Consecutivos Para Numerar Documentos Automat. - Mekano Contable

Versión: 9
Fecha de Elaboración: 23/09/2025
Código de Revisión: 1.5

Fecha: 23/09/2025 Elaboró: JF - EH TUTORIAL Revisó: PG GENERADOR CONSECUTIVOS Versión 9 y Superiores Rev: 1.5

Objetivo Identificar los diversos generadores que se pueden utilizar en Mekano, de gran utilidad para manejar los consecutivos automáticos de los tipos de documento requeridos.

Ruta Menú «Parámetros», opción «Documentos» , pestaña «Consecutivos».

Material El contenido de este tutorial incluye algunos enlaces que podrás identificar fácilmente y al final encontrarás una sección que resume dichos enlaces, que te permitirán activar el material complementario en texto y video. Así aprovecharás al máximo las funcionalidades de Mekano.

Ayuda Contamos con material de Ayuda en línea, disponible 24/7, basta con que te ubiques en MEKANO y desde la opción requerida, oprimas la tecla [F1].

Descripción

Los Consecutivos en Mekano se utilizan para generar una numeración automática en los documentos, cada vez que son digitados en movimiento, los cuales dependen de un Generador previamente inicializado; de esta forma se da cumplimiento a las exigencias de ley desde el punto de vista fiscal, que establece que los documentos electrónicos como las facturas de venta o documento soporte deben llevar una resolución y además, un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

Mekano también ofrece la posibilidad de realizar esta configuración a uno o varios documentos que necesiten compartir dicha numeración consecutiva, con el fin de tener un control interno y realizar una auditoría cronológica, ayudando a las empresas en la prevención de riesgos.

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Permisos Y Seguridad

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Parámetros» y la opción «Documentos», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor. (Sólo si lo requiere, consulte el tutorial «Perfiles», desde el menú «Conexión» opción «Ayuda»).

AMBIENTE DE TRABAJO - VENTANAS DE CONFIGURACIÓN

Gracias a que Mekano es amigable y de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, grabar, editar o eliminar registros. Sólo si lo requiere, oprima la tecla [F1] para consultar el tutorial «Ambiente de Trabajo», ubicado en la sección “Temas Complementarios”.

Las opciones utilizadas con mayor frecuencia en esta ventana son:

Adicionar Grabar Editar Borrar Refrescar [Ins] [F3] [F2] [Supr] [Shift +F3]

Cabe aclarar que algunos campos son de tipo selección, los cuales se activan e inactivan tan sólo con el mouse o con la barra espaciadora, según el caso:

Campo Activo (activado) Campo Inactivo (en blanco)

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.

Asignar Consecutivo Automático

Al momento de instalar una nueva empresa o base de datos, el sistema tiene creados los tipos de documentos más usados en las empresas comerciales, así mismo en su estructura base prediseñada incluye la asignación de los “Generadores” que son palabras reservadas acompañadas de guión bajo (), estas palabras son GEN y PAR_ seguidas de números que van desde el número 00 al número 99, es decir, este rango no son los consecutivos de los documentos sino el número o identificador del generador, con el cual el usuario podrá asignar e inicializar la numeración (normalmente desde el número 1) al tipo de documento seleccionado, el cual podrá contener varios generadores diferentes.

Si desea asignar otros generadores, primero debe validar que esté disponible y/o que no esté asociado a otro tipo de documento, si es afirmativo ubíquese en el respectivo documento de clic en la pestaña «Consecutivos», oprima la tecla [Insert] o flecha abajo [↓] o el botón Adicionar de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

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Campo Descripción

Prefijo Corresponde al código del prefijo asignado al documento actual. Recuerde que este campo nunca puede quedar en blanco, es por esto que si no requiere manejar prefijos en su empresa, puede asignar el guión bajo [ _ ]. Para mayor información ver tutorial de «Prefijos», oprimiendo la tecla [F1] desde la ventana respectiva.

Resolución Corresponde a la resolución del documento electrónico, tramitado ante la DIAN, para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la norma.

