Declaraciones Tributarias - Mekano Contable

Fecha de Elaboración: 28/11/2016
Equipo Responsable: JS - PG TUTORIAL
Revisión y Aprobación: TH - NG - DB DECLARACIONES
Código de Revisión: 1.1

Fecha: 28/11/2016 Responsable: JS - PG TUTORIAL Vo.Bo: TH - NG - DB DECLARACIONES Ver. 6 y superiores Rev. 1.1

Objetivo Aprender a configurar cualquier tipo de formulario de carácter tributario: Iva, Retención en la Fuente, Declaraciones de Renta, etc, para obtener periódica y automáticamente el borrador de dicha declaración, usando los mismos formatos publicados por la DIAN.

Ruta de Acceso Menú «Contable» , opción «Declaraciones»

Descripción

La elaboración de las Declaraciones Tributarias, es una de los necesidades más comunes de las empresas que legalmente se deben presentar y soportar. Mekano, con su opción de Declaraciones, se convierte en una gran herramienta para los contadores, porque los aleja de procesos netamente operativos y los conduce a realizar labores propias de un profesional en dicha área.

Al hacer clic en el menú «Contable», opción «Declaraciones», el contador de la empresa puede observar las declaraciones tributarias que legalmente debe presentar; tiene disponibles las principales, pero como esta ventana es de libre parametrización, el usuario puede establecer cualquier tipo de formulario requerido y en caso de cambios en el reglamento es responsabilidad del usuario su modificación.

Con un solo clic, toda esta información de manera exacta e inmediata se puede visualizar e imprimir en los respectivos borradores de Declaraciones de IVA, Retención en la fuente, Declaraciones de Renta y demás; basta con una parametrización inicial y luego obtendrá periódicamente cada uno de ellos de manera sencilla y automática.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, es indispensable que la tenga habilitada en su perfil, asimismo, contar con los permisos que requiera, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Desmoldear, Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, además de los módulos, opciones y otras propiedades que hacen parte del modelo de seguridad que ofrece Mekano; permisos que únicamente el Supervisor del sistema tiene la posibilidad de activar o restringir. (Ver aquí tutorial Perfiles).

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Gracias a que Mekano es un sozware con facilidades de uso, todas las ventanas del aplicativo tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Para permitir una mejor comprensión, en el siguiente recuadro puede observar los botones más usados y su respectiva tecla rápida:

Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Eliminar [Supr]

Nota: Recuerde que la Barra de Funciones está en cada opción del programa, ubicada en la parte inferior izquierda de las ventanas.

Configuración Rutina Declaraciones

Tenga en cuenta que el proceso de parametrización se realiza una sola vez y generalmente es necesario actualizar el Formulario de la Declaración cada año, según la normatividad vigente. Cabe resaltar que este proceso de configuración debe ser ejecutado por un profesional en el área contable o tributaria, ya que Apolo Ingeniería S.A. no se hace responsable del mal uso que se le dé a esta herramienta.

El proceso para configurar y consultar las «Declaraciones», se resume en cuatro pasos a ejecutar:

Definir las Declaraciones.
Definir los renglones y asignar las cuentas según corresponda.
Verificar las Fórmulas.
Generar las Declaraciones.

PASO 1: DEFINIR DECLARACIONES

Al ingresar en la pestaña «Declaraciones», es posible que aparezcan algunos formularios preestablecidos o que sea necesario agregar alguno que la empresa requiera, los cuales se pueden crear de la siguiente forma:

Para agregar una nueva Declaración, oprima la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Código Asignar código de máximo cinco caracteres (Se recomienda usar el código establecido por la DIAN).

Nombre Descripción detallada de la Declaración (Se recomienda usar el mismo del formulario).

Reporte Elegir formato extensión FR3 que desea utilizar al momento de imprimirlo; si no tiene uno específico, puede asignar inicialmente el formato estándar DECLARACIONES.FR3

Grabar: Luego de terminar un proceso de inserción o modificación deberá guardar el registro; para ello, oprima la tecla [F3] o dé clic en el botón Aceptar de la barra de funciones. Si prefiere, puede usar la tecla [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo].

