generan Estados Financieros y el sistema detecta que existen comprobantes descuadrados, se presenta el siguiente mensaje de Alerta, con el fin de revisar y organizar su estado, recuerde que al existir comprobantes descuadrados y la información que se genera puede ser inconsistente.

REPORTE NATIVO: Se trata de reportes que se pueden enviar a una impresora de inyección o de tinta, cuya presentación es más elegante, incluye bandas, fondos y negrillas. Es la forma sugerida para exportar a pdf

REPORTE PERSONALIZADO: Se trata de reportes que se pueden enviar a una impresora matriz de punto (matricial), lo que agiliza la impresión de reportes extensos, porque el tipo de fuente es sencilla y de impresión rápida.

ATENCIÓN: Otra novedad de esta versión es que cuando el usuario Exporta algún Reporte o Informe, el sistema genera un mensaje con el nombre de la carpeta donde queda ubicado el archivo, indica el nombre del archivo y al final la extensión del mismo (pdf, html, txt, xml, xsl y xls según el caso).

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Para definir las variables de filtro puede seguir las instrucciones descritas a continuación:

CAMPO FECHA: Permite filtrar una consulta desde, hasta o por un rango de fecha específico; éste último puede ser diario, semanal, mensual, anual o cualquier otro período que requiera. Basta con digitar o elegir el respectivo día, mes y año, siempre en formato dd/mm/aaaa; En este campo también puede hacer clic en el botón de despliegue o usar la tecla [F4] para activar el calendario y efectuar la selección.

Cuando la fecha a asignar corresponda con el año en curso, puede digitar tan solo el día y el mes, gracias a que el sistema asume que se trata del año actual y lo asigna por defecto, lo que permite agilizar su digitación.

Así mismo, puede digitar una letra para agilizar aún más el proceso, según el siguiente cuadro:

Letra Corresponde A Letra Corresponde A

H Hoy A Ayer

L Lunes D Domingo

B Primer día del mes actual E Último día del mes actual

CAMPO TEXTO: Permite obtener un informe por un código en particular o por todos en general, es decir, se puede digitar el código de una Cuenta, el código de un Tercero, el código de un Centro de Costos, entre otros. Por otro lado, puede dejar dicho espacio en blanco, para que sean incluidos en la consulta BI todos los códigos según el campo.
CAMPO NUMÉRICO: Como se trata de un dato numérico, para elegir una cuenta siempre debe indicar el dato, es decir, no puede quedar este campo en blanco, ni usar el signo [%]. Por lo tanto, si desea generar un Informe por todas las cuentas, debe digitar como Cuenta Inicial el número 1 y como Cuenta Final el número 9.

Pie De Consulta

Observe que en la parte inferior de esta ventana existe una región de tipo informativo, de gran utilidad para conocer detalles del registro seleccionado; aparece su nombre completo y una breve descripción de dicha consulta BI.

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Filtros Y Búsquedas

Para obtener una consulta podrá usar una de las siguientes formas de búsqueda o selección habilitados para esta ventana, como son:

CAMPO DE BÚSQUEDA: Esta es la forma más fácil y más usada; consiste en utilizar el campo en blanco disponible en la parte superior de la ventana; basta con digitar el código o parte del nombre y hacer clic en el botón «Buscar» u oprimir la tecla [Enter], de esa forma el sistema mostrará todas las coincidencias. Por el contrario, para inactivar dicha Búsqueda, bastará con oprimir el siguiente botón, «Todo». En el ejemplo, se digitó la palabra “RESULT” en el campo de búsqueda y de inmediato aparecieron sus coincidencias:

NOTAS: ★ En este campo podrá utilizar letras mayúsculas o minúsculas, la única condición es que la búsqueda se hace por cada palabra; si necesita buscar por varias palabras, debe utilizar el símbolo guión al piso para unirlas, por ejemplo: “mayor_y_balance”. ★ Para poder utilizar esta búsqueda, se recomienda previamente oprimir el botón ‘Expandir’ para facilitar el proceso.

FILTRO COLUMNA: Para ejecutar este filtro basta con mover el mouse hasta el título de la columna y una vez se haga visible el respectivo botón, usarlo para desplegar y seleccionar los registros que desea consultar. Para inactivar el filtro, bastará con elegir la primera opción [Todo].

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Al momento de desplegar este filtro, podrá observar dos formas de elegir el informe: una, es desplazándose al respectivo registro y seleccionarlo con el mouse o usando la barra espaciadora, la otra forma, es mediante la opción [Personalizar…], que abre una ventana con múltiples maneras para configurar dicho filtro:

Cuando se realiza algún tipo de filtro, éste se indica en parte inferior de la ventana, al costado izquierdo de la barra de filtro, el cual se puede inactivar haciendo clic en el botón pequeño en forma de X (equis) para que la ventana regrese a su estado inicial.

BÚSQUEDA INCREMENTAL: Al estilo de un ambiente windows, puede hacer una selección manual de la consulta que desea utilizar, mediante los siguientes pasos: a. Utilizar las teclas [Flecha Abajo] y [Flecha Arriba] o tan sólo el mouse para desplazarse. b. Expandir el contenido oprimiendo la tecla [Flecha a la Derecha ], o haciendo doble clic en el botón más [+], o tan sólo ejecutar el botón «Expandir» de la barra superior. c. Usar la búsqueda incremental, digitar las primeras letras del nombre hasta encontrar la coincidencia.

Región De Botones

En la parte superior de la ventana se observan los botones Inicio, Expandir, Contraer, Moldear, Desmoldear, Explorar, Vista Previa, Imprimir, Exportar y Salir. Como novedad se incluyen en esta misma ventana las pestañas Reportes e Informes, los botones y las pestañas cumplen las mismas funciones que se encuentran en el menú consultas.

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta opción también puede utilizar el teclado, oprimiendo de manera secuencial las siguientes teclas: [Alt], luego [O]+[Y]. Lo anterior depende de la configuración de su teclado y en tal caso, debe consultar el manual de su sistema operativo.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda».
Pie de Consulta: Recuerde que en la parte inferior de la ventana, aparece la descripción del Reporte o Informe, para mayor claridad sobre el tipo de consulta que va a realizar.

Paso A Paso

Para cambiar un tema de fondo

Ingrese por el menú «Consultas», opción «Estados Financieros»
Elegir el rango de fecha.
Validar los parámetros que desea.
Elegir si el tipo de reporte es Nativo o Personalizado
Seleccionar el reporte que requiere
Oprimir el botón Ejecutar o simplemente la tecla [Enter]

Cuestionario

Para poder imprimir un reporte por un centro de costos, cuál de los siguientes requisitos es incorrecto:

a. El usuario que lo va a ejecutar debe tener el atributo ‘Imprimir’ b. Siempre debe marcar [S] el campo ‘Con Centros’ c. En el campo ‘Por Centro’ debe digitar el código del centro d. Finalmente debe ejecutarlo con la tecla [F2]

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com