Fecha Fecha de inicio de la resolución asignada por la Dian. Resolución

Vencimiento Fecha de vencimiento de la resolución. Resolución

Número de Campo en el cual se debe registrar el número de la resolución asignada en el portal de la DIAN, Resolución mayormente para la transmisión de documentos electrónicos. Si no lo necesita puede dejarlo en blanco.

Desde Es el inicio del rango numérico de la resolución expedida por la Dirección de Impuestos, si no lo Consecutivo necesita puede quedar en blanco.

Hasta Es el final del rango numérico de la resolución expedida por la Dirección de Impuestos, si no lo Consecutivo necesita puede quedar en blanco. Recuerde que tanto el dato de la resolución como el rango desde y hasta, van a aparecer en el formato de tipo de documento electrónico, los cuales deben ser actualizados cuando se inicie con una nueva autorización.

Límite Número de días previos a la fecha de vencimiento de la resolución (Tope), a partir del cual Mekano le informará al usuario que está próxima a vencer, para que solicite una nueva a la Dian.

Generador Corresponde al código del Generador utilizado para asignar la numeración automática de cada Final documento (campos Tipo y Prefijo). Dicho código siempre inicia con la sigla GEN o PAR, luego un número entre el 00 y el 99 y en medio de ambos un guión bajo. Ejemplo: como se ve en la imagen anterior, GEN_01. Si el documento actual no requiere Consecutivo y prefiere asignar manualmente su numeración, simplemente puede dejar vacío este campo.

Nota: Si va a enlazar la numeración consecutiva en varios documentos, debe asignar el mismo Generador a los documentos que requiera.

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GUARDAR, EDITAR Y ELIMINAR CONSECUTIVOS

Grabar: Finalmente, guarde el Consecutivo con la tecla [F3] o con el botón Grabar de la barra de funciones.

Editar: Para editar un Consecutivo, ubíquese en el campo que requiere modificar, oprima la tecla [F2] o el botón Editar de la barra de funciones. Efectúe el cambio correspondiente y guarde con la tecla [F3] o el botón Grabar de la barra de funciones.

IMPORTANTE: Antes de pasar a otra ventana de Mekano, verifique que el registro que en ese momento se está creando o modificando, haya quedado guardado [F3], de esta forma evitará que aparezcan mensajes de error.

Eliminar: Para eliminar un Consecutivo oprima en su teclado [Supr] o el botón Eliminar en la barra de funciones. Recuerde que este proceso es irreversible y sólo lo puede ejecutar el Usuario con el atributo Eliminar en su Perfil.

Inicializar Consecutivo Automático

El Generador de Consecutivos en Mekano corresponde a un código asignado a un Tipo de Documento para su numeración automática, el cual se puede inicializar en cualquier momento desde la menú «Herramientas», opción «Procesos», módulo «Parámetros», grupo «Rutinas estándar del sistema».

Señale la opción «Inicia Consecutivos de Documentos - Según Generador de Consecutivos», dé clic en la pestaña «Procesar» u oprima la tecla [F8] y digite en «Clave Procesos» la clave que se parametriza para dicho usuario. En el campo «Generador» escriba el Código completo del Generador (como por ejemplo: GEN_01) y en el campo «Valor» indique el número del último documento generado e impreso. Por ejemplo, si su último documento aparece con el número 100, en este campo digite el Número 100, para que el sistema al momento de generar el consecutivo continúe con el 101.

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Imprimir Catálogo De Consecutivos

Directamente desde esta ventana podrá visualizar e imprimir el catálogo de Documentos, Prefijos, Logos y Mensajes y Consecutivos a través de la pestaña “Imprimir” ubicada en el panel izquierdo, al dar clic allí, el sistema genera una ventana emergente donde podrá elegir entre las tres opciones.

El sistema muestra en pantalla los documentos agrupados por generador discriminando el Tipo, Prefijo, Nombre, Número Actual, Res Dian, Desde y Hasta.

