Conciliacion Bancaria - Mekano Contable

Versión: 7
Fecha de Elaboración: 08/02/2022
Equipo Responsable: JF-AS TUTORIAL
Código de Revisión: 2.1

Fecha: 08/02/2022 Responsables: JF-AS TUTORIAL Vo.Bo.: RT - MM CONCILIACIÓN BANCARIA Rev.2.1 Versión 7 y Superiores

Objetivo Conciliar de manera rápida y sencilla las cuentas bancarias de la empresa o cualquier otro tipo de cuenta, con el fin de comparar los movimientos insertados en la aplicación con los registrados en el extracto bancario o en un libro de cajas:

Ruta Menú «Contable», Opción «Conciliación»

Descripción

La conciliación bancaria es una rutina interactiva con la que cuenta Mekano, donde el usuario, con un solo clic puede conciliar mensualmente de una manera fácil y dinámica, todas las cuentas bancarias que tiene la empresa según el respectivo extracto o estado de cuenta.

Esta importante herramienta permite además conciliar otras cuentas auxiliares según la necesidad específica, en otras palabras, para cualquier cuenta existente en el plan contable, usted puede revisar y comparar su información física con la del sistema, detectando de forma exacta los faltantes o errores cometidos. Por ejemplo, puede conciliar la Caja, las cuentas de impuesto, entre otros.

Ambiente De Trabajo

Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Contable» y la opción «Conciliación», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario «Supervisor» (Ver «Perfiles»).

Gracias a que Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:

Adicionar [Ins] Grabar [F3] Editar [F2] Borrar [Supr]

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IMPORTANTE: En cada empresa o contabilidad el usuario «Supervisor» es el de mayor jerarquía, el cual tiene por defecto el perfil «Supervisor» y siempre tendrá acceso a todas las opciones del programa, a diferencia de los demás usuarios que se conectan a Mekano, los cuales siempre deben tener configurado su respectivo acceso a cada «Menú y Opciones». Según lo anterior, para evitar futuras confusiones, se sugiere que el perfil «Supervisor» sea exclusivo del usuario «Supervisor».

PARÁMETROS PARA REALIZAR UNA CONCILIACIÓN

Para iniciar la conciliación ingrese por el menú «Contable», opción «Conciliación», en esta ventana se pueden visualizar todas las conciliaciones previamente elaboradas por cada usuario (por seguridad el sistema solo permite editar las conciliaciones que corresponden al usuario que inicialmente género).

Para agregar una nueva conciliación oprima la tecla [Insert], el botón Adicionar de la barra de funciones o flecha hacia abajo de su teclado y configure los siguientes campos:

Campo Descripción

Código Número autoincremental que el sistema asigna para identificar la Conciliación.

Nombre Información detallada de la Conciliación. Puede colocar el mes que se está conciliando y el nombre resumido de la cuenta, es decir, el nombre del Banco.

Desde Fecha inicial del rango de movimientos que se van a conciliar para dicha cuenta. Seleccione la fecha y puede hacer uso del calendario, abriéndolo del botón desplegable u oprimiendo la tecla [F4].

Hasta Define el día final del rango, es decir, hasta qué fecha se van a verificar los movimientos de dicha cuenta, al igual que el anterior se puede seleccionar desde el calendario.

Cuenta En este campo se ingresa el código de la cuenta auxiliar que se va a conciliar. En caso de no recordar el código, puede digitar parte del nombre de la cuenta y la tecla [Enter] para hacer uso de la búsqueda asociada que ofrece esta ventana y allí elegir la cuenta que se va a conciliar.

Conciliado En este campo se digita el saldo inicial del extracto bancario o del documento a conciliar. Se Inicial puede dejar en 0 si la empresa inicia operaciones, es decir, que no trae saldos anteriores.

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Débitos Es el saldo de los registros con naturaleza débito que han sido conciliados.

Créditos Es el saldo de los registros con naturaleza crédito que han sido conciliados.

