Crear Una Nueva Empresa O Contabilidad - Mekano Contable

Versión: 8
Fecha de Elaboración: 22/01/2018
Equipo Responsable: PG - LH - CG TUTORIAL
Código de Revisión: 3.3

Fecha: 22/01/2018 Responsables: PG - LH - CG TUTORIAL Vo.Bo.: LH - JS CREACIÓN DE EMPRESAS Versión 8 Rev: 3.3

Objetivo Aprender a crear nuevas empresas y definir la ruta adecuada para almacenarlas.

Ruta de Acceso «Server», Menú «Empresa», Opción «Crear nueva empresa»

Descripción

La opción de crear una empresa sirve para generar nuevas bases de datos en Mekano, con lo cual podemos llevar el número de contabilidades que deseemos de manera separada. Cabe recordar que una Licencia Propia de Mekano permite manejar ilimitado número de empresas conectadas en forma local, mediante una red LAN o un acceso WEB, gracias a la avanzada tecnología que posee.

Al crear una nueva Empresa o Contabilidad Mekano trae por defecto una preestructura (estructura básica prediseñada), que incluye: Perfiles, Usuarios, Sociedades, Documentos, Impuestos, Retenciones, Pucs, Patrones de Contabilización automática, bancos, formas de pago, Políticas y Revelaciones para NIIF, Reportes, Indicadores y Declaraciones, entre otros, que el usuario ajusta libremente según su criterio y necesidad, lo cual agiliza el proceso de implementación y parametrización de Mekano.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana del programa es indispensable que sea en el equipo servidor, asimismo, contar con la respectiva clave que el sistema le solicitará. Cuando ingrese por primera vez dicha clave es SUPERVISOR en mayúscula sostenida y seguirá siendo la misma mientras no se realice el cambio desde la respectiva opción.

Pág.1/7

Crear Una Nueva Empresa O Contabilidad

Adicionar Empresa: Para adicionar una nueva empresa active el Mekano Server, luego ingrese a él digitando en la parte inferior izquierda la respectiva clave (si es primera vez, ingrese con SUPERVISOR en letra mayúscula sostenida) y presione la tecla [Enter], de lo contrario, use la última clave personalizada que usted asignó:

Recuerde que puede presionar el botón «Mostrar» que está al lado del campo «Clave», para poder visualizar la clave y rutas donde están alojadas las empresas existentes; automáticamente cambia de «Mostrar» a «Ocultar»:

Después de digitar la clave correcta y presionar [Enter], aparecerá el listado de empresas creadas con anterioridad y sus respectivas rutas, además de la versión, revisión y la opción para transformar la base de datos: (solo aplica para la versión 7.3).

Dé clic sobre el menú «Empresa», la opción «Crear nueva empresa» y de inmediato cargará la siguiente ventana:

Pág.2/7

Allí debe especificar los siguientes dos campos:

Campo Descripción

Nombre Corresponde al código de la nueva base de datos, empresa o contabilidad, recuerde adicionar un código que no contenga espacios, ni caracteres especiales, como «$», «#», «%», «&», entre otros. De igual forma no puede contener las palabras BASE o MEKANO.

Ruta Base de datos Es la ubicación en donde se almacenará la base de datos. Se recomienda que la ruta seleccionada sea la misma donde está instalado el server de Mekano y en la subcarpeta denominada Empresas. Un ejemplo de esta ruta sería: C:/Mekano/Empresas. Recuerde que dicha ruta podrá ser luego consultada en el listado de empresas, al oprimir el botón ‘Mostrar’.

Con relación al tema de seguridad, es importante aclarar que el usuario puede elegir libremente el lugar donde quedará el archivo y si existen conexiones habilitadas LAN o WEB, se tiene como ventaja que dicha carpeta no debe estar compartida.

A continuación, un ejemplo de la ventana después de adicionar estos datos:

Después de adicionar el nombre y la ruta, presione el botón «Crear Empresa» y aparece el siguiente mensaje:

“La base de datos se creó con éxito”: Quiere decir que la empresa es nueva y que el archivo donde será almacenada la información (extensión FDB) ya fue creado.

Pág.3/7

ATENCIÓN:

Recuerde que debe tener espacio disponible en el disco duro donde esté almacenando la base de datos.
No es recomendable crear bases de datos en discos extraíbles o memorias usb, ya que la ubicación puede cambiar y se perdería la ruta (aliases).
Si al momento de la creación, aparece el mensaje “Solamente se creó el registro de la empresa”, significa que el archivo ya existe en esa ruta, es decir, que el sistema encontró allí una empresa con el mismo código, por lo tanto, debe estar seguro porque el proceso que está ejecutando no es una creación, sino una restauración de empresa o contabilidad.
Luego de crear la empresa con esta nueva versión ya no es necesario actualizarla o más bien transformarla, debido a que el sistema lo hace de forma automática, por ende, ésta ya puede ser creada sin tener que cerrar Mekano.