Consultar Generadores Y Consecutivos

Para consultar el número en el que va cada Generador que se ha utilizado, ingrese por la opción «Consultas», «Informes», y utilizando la búsqueda seleccione el informe «Catálogo Generadores de consecutivo asignados a los documentos».

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Para consultar los Generadores que están disponibles, ingrese por la opción «Consultas», «Informes» , y utilizando la búsqueda seleccione el informe «Catálogo Generadores Disponibles GEN_».
Para consultar en qué numeración va el Consecutivo de cada Generador, ingrese por la opción «Consultas» , «Reportes» , y utilizando la búsqueda seleccione el reporte «Catálogo de Generadores automáticos de consecutivos agrupados por consecutivo».

Manejo Consecutivo Manual

Si el usuario requiere que el consecutivo sea manual, basta con ingresar al menú «Parámetros», opción «Documentos» , pestaña «Consecutivos» y dejar en blanco el campo «Generador Final».

Luego, al momento de elaborar el comprobante, Mekano asigna por defecto un número entre paréntesis, lo cuál es un valor negativo temporal, allí el usuario deberá asignar el consecutivo que corresponda en el campo «Número».

Si al momento de terminar el comprobante, Mekano no detecta un número positivo asignado, aparecerá en pantalla el mensaje: “El número del comprobante debe ser positivo”

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CONSECUTIVOS - RESOLUCIÓN FACTURACIÓN

Para asignar el Número de Resolución generado por la DIAN a las facturas de Venta, ingrese por la opción «Parámetros» opción «Documentos», seleccione el tipo de documento e ingrese por la opción Consecutivos, oprima la tecla [Insert] o el botón (+) que se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes campos según la información suministrada en la Resoluciòn de Facturación:

Campo Descripción

Documento Es un campo automático que se diligencia según el documento seleccionado antes de pasar a la opción consecutivos.

Prefijo Digite el prefijo correspondiente al documento al cual va a ser asignado el número de la resolución. En caso de no manejar prefijos, recuerde que por defecto debe asignar siempre el carácter guión bajo [_]

Resolución Digite de manera completa el número de Resolución expedido por la DIAN.

Fecha Digite la fecha en la cual fue autorizada la Resolución expedida por la DIAN. Resolución

Vencimiento Digita la Vigencia que fue autorizada la Resolución expedida por la DIAN. Resolución

Número Digite el número del formulario en la cual fue autorizada la Resolución expedida por la DIAN. Resolución

Desde Número inicial del rango asignado en la resolución DIAN. Consecutivo

Hasta Número final del rango asignado en la resolución DIAN. Consecutivo

Límite Número que se le asigna al consecutivo para avisar antes de que se quede sin numeración la resolución.

Generador Esta opción permite asignar la numeración consecutiva de manera automática a cualquier Final documento. En su defecto, si está en blanco, significa que el número será asignado manualmente desde la ventana de movimiento. Recuerde activar el botón Imprimir de la barra lateral para ver los consecutivos asignados. (Más información ver tutorial «Generador de Consecutivos»).

NOTA: Recuerde que para poder realizar operaciones, el usuario que ingrese a ésta ventana debe contar con los permisos respectivos, adjudicados previamente por el Supervisor del sistema.

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CONSECUTIVO MANUAL Y AUTOMÁTICO EN PATRONES

Para ejecutar la rutina de «Patrones», es recomendable conservar un orden exclusivo que identifique la generación de sus documentos, lo cual permite llevar a cabo un control y orden del movimiento digitado. Recordemos que en Mekano, nuestros usuarios pueden determinar, si requieren generar su numeración de forma manual o automática, esa funcionalidad depende si en el menú «Parámetros», opción «Documentos» , pestaña «Consecutivos», el campo «Generador» está o no asignado.

Al ingresar al menú «Contable», opción «Movimiento Automático», en la columna «Consecutivo», el usuario puede identificar si la numeración de los documentos es automática o por el contrario, se realiza de forma manual, lo cual depende si el atributo se encuentra activo o inactivo.