Conciliado Corresponde al saldo que debe coincidir con el extracto luego de tener las partidas conciliadas. Final

Saldo Es el saldo que viene de los libros contables, es decir la información de la cuenta según la fecha Inicial desde seleccionada previamente.

Saldo Final Es el saldo que viene de los libros contables, es decir la información de la cuenta según la fecha hasta seleccionada previamente.

Usuario Campo automático donde el sistema asigna el código del usuario que realiza la consignación.

Finalmente guarde con la tecla [F3] o el botón Guardar de la barra de funciones . Y continúe, ingresando a la pestaña de movimiento.

Conciliación Cuenta Auxiliar

Para ejecutar el proceso seleccione la conciliación y de clic en el botón «Movimiento», el sistema automáticamente genera todo el listado de los comprobantes y habilita la opción «Conciliado» donde se deben marcar los valores conciliados.

Recuerde que automáticamente se actualizan en la región inferior, los campos débitos, créditos y totales. Allí podrá visualizar la información detallada de los comprobantes ingresados a Mekano, en el rango de fechas y la cuenta establecidos previamente en la ventana “Conciliación”.

La mayoría de los campos de esta ventana son de sólo consulta; el único campo que se puede modificar es «Conciliado». Es de aclarar que el usuario debe tener permiso para editar y para conciliar y se realiza usando la tecla [F2] para activar o inactivar la marca de cada partida, al quedar activa el sistema la resalta en color azul.

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Campo Descripción

Conciliado Campo de tipo selección, que se activa e inactiva con el mouse o con la tecla [F2], e indica: Campo Activo (marcado), que indica que la partida se encuentra en el extracto, es decir, está conciliada.

Campo Inactivo (en blanco), que indica que la partida NO se encuentra en el extracto, es decir, NO va ser conciliada. NOTA: Se resalta que inicialmente en la ventana «Conciliaciones» se visualiza en la columna usuario el código de la persona encargada de elaborar la conciliación y por seguridad, sólo él dueño, es decir, solo este usuario podrá desmarcar un registro ya conciliado

Fecha Fecha en que se realizó el movimiento.

Tipo Código del tipo de documento en el que se digitó el movimiento.

Prefijo Prefijo del tipo de documento en el que se digitó el movimiento.

Número Número del comprobante en el que se digitó el movimiento.

Débito Valor Débito del movimiento que afectó la cuenta a Conciliar.

Crédito Valor Crédito del movimiento que afectó la cuenta a Conciliar.

Base Valor de la Base que afectó la cuenta a Conciliar.

Cuenta Código de la Cuenta, que es igual por cada Conciliación y fue el insertado inicialmente.

Tercero Si la cuenta tiene Tercero, muestra el Nit del Tercero involucrado en dicho movimiento.

Empleado Si la cuenta tiene Empleado, muestra la Cédula del Empleado de dicho movimiento.

Activo Si la cuenta tiene Activo, muestra el Código del Activo involucrado en dicho movimiento.

Centro Muestra el Código del Centro de Costos del movimiento, si la cuenta tiene el atributo.

Nota Detalle digitado en el encabezado del documento.

Módulo Módulo a través del cual se realizó el movimiento.

Conciliación Número de la Conciliación que se está realizando.

Los registros que no corresponden a la fecha predefinida y que aparecen en pantalla, son partidas que están sin conciliar, pero que al momento de ser marcadas como conciliadas toman el número de la conciliación actual, por esta razón puede ocurrir que al consultar el movimiento de una conciliación, el sistema muestre distintas numeraciones. Lo anterior permite que al reimprimir una conciliación el sistema incluya solo las partidas que están marcadas en esa conciliación.

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En la parte inferior de la ventana encontrará un recuadro donde el sistema registra el saldo inicial y actualiza el total en las estadísticas de las conciliaciones entre débitos , créditos y saldo final a medida que se marcan y/o desmarcan las partidas. las partidas conciliadas. Así mismo se informa el saldo en libros:

Gracias a la presentación de la información en Mekano, esta ventana es considerada dinámica, porque se pueden realizar filtros por cualquiera de las columnas para conciliar rápidamente un bloque de información, y facilitar la búsqueda de la información.