PASO 2: DEFINIR RENGLONES

A continuación, seleccione la pestaña, «Renglones», donde quedará listo para comenzar a definir el contenido del formulario. dicha ventana tiene de dos regiones:

REGIÓN SUPERIOR

Útil para crear y definir correctamente cada renglón del formulario. Basta con oprimir la tecla [Insert] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configurar los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Campo alfanumérico de máximo cinco caracteres. Normalmente se asocia con el número del renglón del borrador del formulario, si es expedido por la DIAN, antecedido siempre por letras.

Nombre del Descripción detallada del renglón; normalmente se asocia con el nombre del renglón del Renglón borrador del formulario si es expedido por la DIAN.

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Saldo Corresponde al tipo de Saldo según las cuentas que se van a vincular; se configura usando la tecla [F2] y luego [F4], de esa manera se despliega el menú para elegir una de sus opciones de acuerdo con el renglón y según su criterio. (Ver «Tipos de Saldo»).

Declaración Campo informativo que aparece por defecto de acuerdo al formulario seleccionado en la pestaña anterior.

TIPOS DE SALDO: Este valor siempre depende de las cuentas que se definan en la región inferior y del rango de periódo que se va a establecer, las posibilidades son:

Débito: Corresponde a la sumatoria de los movimientos Débito de dicha(s) cuenta(s).
Crédito: Es la sumatoria de los movimientos Crédito de las cuentas.
Base: Es la sumatoria de las Bases gravables, generalmente aplica para las cuentas de impuestos.
Movimiento: Es la sumatoria de los movimientos Débitos y Créditos de las cuentas.
Total Base: Es el Saldo acumulado de las bases de las cuentas al final del rango que se va a establecer.
Fórmula: Puede dejar en blanco cuando necesite digitar manualmente una cifra para que haga parte de otro cálculo, o en los casos del ‘Pago Total’ donde podría variar la cifra.

RENGLÓN INFERIOR

Lugar donde se deben configurar todas y cada una de las Cuentas que el sistema debe tomar para armar automáticamente el respectivo formulario. Cabe resaltar que esta operación depende del renglón que en ese momento tenga seleccionado.

Después de definir el Renglón, ubíquese en el Saldo a utilizar y oprima la tecla [Insert] o el botón adicionar de la barra de funciones de la parte inferior. Diligencie la «Cuenta», digitando el código respectivo; si no lo conoce, digite parte del código o del nombre de la cuenta auxiliar o de nivel, seguido de la tecla [Enter], y seleccione la que requiera.

Finalmente, guarde con la tecla [F3] o con el botón Grabar de la barra de funciones de Mekano.

PASO 3: VERIFICAR FÓRMULAS

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Estas fórmulas están predefinidas según cada formulario; si requiere una variación en la misma, se pueden realizar sumas, restas y otras fórmulas sencillas de lenguajes de programación, comúnmente usadas en aplicaciones como Excel. Ingrese al submenú «Fórmula» e inserte o edite la información de acuerdo a la necesidad y verifique que los campos con saldo «Fórmula» estén realizando las validaciones correctas.

PASO 4: GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE DECLARACIONES

La Generación de las declaraciones es un proceso cotidiano, donde únicamente con un clic podrá visualizar los valores en el renglón que corresponda según el rango de fechas digitado, para ello tenga en cuenta los siguientes pasos:

PASO 1. CÁLCULOS Dé clic en el botón «Cálculos», ubicado en la parte superior.

PASO 2. ELEGIR RANGO Establezca la fecha inicial (desde) y la fecha final (hasta). En el redondeo existen varias opciones, pero puede dejar MÚLTIPLO 1.000.

PASO 3. EXTRACTAR Dé clic en la opción «Extractar». El sistema muestra la información, como fue digitada o calculada por Mekano con la aproximación al múltiplo elegido.

PASO 4. VALOR A PAGAR Para el Iva y otros casos en los que el usuario define a último momento pagar la totalidad, una parte del valor, o lo deja en ‘0’; Se debe digitar después de «Extractar». (Si se realiza después de «Calcular», no se verá reflejado).