En la versión 9.6 de Mekano, se ha mejorado la etiqueta «Incremental», con el fin de evitar confusiones por parte del usuario, ahora depende del estado actual del atributo «Consecutivo», en otras palabras:

Si el Patron tiene activado el atributo «Consecutivo», al ingresar a la ventana «Comprobantes» la etiqueta «Incremental» no estará visible, en tal caso, Mekano detecta que la numeración va a ser automática y por ende, se asignará provisionalmente el número 0, mientras el usuario termina el comprobante y es ahí donde Mekano asigna su respectivo número consecutivo. Cabe aclarar que en este caso el campo «Número» queda bloqueado por seguridad.
Si el Patron tiene inactivado el atributo «Consecutivo», al ingresar a la ventana «Comprobantes» la etiqueta «Incremental» estará visible, en tal caso, Mekano detecta que la numeración va a ser asignada por el usuario en forma manual. La ventaja es que cuando el usuario lo requiera, puede activar el botón para que la numeración de los comprobantes se incremente en la medida en que sean generados, tomando como base el número del comprobante previo. De igual forma, cabe aclarar que el campo «Número» queda editable, es decir, que el usuario lo puede modificar en cualquier momento.

NOTA: Una vez el Documento tenga movimiento, evite hacer cambios al manejo del consecutivo, es decir, pasar de asignar su numeración en forma manual, a que sea asignada en forma automática o viceversa, en tal caso, le sugerimos consultar con un técnico de soporte.

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Trucos De Manejo

Acceso Rápido: Puede también utilizar el teclado para ingresar a esta ventana, oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt] + [P] + [D]; combinación que puede variar según la configuración de su teclado y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Cambio de Resolución: Si cambia la Resolución asignada por la Dirección de Impuestos a la facturación de su empresa, puede modificarla en el campo correspondiente y de ahí en adelante, toda la facturación saldrá con la nueva resolución.
Compartir Numeración: Puede asignar varios Generadores a un mismo tipo de documento, dependiendo del Prefijo seleccionado. Asimismo, puede asignar un solo consecutivo a varios tipos de documentos utilizando el mismo generador para éstos.
Eliminar un Consecutivo: Mekano sólo permite eliminar Consecutivos que no tengan movimiento y que no estén configurados en otra opción del sistema. En ese caso, el sistema genera el mensaje: ‘Registro Restaurado por tener dependencia’. Para ejecutar la eliminación, deberá borrar su movimiento en la opción dónde está configurado.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú «Conexión» y hacer clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet.

Tutoriales Relacionados

Nombre Tutorial Pdf

Tipos de Documento Contable www.apolosoft.com/documentos/mekano/T222.pdf
Tipos de documento Gestión www.apolosoft.com/documentos/mekano/T018.pdf
Prefijos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T035.pdf
Movimiento Contable www.apolosoft.com/documentos/mekano/T203.pdf
Reportes Mekano www.apolosoft.com/documentos/mekano/T080.pdf

Barra De Funciones Y Teclas Rápidas

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Teclas Rápidas

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

Tecla Detalle Tecla Detalle

[F1] Menú de ayuda en Línea [Ctrl]+[Espacio] Modo ficha Personalizado

NOTA: Sólo si lo requiere, observe la Imagen del Teclado, donde se resume en forma gráfica la funcionalidad de las teclas propias de Mekano, en su defecto, ver el material relacionado con Teclas de Función, es decir, tutorial en PDF ó tutorial en Video. (Consulte dicho material, desde el menú «Conexión» opción «Ayuda»).

Cuestionario

¿En qué opción de Mekano se configura la resolución de la DIAN para imprimir la Factura de Venta?

a. Desde «Gestión», «Documentos», «Avanzado» b. Desde «Parámetros», «Documentos», «Consecutivos c. Desde «Parámetros», «Usuarios», «Consecutivos» d. Desde «Esquemas», «Esquemas Contables», «Resolución»

En Mekano el consecutivo se maneja dependiendo de:

a. El tipo de documento b. El Tipo de documento y el prefijo c. El prefijo asignado al documento d. Ninguno de los anteriores

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com