Puede ejecutar este filtro en una o varias columnas, desplazando el mouse hasta el título de la columna y una vez se haga visible el respectivo botón, dar clic para desplegar y seleccionar los registros que desea consultar. Para inactivar el filtro, bastará con elegir la primera opción [Todo].

Al momento de desplegar este filtro, podrá observar dos formas de elegir el informe: una, desplazándose al respectivo registro y seleccionarlo con el mouse o usando la barra espaciadora, y otra, es mediante la opción [Personalizar…], que abre una ventana con múltiples maneras para filtrar.

En la parte superior de la ventana, se observan los siguientes botones:

Recalcula: Permite actualizar los saldos de las conciliaciones cuando se realizan cambios en sus registros de movimiento.

Moldear: Permite al cliente modificar el orden de las columnas organizándolas como mejor le parezca o según su importancia.

También será posible «Exportar» esta información a formatos como: «Excel», «HTML», «XML»,«PDF», «Informes Plano» o «Vista previa», por medio de la herramienta «Visor» ( Más Información: Ver tutorial Visor)

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Como Generar Reportes De Conciliación

Una vez Conciliados los registros, este proceso se puede llevar a cabo directamente desde esta misma ventana, basta con ejecutar el botón de la región superior o utilizar la tecla [F7]. En su defecto, el usuario puede ingresar por el menú «Consultas», opción «Reportes» Modulo «Contable» opción «Conciliación bancaria», desde allí podrá realizar la impresión del reporte de conciliación.

Desde allí los pasos son, seleccione el Reporte y ejecute según su necesidad: [F6] para visualizarlo, [F7] para imprimirlo o la combinación de teclas [Shift]+[F8] para exportarlo a pdf o con los botones de la parte superior de la pantalla; en cualquiera de los casos Mekano solicita el código de la Conciliación que puede ser digitado, en caso de no recordarlo, puede buscar escribiendo parte del código o del nombre y oprimiendo la tecla [F2].

Es importante que al consultar este reporte interprete correctamente su información, para que los resultados sean los esperados. Por eso verifique los principales datos:

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Partidas Conciliadas: El reporte muestra el listado de los comprobantes conciliados y los valores totales en el rubro “Total Partidas Conciliadas”.

Partidas por Conciliar: En esta opción aparece el listado de los comprobantes pendientes por conciliar y los valores totales en el rubro “Total Partidas por Conciliar”.

Saldo Inicial en Libros: Esta información es tomada de los datos registrados en el sistema y muestra el valor del saldo inicial del mes en el cual se está realizando la conciliación.

Saldo Inicial en Extracto: Esta información es tomada del valor digitado en la columna “Conciliado Inicial” al momento de configurar la conciliación.

Diferencia: Corresponde al valor resultante de restar el saldo inicial en libros y el saldo inicial en extracto.

Saldo Final en Libros: Esta información es tomada de los datos registrados en el sistema y muestra el valor del saldo final del mes en el cual se está realizando la conciliación.

Saldo Final en Extracto: Esta información corresponde a la diferencia entre débitos y créditos de los registros conciliados, más la suma del saldo inicial en extracto, se observa también en la columna “Conciliado Final” de la ventana “Conciliación”.

Diferencia: Es la resta del saldo en libros menos el saldo final del extracto.

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NOTA: El proceso de conciliación que existe cuando se quiere hacer una conciliación de todo el movimiento, este proceso marca todas las partidas conciliadas, útil cuando migra información de otro programa contable, como el sistema Apolo, para poder conciliar todo hasta una fecha determinada o han traído movimiento en mekano y no han conciliado hacia atrás. Para ello se ejecuta el proceso con código P80030