PASO 5. CALCULAR Dé clic en la opción «Calcular» para que el sistema realice los cálculos restantes que corresponden a los renglones parametrizados con «Fórmula».

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PASO 6. VISTA PREVIA Después de «Calcular», dé clic en la opción superior «Vista previa» o presione la tecla [F6], para visualizar todos los Cálculos y Renglones.

PASO 7. IMPRIMIR Dé clic en la opción «Imprimir». Verá en la pantalla, el borrador del formulario seleccionado con los datos específicos.

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Para ingresar a esta ventana puede utilizar también el teclado, oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt] + [C] + [R]. Lo anterior depende de la configuración de su teclado, y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana use la tecla [F1], o desde el menú «Conexión», clic en la opción «Ayuda».
Niif Activa - Inactiva: Antes de ingresar a la opción «Declaraciones», verifique que el módulo NIIF esté inactivo. (Ingresando en el menú «NIIF», «NIIF Activa» - «NIFF Inactiva»). De lo contrario, al ingresar por «Contable», «Declaraciones», el sistema genera el mensaje: ‘Debe inactivar las NIIF para trabajar en este módulo’.
Permisos: Recuerde que para poder realizar operaciones, el usuario que ingrese a esta ventana debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.
Mensajes de Advertencia: Es posible que al ingresar a «Declaraciones» se genere el mensaje ‘Hay comprobantes descuadrados, favor Ingrese a Diagnósticos y verifique’. En ese caso, seleccione la pestaña «Herramientas», «Diagnósticos», «Descuadrados». Podrá visualizar los documentos descuadrados y configurarlos correctamente. (Ver «Diagnósticos»).
Exportar: Puede guardar la consulta en su computador, dando click en la opción «Exportar». La información se conservará en la carpeta ‘Informes’ donde se encuentra instalado el Mekano Remoto y el sistema generará el mensaje de confirmación: ‘La consulta fue exportada con éxito al archivo Informes/Consulta_Declaración’. (Ver «Informes»).

Tutoriales Relacionados

Diagnósticos http://www.apolosoz.com/documentos/mekano/T195.pdf
Informes Contables http://www.apolosoz.com/documentos/mekano/T081.pdf
Plan de Cuentas http://www.apolosoz.com/documentos/mekano/T001.pdf

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Teclas De Función

Las teclas más usadas en Declaraciones, son:

[F1] Menú de ayuda en Línea [F6] Vista Previa

[F2] Editar registro [F7] Imprimir y Visualizar Formulario

[F3] Guardar registro [Insert] Insertar registro

[F4] Desplegar opciones [Supr] Borrar

NOTA: Ver aquí imagen teclado completo

Barra De Función

Paso A Paso

Para parametrizar Declaraciones

Definir las declaraciones, creando o verificando el tipo de Declaración al asignar el«Código», «Nombre» y «Reporte».
Definir los renglones y elegir para cada uno de estos el tipo de saldo y en la parte inferior la cuenta auxiliar o de nivel.
Validar las fórmulas en los renglones donde se requieren.

Nota: Lo anterior se define una sola vez en el montaje inicial, o si hay cambios en el Plan Contable o en los formularios respectivos.

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Generar automáticamente las declaraciones siguiendo el paso a paso hasta visualizar el formulario:

a. Elija la respectiva Declaración. b. Ubíquese en la opción «Cálculos». c. Elija el rango de fechas. d. Dé clic en la opción «Extractar». e. Defina el valor a pagar (Si aplica). f. Dé clic en el botón «Calcular». g. Dé clic en el botón «Imprimir».

Cuestionario

Los pasos necesarios para imprimir el borrador de la Declaración Tributaria de Retenciones, son todos a excepción de:

a. Elegir la Declaración Retención en la Fuente. b. En la pestaña ‘Cálculos’, definir el rango de fecha c. Dar clic en el botón ‘Calcular’ y definir el valor a pagar. d. Imprimir el formulario desde menú Consultas, opción Formularios.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com