Configurar Tercero Datos Empresa

Una vez creada la base de datos, se debe configurar el “Tercero Datos Empresa”, asignando en cada campo los datos de identificación necesarios para que el sistema los muestre en el encabezado de los comprobantes y en las diferentes consultas. Ver Tercero Principal Datos de mi empresa.

Pág.4/7

Trucos De Manejo

Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un soȅware de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. Ver aquí tutorial Ambiente de Trabajo.
Eliminar una Empresa: Mekano permite borrar cualquier base de datos de la ventana del server, con tan sólo seleccionarla y oprimir la tecla [Supr], pero el archivo físico no será movido de la ubicación en donde usted la creó inicialmente. En caso tal deberá complementar la acción, usando el explorador de windows para ir a la carpeta y eliminarla completamente de su computador.
Renombrar una Empresa: En la ventana de empresas No es posible modificar el nombre de una base de datos o cambiarla de ubicación. En ese caso, tendría que borrarla con la tecla [SUPR] y crearla nuevamente. Esto no se debe hacer si la empresa ya tiene información digitada.
Restaurar Empresas: Se sigue el mismo procedimiento aquí descrito, la única diferencia es que previamente se ubica el archivo en la respectiva ruta y al momento de crear la base de datos, se elige esa misma ruta y listo, tenga en cuenta que al momento de la creación, aparecerá el mensaje “Solamente se creó el registro de la empresa”. El único requisito es que dicho archivo esté en la misma versión, en su defecto, consulte con un técnico de soporte.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda a esta ventana use la tecla [F1] o en su defecto, desde el menú «Conexión» también lo puede hacer dando clic en la opción «Ayuda».
Configuración Inicial: Cuando se crea una nueva contabilidad, esta tiene como base una configuración inicial, lo cual facilita el proceso de parametrización, el usuario debe configurar la información propia de la nueva empresa (Cuentas, Referencias, Terceros, Centros de Costos, etc) y revisar que los datos por defecto se ajusten a sus necesidades y requerimientos.
Extractar Información: Si desea copiar información desde otras contabilidades creadas en Mekano podrá utilizar la opción “Extractar”, que permite traer a la nueva Base de Datos: Cuentas, Centros, Documentos, Terceros, Referencias y Empleados. Para extractar otras tablas se puede usar la opción “Macros”, para ello se debe armar previamente el archivo, proceso que sólo puede realizarse con la ayuda de un técnico de soporte.
Personalizar la empresa: No olvide que por seguridad debe modificar las claves de acceso al aplicativo y si lo desea podrá cambiar la apariencia del mismo.Ver «Cambiar claves de acceso» o «Ambiente de Trabajo».

Pág.5/7

Tutoriales Relacionados

A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Terceros www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T004.pdf
Extractar Información www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T239.pdf
Perfiles www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T027.pdf
Documentos Disponibles www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T036.pdf
Cambiar claves de acceso www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T204.pdf
Temas Interface Gráfica www.apolosoȅ.com/documentos/mekano/T000.pdf

Paso A Paso Para Crear Empresas

Para crear una nueva Empresa en Mekano, tan sólo debe realizar 5 pasos, ellos son:

Activar el Mekano Server, ingresar a él digitando la respectiva clave y presionar [Enter].
Seleccionar desde el menú «Empresa» la opción «Crear nueva empresa».
Definir el nombre del archivo (código de la base de datos) y la ruta, luego clic en el botón «Crear Empresa».
Elegir la empresa y ejecutar el botón ‘Actualizar’ para dejar lista en la versión actual.
Ingresar al programa y organizar el Nit 999999999 con todos los datos de la empresa.

Glosario

BASE DE DATOS: Archivo que almacena la información de la empresa.
MOTOR DE BASE DE DATOS: Aplicación que permite gestionar las diferentes bases de datos.
SERVER: Aplicación de Mekano que se instala solo en el equipo servidor y que siempre debe estar abierta cuando necesita trabajar en las empresas. Sirve para gestionar las diferentes bases de datos y realizar procesos especiales de actualización, copia de seguridad y creación de nuevas empresas.

Pág.6/7

Cuestionario

¿Cuál de la siguientes opciones, es la clave por defecto para ingresar al Mekano Server?

a. ADMIN b. NUEVO c. SUPERVISOR d. EL CÓDIGO DE LA LICENCIA

¿Cuál de las siguientes opciones es un código (nombre) recomendable para una empresa de Mekano?

a. DINOSAS b. LA GRAN MANZANA c. MEKANO123 d. ANGEL&CIA

Pág.7/7

Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com