Trucos De Manejo

Acceso Rápido: También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [Alt]+[C]+[I], la combinación puede variar según la configuración de su teclado, y en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo.
Eliminar Conciliación: Tenga en cuenta que el sistema sólo permite eliminar las Conciliaciones Bancarias que no tienen registros conciliados. En dicho caso, desmarque los registros con la tecla [F2] y proceda con la eliminación; recuerde que lo puede ejecutar si tiene los permisos respectivos.
Ambiente de Trabajo: Gracias a que Mekano es un software de fácil uso, todas las ventanas tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si requiere conocer mejor el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver «Ambiente de Trabajo»)
Motores de Búsqueda: Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información requerida (ver «Búsquedas»); en esta ventana puede buscar partidas a conciliar, por ejemplo con la Búsqueda Incremental, ubicándose en el campo «Tipo» o «Cuenta» según el caso, y digitando algunos caracteres hasta encontrar la coincidencia completa.
Ayuda en Línea: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [F1] o sin salir de esta opción, desde el menú «Conexión», clic en «Ayuda». Recuerde que para su ejecución requiere señal de internet.
Selector de Columnas: Si requiere personalizar la ventana de movimiento de conciliación ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [*], ubicado en el punto donde inician las columnas. Marque o desmarque con el mouse, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo] para desplazarse y activar e inactivar cada campo con la tecla [Espacio].
Saldo inicial de Conciliación: Si tiene información de periodos anteriores NO conciliados, para comenzar a usar esta rutina se debe generar una conciliación inicial que acumule todos los movimientos del banco desde el inicio de la contabilidad en Mekano, hasta el mes anterior a la primera conciliación que desea realizar. Luego se deben marcar todos los registros y desmarcar solo los que quedan pendientes de conciliar para que el sistema los lleve a la siguiente conciliación.
Dividir el Saldo Inicial: Si al realizar el montaje del saldo inicial se hace basado en un documento de apertura ‘AP’, el cual contiene el saldo completo en un sólo registro, se deben separar los saldos de los bancos, para que deje en un registro el saldo conciliado del banco, y en otro, el saldo pendiente para la conciliación inicial. Por ejemplo, si el saldo inicial del banco es 1´000.000 de pesos, de los cuales $950.000 ya están conciliados y quedan $50.000 pendientes por conciliar, debe registrar en el ‘AP’ el saldo del banco en dos líneas para dejar pendiente el valor por conciliar.

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Tutoriales Relacionados

Los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:

Ambiente de Trabajo www.apolosoft.com/documentos/mekano/T226.pdf
Movimiento Contable www.apolosoft.com/documentos/mekano/T065.pdf
Reportes www.apolosoft.com/documentos/mekano/T080.pdf

Teclas De Función En Mekano

A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:

[F1] Menú de ayuda en Línea [Insert] Insertar registro

[F2] Conciliar [F3] Guardar registro

NOTA: Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado

Barra De Funciones

La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos respectivos asignados previamente por el Supervisor del sistema.

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Pasos Para Realizar Una Conciliación

Para generar una Conciliación realice los siguientes pasos:

Ingrese por el menú «Contable», opción «Conciliación».
Inserte los datos Nombre, Fecha desde, hasta, cuenta y conciliado inicial.
Guarde con [F3] y luego seleccione la pestaña «Movimiento».
Luego en el listado verifique los registros que estén en el extracto y concilie con tecla [F2].
Verifique los saldos que aparecen en el recuadro en la parte inferior derecha de la ventana.
Finalmente, imprima el reporte de la conciliación por «Consultas», «Reportes», despliegue el Módulo Contable, y el ‘Grupo: Conciliación Bancaria’ e imprima el reporte con la tecla [F7].

Cuestionario

¿Cuál es la tecla de función para conciliar una partida?

a. [F1] b. [F2] c. [F3] d. [F7]

¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre la conciliación bancaria es falsa?

a. Se puede imprimir el Reporte de Conciliación. b. Es necesario digitar el Saldo Inicial antes de Conciliar. c. Las conciliaciones únicamente se realizan sobre cuentas corrientes. d. Las conciliaciones sólo se muestran al usuario que las insertó.

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Información De Soporte

Para asistencia adicional o consultas técnicas, contacte al equipo de soporte de Apolosoft:

Sitio Web: www.apolosoft.com